Nhận tiền từ khách nước ngoài vẫn phải tính thuế thu nhập cá nhân nếu mình là người cư trú ở Việt Nam. Khác với khi làm cho công ty trong nước, bên trả tiền ở nước ngoài không khấu trừ hộ, nên việc khai và nộp nằm trọn trong tay mình: tự xác định loại thu nhập, tự khai theo kỳ, tự giữ chứng từ.
Nhiều người làm thiết kế, viết code, dịch thuật cho khách ở Singapore, Mỹ hay châu Âu nghĩ rằng tiền đi qua sàn hoặc ví quốc tế thì "nhà nước không biết". Thực tế dòng ngoại tệ về tài khoản ngân hàng trong nước đều có dấu vết, và ngân hàng có thể hỏi mục đích nhận tiền ngay từ khoản đầu tiên. Việc nên làm là sắp xếp cho đúng từ sớm, chứ không phải đợi tới khi có thư mời giải trình.
Bài này nói cơ chế và cách làm. Mức thuế, tỷ lệ, ngưỡng chịu thuế thay đổi theo văn bản hiện hành nên không ghi ở đây; trường hợp cụ thể của mình thì hỏi cơ quan thuế quản lý nơi cư trú hoặc một kế toán quen việc cá nhân.
Vì sao tiền từ nước ngoài vẫn phải khai ở Việt Nam?
Thuế thu nhập cá nhân đánh theo con người chứ không theo nơi trả tiền. Người được xác định là cư trú tại Việt Nam chịu thuế trên thu nhập phát sinh ở cả trong và ngoài nước. Tiêu chí cư trú xét theo số ngày có mặt và nơi ở thường xuyên; người Việt sống và làm việc ở trong nước gần như chắc chắn là cư trú.
Điểm khác nằm ở khâu khấu trừ. Công ty trong nước trả tiền cho cộng tác viên thì có trách nhiệm giữ lại một phần để nộp thay. Khách nước ngoài không có nghĩa vụ đó với cơ quan thuế Việt Nam, nên khoản tiền về tài khoản là khoản "gộp", chưa ai nộp đồng thuế nào. Trách nhiệm chuyển sang chính người nhận.
Có người hỏi: khách ở nước ngoài đã giữ lại thuế bên họ rồi thì sao? Trường hợp này có tồn tại, nhất là khi làm cho công ty ở nước có hiệp định tránh đánh thuế hai lần với Việt Nam. Khoản đã nộp ở nước ngoài có thể được xem xét trừ, nhưng phải có chứng từ nộp thuế của nước kia và làm đúng thủ tục. Không có giấy tờ thì coi như chưa nộp.
Cũng cần bỏ ngay suy nghĩ "tiền ít thì khỏi khai". Có những ngưỡng dưới đó chưa phải nộp, nhưng ngưỡng tính theo năm và theo loại thu nhập, cộng dồn nhiều khách lại thường vượt nhanh hơn mình tưởng. Cách an toàn là ghi chép đủ mọi khoản rồi mới xét có thuộc diện nộp hay không.
Thu nhập này là tiền công hay thu nhập kinh doanh?
Đây là chỗ khó nhất và cũng là chỗ người làm tự do hay bỏ qua. Cùng một khoản tiền từ nước ngoài, nếu xếp là tiền lương tiền công thì tính theo biểu luỹ tiến sau khi trừ gia cảnh; nếu xếp là thu nhập từ hoạt động kinh doanh của cá nhân thì tính theo tỷ lệ trên doanh thu, có thể kèm cả thuế giá trị gia tăng. Hai cách cho ra số rất khác nhau.
Nguyên tắc chung: làm cho một tổ chức theo kiểu gần như nhân viên, có hợp đồng lao động hoặc thoả thuận trả lương định kỳ, chịu quản lý giờ giấc, thì nghiêng về tiền công. Nhận từng dự án từ nhiều khách, tự báo giá, tự chịu chi phí công cụ, tự tìm việc trên sàn, thì nghiêng về cung cấp dịch vụ, tức là kinh doanh.
Thực tế ranh giới không phải lúc nào cũng rõ, và cách hiểu ở từng nơi có lúc khác nhau. Người viết code nhận lương tháng đều đặn từ một công ty ở Úc qua hợp đồng "contractor" là ca hay gây tranh luận. Gặp ca lửng lơ như vậy, nên mang hợp đồng tới hỏi cơ quan thuế quản lý nơi cư trú, xin hướng dẫn bằng văn bản hoặc ghi lại nội dung trả lời, rồi làm theo một cách nhất quán.
Đừng tự chọn cách có lợi nhất rồi im lặng. Nếu sau này bị xếp lại, phần chênh lệch cộng tiền chậm nộp tính từ ngày lẽ ra phải nộp, càng để lâu càng nặng.
Cần giữ những chứng từ gì cho mỗi khoản tiền?
Hợp đồng hoặc thoả thuận với khách. Bản ký điện tử, email chốt phạm vi công việc và giá, hoặc điều khoản dịch vụ của sàn kèm trang hợp đồng từng dự án. Đây là thứ chứng minh tiền về là tiền công việc, không phải tiền cho tặng hay vay mượn.
Hoá đơn hoặc phiếu đòi tiền mình gửi khách. Người làm tự do thường tự lập invoice bằng tiếng Anh. Giữ bản đánh số liên tục, cùng đơn vị tiền tệ với số tiền thực về.
Sao kê tài khoản nhận ngoại tệ. Tải định kỳ hằng tháng, đừng đợi cuối năm; có ngân hàng chỉ cho xem lại sao kê trong một khoảng thời gian nhất định trên ứng dụng.
Báo cáo giao dịch của sàn hoặc ví quốc tế. Bảng này cho thấy khách trả bao nhiêu, sàn giữ phí bao nhiêu, rút về bao nhiêu. Ba con số này thường lệch nhau và cơ quan thuế có thể hỏi con số nào là doanh thu.
Tỷ giá quy đổi tại ngày nhận. Ghi tỷ giá ngân hàng áp khi chuyển đổi, vì doanh thu phải khai bằng đồng Việt Nam. Ghi luôn ngày, tránh tự áp một tỷ giá trung bình cho cả năm.
Giấy tờ chứng minh thuế đã nộp ở nước ngoài, nếu có. Chứng từ khấu trừ thuế do bên nước ngoài cấp. Thiếu giấy này thì gần như không có cơ sở xin trừ.
Ghi chú mục đích khi ngân hàng hỏi. Nếu ngân hàng yêu cầu khai mục đích nhận tiền, khai đúng là thu nhập dịch vụ. Khai thành "tiền người thân gửi" cho nhanh là tự tạo mâu thuẫn với hồ sơ thuế sau này.
Bảng tổng hợp tự lập. Một bảng tính đơn giản: ngày, khách, số ngoại tệ, tỷ giá, số đồng Việt Nam, phí sàn, ghi chú. Mười phút mỗi tháng, đỡ một tuần lục tìm lúc quyết toán.
Các bước tự khai từ khoản tiền đầu tiên
Thứ tự dưới đây áp dụng cho người mới bắt đầu nhận tiền nước ngoài và chưa từng tự khai thuế lần nào.
- Kiểm tra mã số thuế cá nhân. Hiện nay số định danh cá nhân được dùng làm mã số thuế cho cá nhân. Nếu trước đây đã có mã số thuế riêng, nên kiểm tra thông tin đã đồng bộ chưa, có thể tra trên công cụ tra cứu mã số thuế trước khi lập tài khoản khai thuế.
- Đăng ký tài khoản thuế điện tử. Dùng cổng thuế điện tử hoặc ứng dụng chính thức của ngành thuế, liên kết với tài khoản định danh điện tử.
- Xác định loại thu nhập. Tiền công hay kinh doanh như đã nói ở trên; ca lửng thì hỏi cơ quan thuế trước khi khai kỳ đầu.
- Xác định kỳ khai. Tuỳ loại thu nhập mà khai theo quý, theo từng lần phát sinh, hay gộp vào quyết toán năm. Ghi hạn nộp của mình vào lịch điện thoại, đừng nhớ bằng đầu.
- Lập tờ khai và nộp tiền. Số liệu lấy từ bảng tổng hợp. Nộp tiền qua tài khoản ngân hàng liên kết, giữ giấy nộp tiền điện tử.
- Quyết toán cuối năm nếu thuộc diện. Nhất là khi có thêm thu nhập trong nước, có người phụ thuộc, hoặc đã tạm nộp thừa.
Kỳ đầu tiên là kỳ khó nhất. Từ kỳ thứ hai, công việc chỉ còn là cập nhật bảng và nhập số.
Những chỗ người làm tự do hay sai
Khai theo số thực nhận sau phí sàn mà không hỏi lại. Doanh thu có thể được hiểu là số khách trả trước khi trừ phí. Giữ cả hai con số và hỏi rõ cách tính áp cho mình.
Để tiền nằm ở ví quốc tế nhiều tháng rồi rút một cục. Rút một lần khiến khó tách khoản nào thuộc kỳ nào. Thời điểm phát sinh thu nhập nên bám theo lúc khách trả, không theo lúc mình rút.
Dùng tài khoản của vợ, chồng hoặc bố mẹ để nhận tiền. Tiền về tài khoản người khác thì về hồ sơ người khác. Tách bạch từ đầu, mỗi người một tài khoản đúng tên.
Nghĩ rằng đã có lương công ty thì công ty quyết toán hết. Công ty chỉ quyết toán phần mình trả. Thu nhập nước ngoài phải được cộng vào khi tự quyết toán.
Bỏ trống mấy tháng không có việc rồi quên luôn kỳ khai. Một số loại kỳ khai vẫn cần nộp tờ khai dù không phát sinh. Hỏi rõ khi đăng ký để biết mình có phải làm không.
Tin lời "nhóm làm tự do" trên mạng. Mỗi người một hoàn cảnh; lời khuyên đúng với người này có thể sai với người kia, nhất là ở khâu xếp loại thu nhập.
Sợ quá rồi không khai gì cả. Chậm khai còn khắc phục được, càng sớm càng nhẹ. Im lặng nhiều năm mới là thứ khó gỡ.
Câu hỏi thường gặp
Nhận tiền qua ví điện tử quốc tế thì cơ quan thuế có biết không?
Khi rút về tài khoản ngân hàng trong nước, giao dịch ngoại tệ được ghi nhận đầy đủ. Dù cơ quan thuế biết hay chưa, nghĩa vụ khai vẫn nằm ở người nhận tiền. Cách an toàn là coi mọi khoản như sẽ có người hỏi tới.
Có cần lập công ty để nhận tiền từ khách nước ngoài không?
Không bắt buộc. Cá nhân vẫn nhận tiền và tự khai thuế được. Lập hộ kinh doanh hoặc công ty chỉ nên tính tới khi quy mô lớn, thuê người hoặc khách đòi hoá đơn của đơn vị kinh doanh.
Tỷ giá dùng để quy đổi là tỷ giá nào?
Thường dùng tỷ giá thực tế tại thời điểm phát sinh, tức tỷ giá ngân hàng áp khi đổi hoặc khi ghi nhận. Giữ sao kê có tỷ giá để chứng minh, và hỏi cơ quan thuế nếu có nhiều cách hiểu.
Đã nộp thuế ở nước ngoài thì có phải nộp lại ở Việt Nam?
Có thể được trừ phần đã nộp nếu có chứng từ hợp lệ và thuộc trường hợp áp dụng hiệp định tránh đánh thuế hai lần. Thủ tục này nên làm cùng kế toán hoặc hỏi trực tiếp cơ quan thuế.
Mấy năm trước chưa khai thì giờ làm sao?
Nên chủ động khai bổ sung càng sớm càng tốt, kèm chứng từ. Tự khai bổ sung trước khi bị kiểm tra thường được xử nhẹ hơn nhiều so với khi bị phát hiện. Ca nhiều năm nên ngồi với kế toán hoặc luật sư thuế trước.
