Mở shop online đúng luật không cần làm hết mọi thủ tục trong ngày đầu, nhưng cần đi đúng thứ tự. Từ đơn đầu tiên: ghi sổ doanh thu và dùng một tài khoản riêng. Khi đã bán đều: đăng ký hộ kinh doanh, kê khai thuế theo kỳ, công khai thông tin người bán, giá và chính sách đổi trả. Ngành hàng có điều kiện như thực phẩm, mỹ phẩm thì phải có giấy tờ trước khi bán, không phải sau. Chỉ chuyển lên công ty khi quy mô hoặc khách hàng đòi hỏi.
Phần lớn người bán online bắt đầu bằng vài món bán cho bạn bè, rồi một ngày nhận ra mình đang có hàng trăm đơn mỗi tháng mà chưa từng làm thủ tục gì. Lúc đó sửa lại thì vẫn được, nhưng tốn công hơn nhiều so với làm đúng từ đầu.
Bài này là lộ trình tổng thể, chia theo giai đoạn, kèm việc nào gấp, việc nào để sau. Mỗi giai đoạn trỏ tới bài chi tiết khi cần đi sâu.
Giai đoạn bán thử: có cần làm gì ngay không?
Bán thử vài tuần cho người quen để xem có ai mua không là chuyện bình thường. Ở giai đoạn này, chưa ai bắt phải có giấy đăng ký. Nhưng có hai việc nên làm ngay vì về sau không làm lại được: ghi sổ doanh thu từ đơn đầu tiên, và nhận tiền vào một tài khoản riêng.
Lý do rất thực tế. Khi shop lớn lên, cơ quan thuế có thể hỏi doanh thu từ lúc bắt đầu. Không có sổ thì không có gì để chứng minh giai đoạn đầu bán ít. Tài khoản lẫn tiền gia đình thì phải giải thích từng dòng.
Giai đoạn bán thử cũng là lúc kiểm nguồn hàng. Hàng lấy từ đâu, có hoá đơn hay phiếu xuất không, có nhãn đầy đủ không. Thói quen lấy hàng không giấy tờ ở giai đoạn này sẽ đi theo shop rất lâu.
Ranh giới giữa bán thử và kinh doanh không nằm ở cảm giác của người bán mà ở thực tế: nhập hàng đều, bán đều, có lời, có quảng cáo. Khi đã như vậy, coi như mình đang kinh doanh.
Lộ trình theo giai đoạn
Bảng dưới gom việc cần làm theo từng giai đoạn của một shop online điển hình. Mốc chuyển giai đoạn là gợi ý, mỗi shop tự đánh giá.
| Giai đoạn | Dấu hiệu | Việc pháp lý | Việc thuế và sổ sách |
|---|---|---|---|
| Bán thử | Vài đơn, người quen, chưa nhập hàng đều | Kiểm nguồn hàng, điều kiện ngành hàng | Sổ doanh thu, tài khoản riêng |
| Bán đều | Có đơn hằng tuần, nhập hàng định kỳ, chạy quảng cáo | Đăng ký hộ kinh doanh, công khai thông tin người bán, chính sách | Kê khai theo kỳ, lưu chứng từ nhập hàng |
| Mở rộng kênh | Bán cả sàn, mạng xã hội, website | Thông báo website nếu có chức năng đặt hàng, thể lệ khuyến mại | Đối soát chứng từ khấu trừ của sàn, khai phần ngoài sàn |
| Thuê người | Có nhân viên đóng gói, trực trang | Hợp đồng lao động, nội quy, dữ liệu nhân viên | Bảng lương, khấu trừ thuế, bảo hiểm theo quy định |
| Lên công ty | Khách doanh nghiệp cần hoá đơn, quy mô lớn, nhiều người cùng làm chủ | Thành lập công ty, chuyển đổi tài khoản, hợp đồng | Kế toán đầy đủ, báo cáo tài chính |
Không cần nhảy lên giai đoạn sau sớm. Hộ kinh doanh làm đúng thì nhẹ việc hơn công ty làm qua loa.
Đăng ký hộ kinh doanh cho shop online
Khi đã bán đều, đây là bước quan trọng nhất. Trình tự chung, chi tiết hồ sơ hỏi cơ quan đăng ký kinh doanh nơi nộp:
- Xác định địa điểm kinh doanh. Shop online thường dùng chính nhà ở làm địa điểm. Nhà thuê thì nên có sự đồng ý của chủ nhà.
- Chọn tên hộ kinh doanh. Không trùng với hộ khác trong phạm vi quy định, không dùng từ ngữ bị cấm.
- Chọn ngành nghề. Ghi đúng ngành thực tế: bán lẻ qua mạng, bán lẻ quần áo, thực phẩm. Ngành có điều kiện thì chuẩn bị giấy tờ riêng.
- Nộp hồ sơ. Tại cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã nơi đặt địa điểm, nhiều nơi cho nộp trực tuyến.
- Nhận giấy chứng nhận và kiểm tra thông tin thuế. Kiểm tra mã số thuế của hộ đã được ghi nhận đúng.
- Cập nhật thông tin trên sàn, trang bán hàng. Để chứng từ khấu trừ, hoá đơn ghi đúng người.
- Hỏi cơ quan thuế kỳ khai và mẫu khai. Một lần hỏi cho rõ, ghi lại lịch.
Sau khi đăng ký, có thể tra mã số thuế và trạng thái hoạt động của hộ mình để chắc thông tin đã được ghi nhận đúng, trước khi khai lên sàn hay đưa cho đối tác.
Hộ kinh doanh hay công ty cho shop online?
Câu hỏi này hay bị trả lời theo cảm tính: "lên công ty cho chuyên nghiệp". Thực tế, công ty kéo theo kế toán đầy đủ, báo cáo tài chính, quy định về con dấu, tài khoản, chi phí duy trì hằng tháng. Với một shop vài người bán quần áo, hộ kinh doanh thường gọn hơn nhiều.
Có vài dấu hiệu cho thấy nên nghĩ tới công ty: khách sỉ là doanh nghiệp cần hoá đơn và hợp đồng với pháp nhân; nhiều người cùng bỏ công bỏ của làm chủ và cần phân định rõ phần của mỗi người; quy mô lớn tới mức cần tách bạch tài sản cá nhân khỏi rủi ro kinh doanh; hoặc muốn làm việc với sàn, nhà cung cấp lớn chỉ hợp tác với doanh nghiệp.
Hộ kinh doanh không giới hạn bán online hay offline, cũng có thể dùng hoá đơn điện tử theo quy định. Điểm khác lớn là chủ hộ chịu trách nhiệm bằng toàn bộ tài sản của mình, còn công ty trách nhiệm hữu hạn thì giới hạn trong phần vốn góp.
Quyết định này nên ngồi với kế toán một buổi, đem theo số liệu doanh thu, chi phí thật. Chi tiết về đăng ký và thay đổi loại hình nằm ở danh mục đăng ký kinh doanh của site.
Checklist trước khi mở bán chính thức
Sổ doanh thu và tài khoản riêng. Đã có từ giai đoạn bán thử.
Giấy đăng ký hộ kinh doanh nếu thuộc diện. Ngành nghề ghi đúng hàng mình bán.
Nguồn hàng có chứng từ. Hoá đơn, phiếu xuất, chứng từ nhập khẩu với hàng ngoại.
Nhãn hàng đầy đủ. Đặc biệt hàng nhập khẩu cần nhãn phụ tiếng Việt.
Giấy tờ ngành có điều kiện. An toàn thực phẩm, công bố mỹ phẩm, tự công bố sản phẩm.
Thông tin người bán và chính sách trên trang. Giá rõ, phí giao, đổi trả, khiếu nại, như bài thông tin bắt buộc trên website, fanpage bán hàng.
Câu chữ quảng cáo đã rà. Không từ tuyệt đối, không công dụng chữa bệnh.
Cách xin đồng ý và giữ dữ liệu khách. Ô đồng ý nhận tin, nơi lưu danh sách có mật khẩu.
Lịch thuế đã hỏi cơ quan thuế. Biết mình khai theo kỳ nào.
Tình huống: chị bán bánh từ bếp nhà
Một người mẹ làm bánh bông lan trong bếp nhà, ban đầu bán cho phụ huynh cùng lớp con qua nhóm Zalo. Ba tháng sau, mỗi tuần có vài chục đơn, bắt đầu chạy quảng cáo trên mạng xã hội, giao qua ứng dụng giao đồ ăn. Lúc này chị không còn bán thử nữa.
Việc cần làm theo thứ tự: đăng ký hộ kinh doanh với ngành sản xuất, bán lẻ bánh; tìm hiểu điều kiện an toàn thực phẩm cho cơ sở sản xuất nhỏ lẻ tại nhà, gồm giấy khám sức khoẻ, kiến thức an toàn thực phẩm, bếp sạch và tách khu sinh hoạt; xem sản phẩm đóng gói sẵn có phải tự công bố không; in nhãn với tên bánh, tên và địa chỉ người làm, ngày sản xuất, hạn dùng, thành phần.
Về thuế, các đơn qua ứng dụng giao đồ ăn hoặc sàn có chức năng thanh toán có thể được khấu trừ; đơn qua Zalo thì chị tự khai. Cách tách hai phần này đã nói trong bài bán trên sàn thương mại điện tử, sàn trừ thuế rồi còn làm gì và bài bán hàng qua Facebook, Zalo, livestream.
Chỗ chị dễ sai nhất là quảng cáo: viết "bánh không đường, tốt cho người tiểu đường" là đã nói công dụng liên quan sức khoẻ. Viết đúng thành phần và để khách tự quyết thì an toàn hơn.
Giấy tờ ngành hàng hay gặp khi bán online
Thực phẩm tự làm. Điều kiện an toàn thực phẩm của cơ sở, tự công bố sản phẩm với thực phẩm bao gói sẵn trong nhiều trường hợp.
Thực phẩm bảo vệ sức khoẻ. Đăng ký bản công bố sản phẩm, xác nhận nội dung quảng cáo. Nặng hơn thực phẩm thường nhiều.
Mỹ phẩm. Sản phẩm phải được công bố trước khi đưa ra thị trường; tự sản xuất thì cơ sở phải đủ điều kiện sản xuất mỹ phẩm.
Đồ uống có cồn. Bán lẻ cần giấy phép theo quy định, và bị hạn chế bán, quảng cáo trên mạng.
Thuốc. Bán thuốc qua mạng bị giới hạn chặt, thuốc kê đơn không được bán kiểu này. Không phải mảng cho shop nhỏ tự làm.
Thiết bị điện, đồ chơi trẻ em. Nhiều mặt hàng phải có dấu hợp quy, chứng nhận phù hợp tiêu chuẩn.
Hàng nhập khẩu. Chứng từ nhập khẩu, nhãn phụ tiếng Việt.
Không chắc hàng của mình thuộc nhóm nào. Hỏi Sở Công Thương, cơ quan y tế hoặc luật sư trước khi nhập lô lớn.
Nhịp việc hằng tháng, quý, năm của shop online
Khi đã chạy ổn, việc pháp lý và thuế trở thành nhịp đều. Dưới đây là khung theo nguyên tắc, kỳ cụ thể theo hướng dẫn của cơ quan thuế:
- Mỗi ngày. Ghi đơn và doanh thu, lưu chứng từ nhập hàng.
- Mỗi tháng. Đối soát sàn, tiền về tài khoản, thu hộ của bên vận chuyển; dọn danh sách nhận tin.
- Mỗi kỳ khai thuế. Khai và nộp phần doanh thu thuộc nghĩa vụ tự khai, lưu tờ khai.
- Trước mỗi đợt khuyến mại. Viết thể lệ, làm thủ tục nếu thuộc diện.
- Mỗi năm. Rà lại ngành nghề, địa chỉ, giấy tờ ngành hàng còn hạn không, thông tin trên trang còn đúng không.
- Khi có thay đổi lớn. Đổi địa chỉ, đổi người đứng tên, thêm ngành: cập nhật đăng ký và thông báo với sàn.
Sai lầm thường gặp khi mở shop online
Đợi lớn mới làm thủ tục. Lúc đó phải sửa cả phần đã qua.
Nhờ người thân đứng tên. Mọi nghĩa vụ ghi vào người đó, tranh chấp trong nhà rất khó gỡ.
Lấy hàng không giấy tờ vì rẻ. Kho bị kiểm tra là hàng bị tạm giữ.
Lên công ty quá sớm. Chi phí kế toán, báo cáo vượt lợi ích.
Chép chính sách, câu quảng cáo của shop khác. Chép luôn cả lỗi của họ; cách viết đúng có trong bài quảng cáo bán hàng online, câu chữ dễ vi phạm.
Không đọc điều khoản sàn. Bị phạt, bị khoá vì những điều đã ghi rõ.
Tin "mẹo" né thuế trong nhóm bán hàng. Chia tài khoản, ghi nội dung chuyển khoản sai đều để lại dấu vết.
Bỏ qua dữ liệu khách. Danh sách khách là tài sản và cũng là trách nhiệm.
Khi nào nên hỏi kế toán, luật sư hoặc cơ quan có thẩm quyền?
Phân vân hộ kinh doanh hay công ty. Một buổi với kế toán có số liệu thật.
Ngành hàng có điều kiện. Hỏi cơ quan chuyên ngành trước khi nhập hàng.
Bán hàng nhập khẩu tự order. Hỏi về thủ tục nhập khẩu và nhãn phụ.
Doanh thu tăng nhanh. Đổi kỳ khai, hoá đơn điện tử, sổ sách chi tiết.
Nhiều người cùng góp sức làm chủ. Thoả thuận phần của mỗi người bằng văn bản, hỏi luật sư.
Đã bán lâu chưa khai. Hỏi về khai bổ sung trước khi bị kiểm tra.
Bị kiểm tra hoặc nhận văn bản từ cơ quan quản lý. Hỏi người có chuyên môn trước khi trả lời.
Câu hỏi thường gặp
Mới bán online vài đơn có phải đăng ký kinh doanh ngay không?
Bán thử nhỏ lẻ thì chưa bắt buộc trong nhiều trường hợp, nhưng nên ghi sổ doanh thu và dùng tài khoản riêng từ đơn đầu. Khi bán đều như một công việc kinh doanh thì đăng ký hộ kinh doanh.
Đăng ký hộ kinh doanh bán online nộp ở đâu?
Nộp tại cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã nơi đặt địa điểm kinh doanh, nhiều nơi cho nộp trực tuyến. Shop online thường dùng nhà ở làm địa điểm.
Hộ kinh doanh có bán trên sàn và xuất hoá đơn được không?
Được. Hộ kinh doanh bán được trên sàn, mạng xã hội, website, và dùng hoá đơn điện tử theo quy định áp dụng cho quy mô của mình.
Khi nào shop online nên chuyển lên công ty?
Khi khách doanh nghiệp cần hợp đồng và hoá đơn với pháp nhân, khi nhiều người cùng làm chủ, hoặc khi quy mô lớn cần tách tài sản cá nhân. Nên tính với kế toán trước khi quyết.
Bán hàng online có cần giấy phép riêng không?
Bán hàng online không cần một giấy phép chung riêng biệt, nhưng ngành hàng có điều kiện thì phải có giấy tờ của ngành đó. Website có chức năng đặt hàng thì phải thông báo với Bộ Công Thương.
Bán online mà chưa khai thuế mấy năm thì làm sao?
Nên hỏi kế toán về việc khai bổ sung cho các kỳ đã qua. Chủ động khai thường nhẹ hơn để bị phát hiện qua đối chiếu dữ liệu.
