Cộng tác viên bị trừ thuế vì công ty trả tiền có nghĩa vụ giữ lại một phần thu nhập để nộp thay khi khoản chi trả đạt tới ngưỡng quy định. Đó là khoản tạm nộp, chưa phải số thuế cuối cùng. Nếu tính cả năm mà mình chưa tới mức phải nộp, phần đã bị trừ được lấy lại qua quyết toán.
Chuyện này gặp nhiều nhất ở người viết bài, chụp ảnh, dạy thêm, làm sự kiện cuối tuần cho vài công ty cùng lúc. Mỗi nơi trừ một ít, cộng lại thành một khoản đáng kể, trong khi tổng thu nhập năm của họ có khi chưa vượt mức giảm trừ cho bản thân. Không biết cách thì số tiền đó coi như cho không.
Khấu trừ tại nguồn hoạt động ra sao?
Với cá nhân không ký hợp đồng lao động hoặc ký hợp đồng ngắn hạn, khoản tiền công, thù lao do tổ chức trả từ một mức nhất định trở lên mỗi lần sẽ bị khấu trừ theo một tỷ lệ cố định trên tổng số tiền, trước khi chuyển cho người nhận. Mức ngưỡng và tỷ lệ do văn bản quy định và có thể thay đổi, nên hỏi kế toán bên trả hoặc tra văn bản hiện hành.
Điểm cần hiểu là tỷ lệ này đánh trên tổng số tiền mỗi lần trả, chưa trừ gì cho bản thân hay người phụ thuộc. Vì vậy với người thu nhập thấp, số bị khấu trừ thường cao hơn số thuế thật phải nộp nếu tính theo cả năm. Khấu trừ là để Nhà nước thu trước, phần chênh sẽ được tính lại khi quyết toán.
Bên trả tiền làm việc này không phải vì muốn làm khó. Nếu họ không khấu trừ khi phải khấu trừ, chính họ bị truy và phạt. Nên đừng trách kế toán công ty hay xin "chuyển đủ, em tự lo"; người kế toán cẩn thận sẽ không đồng ý, và người đồng ý là đang nhận rủi ro thay mình.
Đổi lại, mình có quyền đòi một thứ: chứng từ khấu trừ. Không có nó, phần đã bị trừ gần như không có cách chứng minh để lấy lại.
Bản cam kết thu nhập: dùng được khi nào, không được khi nào?
Mục đích của bản cam kết. Người chỉ có duy nhất thu nhập vãng lai và ước tính cả năm chưa tới mức phải nộp thuế có thể làm cam kết để bên trả tạm chưa khấu trừ.
Chỉ dùng khi chỉ có một loại thu nhập đó. Đã có lương ở công ty khác thì gần như chắc chắn không thuộc diện làm cam kết.
Phải có mã số thuế tại thời điểm cam kết. Bên trả cần mã số thuế hoặc số định danh của mình để ghi nhận.
Cam kết là cam kết của chính mình. Cam kết sai thì người chịu trách nhiệm là người ký, không phải công ty. Cuối năm vượt mức thì phải tự quyết toán và nộp bù.
Không ký cam kết theo mẫu soạn sẵn cho cả nhóm. Có nơi đưa một xấp cam kết cho mọi cộng tác viên ký cho tiện. Mỗi người phải tự xét hoàn cảnh của mình.
Nhận việc ở nhiều nơi thì càng phải tính kỹ. Mỗi nơi tưởng ít, cộng lại có thể vượt. Cam kết ở cả ba nơi rồi cuối năm vượt mức là chuyện hay gặp.
Giữ một bản sao. Bản cam kết đã ký nên chụp lại, để đối chiếu khi quyết toán.
Không phải công ty nào cũng nhận cam kết. Có nơi chọn cứ khấu trừ cho chắc. Đó là quyền của họ; mình lấy lại qua quyết toán.
Chứng từ khấu trừ: đòi lúc nào, kiểm tra gì?
Chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân hiện nay chủ yếu ở dạng điện tử. Nó ghi tên, mã số thuế của bên trả và người nhận, khoản thu nhập, số thuế đã khấu trừ, kỳ trả. Có công ty cấp theo từng lần, có công ty cấp gộp theo năm, tuỳ cách họ làm và tuỳ mình yêu cầu.
Thời điểm nên đòi là ngay khi kết thúc hợp tác, hoặc đầu năm sau khi công ty đã chốt sổ. Đừng để sang năm thứ hai, lúc người kế toán cũ đã nghỉ và không ai nhớ khoản tiền của mình. Kinh nghiệm thật: cộng tác viên của các công ty nhỏ thường mất chứng từ không phải vì công ty gian, mà vì công ty đổi người.
Khi nhận, kiểm tra ba thứ: tên và mã số thuế của mình có đúng không, tổng thu nhập có khớp với số mình ghi không, số thuế đã khấu trừ có khớp với chênh lệch giữa số trước và sau khi nhận không. Sai một chữ trong mã số thuế là khoản đó không gắn vào hồ sơ của mình.
Song song, nên tra trên tài khoản thuế điện tử cá nhân. Nếu công ty đã nộp tờ khai đúng, các khoản thu nhập và thuế đã khấu trừ thường hiện lên ở đó. Không thấy thì hỏi lại công ty trước khi quyết toán, đừng đợi tới khi tờ quyết toán bị lệch.
Tự quyết toán để lấy lại tiền thuế bị trừ thừa
Các bước dưới đây dành cho người không thể uỷ quyền cho một công ty quyết toán thay, tức phần lớn cộng tác viên thuần tuý.
- Gom đủ chứng từ của năm. Mỗi nơi trả tiền một chứng từ, đối chiếu với sao kê ngân hàng.
- Đăng ký người phụ thuộc nếu có. Con nhỏ, cha mẹ hết tuổi lao động có thu nhập dưới mức quy định… mỗi người phụ thuộc được tính giảm trừ, giúp số thuế thật thấp hơn nữa. Hồ sơ người phụ thuộc cần giấy tờ chứng minh quan hệ.
- Lập tờ khai quyết toán trên cổng thuế điện tử. Nhiều thông tin đã được điền sẵn từ dữ liệu bên trả nộp; kiểm tra từng dòng thay vì bấm nộp ngay.
- Chọn hoàn thuế hoặc bù trừ sang kỳ sau. Nếu nộp thừa, đánh dấu đề nghị hoàn và ghi số tài khoản đúng tên mình.
- Nộp đúng hạn quyết toán. Hạn quyết toán của cá nhân tự làm tính theo năm, thường rơi vào những tháng đầu năm sau. Tra hạn chính xác trên thông báo của cơ quan thuế mỗi năm.
- Theo dõi thông báo. Cơ quan thuế có thể hỏi thêm chứng từ. Trả lời đúng hạn, kèm bản chụp rõ.
Hồ sơ hoàn thuế cá nhân thường đơn giản, nhưng sai tài khoản nhận tiền hay thiếu chứng từ là bị treo. Kiểm kỹ trước khi nộp vẫn nhanh hơn sửa sau.
Tình huống hay gặp và cách xử lý
Công ty trừ thuế nhưng không nộp. Đây là vi phạm của công ty. Giữ hợp đồng, sao kê, tin nhắn về số tiền; báo cơ quan thuế nếu công ty không giải quyết.
Công ty đã giải thể. Kiểm tra trạng thái doanh nghiệp, rồi mang chứng từ có trong tay tới cơ quan thuế hỏi hướng xử lý.
Nhận tiền mặt không có chứng từ gì. Khoản đó coi như chưa bị khấu trừ, cũng không có gì để lấy lại. Lần sau nhận chuyển khoản.
Một nơi trừ, một nơi không. Cuối năm vẫn cộng tất cả lại khi quyết toán, kể cả khoản chưa bị trừ.
Bị trừ khi nhận tiền bản quyền, nhuận bút. Thu nhập bản quyền có thể thuộc loại khác với tiền công; hỏi kế toán bên trả xem họ khấu trừ theo loại nào.
Ký hợp đồng lao động dưới ba tháng nhưng làm liên tục cả năm. Cách ký này có thể bị xem lại bản chất quan hệ lao động. Hỏi thanh tra lao động hoặc luật sư nếu thấy mình thực chất là nhân viên.
Mất tài khoản thuế điện tử. Làm lại qua tài khoản định danh hoặc tới cơ quan thuế nơi cư trú; đừng nhờ người lạ "làm hộ".
Câu hỏi thường gặp
Cộng tác viên có cần mã số thuế không?
Cần. Không có mã số thuế hoặc số định danh dùng làm mã số thuế thì bên trả vẫn khấu trừ, nhưng mình khó quyết toán để lấy lại. Hiện nay số định danh cá nhân được dùng làm mã số thuế cho cá nhân.
Bị khấu trừ rồi có phải quyết toán không?
Không phải ai cũng bắt buộc, nhưng muốn lấy lại tiền trừ thừa thì phải quyết toán. Người có số thuế phải nộp thêm thì thuộc diện bắt buộc.
Thời gian chờ hoàn thuế bao lâu?
Tuỳ hồ sơ và từng thời điểm. Hồ sơ đầy đủ, khớp dữ liệu thường xử lý nhanh; hồ sơ thiếu chứng từ hoặc lệch số thì có thể bị yêu cầu bổ sung và kéo dài.
Đã đi làm chính thức thì có uỷ quyền cho công ty quyết toán phần cộng tác bên ngoài không?
Chỉ một số trường hợp thu nhập vãng lai nhỏ đã được khấu trừ mới còn uỷ quyền được, và khi đó phần vãng lai không được tính vào quyết toán. Hỏi kế toán công ty đang trả lương trước khi ký giấy uỷ quyền.
Ký cam kết thu nhập rồi nhưng cuối năm vượt mức thì sao?
Phải tự quyết toán và nộp phần thuế còn thiếu. Cam kết sai không làm mất nghĩa vụ thuế, mà người ký còn có thể bị xem xét trách nhiệm.
Công ty có được giữ lại chứng từ khấu trừ không?
Không nên và không có lý do. Người bị khấu trừ có quyền yêu cầu chứng từ. Nếu công ty chây ì, hỏi cơ quan thuế quản lý công ty đó.
