Chủ tiệm, chủ công ty nhỏ được thu và giữ những thông tin của nhân viên cần cho hợp đồng lao động, trả lương, thuế và bảo hiểm. Nhưng không được giữ bản chính giấy tờ tuỳ thân hay văn bằng của người lao động, hồ sơ phải cất ở chỗ có khoá hoặc có mật khẩu, và vân tay, khuôn mặt dùng để chấm công thuộc loại dữ liệu nhạy cảm, cần được người lao động đồng ý riêng.
Ở tiệm nhỏ, hồ sơ nhân viên thường là một xấp giấy trong ngăn kéo quầy, vài tấm ảnh căn cước gửi qua nhóm Zalo, và một bảng tính lương nằm trên máy của người kế toán làm thêm. Mỗi thứ đều tiện, và mỗi thứ đều là một chỗ hở.
Những thông tin của nhân viên mà tiệm thật sự cần
Họ tên, ngày sinh, số định danh cá nhân. Cần cho hợp đồng lao động, đăng ký thuế, bảo hiểm xã hội. Bản sao giấy tờ là đủ, không cần bản chính.
Địa chỉ liên lạc, số điện thoại. Để liên lạc công việc và trong trường hợp khẩn cấp.
Số tài khoản nhận lương. Chỉ người làm lương cần biết. Không ghi trên bảng chấm công dán ở phòng nghỉ.
Mã số thuế cá nhân, thông tin người phụ thuộc. Cần cho khấu trừ và quyết toán thuế thu nhập cá nhân. Thông tin người phụ thuộc là dữ liệu của cả gia đình nhân viên, giữ cẩn thận hơn.
Giấy khám sức khoẻ. Một số ngành bắt buộc, như chế biến thực phẩm. Đây là thông tin sức khoẻ, thuộc nhóm nhạy cảm; chỉ giữ phần kết luận cần thiết, không chép ra nơi khác.
Bằng cấp, chứng chỉ hành nghề. Cần cho ngành có điều kiện. Giữ bản sao, trả lại bản chính sau khi đối chiếu.
Ảnh thẻ. Dùng làm thẻ nhân viên. Ảnh để đăng lên trang của tiệm là việc khác, phải hỏi riêng.
Những thứ không cần hỏi. Tình trạng hôn nhân khi không liên quan quyền lợi, tôn giáo, quan điểm chính trị, tiền sử bệnh không liên quan công việc. Không hỏi thì không phải giữ.
Giữ bản chính căn cước "cho chắc": thói quen cần bỏ ngay
Nhiều tiệm, nhất là quán ăn, xưởng may, tiệm có nhân viên trẻ từ quê lên, vẫn giữ bản chính căn cước hoặc bằng tốt nghiệp của nhân viên để "giữ chân", sợ người ta nghỉ ngang. Đây là việc pháp luật lao động cấm người sử dụng lao động làm, dù hai bên có thoả thuận.
Ngoài chuyện vi phạm, giữ bản chính còn tạo rủi ro cho chính chủ tiệm. Mất một tấm căn cước của nhân viên trong ngăn kéo là tiệm phải chịu trách nhiệm, và giấy tờ đó có thể bị dùng để mở tài khoản, vay tiền mạo danh.
Muốn hạn chế chuyện nghỉ ngang, công cụ đúng là hợp đồng lao động rõ ràng về thời hạn báo trước, lương trả đúng hạn, và nội quy. Giữ giấy tờ không giải quyết được vấn đề, chỉ đổi rắc rối nhỏ thành rắc rối lớn.
Còn một thói quen gần giống: yêu cầu nhân viên chụp hai mặt căn cước gửi vào nhóm Zalo chung để "làm hồ sơ". Cả nhóm hàng chục người nhìn thấy, ai cũng tải về được. Cách đúng là gửi riêng cho một người phụ trách, người đó lưu xong thì xoá khỏi tin nhắn.
Máy chấm công vân tay, khuôn mặt: điều chủ tiệm ít để ý
Vân tay và khuôn mặt là dữ liệu sinh trắc. Thuộc nhóm dữ liệu nhạy cảm, nghĩa vụ bảo vệ cao hơn số điện thoại hay tên.
Cần nhân viên đồng ý rõ ràng. Ghi trong hợp đồng hoặc một văn bản riêng: dùng để chấm công, lưu ở đâu, ai truy cập. Không ép bằng câu "không lăn tay thì không được làm".
Nên có phương án thay thế. Thẻ từ, mã cá nhân, ký sổ. Người không muốn đưa vân tay vẫn có cách chấm công.
Hỏi nhà cung cấp dữ liệu nằm ở đâu. Máy lưu trong thiết bị tại tiệm hay đẩy lên máy chủ? Máy chủ ở trong nước hay nước ngoài?
Đổi mật khẩu quản trị mặc định. Máy chấm công nối mạng mà để mật khẩu mặc định là mở cửa cho người ngoài.
Xoá dữ liệu khi nhân viên nghỉ. Xoá mẫu vân tay, ảnh khuôn mặt khỏi máy. Bảng giờ công thì giữ theo yêu cầu về lương và kế toán.
Không dùng camera chấm công để giám sát khác. Dữ liệu khuôn mặt chấm công dùng cho chấm công, không ghép sang việc theo dõi ai nói chuyện với ai.
Tiệm vài người có thể không cần. Nhiều tiệm mua máy vân tay vì rẻ và tiện. Với năm bảy nhân viên, sổ ký hoặc ứng dụng chấm công theo mã là đủ, và nhẹ nghĩa vụ hơn nhiều.
Sắp xếp hồ sơ nhân viên cho tiệm nhỏ
Một buổi chiều là làm xong, sau đó chỉ cần duy trì:
- Gom mọi thứ về một chỗ. Giấy tờ trong ngăn kéo, ảnh trong nhóm chat, tệp trên máy kế toán. Liệt kê ra mỗi nhân viên đang có những gì.
- Bỏ những gì không cần. Bản sao thừa, ảnh căn cước trong nhóm chat, giấy tờ của người đã nghỉ quá thời hạn cần giữ.
- Hồ sơ giấy vào tủ có khoá. Chìa khoá do chủ hoặc một người phụ trách giữ.
- Hồ sơ điện tử vào thư mục có mật khẩu. Không để trên máy tính dùng chung ở quầy. Bảng lương không gửi qua nhóm chat.
- Ghi rõ ai được xem gì. Quản lý ca xem lịch làm, không cần xem lương và tài khoản ngân hàng của người khác.
- Báo cho nhân viên biết. Một đoạn trong nội quy hoặc hợp đồng: tiệm giữ thông tin gì, để làm gì, người lao động có quyền xem và yêu cầu sửa.
Nhân viên nghỉ việc: giữ gì, xoá gì
Khi một người nghỉ, không phải mọi thứ đều xoá ngay. Hợp đồng lao động, bảng lương, chứng từ khấu trừ thuế, hồ sơ bảo hiểm cần giữ theo thời hạn của pháp luật kế toán, thuế và bảo hiểm, vì có thể phải dùng khi quyết toán, khi cơ quan kiểm tra, hoặc khi chính người lao động cần xác nhận quá trình làm việc. Thời hạn cụ thể nên hỏi kế toán.
Những thứ còn lại thì nên xoá: số điện thoại người thân để liên lạc khẩn, ảnh thẻ trên hệ thống, mẫu vân tay, tài khoản trên phần mềm nội bộ, và cả việc gỡ người đó khỏi các nhóm chat công việc.
Tài khoản nhân viên đã nghỉ là chỗ hở hay bị quên nhất. Một thu ngân đã nghỉ ba tháng mà vẫn đăng nhập được phần mềm bán hàng thì vẫn xem được danh sách khách. Thu hồi tài khoản phải là việc trong ngày cuối cùng, cùng lúc với bàn giao chìa khoá.
Khi người cũ nhờ xác nhận quá trình làm việc, hoặc xin lại bản sao hợp đồng, tiệm nên đáp ứng. Đó là dữ liệu của chính họ.
Khi nào cần hỏi kế toán, luật sư hoặc cơ quan có thẩm quyền?
Không chắc phải giữ chứng từ lương bao lâu. Hỏi kế toán; thời hạn lưu trữ tuỳ loại chứng từ.
Nhân viên yêu cầu xoá toàn bộ dữ liệu. Một phần bắt buộc phải giữ theo luật. Cần người có chuyên môn giúp trả lời khách quan.
Định lắp chấm công khuôn mặt cho nhiều chi nhánh. Quy mô lớn dữ liệu sinh trắc có thể kéo theo nghĩa vụ đánh giá tác động.
Hồ sơ nhân viên bị mất hoặc lộ. Đây là sự cố cần thông báo theo quy định. Hỏi ngay người có chuyên môn.
Thuê dịch vụ tính lương bên ngoài. Hợp đồng phải có điều khoản bảo mật và xử lý dữ liệu. Nhờ luật sư rà.
Tuyển lao động nước ngoài, lao động chưa thành niên. Hồ sơ và điều kiện khác hẳn, cần hỏi cơ quan quản lý lao động.
Tranh chấp với nhân viên cũ có dùng tới dữ liệu. Ví dụ dùng tin nhắn, camera làm bằng chứng. Để luật sư đánh giá.
Câu hỏi thường gặp
Chủ tiệm có được giữ bản chính căn cước của nhân viên không?
Không. Pháp luật lao động cấm người sử dụng lao động giữ bản chính giấy tờ tuỳ thân, văn bằng, chứng chỉ của người lao động. Chỉ giữ bản sao cần cho hồ sơ.
Lắp máy chấm công vân tay có cần nhân viên ký đồng ý không?
Nên có văn bản đồng ý riêng, vì vân tay là dữ liệu sinh trắc thuộc loại nhạy cảm. Văn bản nói rõ mục đích, nơi lưu và người được truy cập.
Gửi bảng lương vào nhóm Zalo chung có sao không?
Bảng lương có thu nhập, số tài khoản của từng người, ai trong nhóm cũng thấy. Nên gửi riêng phiếu lương cho từng người.
Nhân viên nghỉ rồi thì xoá hết hồ sơ được không?
Không nên xoá hết. Hợp đồng, bảng lương, chứng từ thuế và bảo hiểm phải giữ theo thời hạn luật định. Những dữ liệu khác như vân tay, số người thân thì nên xoá.
Nhân viên có quyền xem hồ sơ tiệm đang giữ về mình không?
Có. Người lao động có quyền biết tiệm giữ thông tin gì về mình và yêu cầu sửa chỗ sai. Tiệm nên đáp ứng trong thời gian hợp lý.
Tiệm có được hỏi nhân viên về bệnh tật không?
Chỉ hỏi khi liên quan trực tiếp tới công việc, ví dụ yêu cầu sức khoẻ của ngành thực phẩm. Thông tin sức khoẻ là dữ liệu nhạy cảm, phải giữ kín.
