Người làm tự do nhận việc theo dự án, làm một mình ở nhà, phần lớn chưa bắt buộc phải lập hộ kinh doanh; nghĩa vụ thuế thì vẫn có. Nên tính tới đăng ký khi bắt đầu có chỗ đón khách cố định, thuê thêm người, làm ngành nghề có điều kiện, hoặc khách là doanh nghiệp liên tục đòi hoá đơn.
Câu hỏi này thường nổ ra vào một thời điểm rất cụ thể: một công ty muốn thuê mình làm dự án lớn, phòng kế toán bên đó hỏi "em có hoá đơn không". Người làm thiết kế hay chụp ảnh lúc đó mới cuống lên đi tìm hiểu thủ tục. Thật ra có vài cách xử lý, và lập hộ kinh doanh không phải lúc nào cũng là cách hợp lý nhất.
Làm tự do một mình: pháp luật đòi gì?
Cần tách hai thứ: đăng ký kinh doanh và nghĩa vụ thuế. Đăng ký kinh doanh là để Nhà nước ghi nhận một chủ thể kinh doanh có tên, địa điểm, ngành nghề. Nghĩa vụ thuế thì gắn với thu nhập, có thu nhập chịu thuế là có nghĩa vụ, dù đã đăng ký hay chưa.
Với người cung cấp dịch vụ bằng chính sức mình, làm tại nhà, không có cửa hàng, không thuê ai, pháp luật hiện chưa buộc phải lập hộ kinh doanh trong nhiều trường hợp. Họ được xem là cá nhân có thu nhập, tự khai thuế hoặc bị bên trả khấu trừ. Ranh giới cụ thể với từng ngành có thể khác, nên hỏi cơ quan đăng ký kinh doanh nơi mình ở nếu không chắc.
Ngược lại, có địa điểm kinh doanh cố định đón khách như một studio có treo bảng, một phòng dạy kèm nhận học viên thường xuyên, hay thuê người làm cùng, thì đã mang dáng một cơ sở kinh doanh. Đó là lúc nên nghĩ tới đăng ký cho đàng hoàng, vì đoàn kiểm tra nhìn vào hoạt động thực tế chứ không nhìn vào chữ "freelancer".
Ngành nghề có điều kiện là chuyện khác hẳn. Dạy học có tổ chức lớp, làm dịch vụ ăn uống, tư vấn trong lĩnh vực cần chứng chỉ hành nghề… thì điều kiện ngành đi trước, không phụ thuộc mình tự gọi là tự do hay không.
Khách là công ty đòi hoá đơn: có những đường nào?
Hỏi rõ họ cần hoá đơn để làm gì. Đa số kế toán cần chứng từ để đưa khoản tiền vào chi phí hợp lệ. Không phải lúc nào cũng bắt buộc là hoá đơn.
Đường thứ nhất: hợp đồng và chứng từ khấu trừ. Doanh nghiệp thuê cá nhân có thể dùng hợp đồng, chứng từ chuyển tiền và chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân làm hồ sơ chi phí. Kế toán có kinh nghiệm thường biết cách này.
Đường thứ hai: xin hoá đơn theo từng lần phát sinh. Cá nhân kinh doanh chưa có hoá đơn có thể đề nghị cơ quan thuế cấp hoá đơn cho từng lần, kèm khai và nộp thuế cho khoản đó. Thủ tục và loại thuế đi kèm nên hỏi cơ quan thuế nơi cư trú.
Đường thứ ba: lập hộ kinh doanh và dùng hoá đơn điện tử. Hợp với người có khách doanh nghiệp đều đặn. Đổi lại phải theo chế độ khai thuế, sổ sách của hộ kinh doanh.
Không mượn hoá đơn của công ty quen. Xuất hoá đơn của đơn vị khác cho công việc mình làm là sai bản chất, rủi ro cho cả ba bên.
Không nhận "xuất hoá đơn hộ" có thu phí. Dịch vụ kiểu này thường dẫn tới hoá đơn không đúng thực tế giao dịch; khi bị phát hiện, người dùng hoá đơn cũng bị liên đới.
Thống nhất trước khi báo giá. Cách lấy chứng từ ảnh hưởng tới thuế và số tiền về tay, nên chốt ngay từ đầu.
Ghi vào hợp đồng. Bên nào chịu thuế, chứng từ gì sẽ được cung cấp, vào lúc nào.
So sánh nhanh: cá nhân, hộ kinh doanh, công ty
Bảng dưới chỉ để hình dung, không thay cho tư vấn; mức thuế và nghĩa vụ chi tiết tra văn bản hiện hành.
| Tiêu chí | Cá nhân làm tự do | Hộ kinh doanh | Công ty nhỏ |
|---|---|---|---|
| Thủ tục bắt đầu | Không cần đăng ký kinh doanh trong nhiều trường hợp | Đăng ký tại cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã | Đăng ký doanh nghiệp, nhiều bước hơn |
| Hoá đơn | Không có sẵn; xin theo lần phát sinh hoặc dùng chứng từ khấu trừ | Dùng hoá đơn điện tử theo quy định | Dùng hoá đơn điện tử |
| Sổ sách | Tự ghi chép để khai thuế | Sổ sách theo chế độ cho hộ kinh doanh | Kế toán đầy đủ, báo cáo tài chính |
| Thuê người | Không phù hợp | Được, kèm nghĩa vụ lao động và bảo hiểm | Được, kèm nghĩa vụ đầy đủ |
| Trách nhiệm tài sản | Bằng tài sản cá nhân | Bằng toàn bộ tài sản của chủ hộ | Tuỳ loại hình, thường giới hạn trong vốn góp |
| Hợp với | Dự án lẻ, ít khách doanh nghiệp | Có khách đều, có chỗ làm, có thể thuê một vài người | Đấu thầu, ký với doanh nghiệp lớn, muốn mở rộng |
Cách tính thuế với hộ kinh doanh đang có những thay đổi lớn theo hướng tự kê khai thay vì khoán; trước khi đăng ký nên hỏi cơ quan thuế về cách áp dụng hiện hành để không bất ngờ.
Lập hộ kinh doanh rồi thì đổi những gì?
Thứ đổi lớn nhất là nhịp làm việc với cơ quan thuế. Cá nhân làm tự do thường chỉ lo khai khoản thu nhập và quyết toán. Hộ kinh doanh thì có kỳ khai riêng, có thể phải dùng hoá đơn điện tử cho mọi lần bán, giữ sổ doanh thu, và khi được yêu cầu thì cả sổ chi phí.
Thứ hai là địa điểm. Đăng ký hộ kinh doanh cần một địa chỉ. Đăng ký tại căn hộ chung cư hay nhà thuê thì phải xem quy định của toà nhà, hợp đồng thuê có cho phép không. Một số chung cư không cho dùng căn hộ làm địa điểm kinh doanh.
Thứ ba là trách nhiệm. Hộ kinh doanh chịu trách nhiệm bằng toàn bộ tài sản của chủ hộ. Với nghề tự do ít rủi ro nợ nần thì điều này không đáng lo, nhưng nhận dự án lớn có điều khoản phạt nặng thì nên cân nhắc.
Thứ tư là chuyện dừng. Lập thì nhanh, nhưng muốn ngừng phải làm thủ tục tạm ngừng hoặc chấm dứt, chốt nghĩa vụ thuế. Bỏ đó không khai là sinh ra nợ tờ khai. Người viết từng thấy nhiều hộ đăng ký cho một hợp đồng rồi bỏ quên, vài năm sau phải đi giải trình.
Dấu hiệu đã tới lúc nên đăng ký
Có khách doanh nghiệp đòi hoá đơn đều đặn. Xin hoá đơn từng lần mỗi tháng sẽ tốn công hơn tự có hoá đơn.
Thuê người làm cùng thường xuyên. Lúc này mình là người trả thu nhập, có nghĩa vụ khấu trừ và có thể cả nghĩa vụ lao động.
Có chỗ đón khách cố định. Studio, phòng học, xưởng nhỏ — hoạt động đã mang dáng cơ sở kinh doanh.
Bán kèm sản phẩm, không chỉ dịch vụ. Ví dụ thợ ảnh bán album in, người dạy bán tài liệu in.
Tham gia sàn thương mại điện tử với tư cách người bán. Sàn thường yêu cầu thông tin đăng ký kinh doanh và có cơ chế khấu trừ thuế riêng.
Làm ngành có điều kiện. Điều kiện ngành và giấy phép đi trước, đăng ký phải theo.
Muốn tách tiền nghề khỏi tiền nhà. Có tư cách kinh doanh giúp mở tài khoản, sổ sách tách bạch hơn.
Câu hỏi thường gặp
Không đăng ký hộ kinh doanh thì có bị phạt không?
Nếu hoạt động thuộc diện phải đăng ký mà không đăng ký thì có thể bị xử phạt. Người làm dịch vụ một mình tại nhà nhiều trường hợp chưa thuộc diện đó, nhưng nên hỏi cơ quan đăng ký kinh doanh nơi mình ở cho chắc.
Freelancer không có hoá đơn thì công ty có trả tiền được không?
Được. Công ty có thể trả theo hợp đồng dịch vụ, khấu trừ thuế nếu thuộc diện và cấp chứng từ khấu trừ. Đó là bộ hồ sơ chi phí hợp lệ trong nhiều trường hợp.
Lập hộ kinh doanh có phải đóng thuế môn bài không?
Lệ phí môn bài với hộ kinh doanh đã có thay đổi theo chính sách mới. Hỏi cơ quan thuế khi đăng ký để biết mình có phải nộp hay không.
Có thể đăng ký hộ kinh doanh ở căn hộ chung cư không?
Tuỳ quy định về sử dụng căn hộ và nội quy toà nhà. Nhiều nơi không cho dùng căn hộ làm địa điểm kinh doanh, nên hỏi ban quản lý và cơ quan đăng ký trước.
Làm tự do vài tháng mới có một dự án thì có nên lập hộ?
Thường chưa cần. Dự án lẻ có thể dùng hợp đồng và chứng từ khấu trừ, hoặc xin hoá đơn theo lần. Lập hộ rồi bỏ không khai còn phiền hơn.
