Với sàn thương mại điện tử có chức năng đặt hàng và thanh toán, quy định hiện hành giao cho sàn khấu trừ và nộp thay thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập cá nhân của hộ, cá nhân kinh doanh trên sàn, tính theo từng giao dịch thanh toán. Người bán không vì thế mà hết việc: vẫn phải đối soát chứng từ khấu trừ, tự khai doanh thu bán qua các kênh khác, và hỏi cơ quan thuế khi số liệu lệch.
Nhiều người bán nghe "sàn trừ thuế rồi" là yên tâm bỏ qua. Rồi đến khi cơ quan thuế đối chiếu dữ liệu, mới thấy doanh thu bán ở fanpage, bán sỉ cho người quen, bán tại nhà chưa từng được khai. Bài này nói về phần việc còn lại của người bán, theo cách một người làm sổ sách cho shop online sẽ nói.
Tỷ lệ khấu trừ, ngưỡng doanh thu và mẫu biểu cụ thể có thể thay đổi, nên đừng lấy con số trên các nhóm bán hàng làm chuẩn; tra văn bản hiện hành hoặc hỏi cơ quan thuế quản lý.
Sàn khấu trừ thuế nghĩa là gì, và không có nghĩa là gì
Khi khách thanh toán qua sàn, tiền đi qua sàn trước khi về tài khoản người bán. Quy định hiện hành tận dụng chính dòng tiền đó: sàn giữ lại một phần thuế theo tỷ lệ quy định cho ngành hàng, nộp thay vào ngân sách, và cấp chứng từ khấu trừ cho người bán. Người bán nhận phần còn lại sau khi trừ phí sàn và thuế.
Điều đó có nghĩa là phần doanh thu đi qua cổng thanh toán của sàn đã được xử lý thuế ở mức khấu trừ. Nó không có nghĩa là mọi nghĩa vụ của người bán đã xong. Doanh thu ở các kênh khác vẫn của người bán tự lo. Thông tin đăng ký của người bán với sàn, như mã số thuế, số định danh, vẫn phải đúng để chứng từ khấu trừ ghi nhận đúng người.
Cũng có những sàn hoặc mạng xã hội không có chức năng thanh toán, chỉ cho đăng sản phẩm rồi người mua liên hệ người bán. Với những nơi này, sàn không khấu trừ được vì tiền không đi qua sàn; người bán tự kê khai, còn nền tảng có nghĩa vụ cung cấp thông tin người bán cho cơ quan thuế theo quy định.
Chỗ hay hiểu nhầm nhất là phí sàn. Phí cố định, phí thanh toán, phí quảng cáo mà sàn thu là chi phí của người bán, không phải là thuế. Nhìn vào báo cáo đối soát, cần tách riêng dòng phí và dòng thuế đã khấu trừ.
Phần việc người bán trên sàn vẫn phải tự làm
Khai thông tin đúng với sàn. Họ tên, số định danh, mã số thuế, tên hộ kinh doanh nếu có. Sai thông tin thì chứng từ khấu trừ ghi sai người, rất mất công sửa.
Tải và lưu chứng từ khấu trừ. Sàn cấp chứng từ theo kỳ. Lưu theo tháng, đối chiếu với doanh thu thực nhận.
Đối soát doanh thu với tiền về tài khoản. Số đơn thành công, đơn hoàn, đơn huỷ, phí sàn, thuế khấu trừ. Lệch bất thường thì hỏi sàn ngay khi còn trong kỳ.
Khai doanh thu ngoài sàn. Bán qua fanpage, Zalo, bán tại nhà, bán sỉ. Phần này sàn không biết nên không khấu trừ.
Theo dõi tổng doanh thu cả năm. Cách cộng doanh thu trên sàn với ngoài sàn để xác định nghĩa vụ thuế, và việc có phải khai lại phần đã khấu trừ không, hỏi cơ quan thuế quản lý.
Giữ hoá đơn, chứng từ đầu vào. Hoá đơn nhập hàng, chứng từ nguồn gốc. Cần khi kiểm tra nguồn gốc hàng hoá, và cần nếu hộ áp dụng cách tính thuế có trừ chi phí.
Xuất hoá đơn khi khách yêu cầu. Hộ kinh doanh, doanh nghiệp bán trên sàn vẫn có nghĩa vụ hoá đơn theo quy định. Hỏi kế toán về cách xuất cho đơn trên sàn.
Cập nhật khi đổi hình thức kinh doanh. Chuyển từ cá nhân sang hộ kinh doanh, hoặc lên công ty, phải cập nhật trên sàn để khấu trừ đúng.
Ba kiểu người bán thường gặp và nghĩa vụ chính
Bảng dưới là cách nhìn tổng quát để biết mình nằm ở nhóm nào. Chi tiết từng nhóm cần đối chiếu văn bản hiện hành.
| Kiểu người bán | Thuế trên sàn | Việc còn lại |
|---|---|---|
| Cá nhân chỉ bán trên một sàn có thanh toán | Sàn khấu trừ, nộp thay | Đối soát chứng từ, giữ hoá đơn đầu vào, hỏi cơ quan thuế về việc có cần khai thêm |
| Hộ kinh doanh bán cả sàn lẫn cửa hàng, fanpage | Sàn khấu trừ phần trên sàn | Tự khai doanh thu ngoài sàn theo kỳ, sổ sách theo quy mô |
| Doanh nghiệp, công ty bán trên sàn | Thường không thuộc diện sàn khấu trừ thay như hộ, cá nhân | Tự kê khai, xuất hoá đơn, sổ sách kế toán đầy đủ |
Nếu không chắc mình là hộ kinh doanh hay cá nhân trên hồ sơ thuế, có thể tra mã số thuế của chính mình tại trang tra cứu mã số thuế để xem thông tin đang được ghi nhận, rồi đối chiếu với thông tin khai trên sàn.
Tình huống: shop bán cả trên sàn lẫn fanpage
Một shop phụ kiện tóc bán trên hai sàn, đồng thời chốt đơn qua fanpage và giao bằng bên vận chuyển, khách chuyển khoản thẳng vào tài khoản cá nhân của chủ shop. Doanh thu fanpage chiếm gần một nửa. Chủ shop nghĩ thuế đã được sàn trừ nên không khai gì thêm.
Khi cơ quan thuế đối chiếu, họ có thể nhìn thấy dòng tiền vào tài khoản cá nhân, dữ liệu từ đơn vị vận chuyển thu hộ, và quy mô hoạt động trên trang. Phần doanh thu fanpage không có chứng từ khấu trừ, không có tờ khai, sẽ trở thành doanh thu chưa kê khai. Việc xử lý lúc đó gồm truy thu, tiền chậm nộp, và có thể xử phạt, tuỳ trường hợp.
Cách làm đúng ngay từ đầu không phức tạp: tách một tài khoản ngân hàng cho việc kinh doanh, ghi sổ doanh thu fanpage mỗi ngày, khai theo kỳ cho phần ngoài sàn. Tổng doanh thu cả năm là con số cần theo dõi, vì nó quyết định nhiều nghĩa vụ khác.
Shop đã lỡ không khai một thời gian thì nên hỏi kế toán về việc khai bổ sung. Chủ động khai bổ sung trước khi bị kiểm tra thường nhẹ hơn để bị phát hiện.
Đối soát hằng tháng cho người bán trên sàn
Mất khoảng một buổi mỗi tháng, làm đều thì cuối năm không bị dồn:
- Tải báo cáo doanh thu và báo cáo đối soát của từng sàn. Cùng một khoảng thời gian, ví dụ từ ngày đầu đến ngày cuối tháng.
- Tải chứng từ khấu trừ thuế của kỳ. Đặt tên tệp theo sàn và tháng.
- Đối chiếu với tiền về tài khoản. Tiền về bằng doanh thu trừ phí trừ thuế trừ hoàn tiền. Lệch thì tìm đơn gây lệch.
- Ghi doanh thu ngoài sàn vào cùng một sổ. Một bảng tính có cột kênh bán là đủ cho shop nhỏ.
- Ghi chú đơn hoàn, đơn tranh chấp. Đơn hoàn sau khi đã khấu trừ được xử lý thế nào thì xem đối soát của sàn, hỏi sàn hoặc cơ quan thuế nếu không thấy điều chỉnh.
- Lưu hoá đơn nhập hàng của tháng. Cùng thư mục với chứng từ khấu trừ.
Sổ sách đơn giản mà đều đặn có giá trị hơn một phần mềm đắt tiền nhập liệu cho có. Khi cần, kế toán có thể làm việc ngay với những gì shop đã lưu.
Sai lầm hay gặp của người bán trên sàn
Nghĩ sàn trừ thuế là xong hết. Phần ngoài sàn vẫn phải tự khai.
Dùng tài khoản của người thân để đứng tên shop. Doanh thu và chứng từ khấu trừ ghi vào người khác, sau này rất khó chứng minh và có thể ảnh hưởng nghĩa vụ thuế của người đứng tên.
Mở nhiều shop bằng nhiều tên để chia nhỏ doanh thu. Đây là cách né nghĩa vụ, rủi ro bị xác định lại doanh thu thật và xử lý. Đừng làm.
Không lưu chứng từ khấu trừ. Khi cần chứng minh đã nộp thuế qua sàn, không có gì trong tay.
Nhầm phí sàn với thuế. Tính sai lợi nhuận và sai số liệu khi khai.
Bỏ qua hoá đơn nhập hàng. Hàng không chứng minh được nguồn gốc là rủi ro khi bị kiểm tra.
Không cập nhật khi đổi sang hộ kinh doanh. Sàn vẫn khấu trừ theo thông tin cũ.
Tin con số trong nhóm bán hàng. Tỷ lệ, ngưỡng thay đổi theo văn bản; tra nguồn chính thức.
Khi nào nên hỏi kế toán hoặc cơ quan thuế?
Bán trên nhiều sàn và nhiều kênh. Cách cộng doanh thu, kỳ khai, mẫu khai nên để kế toán xác định.
Doanh thu tăng nhanh. Có thể phải chuyển hình thức, dùng hoá đơn điện tử, ghi sổ chi tiết hơn.
Chứng từ khấu trừ sai thông tin. Hỏi sàn để điều chỉnh, hỏi cơ quan thuế nếu đã chốt kỳ.
Đơn hoàn nhiều, số thuế khấu trừ có vẻ vượt thực tế. Hỏi cách xử lý chênh lệch.
Bán hàng xuyên biên giới. Bán cho khách nước ngoài hoặc trên sàn nước ngoài có quy định khác.
Đã lỡ không khai phần ngoài sàn. Hỏi về khai bổ sung trước khi bị kiểm tra.
Không biết mình có phải đăng ký hộ kinh doanh không. Hỏi cơ quan đăng ký kinh doanh và cơ quan thuế nơi cư trú.
Câu hỏi thường gặp
Sàn đã khấu trừ thuế thì có phải quyết toán thuế cuối năm không?
Thuế hộ, cá nhân kinh doanh không quyết toán theo kiểu thuế tiền lương. Còn việc có phải khai thêm khi vừa bán trên sàn vừa bán ngoài sàn thì hỏi cơ quan thuế quản lý.
Bán trên sàn mà không có mã số thuế thì sao?
Sàn sẽ yêu cầu thông tin định danh để khấu trừ; số định danh cá nhân hiện được dùng thay mã số thuế cho cá nhân trong nhiều trường hợp. Cần khai đúng để chứng từ ghi nhận đúng người.
Phí sàn có được tính là chi phí không?
Phí sàn là chi phí kinh doanh của người bán. Việc có được trừ khi tính thuế hay không tuỳ cách tính thuế mà hộ áp dụng, hỏi kế toán.
Bán trên TikTok, Facebook thì ai khấu trừ thuế?
Nếu nền tảng có chức năng đặt hàng và thanh toán thì thuộc diện khấu trừ như sàn. Nếu chỉ đăng bài rồi khách chuyển khoản riêng thì người bán tự kê khai.
Đơn bị hoàn sau khi sàn đã khấu trừ thuế thì sao?
Xem báo cáo đối soát để biết sàn đã điều chỉnh chưa. Không thấy điều chỉnh thì hỏi sàn trước, sau đó hỏi cơ quan thuế.
Một người mở nhiều shop trên nhiều sàn có sao không?
Được, nhưng tổng doanh thu tính theo người bán. Chia nhỏ để né ngưỡng là vi phạm và dễ bị phát hiện qua đối chiếu dữ liệu.
