Tên doanh nghiệp hay hộ kinh doanh bị trả hồ sơ chủ yếu vì ba lý do: trùng với tên đã có, gây nhầm lẫn với tên đã có dù khác vài chữ, hoặc dùng từ ngữ bị cấm. Muốn khỏi mất công nộp lại, hãy tra tên trên cổng thông tin đăng ký doanh nghiệp trước khi điền hồ sơ, chuẩn bị sẵn hai ba phương án, và kiểm cả nhãn hiệu của người khác.
Chuyện đặt tên nghe thì nhẹ, nhưng người làm hồ sơ lâu năm đều có cùng một kỷ niệm: khách đã in xong bảng hiệu, đặt xong ly giấy in logo, lập xong trang bán hàng, rồi mới nộp đăng ký và nhận thông báo tên không hợp lệ. Lúc đó chi phí đổi tên không nằm ở tờ khai, mà nằm ở mọi thứ đã in.
Bài này đi qua cách đặt tên cho cả công ty lẫn hộ kinh doanh, chỗ hai loại khác nhau, và những kiểu tên gần như chắc chắn bị trả.
Tên công ty gồm những phần nào?
Tên tiếng Việt của doanh nghiệp gồm hai phần ghép lại: loại hình (công ty TNHH, công ty cổ phần, doanh nghiệp tư nhân, công ty hợp danh) và tên riêng. Ví dụ chủ quán muốn lập công ty thì tên đầy đủ sẽ là "Công ty TNHH" cộng với phần tên riêng do mình chọn. Phần bị xét trùng và xét nhầm lẫn là phần tên riêng; đổi loại hình không làm tên thành mới.
Tên riêng được dùng chữ cái tiếng Việt, thêm các chữ F, J, Z, W, chữ số và một số ký hiệu. Bên cạnh tên tiếng Việt, doanh nghiệp có thể đăng ký thêm tên bằng tiếng nước ngoài và tên viết tắt. Hai tên phụ này không bắt buộc, nhưng đã đăng ký thì cũng bị xét trùng như tên chính, nên đừng điền cho có.
Hộ kinh doanh đơn giản hơn: tên gồm cụm "Hộ kinh doanh" và tên riêng. Phạm vi kiểm trùng của hộ kinh doanh hẹp hơn doanh nghiệp rất nhiều, chỉ theo địa bàn mà quy định đặt ra, nên tên hộ rất hiếm khi bị trả vì trùng. Đổi lại, tên hộ cũng ít được bảo vệ: ở xã bên cạnh có người dùng y hệt tên đó vẫn hợp lệ.
Điểm cần nhớ là tên doanh nghiệp được kiểm trên phạm vi cả nước, qua cơ sở dữ liệu chung. Một cái tên nghe rất riêng ở phường mình có thể đã có ba công ty dùng ở các tỉnh khác từ nhiều năm trước, kể cả công ty đã ngừng hoạt động mà chưa giải thể.
Những kiểu tên nào bị coi là gây nhầm lẫn?
Đọc giống tên đã có. Khác chính tả nhưng đọc lên nghe như nhau vẫn bị xem là nhầm lẫn. Đổi "Phát" thành "Fát" hay thêm dấu khác đi không cứu được.
Chỉ khác loại hình. Đã có công ty cổ phần mang tên riêng đó thì mình lập công ty TNHH cùng tên riêng cũng bị trả.
Chỉ khác ký hiệu. Thêm dấu "&", dấu gạch, dấu chấm, dấu phẩy, dấu cộng vào giữa tên đã có không làm tên thành tên khác.
Chỉ thêm số hoặc chữ cái ở cuối. Lấy tên đã có rồi thêm "2", "Một" hay một chữ cái phía sau là kiểu bị trả phổ biến nhất ở người mới.
Chỉ thêm chữ "Tân" phía trước hoặc "Mới" phía sau. Đây là trường hợp được kể đích danh trong quy định, nhiều người tưởng thêm một chữ là đủ khác.
Chỉ thêm tên vùng miền. Kiểu thêm "miền Nam", "miền Bắc" vào sau tên đã có cũng nằm trong nhóm gây nhầm lẫn.
Tên tiếng nước ngoài trùng. Tên tiếng Anh của mình trùng tên tiếng Anh của công ty khác vẫn bị xét, dù tên tiếng Việt hai bên khác nhau.
Ngoại lệ cho doanh nghiệp cùng nhóm. Công ty con được dùng tên gần với công ty mẹ nếu có sự chấp thuận, nhưng tình huống này hầu như không áp dụng cho người làm ăn nhỏ.
Từ ngữ nào không được đưa vào tên?
Tên cơ quan nhà nước, đơn vị vũ trang, tổ chức chính trị – xã hội. Muốn dùng một phần tên của các tổ chức này thì phải có văn bản chấp thuận, người làm nhỏ nên tránh hẳn.
Từ ngữ, ký hiệu trái thuần phong mỹ tục. Tên mang nghĩa thô tục, xúc phạm, hoặc chơi chữ hai nghĩa kiểu câu khách trên mạng dễ bị trả và cũng không đáng để rủi ro.
Tên danh nhân, tên lịch sử. Không phải tên nào cũng cấm, nhưng nhiều trường hợp bị xem xét kỹ vì liên quan truyền thống văn hoá. Muốn dùng thì hỏi trước cơ quan đăng ký.
Từ gợi ý ngành mình không có. Đặt tên có chữ "ngân hàng", "bảo hiểm", "chứng khoán" trong khi không có phép hoạt động ngành đó sẽ bị trả hoặc gây rắc rối về sau.
Từ gợi ý quy mô mình không có. Chữ "tập đoàn" gắn với một nhóm công ty có quan hệ sở hữu với nhau; một công ty một thành viên vừa mở dùng chữ này dễ bị hỏi lại.
Chữ "quốc tế", "toàn cầu". Không bị cấm, nhưng khiến tên dài, dễ đụng hàng, và đặt trên hoá đơn tiệm cà phê thì hơi lạc.
Nhãn hiệu nổi tiếng của người khác. Ghép tên thương hiệu lớn vào tên mình, kể cả kiểu "phong cách", "chuẩn", rất dễ bị khiếu nại về sở hữu trí tuệ.
Quy trình chọn tên trước khi nộp hồ sơ
Làm theo thứ tự dưới đây mất khoảng một buổi tối, đỡ được một vòng nộp lại hồ sơ.
- Viết ra năm, sáu phương án. Ưu tiên tên ngắn, hai đến bốn âm tiết, đọc lên không nhầm, và có nét riêng chứ không phải chữ ai cũng thích như "Phát Đạt", "Thịnh Vượng".
- Tra trên cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Gõ phần tên riêng, xem các tên đang có, kể cả tên gần giống. Đừng chỉ gõ nguyên cụm, hãy gõ từng chữ chính để thấy các biến thể.
- Tra nhãn hiệu. Vào cơ sở dữ liệu sở hữu công nghiệp của cơ quan quản lý sở hữu trí tuệ để xem tên định dùng đã có ai đăng ký nhãn hiệu cho nhóm hàng của mình chưa.
- Kiểm tên miền và tên trang mạng xã hội. Tên công ty không cần trùng tên miền, nhưng tên quán thì nên đồng bộ. Biết sớm tên trang đã có người lấy để còn chọn lại.
- Chốt một tên chính và hai tên dự phòng. Ghi sẵn để khi có thông báo trả hồ sơ thì sửa trong ngày, không phải ngồi nghĩ lại từ đầu.
- Chỉ in ấn sau khi có giấy chứng nhận. Bảng hiệu, con dấu, danh thiếp, ly cốc in tên chỉ đặt làm khi tên đã nằm trên giấy chứng nhận đăng ký.
Việc tra trên cổng thông tin chỉ cho kết quả tham khảo. Quyết định cuối cùng vẫn là của cơ quan đăng ký kinh doanh khi xem hồ sơ, nên tên dự phòng là thứ không thể bỏ.
Tên công ty khác tên quán, khác nhãn hiệu: đừng gộp làm một
Nhiều chủ tiệm nghĩ đăng ký công ty xong là cái tên thuộc về mình. Thực tế có ba thứ khác nhau: tên doanh nghiệp trên giấy chứng nhận đăng ký, tên thương mại mà khách gọi quán, và nhãn hiệu đăng ký với cơ quan sở hữu trí tuệ. Đăng ký doanh nghiệp không tự động cho mình quyền độc quyền nhãn hiệu.
Ví dụ một quán cà phê nhỏ chạy tên "Mây Sớm" ba năm, đông khách, rồi một chuỗi khác đăng ký nhãn hiệu "Mây Sớm" trước. Lúc đó chủ quán có thể bị yêu cầu ngừng dùng tên trên bảng hiệu, ly cốc, trang bán hàng, dù công ty của mình đã đăng ký từ lâu. Quy định cũng cho phép cơ quan đăng ký yêu cầu đổi tên doanh nghiệp nếu tên đó xâm phạm quyền sở hữu công nghiệp của người khác.
Không phải tiệm nào cũng cần đăng ký nhãn hiệu ngay, nhất là khi còn thử thị trường. Nhưng nếu định mở chi nhánh, bán hàng đóng gói, hay đầu tư nhiều vào hình ảnh, thì nên hỏi một người làm sở hữu trí tuệ về việc nộp đơn sớm, vì nguyên tắc chung là ai nộp trước thì được xét trước.
Một cách đơn giản để đỡ rủi ro: chọn tên riêng có nét riêng thật sự, ghép từ không phổ biến, thay vì những chữ đẹp mà nghìn người đã nghĩ tới. Tên càng chung càng dễ đụng cả tên doanh nghiệp lẫn nhãn hiệu.
Sai lầm hay gặp khi đặt tên và cách sửa
In bảng hiệu trước khi có giấy. Sửa: chờ giấy chứng nhận rồi mới đặt in. Trong lúc chờ, dùng bản thiết kế số để chạy thử trang bán hàng.
Tên tiếng Anh dịch máy. Tên nước ngoài ghi sai ngữ pháp sẽ nằm trên hoá đơn, hợp đồng nhiều năm. Sửa: nhờ người giỏi tiếng Anh đọc lại, hoặc bỏ trống tên nước ngoài.
Tên viết tắt quá ngắn. Hai ba chữ cái viết tắt rất dễ trùng. Sửa: hoặc không đăng ký tên viết tắt, hoặc chọn viết tắt có đủ nét riêng.
Tên quá dài. Tên dài phải ghi đầy đủ trên hoá đơn, con dấu, hợp đồng, rất bất tiện. Sửa: giữ tên riêng dưới năm âm tiết.
Đặt tên theo ngành hẹp. Đặt "Cà phê ..." cho công ty rồi sau này mở thêm tiệm bánh, phải đổi tên hoặc chịu tên lệch ngành. Sửa: tên công ty nên trung tính, tên quán đặt riêng.
Tưởng tên hộ kinh doanh được bảo vệ. Hộ kinh doanh chỉ kiểm trùng trong địa bàn hẹp. Sửa: nếu tên là tài sản quan trọng, tính đường đăng ký nhãn hiệu.
Nhờ dịch vụ "đặt tên đẹp phong thuỷ". Không sai luật, nhưng đừng để yếu tố đó đẩy mình vào những chữ ai cũng dùng. Sửa: kiểm trùng trước rồi mới chọn theo sở thích.
Đổi tên liên tục. Mỗi lần đổi tên là một lần cập nhật con dấu, hoá đơn, hợp đồng, tài khoản ngân hàng. Sửa: chọn kỹ một lần.
Câu hỏi thường gặp
Tên hộ kinh doanh có được trùng với tên công ty khác không?
Hộ kinh doanh và doanh nghiệp là hai hệ đăng ký khác nhau, nên tên hộ thường không bị đem so với toàn bộ tên doanh nghiệp. Tuy vậy, nếu tên hộ trùng nhãn hiệu đã đăng ký của người khác thì vẫn có thể bị khiếu nại. Hỏi bộ phận đăng ký ở xã, phường khi không chắc.
Có bắt buộc đăng ký tên tiếng Anh cho công ty không?
Không bắt buộc. Tên tiếng nước ngoài và tên viết tắt là tuỳ chọn. Đã đăng ký thì tên đó được ghi trên giấy chứng nhận và cũng phải không trùng với tên của doanh nghiệp khác.
Tra tên trên cổng thông tin thấy không trùng thì chắc chắn được duyệt chứ?
Chưa chắc. Cổng thông tin cho biết tên đã có, nhưng việc đánh giá gây nhầm lẫn là do cán bộ xem hồ sơ quyết định. Luôn có tên dự phòng khi nộp.
Đổi tên công ty sau khi đã hoạt động có phức tạp không?
Thủ tục đăng ký đổi tên không phức tạp, nhưng kéo theo nhiều việc: cập nhật hoá đơn điện tử, con dấu, hợp đồng đang chạy, tài khoản ngân hàng, bảng hiệu. Nên lập danh sách việc cần cập nhật và hỏi kế toán trước khi nộp.
Có nên dùng tên mình làm tên công ty?
Được, nhiều người dùng tên riêng của mình hoặc của con. Nhược điểm là tên người rất dễ trùng, nên thường phải ghép thêm một chữ khác để có nét riêng.
Đã đăng ký công ty rồi có cần đăng ký nhãn hiệu không?
Đăng ký doanh nghiệp và đăng ký nhãn hiệu là hai thủ tục khác nhau, ở hai cơ quan khác nhau. Nếu tên quán là tài sản quan trọng hoặc định mở rộng, nên hỏi người làm sở hữu trí tuệ về việc nộp đơn nhãn hiệu sớm.
