Mới mở công ty hay hộ kinh doanh, muốn xuất được tờ hoá đơn điện tử đầu tiên cần ba thứ: chữ ký số của người bán, xác định đúng loại hoá đơn theo phương pháp tính thuế, và nộp tờ khai đăng ký sử dụng hoá đơn điện tử với cơ quan thuế. Chỉ khi nhận được thông báo chấp nhận mới được bắt đầu xuất hoá đơn; xuất trước đó là hoá đơn không hợp lệ.
Chuyện hay gặp: công ty vừa có giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, khách đầu tiên đã chờ hoá đơn để thanh toán, chủ doanh nghiệp vội ký với nhà cung cấp dịch vụ hoá đơn đầu tiên gọi điện tới, chọn đại gói "phổ biến nhất". Vài tháng sau mới biết mình đăng ký loại hoá đơn không khớp phương pháp tính thuế, hoặc chọn không mã trong khi chưa đủ điều kiện.
Bài này đi từ các lựa chọn phải quyết, qua các bước đăng ký, đến những lỗi hay gặp. Điều kiện cụ thể, mẫu tờ khai và quy định có thể thay đổi; khi làm thật, đối chiếu hướng dẫn của cơ quan thuế hoặc hỏi kế toán.
Trước khi đăng ký: ba thứ phải có sẵn
Thứ nhất là thông tin đăng ký thuế đã hoàn chỉnh. Doanh nghiệp mới có mã số thuế ngay khi được cấp đăng ký doanh nghiệp; hộ kinh doanh dùng số định danh của chủ hộ. Địa chỉ, ngành nghề, người đại diện trên hệ thống thuế phải đúng, vì hoá đơn sẽ lấy thông tin người bán từ đây.
Thứ hai là chữ ký số. Hoá đơn điện tử phải được người bán ký số trước khi gửi cơ quan thuế cấp mã hoặc gửi người mua. Doanh nghiệp dùng chữ ký số của doanh nghiệp; hộ kinh doanh có thể dùng chữ ký số cá nhân của chủ hộ. Chữ ký số có thời hạn, hết hạn mà quên gia hạn là không xuất được hoá đơn.
Thứ ba là biết mình tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp nào. Doanh nghiệp khấu trừ dùng hoá đơn giá trị gia tăng; doanh nghiệp tính trực tiếp, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh dùng hoá đơn bán hàng. Đăng ký nhầm loại thì hoá đơn xuất ra sai ngay từ gốc.
Có ba thứ này rồi, việc còn lại là chọn hình thức hoá đơn và chọn cách kết nối với hệ thống của cơ quan thuế.
Hoá đơn có mã, không có mã và khởi tạo từ máy tính tiền
Ba hình thức hay được hỏi. Điều kiện chi tiết theo quy định hiện hành; bảng dưới mô tả khác biệt về cách vận hành.
| Hình thức | Vận hành thế nào | Thường hợp với ai |
|---|---|---|
| Hoá đơn có mã của cơ quan thuế | Người bán lập, ký số, gửi cơ quan thuế cấp mã rồi mới gửi người mua | Phần lớn doanh nghiệp nhỏ, hộ kinh doanh, doanh nghiệp mới |
| Hoá đơn không có mã | Người bán lập, ký số, gửi thẳng người mua; dữ liệu chuyển cho cơ quan thuế theo cách đã đăng ký | Doanh nghiệp thuộc một số lĩnh vực hoặc đáp ứng điều kiện về hạ tầng, quy mô |
| Hoá đơn có mã khởi tạo từ máy tính tiền | Thiết bị bán hàng tự sinh mã theo quy tắc, chuyển dữ liệu cho cơ quan thuế | Bán lẻ, ăn uống, dịch vụ trực tiếp cho người tiêu dùng |
| Hoá đơn giá trị gia tăng | Ghi riêng thuế suất, tiền thuế | Người tính thuế theo phương pháp khấu trừ |
| Hoá đơn bán hàng | Không tách tiền thuế giá trị gia tăng | Người tính thuế theo phương pháp trực tiếp, hộ kinh doanh |
Doanh nghiệp mới gần như luôn bắt đầu với hoá đơn có mã. Chọn không mã khi chưa đủ điều kiện thì tờ khai bị từ chối, mất thêm thời gian.
Các bước đăng ký sử dụng hoá đơn điện tử
Trình tự chung; giao diện cụ thể tuỳ kênh mình chọn (qua tổ chức cung cấp dịch vụ hoặc trực tiếp với cơ quan thuế).
- Chọn kênh lập hoá đơn. Có thể dùng giải pháp của tổ chức cung cấp dịch vụ hoá đơn điện tử, hoặc dùng dịch vụ của cơ quan thuế nếu thuộc đối tượng được hỗ trợ. So sánh về hỗ trợ kỹ thuật, khả năng lưu trữ và chi phí dài hạn, không chỉ giá gói đầu.
- Kiểm tra chữ ký số còn hạn và đúng chủ thể. Chữ ký số của doanh nghiệp phải gắn với đúng mã số thuế doanh nghiệp; nhầm chữ ký số cá nhân là không ký được.
- Lập tờ khai đăng ký sử dụng hoá đơn điện tử. Chọn hình thức (có mã, không mã, máy tính tiền), loại hoá đơn (giá trị gia tăng, bán hàng), phương thức chuyển dữ liệu nếu có.
- Ký số và gửi tờ khai. Gửi qua hệ thống của nhà cung cấp hoặc cổng của cơ quan thuế.
- Chờ thông báo chấp nhận. Cơ quan thuế gửi thông báo tiếp nhận rồi chấp nhận hoặc không chấp nhận. Không chấp nhận thì đọc lý do, sửa, gửi lại.
- Thiết lập mẫu hoá đơn và ký hiệu. Đặt ký hiệu theo quy tắc, kiểm tra thông tin người bán in trên mẫu, thêm logo nếu muốn.
- Xuất thử một hoá đơn cho chính mình hoặc khách quen. Kiểm tra hoá đơn được cấp mã, hiển thị đúng, người mua nhận được. Có lỗi thì sửa trước khi xuất hàng loạt.
Nếu sau này đổi nhà cung cấp, đổi loại hoá đơn, đổi phương thức, phải nộp tờ khai thay đổi thông tin sử dụng hoá đơn và chờ chấp nhận, không tự đổi rồi xuất tiếp.
Chọn nhà cung cấp dịch vụ hoá đơn: những gì nên hỏi
Hoá đơn được lưu ở đâu, bao lâu, tải về được không? Mình có nghĩa vụ lưu hoá đơn nhiều năm. Hỏi rõ khi ngừng dùng dịch vụ thì dữ liệu cũ có còn tải được không.
Có xuất được dữ liệu ra định dạng chuẩn không? Đổi nhà cung cấp sau này cần mang dữ liệu đi. Tránh giải pháp khoá chặt dữ liệu.
Hỗ trợ kỹ thuật vào giờ nào? Hoá đơn hay phải xuất gấp cuối ngày, cuối tháng. Hỗ trợ chỉ giờ hành chính là rủi ro với tiệm bán buổi tối.
Kết nối được với phần mềm bán hàng, kế toán đang dùng không? Nhập tay hai lần là nguồn sai số lớn.
Có xử lý hoá đơn điều chỉnh, thay thế đúng mẫu không? Thử luôn trong lúc dùng thử, vì sớm muộn cũng cần.
Gói tính theo số hoá đơn hay theo thời gian? Tiệm bán lẻ xuất nhiều hoá đơn giá trị nhỏ nên tính kỹ; mua gói lớn quá thì phí, nhỏ quá thì hết giữa tháng.
Có ràng buộc hợp đồng dài hạn không? Đọc kỹ điều khoản chấm dứt, phí chuyển đổi.
Có ai giục ký ngay vì "sắp hết ưu đãi"? Chiêu giục quyết nhanh rất phổ biến. Hoá đơn là thứ dùng nhiều năm; dành một hai ngày so sánh không mất gì.
Những lỗi hay gặp ở tháng đầu tiên
Lỗi phổ biến nhất là xuất hoá đơn trước khi có thông báo chấp nhận. Khách giục, chủ doanh nghiệp nghĩ "đăng ký rồi mà", xuất luôn. Hoá đơn này không có giá trị, phải xử lý lại, khách thì khó chịu vì phải chờ lần nữa.
Lỗi thứ hai là đăng ký loại hoá đơn không khớp phương pháp tính thuế: doanh nghiệp tính trực tiếp mà xuất hoá đơn giá trị gia tăng có dòng thuế suất, hoặc ngược lại. Lỗi này lan ra cả tờ khai thuế, sửa rất mất công.
Lỗi thứ ba là thông tin người bán trên mẫu hoá đơn sai: địa chỉ cũ trước khi sắp xếp đơn vị hành chính, tên viết tắt không đúng tên đăng ký. Kiểm tra mẫu kỹ trước khi xuất hàng loạt.
Lỗi thứ tư nhỏ nhưng phiền: chữ ký số chỉ cắm trên một máy tính của kế toán. Kế toán nghỉ ốm, không ai xuất được hoá đơn. Hỏi nhà cung cấp chữ ký số về giải pháp ký từ xa hoặc phân quyền phù hợp, và giữ quy trình kiểm soát ai được ký.
Khi nào nên hỏi kế toán hoặc cơ quan thuế
Không chắc phương pháp tính thuế của mình. Loại hoá đơn phụ thuộc vào đây; xác định sai là sai từ gốc.
Muốn dùng hoá đơn không có mã. Cần đáp ứng điều kiện riêng; hỏi trước khi đầu tư hệ thống.
Kinh doanh bán lẻ, ăn uống, muốn dùng máy tính tiền. Cần biết mình có thuộc diện bắt buộc không và cách kết nối.
Có nhiều chi nhánh, địa điểm. Chi nhánh có thể đăng ký hoá đơn riêng hoặc dùng chung; tuỳ cách quản lý thuế.
Bị từ chối tờ khai đăng ký. Đọc lý do; nếu không hiểu, gọi cơ quan thuế quản lý hỏi trực tiếp.
Vừa chuyển từ hộ kinh doanh lên công ty. Hoá đơn của hộ và của công ty là hai hệ khác nhau; tính thời điểm chuyển cho khớp.
Đã lỡ xuất hoá đơn trước khi được chấp nhận. Hỏi cách xử lý trước khi khách đem hoá đơn đi kê khai.
Câu hỏi thường gặp
Công ty mới thành lập bao lâu thì xuất được hoá đơn điện tử?
Sau khi có chữ ký số và nộp tờ khai đăng ký sử dụng hoá đơn, công ty phải chờ thông báo chấp nhận của cơ quan thuế. Nếu hồ sơ đúng, việc này thường không mất nhiều ngày; chỉ xuất hoá đơn sau khi được chấp nhận.
Hộ kinh doanh có phải dùng hoá đơn điện tử không?
Hộ kinh doanh kê khai sử dụng hoá đơn điện tử theo quy định; một số hộ có quy mô doanh thu từ một mức trở lên còn phải dùng hoá đơn khởi tạo từ máy tính tiền. Hỏi cơ quan thuế quản lý để biết hộ mình thuộc diện nào.
Hoá đơn có mã và không mã khác nhau thế nào?
Hoá đơn có mã phải gửi cơ quan thuế cấp mã trước khi gửi người mua; hoá đơn không mã gửi thẳng người mua rồi chuyển dữ liệu cho cơ quan thuế. Hoá đơn không mã chỉ dành cho người bán đáp ứng điều kiện riêng.
Có cần chữ ký số để xuất hoá đơn điện tử không?
Có, hoá đơn điện tử thông thường phải được người bán ký số. Riêng hoá đơn khởi tạo từ máy tính tiền có cơ chế riêng về chữ ký; hỏi nhà cung cấp và cơ quan thuế khi đăng ký.
Đổi nhà cung cấp hoá đơn điện tử có phải đăng ký lại không?
Phải nộp tờ khai thay đổi thông tin sử dụng hoá đơn và chờ chấp nhận. Nhớ tải về và lưu toàn bộ hoá đơn đã xuất ở hệ thống cũ trước khi ngừng dịch vụ.
Doanh nghiệp tính thuế trực tiếp có xuất hoá đơn giá trị gia tăng được không?
Không. Doanh nghiệp tính thuế trực tiếp dùng hoá đơn bán hàng. Muốn xuất hoá đơn giá trị gia tăng thì phải áp dụng phương pháp khấu trừ.
