Khi đoàn kiểm tra đến tiệm, mười phút đầu nên làm bốn việc: mời đoàn vào chỗ ngồi, đề nghị xem quyết định kiểm tra và giấy tờ của người kiểm tra, gọi chủ hoặc người được giao phụ trách, rồi hỏi rõ nội dung kiểm tra để chuẩn bị đúng hồ sơ. Bình tĩnh và lịch sự là cách bảo vệ mình tốt nhất.
Phần lớn chủ tiệm cà phê, sạp chợ, tiệm tạp hoá lần đầu gặp đoàn đều có chung một phản ứng: cuống. Người thì giấu sổ, người thì gọi điện nhờ quen biết, người thì cãi ngay ở cửa. Những phản ứng đó hiếm khi giúp được gì, có khi còn biến một buổi kiểm tra bình thường thành biên bản không chấp hành.
Bài này nói cái khung chung. Mỗi ngành kiểm tra, như thuế, an toàn thực phẩm, phòng cháy, quản lý thị trường, lao động, có quy trình riêng. Khi bị kiểm tra theo một nội dung cụ thể và thấy có gì chưa rõ, nên hỏi ngay người kiểm tra, và nếu cần thì hỏi luật sư hoặc kế toán sau buổi làm việc.
Đoàn kiểm tra đúng thì có giấy tờ gì?
Một cuộc kiểm tra chính thức luôn có căn cứ. Thường là quyết định kiểm tra ghi tên cơ quan ra quyết định, nội dung kiểm tra, phạm vi, thời gian, và danh sách người trong đoàn. Người kiểm tra có thẻ ngành, giấy giới thiệu hoặc giấy tờ chứng minh nhân thân và chức vụ. Mình có quyền đề nghị xem những giấy tờ này trước khi làm việc.
Có những trường hợp kiểm tra đột xuất khi cơ quan có dấu hiệu vi phạm, chẳng hạn quản lý thị trường kiểm tra hàng hoá, hay lực lượng phòng cháy kiểm tra khi có phản ánh. Đột xuất không có nghĩa là không có căn cứ; người kiểm tra vẫn phải cho biết mình là ai, thuộc cơ quan nào, kiểm tra theo căn cứ gì.
Xem giấy tờ không phải để làm khó, mà để biết hai điều: đây có đúng là cơ quan nhà nước không, và họ được kiểm tra nội dung gì. Đoàn kiểm tra an toàn thực phẩm thì không có lý do đòi xem bảng lương nhân viên. Nội dung kiểm tra là ranh giới của buổi làm việc.
Ghi lại tên cơ quan, số quyết định, tên trưởng đoàn vào sổ hoặc chụp ảnh quyết định nếu được đồng ý. Nếu có điều gì nghi ngờ, gọi số điện thoại công khai của cơ quan đó để xác minh, không gọi số do chính người tới đưa cho.
Mười phút đầu: làm theo thứ tự này
Áp dụng cho tiệm nhỏ, nơi chủ thường không có mặt thường xuyên. Nên dạy nhân viên làm thuộc lòng.
- Chào và mời đoàn ngồi ở chỗ yên tĩnh. Tránh làm việc giữa quầy đông khách; vừa lịch sự vừa đỡ ồn ào.
- Đề nghị xem quyết định kiểm tra và giấy tờ người kiểm tra. Nói nhẹ nhàng: "Anh chị cho em xem quyết định để em báo chủ".
- Gọi chủ hoặc người phụ trách. Nhân viên không nên tự ký hay tự cung cấp hồ sơ khi chưa có người có thẩm quyền.
- Hỏi rõ nội dung và phạm vi kiểm tra. Để biết cần mang hồ sơ nào, khu vực nào sẽ được xem.
- Chuẩn bị hồ sơ đúng nội dung. Đăng ký kinh doanh, giấy tờ ngành nghề có điều kiện, hoá đơn chứng từ nhập hàng… tuỳ nội dung.
- Đi cùng đoàn khi họ kiểm tra hiện trường. Có người của mình chứng kiến việc lấy mẫu, kiểm đếm, chụp ảnh.
- Ghi chép riêng những gì diễn ra. Giờ bắt đầu, giờ kết thúc, những gì được yêu cầu, những gì đã cung cấp.
Nếu chủ ở xa, có thể đề nghị đoàn chờ trong một thời gian hợp lý, hoặc gọi điện để chủ nói chuyện trực tiếp với trưởng đoàn.
Quyền của chủ tiệm khi bị kiểm tra
Được biết căn cứ và nội dung kiểm tra. Xem quyết định, biết người kiểm tra là ai.
Được giải thích, trình bày. Nếu có chỗ hiểu khác nhau, mình được nói ý kiến của mình và đề nghị ghi vào biên bản.
Được ghi ý kiến vào biên bản. Đồng ý hay không đồng ý điểm nào, ghi rõ bằng chữ của mình.
Được nhận một bản biên bản. Biên bản phải được giao cho mình, không chỉ đọc cho nghe.
Được từ chối cung cấp tài liệu ngoài phạm vi. Nói lịch sự là nội dung này không nằm trong quyết định kiểm tra.
Được có người đại diện. Nhờ người quản lý, kế toán hoặc luật sư cùng làm việc.
Được khiếu nại. Nếu thấy việc kiểm tra hoặc kết luận chưa đúng, có quyền khiếu nại theo thủ tục.
Được bảo mật thông tin kinh doanh. Thông tin cung cấp cho đoàn chỉ dùng cho mục đích kiểm tra.
Nghĩa vụ không được bỏ qua
Chấp hành quyết định kiểm tra hợp pháp. Không đóng cửa, không bỏ đi, không cản trở đoàn làm việc.
Cung cấp hồ sơ trung thực, đúng nội dung. Đưa giấy tờ giả hay sửa sổ sách là vi phạm nặng hơn nhiều so với lỗi ban đầu.
Không tẩu tán hàng hoá, tài liệu. Giấu hàng ra sau nhà khi đoàn đang làm việc dễ bị xem là cản trở.
Không đưa tiền, quà để "bỏ qua". Đưa hối lộ là hành vi phạm pháp, rủi ro cho chính người đưa.
Ký biên bản hoặc ghi rõ lý do không ký. Không ký không làm biên bản mất giá trị.
Thực hiện yêu cầu khắc phục trong thời hạn. Nếu đoàn yêu cầu bổ sung giấy tờ, sửa chữa điều kiện, làm đúng hạn và lưu bằng chứng.
Giữ thái độ đúng mực. Lời nói nặng, quay phim chửi bới đăng lên mạng thường làm mọi chuyện rắc rối hơn.
Những phản ứng làm mọi chuyện tệ hơn
Phản ứng thường gặp nhất là gọi điện cho người quen "có chức" ngay trước mặt đoàn. Ngoài chuyện không giải quyết được gì, nó tạo cảm giác mình đang gây áp lực, và người kiểm tra có lý do làm thật kỹ. Nếu cần hỏi ai, hỏi kế toán hoặc luật sư của mình sau buổi làm việc.
Phản ứng thứ hai là phủ nhận mọi thứ. Thấy lỗi nhỏ như thiếu giấy tờ theo yêu cầu ngành của một nhân viên mới mà cãi rằng có rồi, đang để ở nhà, rồi không đưa ra được, là tự làm mất uy tín cho cả những điểm mình đúng. Lỗi nào có thật thì nhận, xin ghi rõ hoàn cảnh và cam kết khắc phục; đó là tình tiết có lợi khi xem xét mức xử lý.
Phản ứng thứ ba là đóng cửa, khoá két, nói chủ đi vắng không biết khi nào về. Kiểm tra theo quyết định hợp pháp mà cố tình né tránh có thể bị xử lý vì không chấp hành. Muốn hoãn vì lý do chính đáng thì nói thẳng, đề nghị thời gian cụ thể.
Còn một phản ứng ngược lại cũng không nên: sợ quá nên ký mọi thứ được đưa ra mà không đọc. Mười phút đọc biên bản kỹ là quyền của mình, không ai được giục.
Chuẩn bị trước để lần sau không cuống
Một kẹp hồ sơ ở quầy. Bản sao đăng ký kinh doanh, giấy tờ ngành nghề có điều kiện, hợp đồng thuê mặt bằng.
Danh sách giấy tờ nhân viên. Hợp đồng, giấy khám sức khoẻ nếu ngành yêu cầu, chứng nhận tập huấn.
Thư mục hoá đơn, chứng từ nhập hàng. Sắp theo tháng, để tìm ra ngay khi được hỏi nguồn gốc.
Số điện thoại của chủ và kế toán dán ở quầy. Nhân viên ca tối cũng biết gọi ai.
Một trang hướng dẫn tiếp đoàn. Bảy bước ở trên, in ra cho nhân viên đọc.
Tự kiểm tra định kỳ. Mỗi quý tự đi một vòng như người kiểm tra: bình chữa cháy còn hạn không, kho có hàng không rõ nguồn gốc không.
Ghi nhận lần kiểm tra trước. Lưu biên bản cũ và bằng chứng đã khắc phục.
Câu hỏi thường gặp
Đoàn kiểm tra có phải báo trước không?
Kiểm tra theo kế hoạch thường có thông báo hoặc quyết định gửi trước. Kiểm tra đột xuất khi có dấu hiệu vi phạm thì có thể không báo trước, nhưng vẫn phải có căn cứ và người kiểm tra vẫn phải xuất trình giấy tờ.
Chủ không có mặt thì nhân viên có phải tiếp đoàn không?
Nhân viên nên tiếp đón lịch sự, xem giấy tờ và gọi ngay chủ hoặc người phụ trách. Không nên để nhân viên tự ký biên bản hay tự cung cấp hồ sơ quan trọng khi chưa được giao.
Có được quay phim, chụp ảnh buổi kiểm tra không?
Ghi lại quá trình làm việc tại cơ sở của mình để làm bằng chứng thường được chấp nhận nếu thực hiện công khai, lịch sự. Không nên đăng lên mạng kèm lời lẽ xúc phạm, vì có thể phát sinh rắc rối khác.
Đoàn yêu cầu xem tài liệu ngoài nội dung kiểm tra thì sao?
Có thể lịch sự đề nghị đối chiếu với nội dung ghi trong quyết định. Nếu đoàn vẫn yêu cầu, ghi ý kiến vào biên bản và hỏi luật sư sau buổi làm việc.
Kiểm tra xong không có vi phạm thì có giấy tờ gì không?
Thường có biên bản kiểm tra ghi nhận kết quả. Nên giữ biên bản này cùng hồ sơ, nó có ích khi bị kiểm tra lần sau hoặc khi cần chứng minh mình đã tuân thủ.
