Người làm tự do cần một hợp đồng dịch vụ chốt rõ năm thứ: phạm vi công việc, cách nghiệm thu và số lần sửa, mốc thanh toán, giá đã gồm thuế hay chưa, và thời điểm quyền với sản phẩm chuyển sang khách. Thiếu một trong năm điều này, tranh chấp gần như chắc chắn sẽ rơi vào đúng chỗ đó.
Phần lớn rắc rối của người thiết kế, viết nội dung, làm phần mềm không đến từ khách xấu, mà từ những thoả thuận qua tin nhắn kiểu "anh cứ làm, ưng thì trả". Tới lúc khách đòi sửa lần thứ sáu, hoặc dự án dừng giữa chừng, không ai nhớ đã hứa gì. Hợp đồng không cần dày, nhưng cần đúng chỗ.
Bài dưới đây là danh sách điều khoản để tự soát. Hợp đồng giá trị lớn, có yếu tố nước ngoài, hay có chuyển giao quyền tác giả thì nên nhờ luật sư đọc trước khi ký.
Hợp đồng dịch vụ khác hợp đồng lao động ở đâu?
Hợp đồng dịch vụ là thoả thuận một bên thực hiện công việc, bên kia trả tiền dịch vụ. Người làm dịch vụ tự tổ chức công việc, tự chọn giờ giấc và công cụ, chịu trách nhiệm về kết quả. Hợp đồng lao động thì khác: người lao động làm việc dưới sự quản lý, điều hành của người sử dụng lao động, có trả lương và các chế độ đi kèm.
Ranh giới này quan trọng vì nó quyết định cả thuế lẫn bảo hiểm. Một bản ghi tên "hợp đồng cộng tác" nhưng bắt mình chấm công tám tiếng ở văn phòng, nhận lương tháng cố định, chịu nội quy như nhân viên, thì về bản chất có thể bị xem là quan hệ lao động. Khi đó bên thuê có thể có nghĩa vụ đóng bảo hiểm bắt buộc mà họ đang né.
Người làm tự do thật sự thì ngược lại: nên giữ cho hợp đồng thể hiện đúng là dịch vụ. Ghi rõ sản phẩm bàn giao chứ không ghi "làm việc tại văn phòng từ 8 giờ", ghi tiền theo hạng mục chứ không ghi "lương". Không phải để lách gì, mà để giấy tờ nói đúng những gì đang diễn ra.
Nếu đọc tới đây mà thấy mình đang làm như nhân viên nhưng chỉ được ký hợp đồng dịch vụ, đó là chuyện nên hỏi thanh tra lao động hoặc luật sư, không phải chuyện sửa bằng câu chữ.
Những điều khoản phải có trong hợp đồng
Thông tin hai bên. Tên, số định danh hoặc mã số thuế, địa chỉ, người ký và thẩm quyền ký. Khách là công ty thì nên tra mã số thuế và trạng thái hoạt động của doanh nghiệp trước, tránh ký với một công ty đã ngừng hoạt động.
Phạm vi công việc cụ thể. Liệt kê sản phẩm: bao nhiêu trang, bao nhiêu màn hình, định dạng file nào. Những gì không nằm trong danh sách thì ghi rõ là ngoài phạm vi.
Số lần sửa được tính trong giá. Ghi một con số. Sửa vượt thì tính phí theo giờ hoặc theo hạng mục, có báo trước.
Tiêu chí và thời hạn nghiệm thu. Khách có bao nhiêu ngày để phản hồi sau khi nhận bàn giao; quá hạn không phản hồi thì coi như đã nghiệm thu. Điều khoản này cứu nhiều dự án bị "treo" vô thời hạn.
Giá và việc thuế. Ghi rõ giá đã bao gồm thuế thu nhập cá nhân hay chưa, ai khấu trừ, ai nộp. Cùng một con số ghi trong hợp đồng, nhận từ bên có khấu trừ và bên không khấu trừ là hai số tiền khác nhau về tay.
Mốc thanh toán. Tạm ứng khi ký, thanh toán từng phần theo giai đoạn, phần cuối khi nghiệm thu. Ghi hạn trả sau mỗi mốc và tài khoản nhận đúng tên mình.
Quyền với sản phẩm. Quyền sử dụng hay quyền sở hữu chuyển sang khách khi nào; nên ghi là sau khi thanh toán đủ. Mình có được đưa sản phẩm vào hồ sơ năng lực không.
Bảo mật. Phạm vi thông tin phải giữ kín và thời hạn. Đừng ký điều khoản bảo mật vô hạn cho cả những thứ ai cũng biết.
Chấm dứt giữa chừng. Bên nào dừng thì thanh toán phần việc đã làm ra sao, trả lại tạm ứng thế nào, bàn giao file dở dang hay không.
Chậm thanh toán. Lãi chậm trả hoặc quyền tạm dừng công việc khi khách trễ mốc. Có điều khoản này, mình không phải "xin" tiền.
Giải quyết tranh chấp. Thương lượng trước, sau đó toà án nơi nào hoặc trọng tài. Hợp đồng với khách nước ngoài cần ghi luật áp dụng và ngôn ngữ bản chính.
Hợp đồng qua email, tin nhắn có giá trị không?
Giao kết qua phương tiện điện tử được pháp luật thừa nhận. Một chuỗi email trong đó khách xác nhận phạm vi, giá và tiến độ, mình đồng ý, là bằng chứng có giá trị. Hợp đồng ký điện tử qua các nền tảng ký số cũng vậy.
Vấn đề là chứng minh. Tin nhắn trên ứng dụng chat có thể bị thu hồi, tài khoản có thể bị xoá. Email từ địa chỉ công ty thì đáng tin hơn tin nhắn từ tài khoản cá nhân của một nhân viên đã nghỉ. Nên lưu bản xuất của cuộc trò chuyện, chụp màn hình có ngày giờ và tên tài khoản.
Cách gọn mà người làm lâu hay dùng: sau buổi trao đổi, gửi một email tóm tắt "Theo trao đổi hôm nay, em hiểu phạm vi là…, giá là…, mốc là…, anh xác nhận giúp em". Một câu xác nhận của khách biến cuộc nói chuyện thành thoả thuận có dấu vết.
Với khách là doanh nghiệp, họ thường cần hợp đồng có ký và chứng từ để hạch toán chi phí. Lúc đó đừng ngại, cứ ký bản giấy hoặc bản ký số đầy đủ, vì nó bảo vệ cả mình.
Lỗi hay gặp khi người làm tự do tự soạn hợp đồng
Chép mẫu trên mạng mà không đọc. Mẫu viết cho ngành khác, có điều khoản phạt chỉ dành cho bên làm dịch vụ. Đọc từng câu, bỏ cái không hợp.
Ghi "theo yêu cầu của bên A" thay cho phạm vi. Câu này cho phép khách yêu cầu vô tận. Thay bằng danh sách sản phẩm cụ thể.
Không ghi số lần sửa. Tranh chấp phổ biến nhất của nghề thiết kế bắt đầu từ đây.
Chuyển giao toàn bộ quyền ngay khi ký. Khách chưa trả đồng nào mà đã có toàn quyền với sản phẩm. Gắn chuyển giao vào lúc thanh toán đủ.
Nhận việc trước, ký sau. Làm xong một nửa mới bàn hợp đồng thì mình đã mất thế thương lượng.
Ghi giá mà không nói thuế. Tới lúc nhận tiền thấy bị trừ một khoản mới hỏi thì đã muộn.
Ký điều khoản phạt vi phạm không giới hạn. Phạt vi phạm và bồi thường thiệt hại là hai chuyện khác nhau; đọc kỹ, nhờ luật sư nếu mức phạt có thể vượt giá trị hợp đồng.
Không giữ bản đã ký. Khách gửi bản scan rồi thôi. Giữ bản gốc hoặc bản ký số có thể kiểm chứng.
Trình tự ký một dự án mới cho gọn
Áp dụng được cho cả khách lẻ và khách là công ty, chỉ khác mức độ chi tiết.
- Trao đổi và gửi báo giá có phạm vi. Báo giá ghi sẵn danh sách sản phẩm và số lần sửa.
- Kiểm tra bên thuê. Với công ty: tên, mã số thuế, trạng thái hoạt động, người ký có thẩm quyền không.
- Soạn hợp đồng từ mẫu riêng của mình. Một mẫu đã được luật sư đọc một lần, mỗi dự án chỉ điền phụ lục.
- Ký và nhận tạm ứng. Chưa nhận tạm ứng thì chưa bắt đầu, trừ khách quen lâu năm.
- Bàn giao theo mốc kèm biên bản hoặc email xác nhận. Mỗi mốc một dấu vết.
- Nghiệm thu, thanh toán cuối, chuyển quyền. Gửi file gốc sau khi nhận đủ tiền.
- Lưu hồ sơ dự án. Hợp đồng, email, chứng từ nhận tiền, chứng từ khấu trừ thuế nếu có, để dùng khi quyết toán.
Câu hỏi thường gặp
Người làm tự do có cần đóng dấu vào hợp đồng không?
Cá nhân không có con dấu, chữ ký là đủ. Phía công ty thì việc đóng dấu tuỳ quy định nội bộ của họ; điều quan trọng hơn là người ký có thẩm quyền.
Khách nước ngoài gửi hợp đồng tiếng Anh thì ký được không?
Được. Hiểu hết từng điều khoản trước khi ký, nhất là phần luật áp dụng, quyền sở hữu trí tuệ và giải quyết tranh chấp. Hợp đồng giá trị lớn thì nên nhờ người chuyên môn đọc.
Khách không trả tiền thì làm gì?
Gửi thông báo nhắc bằng văn bản, viện dẫn mốc và điều khoản chậm trả. Không được thì thương lượng, hoà giải, cuối cùng là khởi kiện. Hợp đồng và dấu vết bàn giao rõ ràng quyết định khả năng đòi được.
Có nên ghi giá "đã bao gồm thuế"?
Có thể, miễn hai bên hiểu cùng một cách. Nếu khách là công ty phải khấu trừ, ghi rõ số tiền trước thuế, số khấu trừ và số thực nhận để không ai bất ngờ.
Hợp đồng miệng có giá trị không?
Hợp đồng dịch vụ không bắt buộc bằng văn bản trong nhiều trường hợp, nhưng khi có tranh chấp thì rất khó chứng minh. Tối thiểu nên có email hoặc tin nhắn xác nhận các điểm chính.
