Hoá đơn điện tử bị sai xử lý theo mức độ sai. Sai tên, địa chỉ người mua nhưng đúng mã số thuế và đúng mọi nội dung khác thì chỉ cần thông báo, không phải lập lại hoá đơn. Sai mã số thuế, số lượng, đơn giá, thuế suất, tiền thuế hay hàng hoá không đúng thì chọn một trong hai cách: lập hoá đơn điều chỉnh, hoặc lập hoá đơn thay thế. Hoá đơn đã gửi cho người mua thì không tự huỷ, tự xoá.
Kế toán nào cũng từng có buổi chiều phát hiện mình gõ thừa một số không, hay chọn nhầm thuế suất cho cả hoá đơn ba chục dòng. Phản xạ đầu tiên là muốn xoá đi làm lại. Với hoá đơn điện tử có mã, việc đó không làm được như hoá đơn giấy ngày xưa, và cố làm thì sinh ra rắc rối mới.
Bài này giúp chọn đúng cách xử lý. Mẫu thông báo, văn bản thoả thuận và kỳ kê khai cho hoá đơn điều chỉnh, thay thế có thể thay đổi theo quy định; khi làm thật nên đối chiếu văn bản hiện hành hoặc hỏi kế toán.
Sai ở đâu thì xử lý thế nào
Bảng tóm hướng xử lý chung cho hoá đơn có mã đã gửi người mua. Chi tiết thủ tục theo quy định hiện hành.
| Loại sai | Hướng xử lý | Lưu ý |
|---|---|---|
| Sai tên, địa chỉ người mua; đúng mã số thuế và nội dung khác | Thông báo cho người mua và cơ quan thuế theo mẫu, không lập lại hoá đơn | Áp dụng khi chỉ sai đúng các thông tin này |
| Sai mã số thuế người mua | Lập hoá đơn điều chỉnh hoặc thay thế | Mã số thuế sai làm người mua không kê khai được |
| Sai số lượng, đơn giá, thành tiền | Điều chỉnh tăng, giảm hoặc thay thế | Điều chỉnh ghi phần chênh lệch, thay thế ghi lại toàn bộ |
| Sai thuế suất, tiền thuế | Điều chỉnh hoặc thay thế | Kiểm lại cả tờ khai kỳ liên quan |
| Hàng hoá, dịch vụ không đúng quy cách, chủng loại | Điều chỉnh hoặc thay thế | Kèm biên bản, chứng từ liên quan |
| Hoá đơn có mã sai nhưng chưa gửi người mua | Thông báo cơ quan thuế huỷ hoá đơn sai, lập hoá đơn mới | Chỉ khi thật sự chưa gửi |
| Giảm giá, chiết khấu sau khi đã xuất | Thường dùng hoá đơn điều chỉnh giảm | Ghi rõ căn cứ giảm |
Cột "Lưu ý" quan trọng không kém: chọn cách nào thì giữ cách đó cho lần xử lý tiếp theo của cùng hoá đơn, đừng lần này điều chỉnh, lần sau lại thay thế.
Điều chỉnh và thay thế khác nhau ra sao?
Hoá đơn điều chỉnh là một hoá đơn mới chỉ ghi phần chênh lệch: tăng thì ghi số dương, giảm thì ghi số âm, kèm dòng chữ nêu rõ điều chỉnh cho hoá đơn nào (ký hiệu, số, ngày). Hoá đơn gốc vẫn còn hiệu lực, hai tờ cộng lại mới ra con số đúng.
Hoá đơn thay thế là một hoá đơn mới ghi lại toàn bộ nội dung đúng, kèm dòng chữ nêu rõ thay thế cho hoá đơn nào. Hoá đơn gốc coi như bị thay, không còn dùng để kê khai. Người mua nhìn một tờ là thấy con số đúng.
Chọn cách nào phần nhiều là chuyện thuận tiện. Thay thế dễ đọc, hợp khi sai nhiều chỗ hoặc sai mã số thuế. Điều chỉnh hợp khi sai một con số, giảm giá sau bán, hay khi hai bên muốn giữ nguyên hoá đơn gốc. Điều quan trọng là thống nhất với người mua trước, vì họ cũng phải xử lý trên sổ của họ.
Theo quy định hiện hành, khi người mua là doanh nghiệp, tổ chức, trước khi lập hoá đơn điều chỉnh hay thay thế hai bên cần có văn bản thoả thuận ghi rõ sai sót; với người mua là cá nhân, người bán thông báo hoặc công bố theo cách quy định. Ghi rõ lý do để khi kiểm tra, mỗi hoá đơn điều chỉnh đều có câu chuyện đi kèm.
Các bước xử lý một hoá đơn sai đã gửi người mua
Trình tự chung; phần mềm hoá đơn thường có sẵn chức năng cho từng bước.
- Xác định chính xác chỗ sai. So hoá đơn với hợp đồng, phiếu giao, đơn đặt hàng. Ghi lại: sai gì, đúng phải là gì.
- Báo cho người mua ngay. Gọi điện, gửi thư điện tử để họ biết trước khi kê khai. Hỏi họ muốn điều chỉnh hay thay thế.
- Lập văn bản thoả thuận hoặc thông báo. Ghi rõ hoá đơn nào, sai gì, xử lý theo cách nào; hai bên ký nếu người mua là tổ chức.
- Lập hoá đơn điều chỉnh hoặc thay thế trên phần mềm. Chọn đúng chức năng, liên kết với hoá đơn gốc để thông tin tham chiếu tự điền.
- Ký số, gửi cơ quan thuế cấp mã, gửi người mua. Như hoá đơn thông thường.
- Kiểm tra ảnh hưởng tới tờ khai. Hỏi kế toán hoá đơn điều chỉnh, thay thế kê khai vào kỳ nào theo quy định đang áp dụng, và có phải khai bổ sung kỳ cũ không.
- Lưu hồ sơ theo bộ. Hoá đơn gốc, văn bản thoả thuận, hoá đơn điều chỉnh hoặc thay thế, thư trao đổi xếp chung một chỗ.
Những lỗi hay mắc khi xử lý hoá đơn sai
Tự huỷ hoá đơn đã gửi khách. Hoá đơn đã đến tay người mua thì xử lý bằng điều chỉnh hoặc thay thế, không tự huỷ.
Xuất thêm một hoá đơn mới mà không liên kết hoá đơn gốc. Thành hai hoá đơn cho cùng một giao dịch, doanh thu bị tính hai lần.
Điều chỉnh mà quên ghi hoá đơn bị điều chỉnh. Hoá đơn điều chỉnh không có tham chiếu thì không chứng minh được nó điều chỉnh cho cái gì.
Không báo người mua trước. Người mua đã kê khai theo hoá đơn cũ, giờ phải khai bổ sung mà không biết vì sao.
Lần đầu điều chỉnh, lần sau thay thế. Gây rối chuỗi hoá đơn. Giữ hình thức đã chọn cho các lần xử lý tiếp theo.
Dùng hoá đơn điều chỉnh để "dời" doanh thu sang kỳ khác. Điều chỉnh chỉ dành cho sai sót thật hoặc giảm giá có căn cứ. Dùng để dời kỳ là sai mục đích.
Không lập văn bản thoả thuận với khách doanh nghiệp. Thiếu căn cứ cho hoá đơn điều chỉnh, thay thế khi bị kiểm tra.
Sửa xong không kiểm tờ khai. Hoá đơn đã đúng nhưng tờ khai vẫn theo số cũ.
Ví dụ: ba tình huống ở một xưởng in nhỏ
Tình huống một: xưởng in xuất hoá đơn cho một công ty tổ chức sự kiện, gõ thiếu chữ "Thương mại" trong tên công ty nhưng mã số thuế đúng, số tiền đúng. Đây là ca chỉ cần thông báo, không phải lập lại hoá đơn. Kế toán gửi thông báo theo mẫu và báo khách.
Tình huống hai: cũng khách đó, đơn tiếp theo bị gõ thừa số lượng, thành tiền cao hơn thực tế. Hai bên thống nhất lập hoá đơn điều chỉnh giảm phần chênh. Văn bản thoả thuận ghi rõ hoá đơn gốc, số lượng đúng, số tiền giảm.
Tình huống ba: một hoá đơn cho khách mới bị chọn nhầm khách trong danh mục, ra luôn mã số thuế của khách khác. Hoá đơn này đã gửi đi. Xưởng in liên hệ khách đúng để thống nhất, rồi lập hoá đơn thay thế với đầy đủ thông tin đúng; đồng thời báo cho bên bị ghi nhầm biết hoá đơn đó không thuộc về họ.
Sau ba lần như vậy, xưởng in thay đổi quy trình: khách mới phải gửi thông tin xuất hoá đơn bằng văn bản và được tra lại trước khi lưu vào danh mục, còn hoá đơn trên một mức giá trị thì có người thứ hai xem trước khi ký.
Khi nào nên hỏi kế toán hoặc cơ quan thuế
Sai liên quan nhiều kỳ kê khai. Hoá đơn sai từ kỳ trước, phát hiện sau khi đã nộp tờ khai, cần xác định kê ở kỳ nào.
Sai thuế suất trên nhiều hoá đơn. Thường là lỗi danh mục hàng hoá, ảnh hưởng hàng loạt hoá đơn; cần xử lý có hệ thống.
Người mua không hợp tác ký văn bản thoả thuận. Hỏi cách xử lý khi một bên không phản hồi.
Người mua đã ngừng hoạt động. Không còn ai để thoả thuận; cần hướng dẫn cụ thể.
Trả lại hàng sau khi đã xuất hoá đơn. Cách lập hoá đơn khi trả hàng đã thay đổi qua các lần sửa quy định; hỏi để làm đúng.
Hoá đơn bị cơ quan thuế thông báo có sai sót. Có thời hạn phản hồi; xử lý theo hướng dẫn trong thông báo.
Không chắc nên điều chỉnh hay thay thế. Một cuộc gọi cho kế toán rẻ hơn nhiều so với một chuỗi hoá đơn rối.
Câu hỏi thường gặp
Hoá đơn điện tử đã gửi khách có huỷ được không?
Không tự huỷ được. Hoá đơn đã gửi người mua mà có sai sót thì xử lý bằng hoá đơn điều chỉnh hoặc thay thế, hoặc thông báo nếu chỉ sai tên, địa chỉ người mua.
Sai mã số thuế người mua thì điều chỉnh hay thay thế?
Cả hai cách đều được theo quy định, nhưng nhiều nơi chọn thay thế cho rõ ràng vì người mua cần một hoá đơn đúng mã của mình. Thống nhất với người mua trước khi lập.
Hoá đơn điều chỉnh kê khai vào kỳ nào?
Quy định về kỳ kê khai hoá đơn điều chỉnh, thay thế đã có thay đổi qua các lần sửa đổi. Hỏi kế toán hoặc cơ quan thuế theo văn bản đang áp dụng để kê đúng kỳ.
Có cần văn bản thoả thuận khi điều chỉnh hoá đơn không?
Với người mua là doanh nghiệp, tổ chức, quy định hiện hành yêu cầu hai bên có văn bản thoả thuận ghi rõ sai sót trước khi lập hoá đơn điều chỉnh hay thay thế. Với người mua là cá nhân, người bán thông báo theo cách quy định.
Hoá đơn sai nhưng chưa gửi khách thì làm sao?
Với hoá đơn có mã chưa gửi người mua, người bán thông báo cơ quan thuế huỷ hoá đơn sai và lập hoá đơn mới. Chỉ áp dụng khi thật sự chưa gửi.
Giảm giá cho khách sau khi đã xuất hoá đơn thì xử lý thế nào?
Thường lập hoá đơn điều chỉnh giảm, ghi rõ căn cứ giảm như thoả thuận chiết khấu, biên bản. Không lập hoá đơn âm tách rời hoá đơn gốc.
