Mỗi hoá đơn đầu vào nên được kiểm bốn thứ trước khi đưa vào sổ: hoá đơn có thật và hợp lệ trên hệ thống của cơ quan thuế, thông tin người mua ghi đúng doanh nghiệp mình, nội dung khớp với hàng hoá dịch vụ đã nhận, và người bán đang hoạt động bình thường. Kèm theo hoá đơn là hợp đồng hoặc đơn đặt hàng, chứng từ giao nhận, chứng từ thanh toán để chứng minh giao dịch có thật. Đủ bốn kiểm và ba chứng từ, rủi ro bị loại thuế đầu vào hay chi phí giảm đi rất nhiều.
"Hoá đơn rủi ro" là cách nói quen trong giới kế toán để chỉ hoá đơn từ những người bán bị cơ quan thuế xác định có vấn đề: bỏ địa chỉ kinh doanh, ngừng hoạt động nhưng vẫn xuất hoá đơn, hoặc bị nghi bán hoá đơn không kèm hàng. Người mua ngay tình vẫn có thể bị kéo vào, bị yêu cầu giải trình, bị loại thuế đầu vào cho đến khi chứng minh được giao dịch thật. Cái giá lớn nhất thường không phải tiền thuế mà là thời gian và sự căng thẳng.
Bài này viết cho doanh nghiệp nhỏ, hộ kinh doanh có ghi chép chi phí: cách kiểm từng hoá đơn, cách chọn nhà cung cấp, cách giữ hồ sơ, và việc cần làm nếu nhà cung cấp gặp chuyện sau khi đã giao dịch. Quy định chi tiết về xử lý hoá đơn không hợp pháp, mức xử phạt hãy tra văn bản hiện hành hoặc hỏi kế toán, luật sư.
Vì sao người mua phải lo về hoá đơn của người bán?
Về nguyên tắc, hoá đơn là chứng từ của người bán. Nhưng khi người mua dùng hoá đơn đó để khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào và tính chi phí, thì tính hợp pháp của hoá đơn ảnh hưởng thẳng tới nghĩa vụ thuế của người mua. Hoá đơn bị xác định không hợp pháp thì phần thuế đầu vào và chi phí dựa trên nó có thể bị loại, kéo theo truy thu và tiền chậm nộp.
Pháp luật phân biệt người mua ngay tình với người mua cố ý. Người mua có giao dịch thật, có hàng thật, thanh toán đúng cách, có chứng từ đầy đủ thì có cơ sở để chứng minh và bảo vệ quyền lợi. Người mua biết hoá đơn không có hàng mà vẫn mua để hợp thức chi phí thì bị xử lý như người tham gia vi phạm, có trường hợp bị truy cứu trách nhiệm hình sự.
Khoảng giữa hai trường hợp đó là nơi phần lớn doanh nghiệp nhỏ rơi vào: mua thật, nhưng giấy tờ sơ sài, thanh toán tiền mặt, không kiểm người bán. Khi người bán gặp chuyện, người mua không có gì để chứng minh mình ngay tình. Toàn bộ bài này là để thoát khỏi khoảng giữa đó.
Một sự thật nên nói thẳng: không có cách kiểm nào bảo đảm tuyệt đối. Người bán đang hoạt động bình thường hôm nay vẫn có thể bỏ trốn năm sau. Mục tiêu là làm đủ những việc hợp lý mà một người làm ăn cẩn thận phải làm, và giữ bằng chứng là mình đã làm.
Dấu hiệu nhà cung cấp đáng ngờ
Giá rẻ bất thường so với thị trường. Rẻ hơn hẳn các nơi khác mà không có lý do rõ ràng như hàng tồn, hàng thanh lý.
Chủ động chào "có xuất hoá đơn đầy đủ" như một lợi thế bán hàng. Người bán bình thường không coi việc xuất hoá đơn là điểm bán hàng.
Đề nghị xuất hoá đơn với giá trị khác giá thật. Cao hơn để người mua "được nhiều chi phí", hay thấp hơn để thu tiền mặt phần chênh; cả hai đều là dấu hiệu nguy hiểm.
Yêu cầu thanh toán vào tài khoản cá nhân hoặc tài khoản không đứng tên công ty bán. Tiền không về đúng người bán trên hoá đơn là điểm yếu lớn nhất khi phải chứng minh giao dịch.
Ngành nghề trên đăng ký không liên quan hàng bán. Công ty đăng ký dịch vụ du lịch mà bán sắt thép.
Mới thành lập mà xuất hoá đơn giá trị rất lớn. Không phải lúc nào cũng sai, nhưng nên hỏi thêm.
Địa chỉ kinh doanh không tìm thấy hoặc là nơi khác hẳn. Kiểm tra qua bản đồ, hỏi người giao hàng, hoặc ghé qua với đơn lớn.
Người liên hệ đổi liên tục, chỉ liên lạc qua tin nhắn. Không có ai chịu trách nhiệm cụ thể bên bán.
Hàng giao từ một nơi, hoá đơn từ công ty khác. Có người giới thiệu "lấy hoá đơn bên này cho tiện" là dấu hiệu mua bán hoá đơn.
Kiểm một hoá đơn đầu vào khi vừa nhận
Làm ngay lúc nhận, mỗi hoá đơn vài phút. Với nhà cung cấp quen và ổn định, có thể kiểm theo đợt nhưng không bỏ.
- Tra hoá đơn trên cổng tra cứu hoá đơn điện tử của cơ quan thuế. Nhập thông tin người bán, ký hiệu, số hoá đơn để xem hoá đơn có tồn tại, đã được cấp mã, có bị điều chỉnh hay thay thế không.
- Kiểm thông tin người mua. Tên, địa chỉ, mã số thuế của doanh nghiệp mình phải đúng. Sai mã số thuế thì yêu cầu người bán xử lý ngay; cách xử lý xem bài hoá đơn điện tử sai: điều chỉnh hay thay thế.
- Kiểm trạng thái hoạt động của người bán. Xem người bán có đang hoạt động, tạm ngừng hay đã ngừng; có thể tra nhanh trên trang tra cứu mã số thuế và trạng thái doanh nghiệp rồi đối chiếu với kênh chính thức khi có điều bất thường.
- Đối chiếu nội dung với hàng thật. Tên hàng, số lượng, đơn giá khớp với đơn đặt hàng, phiếu giao, biên bản nhận hàng.
- Kiểm thời điểm lập hoá đơn. Ngày hoá đơn khớp ngày giao hàng hoặc hoàn thành dịch vụ. Hoá đơn lập quá xa ngày giao là điểm cần hỏi; nguyên tắc về thời điểm có ở bài khi nào phải xuất hoá đơn.
- Kiểm thuế suất. Thuế suất trên hoá đơn có phù hợp loại hàng không; sai thuế suất thì cả hai bên đều phải xử lý.
- Lưu tệp gốc và kết quả kiểm. Tệp hoá đơn gốc, ảnh chụp kết quả tra cứu có ngày giờ, kẹp cùng hồ sơ giao dịch.
Ảnh chụp kết quả tra cứu tại thời điểm nhận hoá đơn trông có vẻ thừa, nhưng đó chính là bằng chứng mình đã kiểm khi người bán còn hoạt động bình thường.
Kiểm gì, ở đâu, nếu có vấn đề thì làm gì
Bảng tóm cho người nhận hoá đơn. Kênh tra cứu chính thức là của cơ quan thuế; các công cụ khác chỉ để tra nhanh.
| Kiểm gì | Ở đâu | Nếu có vấn đề |
|---|---|---|
| Hoá đơn có tồn tại, đã cấp mã | Cổng tra cứu hoá đơn điện tử của cơ quan thuế | Không tìm thấy: dừng thanh toán, hỏi người bán ngay |
| Thông tin người mua | Trên hoá đơn, so với đăng ký của mình | Đề nghị người bán thông báo, điều chỉnh hoặc thay thế |
| Trạng thái người bán | Kênh tra cứu thông tin người nộp thuế | Tạm ngừng, ngừng hoạt động: không nhận hoá đơn mới, hỏi kế toán |
| Nội dung hàng hoá | Đơn đặt hàng, phiếu giao, biên bản nhận | Lệch: yêu cầu điều chỉnh trước khi thanh toán phần còn lại |
| Thời điểm lập | Ngày trên hoá đơn và chứng từ giao nhận | Lệch kỳ: trao đổi với người bán, ghi chú lý do |
| Thanh toán | Sao kê ngân hàng của mình | Chuyển đúng tài khoản đứng tên người bán trên hoá đơn |
Kiểm nhà cung cấp trước giao dịch đầu tiên
Với nhà cung cấp mới có giá trị giao dịch đáng kể, vài phút kiểm trước khi ký đáng giá hơn mọi việc kiểm sau. Tra mã số thuế xem tên, địa chỉ, ngày thành lập, ngành nghề, trạng thái; so với những gì họ giới thiệu. Một công ty tự nhận "mười năm kinh nghiệm" mà mã số thuế mới cấp vài tháng thì nên hỏi thêm.
Gặp người đại diện hoặc ít nhất gọi điện qua số liên hệ chính thức của doanh nghiệp. Hỏi về kho hàng, nơi sản xuất, khách hàng khác. Người bán thật thường trả lời được ngay những câu này.
Ký hợp đồng hoặc ít nhất có đơn đặt hàng được xác nhận bằng văn bản, ghi rõ tên hai bên, hàng hoá, giá, phương thức giao nhận và thanh toán, tài khoản ngân hàng của người bán. Tài khoản ghi trong hợp đồng phải đứng tên doanh nghiệp bán.
Với đơn hàng lớn đầu tiên, có thể chia làm đợt nhỏ để thử. Không phải vì nghi ngờ người bán, mà vì đó là thực hành làm ăn bình thường; người bán đàng hoàng cũng hiểu.
Hồ sơ đi kèm để chứng minh giao dịch có thật
Hợp đồng hoặc đơn đặt hàng có xác nhận. Văn bản thể hiện hai bên đã thoả thuận mua bán gì, giá nào.
Phiếu giao hàng, biên bản giao nhận. Có chữ ký người giao và người nhận, ngày giờ, số lượng.
Chứng từ vận chuyển nếu có. Phiếu gửi hàng, hoá đơn của bên vận chuyển, đặc biệt với hàng giao từ tỉnh khác.
Phiếu nhập kho. Hàng đã về kho của mình, ghi nhận vào sổ.
Chứng từ thanh toán qua ngân hàng. Chuyển đến đúng tài khoản người bán, nội dung chuyển khoản ghi số hoá đơn hoặc hợp đồng.
Chứng từ sử dụng hàng. Hàng đã xuất ra sản xuất, đã bán lại, đã lắp đặt; với tài sản, có quyết định đưa vào sử dụng.
Thư từ, tin nhắn trao đổi. Lưu lại các trao đổi về đơn hàng; chúng giúp dựng lại câu chuyện khi cần.
Ảnh chụp hàng khi nhận. Với hàng giá trị lớn, ảnh chụp có ngày giờ là bằng chứng đơn giản mà mạnh.
Khi nhà cung cấp gặp chuyện sau khi đã giao dịch
Có thể nhận được thông báo của cơ quan thuế rằng hoá đơn mình đã dùng thuộc diện rủi ro, hoặc người bán đã bỏ địa chỉ kinh doanh. Việc đầu tiên là không hoảng, đọc kỹ thông báo yêu cầu gì và thời hạn bao lâu.
Tập hợp toàn bộ hồ sơ giao dịch với người bán đó: hợp đồng, phiếu giao, chứng từ thanh toán, chứng từ sử dụng hàng, kết quả tra cứu lúc nhận hoá đơn. Lập bản giải trình theo thứ tự thời gian: đặt hàng ngày nào, nhận hàng ra sao, trả tiền thế nào, hàng dùng vào đâu.
Trong một số trường hợp, cơ quan thuế có thể yêu cầu tạm thời chưa khấu trừ hoặc điều chỉnh giảm phần thuế đầu vào liên quan cho đến khi làm rõ. Khi chứng minh được giao dịch thật, quyền lợi của người mua ngay tình được xem xét theo quy định. Cách làm cụ thể ở từng trường hợp khác nhau nhiều, nên đây là lúc có kế toán, tư vấn thuế hoặc luật sư đi cùng.
Với những người bán không thể lấy hoá đơn được ngay từ đầu, như nông dân, cá nhân bán đồ cũ, đừng tìm "hoá đơn của bên khác" để thay. Có cách hợp pháp là lập bảng kê theo đúng trường hợp quy định, như bài chứng từ chi phí khi mua hàng không có hoá đơn đã nói.
Ví dụ: tiệm cà phê mua máy pha và một nhà cung cấp đóng cửa
Một tiệm cà phê là công ty nhỏ, mua máy pha và máy xay của một công ty phân phối thiết bị. Kế toán làm đúng quy trình: tra mã số thuế người bán trước khi ký, hợp đồng ghi tài khoản công ty, nhận máy có biên bản lắp đặt, chuyển khoản hai đợt, tra hoá đơn lúc nhận và chụp lại kết quả.
Một năm rưỡi sau, công ty phân phối ngừng hoạt động, chủ bỏ đi, và cơ quan thuế rà soát những người đã mua hàng của họ. Tiệm cà phê nhận được yêu cầu giải trình. Họ nộp bộ hồ sơ đầy đủ, kèm ảnh chiếc máy đang chạy ở quầy, số seri khớp với biên bản lắp đặt. Việc giải trình mất vài buổi làm việc, nhưng giao dịch được công nhận.
Ở cùng thời điểm, một quán khác mua máy của cùng nhà phân phối nhưng trả tiền mặt cho nhân viên bán hàng, không có biên bản lắp đặt. Họ có máy thật, nhưng chứng minh khó hơn nhiều, và phải làm việc kéo dài.
Khác nhau giữa hai quán không phải ở việc ai may ai rủi, mà ở những thói quen nhỏ lúc giao dịch còn bình thường.
Sai lầm hay gặp khi nhận hoá đơn đầu vào
Nhận hoá đơn mà không mở ra xem. Hoá đơn đến thư điện tử, kế toán chuyển thẳng vào thư mục; sai tên, sai thuế suất không ai thấy.
Tin hoá đơn "có mã" là đủ. Có mã chỉ cho biết hoá đơn đã qua hệ thống, không chứng minh giao dịch thật hay người bán ổn định.
Trả tiền mặt cho hoá đơn giá trị lớn. Vừa có thể không được khấu trừ, tính chi phí theo quy định, vừa mất bằng chứng mạnh nhất về giao dịch.
Chuyển khoản vào tài khoản cá nhân của người bán hàng. Tiền không đến người bán trên hoá đơn, rất khó chứng minh.
Lấy hoá đơn của bên thứ ba cho "đủ chứng từ". Đây là sử dụng hoá đơn không đúng giao dịch, rủi ro rất nặng.
Không lưu kết quả kiểm. Đã kiểm nhưng không có bằng chứng là đã kiểm.
Bỏ qua nhà cung cấp quen. Nhà cung cấp quen cũng có thể đổi chủ, đổi trạng thái; rà định kỳ.
Đợi đến cuối quý mới kiểm. Phát hiện vấn đề khi đã thanh toán đủ thì khó đòi người bán xử lý.
Khi nào nên hỏi kế toán, luật sư hoặc cơ quan thuế
Nhận thông báo hoá đơn rủi ro từ cơ quan thuế. Có thời hạn trả lời; giải trình có cấu trúc giúp nhiều.
Nhà cung cấp lớn đột ngột ngừng hoạt động. Rà toàn bộ hoá đơn đã nhận của họ trước khi có ai hỏi.
Phát hiện hoá đơn không tra được trên hệ thống. Dừng thanh toán, hỏi người bán, hỏi kế toán về cách ghi nhận.
Người bán đề nghị xuất hoá đơn khác giá thật. Từ chối, và cân nhắc dừng hợp tác.
Đang bị kiểm tra và có hoá đơn của người bán đã bỏ địa chỉ. Cần người có chuyên môn chuẩn bị giải trình.
Giao dịch với người bán ở nước ngoài. Chứng từ, nghĩa vụ thuế nhà thầu nước ngoài có quy định riêng.
Không chắc một loại chứng từ có đủ thay hoá đơn không. Hỏi trước khi giao dịch, không phải sau.
Câu hỏi thường gặp
Hoá đơn có mã của cơ quan thuế thì chắc chắn hợp pháp không?
Không hẳn. Mã cho biết hoá đơn đã được hệ thống ghi nhận, nhưng hoá đơn vẫn có thể bị xác định không hợp pháp nếu không có giao dịch thật hoặc người bán vi phạm. Người mua cần giữ chứng từ chứng minh giao dịch.
Nhà cung cấp bỏ trốn thì người mua có bị loại thuế đầu vào không?
Có thể bị yêu cầu giải trình và tạm thời chưa được khấu trừ phần liên quan. Người mua ngay tình có hợp đồng, chứng từ giao nhận, thanh toán qua ngân hàng đầy đủ có cơ sở để chứng minh và được xem xét theo quy định.
Tra cứu hoá đơn điện tử ở đâu?
Trên cổng tra cứu hoá đơn điện tử của cơ quan thuế, nhập thông tin người bán và hoá đơn. Kết quả cho biết hoá đơn có tồn tại, đã được cấp mã và có bị điều chỉnh, thay thế hay không.
Có cần kiểm trạng thái người bán mỗi lần nhận hoá đơn không?
Với nhà cung cấp mới hoặc hoá đơn giá trị lớn thì nên. Với nhà cung cấp quen, có thể rà định kỳ, nhưng không bỏ hẳn vì trạng thái có thể thay đổi.
Mua hoá đơn để hợp thức chi phí bị xử lý thế nào?
Mua bán hoá đơn không có giao dịch thật là vi phạm nghiêm trọng, có thể bị xử phạt hành chính và truy cứu trách nhiệm hình sự tuỳ tính chất, mức độ. Không có khoản tiết kiệm thuế nào đáng với rủi ro này.
Thanh toán qua tài khoản cá nhân của giám đốc bên bán có được không?
Không nên. Tiền nên chuyển vào tài khoản đứng tên doanh nghiệp bán như ghi trên hợp đồng; chuyển vào tài khoản cá nhân làm yếu đi bằng chứng giao dịch và có thể ảnh hưởng điều kiện khấu trừ.
