Nhận quyết định kiểm tra thuế tại trụ sở thì việc đầu tiên là đọc kỹ nội dung và các kỳ thuế bị kiểm tra, rồi gom đủ tờ khai, hoá đơn, sổ sách, hợp đồng, sao kê ngân hàng của đúng các kỳ đó. Trước buổi làm việc, tự đối chiếu những chỗ dễ lệch và cử một người nắm số liệu ngồi với đoàn. Phần lớn buổi kiểm tra suôn sẻ hay căng thẳng là do khâu chuẩn bị này.
Với hộ kinh doanh và doanh nghiệp nhỏ, kiểm tra thuế ít khi là chuyện bất ngờ hoàn toàn. Thường trước đó đã có dấu hiệu: thông báo yêu cầu giải trình, cuộc gọi hỏi về một khoản chênh lệch, hoặc hồ sơ đề nghị hoàn thuế. Ai trả lời những lần đó cẩn thận thì hay dừng ở đó; ai bỏ qua thì dễ đi tiếp tới kiểm tra tại trụ sở.
Kiểm tra tại cơ quan thuế và kiểm tra tại trụ sở khác nhau ra sao?
Cơ quan thuế thường xuyên rà hồ sơ khai thuế ngay tại cơ quan mình. Khi thấy số liệu bất thường, ví dụ doanh thu khai thấp hơn nhiều so với dữ liệu hoá đơn hay giao dịch, họ gửi thông báo đề nghị giải trình hoặc bổ sung tài liệu. Đây là kiểm tra tại trụ sở cơ quan thuế, người nộp thuế trả lời bằng văn bản hoặc đến làm việc.
Nếu giải trình không thuyết phục, không bổ sung đủ, hoặc thuộc diện cần kiểm tra theo kế hoạch hay trước khi hoàn thuế, cơ quan thuế có thể ra quyết định kiểm tra tại trụ sở người nộp thuế. Quyết định này được gửi trước, ghi nội dung, các kỳ kiểm tra, thời hạn và thành viên đoàn.
Kiểm tra tại trụ sở có giới hạn thời gian theo quy định, có thể gia hạn trong một số trường hợp. Khi bắt đầu, đoàn công bố quyết định; khi kết thúc có biên bản kiểm tra; sau đó cơ quan thuế ra kết luận hoặc quyết định xử lý nếu có sai phạm.
Bài học lớn nhất: thông báo giải trình là cơ hội rẻ nhất để làm rõ. Trả lời đúng hạn, có chứng từ, nhiều khi giải quyết xong chuyện mà không cần ai đến tận nơi.
Hồ sơ cần gom ngay khi nhận quyết định
Tờ khai thuế của các kỳ bị kiểm tra. Kèm giấy nộp tiền tương ứng.
Hoá đơn đầu ra. Danh sách và bản điện tử, kể cả hoá đơn điều chỉnh, thay thế, huỷ.
Hoá đơn và chứng từ đầu vào. Kèm hợp đồng mua hàng, chứng từ thanh toán qua ngân hàng với khoản đủ lớn theo quy định.
Sổ sách kế toán hoặc sổ doanh thu. Với hộ kinh doanh là sổ theo chế độ áp dụng cho hộ; với doanh nghiệp là sổ kế toán và báo cáo tài chính.
Sao kê tài khoản ngân hàng. Tài khoản dùng cho kinh doanh, của đúng các kỳ bị kiểm tra.
Hợp đồng lao động, bảng lương, chứng từ khấu trừ thuế. Nếu nội dung kiểm tra có thuế thu nhập cá nhân.
Hợp đồng thuê mặt bằng, hợp đồng lớn với khách. Để giải thích chi phí và doanh thu.
Thư từ với cơ quan thuế trước đó. Các thông báo, văn bản giải trình đã gửi.
Biên bản kiểm kê hàng tồn kho nếu có. Kiểm tra có thể đối chiếu hàng thực tế với sổ.
Tự đối chiếu trước: những chỗ hay lệch
Chỗ lệch kinh điển của hộ kinh doanh là tiền về tài khoản nhiều hơn doanh thu khai. Lý do có thể chính đáng: tài khoản dùng chung cho cả tiền nhà, có khoản vay người thân, có tiền khách đặt cọc rồi hoàn. Nhưng nếu không tách được và không có giấy tờ, đoàn kiểm tra khó chấp nhận. Trước buổi làm việc, nên lọc sao kê, đánh dấu và chuẩn bị giấy tờ cho từng khoản không phải doanh thu.
Chỗ lệch thứ hai là chi phí không có hoá đơn hoặc chứng từ hợp lệ. Mua hàng ở chợ, thuê người làm thời vụ trả tiền mặt, tiền điện nước đứng tên chủ nhà… mỗi loại có cách chứng minh riêng. Không có chứng từ thì thường bị loại khỏi chi phí được trừ, làm tăng số thuế với doanh nghiệp tính thuế theo thu nhập.
Chỗ lệch thứ ba nguy hiểm hơn: hoá đơn đầu vào từ nhà cung cấp có vấn đề, như doanh nghiệp đã ngừng hoạt động, bỏ địa chỉ kinh doanh, hoặc bị xác định là mua bán hoá đơn. Trước khi đoàn tới, nên tra trạng thái hoạt động của các nhà cung cấp lớn, và chuẩn bị chứng cứ giao dịch thật: hợp đồng, phiếu nhập kho, chứng từ chuyển tiền, thư từ đặt hàng.
Thấy sai sót của chính mình thì sao? Với nhiều trường hợp, người nộp thuế có thể tự khai bổ sung trước khi cơ quan thuế công bố quyết định kiểm tra, và cách xử lý thường nhẹ hơn. Đã có quyết định rồi thì cơ hội này hẹp lại; nên hỏi kế toán hoặc luật sư thuế ngay khi phát hiện.
Trong những ngày đoàn làm việc
Làm việc với đoàn thuế thường kéo dài vài ngày. Một nhịp làm việc rõ ràng giúp cả hai bên đỡ mệt.
- Cử một đầu mối. Người nắm số liệu nhất, thường là kế toán; chủ có mặt ở buổi công bố quyết định và buổi ký biên bản.
- Bố trí chỗ làm việc riêng. Có bàn, ổ điện, mạng; hồ sơ sắp theo kỳ.
- Ghi lại mọi tài liệu đã cung cấp. Một danh sách có ngày, tên tài liệu, người nhận.
- Trả lời đúng câu hỏi, không suy đoán. Chưa chắc thì xin thời gian kiểm lại, trả lời bằng văn bản sau.
- Nộp giải trình bằng văn bản cho điểm phức tạp. Văn bản kèm chứng từ có sức nặng hơn lời nói.
- Đọc kỹ dự thảo hoặc biên bản kiểm tra. Ghi ý kiến cho từng điểm không đồng ý.
- Lưu biên bản và theo dõi kết luận. Kết luận, quyết định xử lý đến sau; đối chiếu với biên bản.
Những việc không nên làm
Lập lại sổ sách cho "đẹp" trước khi đoàn tới. Sửa số liệu cũ cho khớp mà không có chứng từ là tự tạo thêm vấn đề.
Xoá dữ liệu, huỷ chứng từ. Có thể bị xem là cản trở, che giấu.
Đưa phong bì để "êm". Hành vi phạm pháp, rủi ro cho chính người đưa.
Né tránh, hẹn lui mãi. Có lý do chính đáng thì đề nghị hoãn bằng văn bản theo thủ tục.
Để nhân viên mới tiếp đoàn. Người không nắm số liệu dễ trả lời sai.
Ký biên bản mà không đọc từng điểm. Đây là văn bản làm căn cứ cho kết luận sau này.
Tin lời "chạy" từ người lạ. Ai hứa lo được kết quả kiểm tra bằng tiền là dấu hiệu lừa đảo hoặc dẫn tới vi phạm nặng hơn.
Câu hỏi thường gặp
Bao lâu thì một hộ kinh doanh có thể bị kiểm tra thuế?
Không có chu kỳ cố định chung cho mọi cơ sở. Cơ quan thuế lập kế hoạch dựa trên phân tích rủi ro, và có thể kiểm tra khi có dấu hiệu bất thường hoặc khi xử lý hồ sơ hoàn thuế.
Nhận thông báo giải trình thì có phải đã bị nghi gian lận?
Không nhất thiết. Đó là bước hỏi lại khi số liệu có điểm chưa rõ. Trả lời đúng hạn, có chứng từ, nhiều trường hợp kết thúc ở đây.
Có được xin hoãn kiểm tra không?
Người nộp thuế có thể đề nghị hoãn khi có lý do chính đáng, bằng văn bản và trong thời hạn quy định. Cơ quan thuế xem xét và trả lời.
Kết thúc kiểm tra có nhận được giấy tờ gì?
Có biên bản kiểm tra, sau đó là kết luận hoặc quyết định xử lý nếu có sai phạm. Lưu tất cả cùng hồ sơ thuế của kỳ đó.
Không đồng ý với kết luận kiểm tra thuế thì làm gì?
Ghi ý kiến vào biên bản, gửi giải trình kèm chứng cứ, và nếu đã có quyết định xử lý thì có quyền khiếu nại hoặc khởi kiện theo thủ tục. Nên có kế toán hoặc luật sư thuế đồng hành.
