Một tiệm nhỏ giữ giấy tờ gọn gàng nhờ ba nhịp việc: mỗi ngày xuất hoá đơn đúng lúc và đối chiếu với tiền thu; mỗi tuần gom và kiểm hoá đơn đầu vào cùng chứng từ chi; cuối tháng chốt số, đối chiếu ngân hàng và lưu trữ. Mỗi việc có một người làm và một người kiểm, mọi tài liệu nằm ở một chỗ có quy tắc. Làm đều như vậy thì mùa khai thuế, quyết toán hay khi bị kiểm tra chỉ còn là việc lấy ra, không phải đi tìm.
Ở phần lớn tiệm nhỏ, việc giấy tờ không có giờ riêng: chủ tiệm làm lúc vắng khách, nhân viên làm lúc rảnh, kế toán dịch vụ đến cuối quý thì gọi xin "gửi giúp chị hết hoá đơn quý này". Mọi thứ trôi được cho đến khi một hoá đơn sai không ai thấy, một khoản chi không có chứng từ, hay một đơn hoàn hàng làm doanh thu lệch mà không ai giải thích được.
Bài này đưa ra một quy trình mẫu cho tiệm có quầy và shop bán online, có thể rút gọn hay mở rộng theo quy mô. Quy định cụ thể về hoá đơn, kỳ kê khai, thời hạn lưu trữ hãy đối chiếu văn bản hiện hành hoặc hỏi kế toán.
Vì sao cần quy trình chứ không chỉ phần mềm?
Phần mềm bán hàng, phần mềm hoá đơn, ứng dụng ngân hàng đều tốt, nhưng mỗi cái chỉ giữ một phần câu chuyện. Doanh thu nằm ở phần mềm bán hàng, hoá đơn nằm ở hệ thống hoá đơn, tiền nằm ở ngân hàng và két, hàng nhập nằm ở thư điện tử và giấy giao hàng. Quy trình là thứ nối các mảnh đó lại để chúng khớp nhau.
Lý do thứ hai là con người. Tiệm nhỏ thay nhân viên thường xuyên. Nếu cách làm nằm trong đầu một người, người đó nghỉ là đứt. Quy trình viết ra, dù chỉ một trang, giúp người mới làm đúng ngay từ tuần đầu.
Lý do thứ ba là kiểm soát. Ở tiệm nhỏ, người thu tiền, người xuất hoá đơn, người ghi sổ thường là một. Không cần nghi ai, nhưng cần một bước kiểm đơn giản để sai sót vô tình được phát hiện sớm, và để chính người làm được bảo vệ khi có chênh lệch.
Cuối cùng, quy trình đều đặn làm việc với kế toán dịch vụ rẻ hơn và chính xác hơn. Họ nhận tài liệu đã sắp xếp mỗi tháng, thay vì một thùng giấy lộn xộn mỗi quý.
Lịch việc giấy tờ trong một tháng
Mẫu cho tiệm có hai đến năm người. Tiệm nhỏ hơn có thể gộp người làm và người kiểm nhưng nên giữ thời điểm.
| Thời điểm | Việc | Người làm | Người kiểm |
|---|---|---|---|
| Mỗi ngày, khi đóng cửa | Đối chiếu doanh thu trên máy với tiền mặt, chuyển khoản | Người đứng quầy ca cuối | Chủ tiệm xem báo cáo sáng hôm sau |
| Mỗi ngày | Xuất hoá đơn cho khách doanh nghiệp, đơn online đã giao | Người phụ trách bán hàng | Kế toán rà đầu tuần |
| Mỗi tuần | Gom hoá đơn đầu vào, kiểm và lưu | Kế toán hoặc chủ tiệm | Người còn lại xem danh sách |
| Mỗi tuần | Gom phiếu chi, biên nhận chi tiêu nhỏ | Người giữ quỹ tiền mặt | Chủ tiệm |
| Cuối tháng | Đối chiếu sao kê ngân hàng với sổ | Kế toán | Chủ tiệm |
| Cuối tháng | Chốt doanh thu, đối chiếu với báo cáo sàn, ứng dụng giao hàng | Kế toán | Chủ tiệm |
| Cuối tháng | Sao lưu, xếp chứng từ giấy vào bìa tháng | Kế toán | Kiểm ngẫu nhiên vài tháng một lần |
| Đầu tháng sau | Gửi bộ tài liệu cho kế toán dịch vụ (nếu có) | Chủ tiệm | Kế toán dịch vụ xác nhận đã nhận đủ |
Điều quan trọng không phải là đúng y giờ, mà là việc nào cũng có người làm và người kiểm, và không việc nào bị dồn sang tháng sau.
Mỗi ngày: hoá đơn đầu ra và tiền thu
Mười lăm phút cuối ngày, làm đều thì không bao giờ phải dò lại.
- Kiểm mọi đơn đã qua máy hoặc phần mềm. Tiệm dùng máy tính tiền thì đơn nào cũng phải có hoá đơn; cách vận hành có ở bài hoá đơn từ máy tính tiền cho quán ăn, tiệm lẻ.
- Đếm tiền mặt, ghi số. Người đứng quầy đếm, ghi vào sổ ca, ký tên.
- Xem tiền chuyển khoản trong ngày. Đối chiếu với các đơn thanh toán chuyển khoản; tiền không phải tiền bán thì ghi chú.
- Xuất hoá đơn cho khách doanh nghiệp, đơn sỉ. Đúng thời điểm giao hàng, đúng thông tin người mua.
- Ghi chênh lệch và lý do. Thối nhầm, đơn huỷ, khách nợ: ghi ngay, không để mai nhớ lại.
- Báo bất thường cho chủ tiệm. Chênh lệch lớn, máy lỗi, khách khiếu nại hoá đơn.
Mỗi tuần: hoá đơn đầu vào và chi phí
Gom hoá đơn đầu vào từ một hộp thư riêng. Đăng ký với nhà cung cấp gửi hoá đơn về một địa chỉ thư dùng chung của tiệm, không phải thư cá nhân của ai.
Kiểm từng hoá đơn. Tên, mã số thuế của tiệm, nội dung khớp hàng nhận, thuế suất, ngày lập.
Ghép hoá đơn với phiếu nhận hàng. Hàng về mà chưa có hoá đơn thì nhắc nhà cung cấp; hoá đơn có mà hàng chưa về thì hỏi lại.
Gom phiếu chi tiêu nhỏ. Mua đá, mua ga, sửa vặt: có biên nhận hoặc hoá đơn thì kẹp, không có thì ghi rõ trong sổ quỹ.
Ghi nhận mua của người không kinh doanh. Mua của nông dân, cá nhân bán đồ cũ thì làm giấy biên nhận, chuyển khoản, đưa vào bảng kê cuối tháng.
Xử lý hoá đơn sai trong tuần. Báo nhà cung cấp ngay; cách điều chỉnh, thay thế có ở bài hoá đơn điện tử bị sai.
Lưu tệp vào đúng thư mục tháng. Đặt tên theo quy tắc chung, xoá bản trùng.
Thanh toán đúng tài khoản người bán. Nội dung chuyển khoản ghi số hoá đơn để sau này dò dễ.
Cuối tháng: chốt số và lưu trữ
Làm trong ba ngày đầu tháng sau, khi sao kê ngân hàng đã đủ.
- Cộng doanh thu theo từng kênh. Quầy, giao hàng qua ứng dụng, sàn thương mại điện tử, mạng xã hội; mỗi kênh một dòng.
- Đối chiếu với báo cáo của sàn và ứng dụng. Doanh thu, phí, tiền hoàn, tiền đã về tài khoản; lệch thời gian là bình thường nhưng phải giải thích được.
- Đối chiếu sao kê ngân hàng với sổ. Mỗi khoản vào, ra đều có chứng từ hoặc ghi chú.
- Tổng hợp hoá đơn đầu ra, đầu vào trong tháng. Danh sách có số hoá đơn, ngày, đối tác, giá trị, để kế toán dùng cho tờ khai.
- Lập bảng kê mua hàng không có hoá đơn nếu có. Theo mẫu, người đại diện ký.
- Sao lưu và xếp chứng từ giấy. Theo cách trong bài lưu trữ hoá đơn, chứng từ, sổ sách.
- Gửi tài liệu cho kế toán, ghi biên nhận. Một thư liệt kê đã gửi gì; kế toán xác nhận đã nhận đủ.
Shop online khác tiệm có quầy ở đâu?
Shop online có ba chỗ dễ rối mà tiệm có quầy ít gặp. Thứ nhất là tiền không về ngay: bán qua sàn thì sàn giữ tiền một thời gian, trừ phí rồi mới chuyển; giao hàng thu tiền hộ thì đơn vị vận chuyển chuyển tiền theo đợt. Doanh thu của tháng và tiền về của tháng vì thế không bằng nhau, phải đối chiếu theo từng đơn.
Thứ hai là hoàn hàng. Đơn đã giao, có khi đã xuất hoá đơn, rồi khách trả lại. Mỗi đơn hoàn phải có dấu vết: mã đơn, ngày hoàn, lý do, hàng đã nhập lại kho chưa, hoá đơn xử lý thế nào. Không ghi lại thì cuối tháng doanh thu trên sổ cao hơn tiền thật, không ai giải thích được.
Thứ ba là nghĩa vụ thuế khi bán qua sàn có thể đã được sàn khấu trừ, nộp thay một phần theo quy định. Giữ chứng từ khấu trừ từ sàn để không khai trùng, và hỏi kế toán cách ghi nhận cho đúng.
Cách làm thực tế: mỗi kênh bán có một bảng đối chiếu tháng riêng, cột theo mã đơn, cột doanh thu, phí, hoàn, tiền về. Cuối tháng chỉ cần cộng các bảng là ra bức tranh đầy đủ.
Ví dụ: tiệm cà phê có bán hạt rang online
Một tiệm cà phê do hai vợ chồng làm chủ, ba nhân viên quầy, vừa bán tại chỗ vừa bán hạt rang qua sàn và mạng xã hội. Trước đây mọi giấy tờ dồn cho người vợ làm vào tối chủ nhật, cuối quý gửi kế toán dịch vụ một thùng.
Sau một lần kế toán báo thiếu hơn chục hoá đơn đầu vào của nhà cung cấp sữa và ly giấy, họ chuyển sang lịch như bảng ở trên. Nhân viên ca tối đối chiếu tiền mỗi ngày, người chồng gom hoá đơn đầu vào sáng thứ hai, người vợ chốt tháng và đối chiếu sàn. Kế toán dịch vụ nhận bộ tài liệu đầu mỗi tháng.
Ba tháng đầu hơi mệt, rồi thành thói quen. Họ phát hiện sàn trừ phí khác với họ tưởng, một số đơn hoàn chưa được nhập lại kho, và một nhà cung cấp đổi tên công ty mà hoá đơn vẫn ghi tên cũ. Những chuyện này nếu để cuối năm sẽ thành việc dò mất cả tuần.
Điều họ thấy rõ nhất: khi kế toán hỏi bất cứ chứng từ nào, họ lấy ra trong vài phút. Mùa khai thuế năm đó, lần đầu tiên họ không phải thức khuya dò giấy tờ.
Phân công khi tiệm chỉ có hai, ba người
Người thu tiền không tự kiểm tiền của chính ca mình. Người khác xem báo cáo ca vào hôm sau, dù chỉ vài phút.
Người đặt hàng không tự duyệt thanh toán lớn. Thanh toán trên một mức do chủ tiệm duyệt.
Chữ ký số và quyền xuất hoá đơn giao rõ người. Không để ai cũng xuất được hoá đơn, không chia sẻ mật khẩu chung.
Quỹ tiền mặt có người giữ cố định. Mỗi lần chi có phiếu, cuối tuần kiểm quỹ.
Tài khoản ngân hàng của tiệm do chủ quản lý. Nhân viên được xem để đối chiếu nhưng không thao tác chuyển tiền.
Kế toán dịch vụ không giữ tài liệu gốc duy nhất. Tiệm luôn có bản lưu của mình.
Thay người thì bàn giao bằng danh sách. Danh sách việc, mật khẩu đổi mới, tài liệu đang dang dở.
Kiểm ngẫu nhiên. Vài tháng một lần, chủ tiệm chọn ngẫu nhiên một ngày, dò từ đơn bán đến tiền về và hoá đơn.
Sai lầm thường gặp
Dồn giấy tờ đến cuối quý. Hoá đơn sai không kịp xử lý trong kỳ, chi phí thiếu chứng từ không xin được nữa.
Một người làm tất cả, không ai kiểm. Sai sót vô tình không được phát hiện, và người làm cũng không có gì bảo vệ khi bị nghi.
Hoá đơn đầu vào gửi về thư cá nhân. Người đó nghỉ là mất.
Không tách doanh thu theo kênh. Không đối chiếu được với báo cáo sàn, ứng dụng.
Coi tiền về tài khoản là doanh thu tháng. Lệch với doanh thu thật vì độ trễ thanh toán của sàn, đơn vị vận chuyển.
Không ghi lại đơn hoàn. Doanh thu cao hơn thực tế hoặc hàng tồn sai.
Chi tiêu nhỏ không có ghi chép. Từng khoản nhỏ, cộng cả năm thành con số lớn không có chứng từ.
Gửi tài liệu cho kế toán mà không có danh sách. Không biết đã gửi gì, thiếu gì.
Khi nào nên hỏi kế toán hoặc cơ quan thuế
Mở thêm kênh bán mới. Sàn mới, bán ra nước ngoài, bán qua đại lý có cách ghi nhận khác.
Doanh thu tăng nhanh. Có thể chạm ngưỡng phải đổi cách tính thuế, đổi loại hoá đơn hay phải dùng máy tính tiền.
Chênh lệch tháng nào cũng có mà không giải thích được. Có thể do quy trình sai ở đâu đó, cần người ngoài nhìn lại.
Sàn khấu trừ thuế thay. Cách dùng chứng từ khấu trừ của sàn khi khai thuế.
Thay kế toán dịch vụ. Bàn giao tài liệu, số dư, việc dang dở.
Nhận thông báo từ cơ quan thuế về hoá đơn. Xử lý theo thời hạn trong thông báo.
Muốn chuyển từ hộ kinh doanh lên công ty. Quy trình giấy tờ thay đổi đáng kể, nên chuẩn bị trước.
Câu hỏi thường gặp
Tiệm nhỏ có cần thuê kế toán không?
Tiệm rất nhỏ, một kênh bán, có thể tự làm nếu giữ quy trình đều đặn. Khi có nhiều kênh, nhiều nhân viên hoặc là doanh nghiệp phải lập báo cáo tài chính, nên có kế toán, ít nhất là thuê dịch vụ theo tháng.
Bao lâu nên đối chiếu tiền với doanh thu một lần?
Mỗi ngày với tiền mặt và chuyển khoản tại quầy, mỗi tháng với sao kê ngân hàng và báo cáo sàn. Đối chiếu càng thưa thì chênh lệch càng khó tìm nguyên nhân.
Đơn hoàn hàng ghi nhận thế nào?
Ghi lại mã đơn, ngày hoàn, lý do, tình trạng hàng và cách xử lý hoá đơn nếu đã xuất. Doanh thu của tháng phải trừ phần hoàn theo đúng chứng từ.
Nên lưu hoá đơn đầu vào ở đâu?
Ở một hộp thư và một thư mục dùng chung của tiệm, chia theo năm, tháng, có sao lưu. Không để trong thư cá nhân của nhân viên hay chỉ trên hệ thống của nhà cung cấp.
Doanh thu sàn báo khác tiền về tài khoản thì sao?
Thường do phí sàn, phí vận chuyển, tiền hoàn và độ trễ thanh toán. Đối chiếu theo từng mã đơn để tách các phần này; doanh thu ghi nhận theo đơn bán, không theo tiền về.
Chủ tiệm không rành giấy tờ thì bắt đầu từ đâu?
Bắt đầu từ việc đối chiếu tiền mỗi ngày và một hộp thư riêng cho hoá đơn đầu vào. Hai thói quen này giải quyết phần lớn rắc rối; các bước khác thêm dần.
