Bán hàng hoá thì lập hoá đơn tại thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng cho người mua; cung cấp dịch vụ thì lập khi hoàn thành dịch vụ, hoặc khi thu tiền trước, thu tiền trong lúc đang cung cấp. Cả hai trường hợp đều không phụ thuộc việc đã thu được tiền hay chưa. Thông tin người mua trên hoá đơn phải khớp với tên, mã số thuế họ đã đăng ký.
Thói quen phổ biến ở doanh nghiệp nhỏ là "khách trả tiền rồi mới xuất hoá đơn". Cửa hàng vật liệu giao hàng cho công trình hôm nay, chủ thầu hẹn cuối tháng thanh toán, hoá đơn để cuối tháng xuất luôn cho tiện. Nghe hợp lý về dòng tiền, nhưng sai về thời điểm, và lệch tháng là lệch cả tờ khai.
Bài này nói các tình huống thời điểm hay gặp và cách ghi thông tin người mua. Những ngành có quy định thời điểm riêng như xây dựng, xuất khẩu, điện nước, viễn thông, hãy hỏi kế toán hoặc xem văn bản hiện hành.
Vì sao thời điểm lập hoá đơn quan trọng đến vậy?
Thời điểm lập hoá đơn quyết định doanh thu và thuế đầu ra thuộc kỳ kê khai nào. Giao hàng ngày cuối tháng chín mà để mùng năm tháng mười mới xuất hoá đơn, doanh thu đó lẽ ra thuộc quý ba lại nằm sang quý bốn. Một hoá đơn thì nhỏ, nhưng thói quen này lặp lại cả năm thì tờ khai nào cũng lệch.
Lập hoá đơn không đúng thời điểm là một hành vi bị xử phạt riêng, kể cả khi số thuế cuối cùng không thay đổi. Nếu việc chậm xuất làm chậm nộp thuế, còn thêm tiền chậm nộp. Khi bị kiểm tra, cơ quan thuế thường đối chiếu ngày trên phiếu giao hàng, biên bản nghiệm thu, hợp đồng với ngày trên hoá đơn.
Với người mua, hoá đơn đúng thời điểm giúp họ kê khai thuế đầu vào và ghi nhận chi phí đúng kỳ. Khách doanh nghiệp làm ăn bài bản sẽ khó chịu khi nhận hoá đơn trễ, vì nó làm rối sổ của họ.
Còn một lý do thực tế: hoá đơn là bằng chứng giao dịch. Xuất ngay khi giao hàng thì nếu sau này có tranh chấp công nợ, mình có chứng từ khớp ngày với phiếu giao.
Thời điểm lập hoá đơn trong các tình huống hay gặp
Bán hàng giao ngay, trả tiền ngay. Lập hoá đơn lúc giao hàng. Đơn giản nhất, ít ai sai.
Bán hàng giao trước, trả tiền sau. Vẫn lập hoá đơn lúc giao hàng, không chờ thu tiền. Công nợ theo dõi riêng.
Khách chuyển khoản trước, giao hàng sau. Với hàng hoá, thời điểm vẫn gắn với lúc chuyển giao quyền sở hữu. Tiền nhận trước ghi nhận là khoản khách trả trước.
Giao hàng nhiều lần theo một hợp đồng. Mỗi lần giao hàng, bàn giao là một lần lập hoá đơn cho phần đã giao.
Dịch vụ làm xong mới thu tiền. Lập khi hoàn thành việc cung cấp dịch vụ, ví dụ thiết kế xong bàn giao bản vẽ.
Dịch vụ thu tiền trước. Thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ thì lập hoá đơn ở thời điểm thu tiền, trừ các khoản đặt cọc, tạm ứng để bảo đảm thực hiện hợp đồng theo quy định.
Dịch vụ thu theo tháng như phí bảo trì, thuê bao. Thường lập theo kỳ cung cấp hoặc kỳ thu tiền theo thoả thuận; kiểm tra quy định cho ngành của mình.
Tiền đặt cọc giữ chỗ. Đặt cọc bảo đảm thực hiện hợp đồng chưa phải doanh thu; khi chuyển thành tiền thanh toán dịch vụ thì xem lại thời điểm lập hoá đơn.
Ngành xây dựng, lắp đặt. Có quy định riêng gắn với nghiệm thu, bàn giao từng phần; hỏi kế toán.
Hàng gửi bán đại lý. Thời điểm lập hoá đơn tuỳ hình thức đại lý và thoả thuận; ca này nên hỏi người có chuyên môn.
Ghi thông tin người mua: chỗ nhỏ, hậu quả không nhỏ
Với người mua là doanh nghiệp, tổ chức, hộ kinh doanh, hoá đơn phải ghi đúng tên, địa chỉ và mã số thuế theo đăng ký. Tên công ty dài, nhiều chữ tiếng Anh, viết tắt là chỗ hay sai nhất. Cách chắc ăn là xin khách thông tin bằng văn bản, hoặc tự đối chiếu trên kênh tra cứu chính thức, rồi lưu lại vào danh mục khách hàng để lần sau dùng đúng.
Trước khi xuất hoá đơn cho một khách mới, tra nhanh mã số thuế để chắc tên, địa chỉ và trạng thái hoạt động của họ; trang tra cứu mã số thuế doanh nghiệp giúp làm việc này trong vài giây. Khách có mã số thuế đang tạm ngừng hay đã ngừng hoạt động là tín hiệu nên hỏi lại trước khi giao hàng công nợ.
Với người mua là cá nhân không kinh doanh, hoá đơn không bắt buộc ghi mã số thuế. Nếu khách cần hoá đơn đứng tên mình, ghi đúng họ tên và số định danh cá nhân khi họ cung cấp. Khách lẻ không cung cấp thông tin thì ghi theo hướng dẫn cho người mua không cung cấp tên, mã số thuế.
Địa chỉ sau sắp xếp đơn vị hành chính là chuyện mới: nhiều khách vẫn đọc địa chỉ cũ có quận, huyện. Ghi theo thông tin đăng ký thuế hiện tại của họ; nếu chưa cập nhật thì nhắc khách, đừng tự sửa theo ý mình.
Sai lầm hay gặp và cách tránh
Chờ thu tiền mới xuất hoá đơn hàng hoá. Sai thời điểm. Xuất khi giao, theo dõi công nợ riêng.
Gộp hoá đơn cả tháng cho khách quen. Giao nhiều lần thì mỗi lần một hoá đơn; gộp cuối tháng là sai thời điểm cho các lần giao trước.
Lấy mã số thuế theo trí nhớ hoặc danh thiếp cũ. Mã số thuế, tên, địa chỉ có thể đã đổi. Tra lại trước khi xuất cho khách mới hoặc khách lâu không mua.
Ghi tên viết tắt của khách. Hoá đơn phải ghi tên theo đăng ký; tên viết tắt chỉ được dùng theo quy định, không tự đặt.
Ghi mã số thuế công ty mẹ cho chi nhánh mua hàng. Chi nhánh có mã riêng thì ghi mã chi nhánh nếu chi nhánh là bên mua.
Xuất hoá đơn cho người không phải bên mua thật. Khách nhờ "xuất cho công ty người quen" là xuất sai người mua, rủi ro cho cả hai bên.
Xuất trước ngày giao để "giữ chỗ". Cũng là sai thời điểm, và nếu đơn huỷ thì phải xử lý hoá đơn.
Không ghi lại ngày giao hàng thực tế. Thiếu phiếu giao, biên bản bàn giao thì khó chứng minh thời điểm khi có câu hỏi.
Khi nào nên hỏi kế toán hoặc cơ quan thuế
Hợp đồng có nhiều giai đoạn thanh toán xen với nhiều đợt giao hàng, nghiệm thu, như xây dựng, lắp đặt, phần mềm theo dự án, là ca nên ngồi với kế toán trước khi ký để thống nhất lúc nào xuất hoá đơn cho phần nào.
Bán hàng qua đại lý, ký gửi, hay bán cho khách nước ngoài cũng có quy tắc riêng; đừng áp nguyên cách làm của bán lẻ trong nước.
Nếu đã có thói quen xuất trễ trong thời gian dài, đừng tự sửa bằng cách lùi ngày hoá đơn. Hoá đơn điện tử có mã ghi nhận ngày lập và ngày cấp mã; sửa sai cách sẽ tạo thêm vi phạm. Nhờ kế toán xem lại và chuyển sang quy trình đúng từ một thời điểm rõ ràng.
Cuối cùng, khi khách đòi ghi thông tin người mua không khớp với người thật sự nhận hàng, trả tiền, hãy từ chối lịch sự. Hoá đơn ghi sai người mua có thể bị coi là sử dụng hoá đơn không hợp pháp.
Câu hỏi thường gặp
Chưa thu tiền có phải xuất hoá đơn không?
Với hàng hoá, có. Thời điểm lập hoá đơn là lúc chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng, không phụ thuộc đã thu tiền. Với dịch vụ, lập khi hoàn thành dịch vụ dù chưa thu tiền.
Khách chuyển tiền đặt cọc có phải xuất hoá đơn ngay không?
Tiền đặt cọc, tạm ứng để bảo đảm thực hiện hợp đồng thường chưa phải lập hoá đơn. Với dịch vụ, khoản thu trước mang tính thanh toán thì lập hoá đơn khi thu. Ranh giới giữa hai loại nên ghi rõ trong hợp đồng.
Xuất hoá đơn trễ vài ngày có bị phạt không?
Lập hoá đơn không đúng thời điểm là hành vi có thể bị xử phạt, mức tuỳ tình tiết. Nếu việc trễ làm lệch kỳ kê khai thì còn có thể phát sinh tiền chậm nộp.
Khách cá nhân có cần ghi mã số thuế trên hoá đơn không?
Không bắt buộc. Nếu khách muốn hoá đơn đứng tên mình thì ghi đúng họ tên và số định danh cá nhân do khách cung cấp.
Ghi sai tên công ty người mua nhưng đúng mã số thuế thì sao?
Trường hợp chỉ sai tên, địa chỉ người mua mà đúng mã số thuế và các nội dung khác đúng, quy định cho phép xử lý bằng thông báo, không phải lập lại hoá đơn. Cách thông báo cụ thể hỏi kế toán hoặc nhà cung cấp hoá đơn.
Giao hàng nhiều lần thì xuất một hay nhiều hoá đơn?
Mỗi lần giao hàng, bàn giao là một lần lập hoá đơn cho khối lượng, giá trị đã giao. Gộp nhiều lần giao vào một hoá đơn cuối tháng là sai thời điểm.
