Chỉ đưa cho mỗi bên đúng phần dữ liệu đủ để họ làm việc của họ, có thoả thuận về mục đích và bảo mật, thu hồi khi xong việc, và báo cho khách biết dữ liệu của họ sẽ đi tới những bên nào. Bên giao hàng cần tên, số điện thoại, địa chỉ; họ không cần lịch sử mua hay ngày sinh của khách.
Một shop online bình thường đang chia sẻ dữ liệu khách cho nhiều bên hơn chủ shop nghĩ: bên vận chuyển, cộng tác viên, người làm quảng cáo thuê, kế toán làm ngoài giờ, phần mềm bán hàng, nhóm chat với xưởng. Mỗi chỗ là một cánh cửa, và lộ dữ liệu thường xảy ra ở cửa ít ai để ý.
Vì sao "đưa cho đối tác" vẫn là việc của mình
Khi khách đưa số điện thoại, địa chỉ cho shop, họ tin shop. Họ không ký gì với bên vận chuyển hay cộng tác viên của shop. Vì vậy, khi dữ liệu bị dùng sai ở phía đối tác, khách sẽ tìm về shop trước, và về mặt pháp lý shop cũng là bên đã quyết định đưa dữ liệu đi.
Pháp luật về bảo vệ dữ liệu cá nhân phân biệt bên quyết định mục đích xử lý dữ liệu và bên xử lý theo yêu cầu. Shop là bên quyết định. Bên vận chuyển, bên làm phần mềm là bên xử lý theo yêu cầu, có nghĩa vụ riêng, nhưng không gánh thay hết trách nhiệm của shop.
Chuyện hay gặp nhất không phải vụ tấn công lớn, mà là những cú gọi lừa đảo: khách vừa đặt hàng hôm trước, hôm sau có người gọi xưng là shop, đọc đúng tên, đúng món, rồi đòi chuyển khoản phí phát sinh. Dữ liệu có thể lộ ở bất kỳ khâu nào, nhưng shop sẽ là bên bị khách trách.
Không ai kiểm soát được hết mọi khâu. Điều làm được là giảm số chỗ dữ liệu đi qua, giảm lượng dữ liệu ở mỗi chỗ, và có thoả thuận rõ ràng để khi có chuyện biết ai chịu phần nào.
Mỗi bên cần những gì
Bảng dưới gợi ý mức tối thiểu cho các bên một shop nhỏ hay làm việc cùng. Thực tế có thể khác, nguyên tắc là hỏi "bên này có thật cần trường này không".
| Bên nhận | Cần | Không cần |
|---|---|---|
| Đơn vị giao hàng | Tên người nhận, số điện thoại, địa chỉ, số tiền thu hộ | Lịch sử mua, ngày sinh, ghi chú cá nhân về khách |
| Cộng tác viên bán hàng | Thông tin đơn do chính họ chốt | Toàn bộ danh sách khách của shop |
| Người chạy quảng cáo thuê | Số liệu tổng, nhóm đối tượng chung | Danh sách số điện thoại khách nếu khách chưa đồng ý |
| Kế toán thuê ngoài | Hoá đơn, chứng từ, bảng lương cần cho kê khai | Danh sách khách lẻ chi tiết không liên quan hoá đơn |
| Xưởng sản xuất, may đo | Số đo, mẫu, mã đơn | Số điện thoại, địa chỉ khách |
| Nhà cung cấp phần mềm | Dữ liệu cần để phần mềm chạy | Quyền dùng dữ liệu cho mục đích riêng của họ |
Riêng với xưởng may đo hay xưởng in, chỉ cần mã đơn để đối chiếu. Đưa kèm tên và số điện thoại khách là thói quen tiện tay, không cần thiết.
Những chỗ dữ liệu hay rò mà không ai để ý
Bảng tính để chế độ "ai có đường link đều xem được". Gửi link cho cộng tác viên cho nhanh, link bị chuyển tiếp vài lần là danh sách khách nằm trong tay người lạ. Đặt quyền theo từng tài khoản.
Nhóm chat đơn hàng có cả người đã nghỉ. Nhóm Zalo chốt đơn hằng ngày, thành viên cũ không bị xoá vẫn đọc được mọi đơn mới.
Nhãn vận chuyển in thừa thông tin. Một số mẫu nhãn in cả ghi chú nội bộ, tên sản phẩm nhạy cảm. Chỉnh mẫu nhãn cho đủ, không thừa.
Cộng tác viên giữ danh sách khách riêng. Khi thôi hợp tác, họ mang danh sách đi bán cho shop khác. Thoả thuận rõ từ đầu là khách thuộc về shop và phải xoá khi kết thúc.
Ảnh chụp đơn gửi qua lại. Chụp màn hình đơn để báo xưởng, báo giao hàng. Ảnh nằm trong máy nhiều người mãi mãi.
Máy tính dùng chung không khoá. Máy ở quầy mở sẵn trang quản lý đơn, ai đi ngang cũng xem được.
Tài khoản dùng chung một mật khẩu. Không biết ai đã xuất danh sách ra, không thu hồi được quyền của một người mà không đổi cho tất cả.
Phần mềm thử dùng rồi bỏ. Đã nhập danh sách khách vào để dùng thử, sau đó bỏ đi mà không xoá dữ liệu.
Thoả thuận chia sẻ dữ liệu: những điều cần có
Không cần văn bản dài. Một phụ lục trong hợp đồng hợp tác, hoặc một điều khoản riêng, nên có các ý sau:
- Mục đích được dùng. Chỉ để giao hàng, chỉ để chăm sóc đơn đã chốt, chỉ để làm sổ sách.
- Phạm vi dữ liệu. Liệt kê các trường được đưa.
- Cấm dùng cho việc khác. Không dùng để quảng cáo cho bên mình, không bán, không đưa tiếp cho bên thứ ba khi chưa được đồng ý.
- Biện pháp bảo vệ. Mật khẩu, phân quyền, không lưu trên máy cá nhân.
- Báo ngay khi có sự cố. Thời hạn báo cho shop, để shop kịp làm phần việc của mình với khách và cơ quan có thẩm quyền.
- Xoá hoặc trả lại khi kết thúc. Kèm xác nhận đã xoá.
- Trách nhiệm khi vi phạm. Ai chịu phần nào khi dữ liệu bị lộ do lỗi của bên nhận.
Với các đơn vị lớn như hãng vận chuyển, nền tảng phần mềm, shop thường không tự soạn được hợp đồng mà phải chấp nhận điều khoản có sẵn. Khi đó, đọc phần bảo mật dữ liệu của họ và chọn bên có cam kết rõ ràng.
Tình huống: cộng tác viên nghỉ và mang theo danh sách khách
Một shop mỹ phẩm có mười cộng tác viên, mỗi người tự chăm khách của mình qua Zalo cá nhân. Một người thôi hợp tác, mở shop riêng, và bắt đầu nhắn tin cho những khách từng mua qua mình. Chủ shop tức, nhưng nhận ra không có văn bản nào nói khách thuộc về ai.
Ở góc độ dữ liệu cá nhân, những khách đó đưa số điện thoại để mua hàng của shop, không phải để nhận quảng cáo của một shop khác. Người cộng tác viên dùng số đó cho shop mới là dùng sai mục đích. Nhưng muốn xử lý thì shop phải chứng minh được, và việc chứng minh rất khó khi mọi thứ nằm trong điện thoại cá nhân.
Cách phòng: từ đầu dùng một kênh của shop để chăm khách, cộng tác viên chỉ được thao tác trên đó; có thoả thuận về dữ liệu khi bắt đầu hợp tác; và thu hồi quyền ngay ngày kết thúc.
Nếu chuyện đã xảy ra, có thể nhắn cho khách biết shop không còn hợp tác với người đó, khách có quyền từ chối nhận tin từ họ. Tranh chấp có thiệt hại lớn thì nên hỏi luật sư trước khi làm gì thêm.
Khi nào cần hỏi luật sư hoặc cơ quan có thẩm quyền?
Chuyển dữ liệu khách cho đối tác ở nước ngoài. Ví dụ xưởng sản xuất hay kho hàng ở nước khác. Có quy định riêng về chuyển dữ liệu ra nước ngoài.
Gộp hoặc bán lại cửa hàng, bàn giao danh sách khách. Chuyển giao dữ liệu khi mua bán cơ sở kinh doanh cần xem kỹ quyền của khách.
Hợp tác tích điểm chung với tiệm khác. Cần đồng ý riêng của khách và thoả thuận giữa hai bên.
Đối tác làm lộ dữ liệu. Có nghĩa vụ thông báo cho cơ quan chuyên trách và có thể cho khách. Hỏi ngay người có chuyên môn.
Cộng tác viên mang danh sách đi dùng. Đánh giá chứng cứ và cách xử lý trước khi làm gì.
Ký hợp đồng phần mềm có điều khoản dùng dữ liệu cho mục đích riêng của họ. Đọc kỹ, hỏi luật sư nếu chưa rõ.
Cơ quan nhà nước yêu cầu cung cấp dữ liệu khách. Cung cấp theo yêu cầu đúng thẩm quyền, có văn bản, và ghi lại việc đã giao.
Câu hỏi thường gặp
Đưa số điện thoại khách cho bên giao hàng có cần hỏi khách không?
Khách đặt hàng giao tận nơi thì hiểu thông tin sẽ được đưa cho bên giao hàng. Dù vậy, chính sách của shop nên ghi rõ việc này, và chỉ đưa những gì cần cho việc giao.
Cộng tác viên có được giữ danh sách khách không?
Nên thoả thuận rõ từ đầu: cộng tác viên chỉ dùng thông tin để chăm đơn trong thời gian hợp tác, và phải xoá khi kết thúc. Tốt nhất là làm việc trên kênh của shop chứ không trên máy cá nhân.
Gửi danh sách đơn cho kế toán qua email có an toàn không?
Email là kênh phổ biến, nhưng nên chỉ gửi những gì kế toán cần, đặt mật khẩu cho tệp nếu có thông tin nhạy cảm, và gửi đúng địa chỉ. Gửi nhầm người là lỗi rò rỉ hay gặp.
Bên vận chuyển làm lộ thông tin thì shop có chịu trách nhiệm không?
Shop là bên quyết định đưa dữ liệu nên vẫn có trách nhiệm với khách. Bên vận chuyển có nghĩa vụ riêng của họ; phần trách nhiệm cụ thể tuỳ hợp đồng và tình huống, nên hỏi luật sư khi có sự cố.
Shop có phải liệt kê tên các đối tác nhận dữ liệu không?
Khách có quyền biết dữ liệu của mình được chia sẻ cho những loại bên nào. Chính sách nên nêu rõ các nhóm như đơn vị giao hàng, đơn vị thanh toán, kế toán.
Làm sao biết ai đã xuất danh sách khách ra khỏi phần mềm?
Dùng tài khoản riêng cho từng người và bật nhật ký hoạt động nếu phần mềm có. Tài khoản dùng chung thì không bao giờ biết được.
