Người vừa có lương ở công ty vừa có thu nhập tự do bên ngoài thường phải tự quyết toán thuế thu nhập cá nhân, cộng tất cả các nguồn lại rồi tính trên tổng. Uỷ quyền cho công ty quyết toán chỉ còn được trong một số trường hợp thu nhập ngoài rất nhỏ và đã bị khấu trừ.
Chỗ hay vướng là người ta quen cảnh cuối năm ký tờ uỷ quyền, phòng nhân sự lo hết. Năm có thêm vài dự án bên ngoài, họ vẫn ký như thường, để rồi một hai năm sau nhận thông báo vì tổng thu nhập không khớp. Cộng nhiều nguồn lại, phần thu nhập bên ngoài có thể bị tính ở bậc thuế cao hơn mình tưởng, nên thường phải nộp thêm chứ không được hoàn.
Vì sao cộng lại thì thường phải nộp thêm?
Thuế với tiền lương tính theo biểu luỹ tiến: phần thu nhập càng cao thì bậc thuế càng cao. Công ty chỉ thấy phần lương của họ và tính thuế trên đó. Bên trả thù lao tự do thì khấu trừ theo một tỷ lệ cố định, không biết mình còn thu nhập ở đâu khác.
Khi quyết toán, cơ quan thuế nhìn tổng. Phần thu nhập bên ngoài cộng lên trên lương, rơi vào những bậc cao hơn. Số đã bị khấu trừ ở từng nơi thường không đủ cho số thuế tính trên tổng, nên kết quả là phải nộp thêm. Người có lương cao càng dễ rơi vào trường hợp này.
Ngược lại, người có lương thấp, giảm trừ gia cảnh cao vì nhiều người phụ thuộc, thì có khi cộng lại vẫn được hoàn một phần đã bị khấu trừ. Không có quy luật chung, phải tính cụ thể cho mình.
Thu nhập tự do nhận từ nước ngoài chưa bị ai khấu trừ thì càng rõ: cộng vào là có thêm số phải nộp, cộng thêm tiền chậm nộp nếu đáng lẽ phải tạm khai trong năm mà mình không khai. Cần lưu ý một điều: việc cộng gộp này áp dụng cho thu nhập được xếp là tiền lương, tiền công. Nếu khoản làm tự do được xác định là thu nhập kinh doanh của cá nhân thì được tính riêng theo cách dành cho cá nhân kinh doanh, không cộng vào biểu luỹ tiến; xếp loại thế nào nên hỏi cơ quan thuế trước khi lập tờ khai.
Tình huống nào thì ai quyết toán?
Bảng tóm tắt các trường hợp hay gặp. Điều kiện chi tiết có thể thay đổi theo hướng dẫn từng năm, nên hỏi kế toán công ty trước khi ký uỷ quyền.
| Tình huống | Cách quyết toán thường gặp | Lưu ý |
|---|---|---|
| Chỉ có lương ở một công ty cả năm | Uỷ quyền cho công ty quyết toán | Đơn giản nhất |
| Lương một nơi, thêm thu nhập vãng lai nhỏ đã bị khấu trừ | Có thể vẫn uỷ quyền được trong một số điều kiện | Phần vãng lai khi đó không được tính hoàn; hỏi kế toán |
| Lương một nơi, thêm thu nhập tự do đáng kể | Tự quyết toán, cộng mọi nguồn | Thường phải nộp thêm |
| Lương một nơi, thêm thu nhập từ khách nước ngoài | Tự quyết toán | Cần chứng từ nhận tiền và tỷ giá |
| Chuyển việc trong năm, hai nơi trả lương | Thường tự quyết toán | Trừ trường hợp được nơi mới quyết toán thay theo quy định |
| Chỉ có thu nhập tự do, đã bị khấu trừ | Tự quyết toán nếu muốn hoàn hoặc phải nộp thêm | Nhiều người bỏ quên tiền hoàn |
Nếu đã lỡ ký uỷ quyền mà thật ra mình không thuộc diện được uỷ quyền, báo lại công ty sớm và tự quyết toán; để công ty quyết toán sai thì rắc rối cho cả hai bên.
Một ví dụ: kỹ sư phần mềm nhận thêm dự án ngoài giờ
Một lập trình viên làm toàn thời gian ở một công ty trong nước, được trừ thuế lương hằng tháng. Ngoài giờ, anh nhận làm hai dự án: một cho công ty khởi nghiệp trong nước, bên đó khấu trừ trên mỗi lần trả; một cho khách ở nước ngoài, tiền về tài khoản ngoại tệ, không ai trừ gì.
Cuối năm, phòng nhân sự gửi mẫu uỷ quyền quyết toán cho toàn công ty. Anh không còn thuộc diện uỷ quyền, vì có thu nhập ngoài đáng kể, trong đó có khoản chưa bị khấu trừ. Việc đúng là báo phòng nhân sự rằng mình tự quyết toán, xin chứng từ khấu trừ của công ty và của bên khởi nghiệp.
Khi cộng ba nguồn lại, phần thu nhập dự án nằm trên nền lương vốn đã cao, nên chịu bậc thuế cao hơn mức bên khởi nghiệp đã khấu trừ. Khoản từ khách nước ngoài thì chưa nộp đồng nào. Kết quả quyết toán là phải nộp thêm, và vì trong năm anh không tạm khai khoản nước ngoài, anh cần hỏi cơ quan thuế xem có phát sinh tiền chậm nộp hay không.
Bài học ở đây không nằm ở con số, mà ở thời điểm: nếu biết trước từ giữa năm, anh có thể tạm khai khoản nước ngoài theo kỳ, để dành sẵn tiền thuế, cuối năm không bị dồn một cục. Người làm thêm nên tách riêng một phần thu nhập ngoài vào tài khoản để dành nộp thuế ngay khi nhận.
Các bước tự quyết toán khi có nhiều nguồn
Làm trên cổng thuế điện tử bằng tài khoản cá nhân. Chuẩn bị giấy tờ trước, ngồi một buổi là xong.
- Xin chứng từ khấu trừ của mọi nơi trả tiền. Công ty trả lương và các bên thuê dự án. Kiểm tra mã số thuế, tổng thu nhập, số đã khấu trừ.
- Tổng hợp thu nhập chưa ai khấu trừ. Tiền từ khách nước ngoài, khách cá nhân trả thẳng. Lấy từ bảng ghi chép và sao kê.
- Kiểm tra giảm trừ gia cảnh. Giảm trừ cho bản thân chỉ được tính ở một nơi trong năm; người phụ thuộc cũng chỉ đăng ký ở một nơi. Nếu hai công ty cùng tính thì phải điều chỉnh.
- Mở tờ khai quyết toán và đối chiếu số điền sẵn. Hệ thống thường gợi ý dữ liệu từ các nơi đã nộp tờ khai khấu trừ. Số gợi ý không phải lúc nào cũng đủ, nhất là phần nước ngoài.
- Khai các khoản giảm trừ khác nếu có. Đóng bảo hiểm bắt buộc, một số khoản từ thiện, đóng góp được trừ theo quy định, kèm chứng từ.
- Xem kết quả: nộp thêm hay được hoàn. Nộp thêm thì nộp trong hạn quyết toán; được hoàn thì đề nghị hoàn về tài khoản đúng tên.
- Lưu bộ hồ sơ. Tờ khai, giấy nộp tiền, chứng từ khấu trừ, để dùng nếu bị hỏi lại.
Hạn tự quyết toán tính theo năm và rơi vào những tháng đầu năm sau; mỗi năm cơ quan thuế đều có thông báo, xem lại cho chắc thay vì nhớ theo năm trước.
Những sai lầm hay gặp
Ký uỷ quyền theo thói quen. Năm có thu nhập ngoài thì dừng lại hỏi trước khi ký.
Bỏ sót thu nhập nhỏ. Mấy khoản viết bài, dạy thêm tưởng không đáng kể, cộng lại vẫn là thu nhập phải khai.
Tính giảm trừ bản thân ở hai nơi. Đăng ký người phụ thuộc ở cả công ty chính lẫn nơi làm thêm cũng là lỗi tương tự.
Không quy đổi ngoại tệ đúng cách. Lấy tỷ giá thực tế tại ngày nhận, không tự lấy một con số tròn.
Đợi sát hạn mới làm. Cổng thuế những ngày cuối thường chậm, chứng từ thiếu không kịp xin.
Nộp tờ khai mà không nộp tiền. Tờ khai báo phải nộp thêm thì số tiền đó phải nộp trong hạn, nếu không sẽ phát sinh tiền chậm nộp.
Không theo dõi thông báo sau khi nộp. Cơ quan thuế có thể yêu cầu bổ sung chứng từ qua tài khoản điện tử; bỏ qua thông báo là tự làm khó mình.
Nghĩ năm nay không quyết toán thì thôi. Người thuộc diện phải quyết toán mà không làm có thể bị xử lý và bị tính tiền chậm nộp trên số còn thiếu.
Câu hỏi thường gặp
Có thu nhập làm thêm thì có uỷ quyền quyết toán cho công ty được không?
Chỉ trong một số trường hợp thu nhập vãng lai nhỏ đã được khấu trừ, và khi đó phần đó không được tính lại. Có thu nhập ngoài đáng kể hoặc từ nước ngoài thì thường phải tự quyết toán.
Giảm trừ gia cảnh cho bản thân tính ở công ty hay nơi làm thêm?
Tính ở một nơi, thường là nơi trả lương chính. Khi tự quyết toán, khoản giảm trừ này được tính một lần trên tổng thu nhập.
Quyết toán ra phải nộp thêm có bị phạt không?
Nộp đúng hạn quyết toán thì đó là nghĩa vụ bình thường, không phải vi phạm. Chậm nộp tờ khai hoặc chậm nộp tiền mới phát sinh xử phạt và tiền chậm nộp.
Năm trước quên quyết toán thì giờ làm sao?
Vẫn có thể khai bổ sung hoặc quyết toán muộn; càng sớm càng tốt. Nên chuẩn bị đủ chứng từ và hỏi cơ quan thuế về cách tính tiền chậm nộp nếu có.
Tự quyết toán thì nộp hồ sơ ở đâu?
Nơi nộp tuỳ trường hợp, thường là cơ quan thuế quản lý nơi trả thu nhập đã tính giảm trừ cho mình, hoặc cơ quan thuế nơi cư trú. Tờ khai điện tử thường hướng dẫn chọn, khi còn phân vân thì hỏi trực tiếp.
Thu nhập tự do có được trừ chi phí máy tính, phần mềm không?
Tuỳ loại thu nhập được xác định. Nếu là tiền công thì không trừ chi phí kiểu này; nếu là thu nhập kinh doanh thì cách tính theo quy định cho cá nhân kinh doanh. Hỏi kế toán cho trường hợp của mình.
