Hoá đơn điện tử phải được lưu ở dạng điện tử, bản in chỉ là bản sao; chứng từ giấy như hợp đồng, phiếu chi, biên bản thì lưu bản gốc. Chứng từ dùng trực tiếp để ghi sổ và lập báo cáo tài chính phải giữ lâu nhất, tối thiểu mười năm theo quy định về lưu trữ tài liệu kế toán; một số loại khác được giữ ngắn hơn. Lưu đúng là lưu sao cho khi cần, tìm lại được trong vài phút.
Ở nhiều tiệm nhỏ, "kho lưu trữ" là một thùng carton dưới gầm quầy và hộp thư điện tử của chủ tiệm. Không có gì sai cho đến ngày có người hỏi hoá đơn mua máy pha cà phê ba năm trước, hoặc máy tính của kế toán hỏng ổ cứng. Lúc đó mới thấy lưu trữ là việc của mỗi ngày chứ không phải của cuối năm.
Thời hạn lưu cho từng loại tài liệu và quy định cho hộ kinh doanh có thể thay đổi; bài này nói nguyên tắc và cách tổ chức. Khi cần chính xác, hỏi kế toán hoặc tra văn bản hiện hành.
Vì sao phải lưu lâu đến vậy?
Cơ quan thuế có quyền kiểm tra, ấn định thuế cho những năm đã qua trong một thời hạn dài theo luật quản lý thuế. Trong suốt khoảng đó, doanh nghiệp phải chứng minh được số liệu đã khai bằng hoá đơn, chứng từ, sổ sách. Mất chứng từ không làm mất nghĩa vụ; nó chỉ làm mình mất khả năng chứng minh.
Luật kế toán quy định thời hạn lưu trữ theo loại tài liệu. Chứng từ dùng trực tiếp để ghi sổ, sổ kế toán, báo cáo tài chính năm thuộc nhóm phải lưu lâu nhất. Tài liệu không dùng trực tiếp để ghi sổ thì thời hạn ngắn hơn. Có loại tài liệu phải lưu vĩnh viễn trong những trường hợp đặc biệt.
Ngoài chuyện thuế, chứng từ còn là bằng chứng trong tranh chấp hợp đồng, bảo hành tài sản, thủ tục với ngân hàng, hồ sơ khi bán lại doanh nghiệp. Người mua lại một quán cà phê có sổ sách rõ ràng sẵn sàng trả giá cao hơn.
Một chi tiết hay bị bỏ qua: nghĩa vụ lưu trữ vẫn còn sau khi doanh nghiệp giải thể. Phải có người hoặc tổ chức được giao giữ tài liệu theo thời hạn quy định.
Loại tài liệu và cách lưu
Bảng nêu cách lưu theo loại. Thời hạn cụ thể theo quy định hiện hành về lưu trữ tài liệu kế toán.
| Loại tài liệu | Dạng lưu | Ghi chú |
|---|---|---|
| Hoá đơn điện tử đầu ra | Tệp gốc (định dạng dữ liệu hoá đơn) và bản thể hiện | Tải từ hệ thống hoá đơn về, không chỉ để trên hệ thống nhà cung cấp |
| Hoá đơn điện tử đầu vào | Tệp gốc nhận từ người bán | Bản in không thay được tệp gốc |
| Hợp đồng, phụ lục | Bản gốc giấy hoặc bản ký số | Hợp đồng dài hạn giữ ít nhất đến hết thời hạn lưu sau khi kết thúc |
| Phiếu thu, phiếu chi, giấy biên nhận | Bản gốc giấy | Đánh số, xếp theo tháng |
| Sao kê ngân hàng | Tệp tải từ ngân hàng hoặc bản giấy có xác nhận | Tải theo tháng, đừng chờ cuối năm |
| Bảng lương, chấm công, hợp đồng lao động | Giấy hoặc điện tử có ký | Có thông tin cá nhân, cần bảo mật |
| Sổ kế toán, báo cáo tài chính | Bản in có chữ ký và bản điện tử | Thuộc nhóm phải lưu lâu nhất |
| Tờ khai thuế, chứng từ nộp thuế | Tệp tải từ hệ thống thuế điện tử | Kèm thông báo chấp nhận |
Với hộ kinh doanh, sổ sách theo chế độ kế toán dành cho hộ cũng cần lưu đủ thời hạn; hỏi cơ quan thuế nếu không chắc loại sổ nào hộ mình phải mở.
Tổ chức lưu trữ cho tiệm nhỏ trong một buổi
Cách làm đơn giản, không cần phần mềm đắt tiền.
- Tạo cấu trúc thư mục theo năm, tháng. Mỗi tháng có các thư mục con: hoá đơn ra, hoá đơn vào, ngân hàng, lương, hợp đồng, tờ khai.
- Đặt tên tệp theo quy tắc thống nhất. Ví dụ ngày, đối tác, số hoá đơn. Tên tệp tốt giúp tìm nhanh hơn mọi công cụ tìm kiếm.
- Tải hoá đơn đầu ra về hằng tháng. Không phụ thuộc hoàn toàn vào hệ thống của nhà cung cấp dịch vụ hoá đơn.
- Gom hoá đơn đầu vào từ thư điện tử. Dùng một hộp thư riêng để nhận hoá đơn, đỡ lẫn với thư cá nhân.
- Xếp chứng từ giấy vào bìa theo tháng. Đánh số khớp với sổ, ghi nhãn ngoài bìa.
- Sao lưu ít nhất hai nơi. Một bản trên ổ cứng tại tiệm, một bản ở nơi khác hoặc lưu trữ đám mây có bảo mật; kiểm tra khôi phục được vài tháng một lần.
- Phân quyền truy cập. Chủ tiệm và kế toán có quyền; nhân viên khác chỉ xem phần cần thiết.
- Ghi danh mục tài liệu đã lưu. Một bảng liệt kê năm nào lưu ở đâu, ai giữ; người sau nhận việc đọc là biết.
Những chuyện hay làm mất chứng từ
Chỉ lưu trên hệ thống nhà cung cấp hoá đơn. Ngừng dịch vụ, nhà cung cấp ngừng hoạt động là mất đường truy cập.
Hoá đơn đầu vào nằm trong hộp thư của nhân viên đã nghỉ. Tài khoản bị khoá, không ai lấy lại được.
Một máy tính duy nhất, không sao lưu. Hỏng ổ cứng, mã độc tống tiền, mất máy là mất cả mấy năm.
Chứng từ giấy để nơi ẩm. Nhà kho dột, ngập nước mùa mưa; giấy in nhiệt phai mực theo thời gian.
Kế toán dịch vụ giữ toàn bộ. Đổi đơn vị kế toán mà không bàn giao đủ là mất. Hợp đồng dịch vụ nên ghi rõ việc bàn giao tài liệu.
Huỷ tài liệu khi chưa hết hạn. Dọn kho, bỏ thùng giấy cũ mà không kiểm năm.
Không có ai chịu trách nhiệm. Việc của mọi người là việc không của ai. Giao một người cụ thể.
Lưu xong không bao giờ thử mở lại. Tệp sao lưu hỏng mà không ai biết cho đến khi cần.
Khi bị mất chứng từ và khi nào nên hỏi người có chuyên môn
Mất hoá đơn điện tử thường có thể lấy lại: hoá đơn có mã được lưu trên hệ thống của cơ quan thuế, người mua có thể tra cứu, người bán có thể gửi lại. Mất chứng từ giấy như hợp đồng, phiếu chi thì khó hơn; có thể xin bản sao từ đối tác, ngân hàng, nhưng giá trị chứng minh không bằng bản gốc.
Khi phát hiện mất tài liệu kế toán, đặc biệt mất số lượng lớn do hoả hoạn, thiên tai, trộm cắp, doanh nghiệp cần lập biên bản, báo cáo theo quy định và tìm cách phục hồi. Đừng im lặng chờ đến lúc bị kiểm tra mới nói.
Nên hỏi kế toán hoặc cơ quan thuế khi: chuẩn bị huỷ tài liệu đã hết hạn lưu, vì việc huỷ cũng có trình tự; doanh nghiệp sắp giải thể và cần giao người giữ tài liệu; chuyển từ lưu giấy sang lưu điện tử hoàn toàn; hoặc khi mất tài liệu như trên.
Còn với tiệm nhỏ đang vận hành bình thường, chỉ cần nhớ ba việc: tải về hằng tháng, sao lưu hai nơi, và có một người chịu trách nhiệm.
Câu hỏi thường gặp
Hoá đơn điện tử có cần in ra giấy để lưu không?
Không bắt buộc. Hoá đơn điện tử phải được lưu ở dạng điện tử; bản in chỉ là bản thể hiện, không thay được tệp gốc. In ra để tiện tra cứu thì được, nhưng vẫn giữ tệp gốc.
Chứng từ kế toán phải lưu bao lâu?
Chứng từ dùng trực tiếp ghi sổ và lập báo cáo tài chính thuộc nhóm phải lưu lâu nhất, tối thiểu mười năm theo quy định về lưu trữ tài liệu kế toán. Tài liệu không dùng trực tiếp ghi sổ có thời hạn ngắn hơn; hỏi kế toán để phân loại đúng.
Đổi nhà cung cấp hoá đơn thì hoá đơn cũ ra sao?
Trước khi ngừng dịch vụ, tải về toàn bộ hoá đơn đã xuất ở dạng tệp gốc. Hợp đồng dịch vụ nên có điều khoản về việc lưu và cung cấp dữ liệu sau khi chấm dứt.
Hộ kinh doanh có phải lưu sổ sách không?
Có. Hộ kinh doanh phải lưu hoá đơn, chứng từ và sổ sách theo chế độ áp dụng cho hộ. Loại sổ cụ thể tuỳ quy mô và cách tính thuế, nên hỏi cơ quan thuế quản lý.
Lưu chứng từ trên điện thoại có được không?
Ảnh chụp chứng từ giấy chỉ là bản sao, không thay bản gốc. Điện thoại cũng dễ mất, hỏng; nên có ít nhất một bản sao lưu ở nơi khác.
Mất hoá đơn đầu vào thì làm sao?
Hoá đơn điện tử có mã có thể tra cứu và xin người bán gửi lại. Với chứng từ giấy bị mất, liên hệ đối tác xin bản sao có xác nhận và hỏi kế toán về giá trị sử dụng.
