Mã ngành nghề khi đăng ký kinh doanh chọn theo Hệ thống ngành kinh tế Việt Nam, ghi ở cấp bốn chữ số, và nên phản ánh đúng những gì mình thật sự làm cộng với việc có kế hoạch làm trong một hai năm tới. Không cần ghi hàng chục ngành "cho chắc", vì ghi thêm không làm mình đủ điều kiện hoạt động ngành đó.
Người làm dịch vụ đăng ký hay gặp hai kiểu khách. Kiểu thứ nhất chỉ ghi một ngành, rồi vài tháng sau nhận đơn hàng khác ngành, cần xuất hoá đơn mà không ghi được. Kiểu thứ hai chép nguyên danh sách năm chục ngành từ mạng, trong đó lẫn vài ngành có điều kiện, rồi bị hỏi han, giải trình mãi không xong.
Bài này đi vào cách chọn ở giữa hai cực đó.
Mã ngành là gì và vì sao chọn ở cấp bốn?
Hệ thống ngành kinh tế Việt Nam chia hoạt động kinh tế theo nhiều cấp, từ cấp một (chữ cái, ví dụ nhóm bán buôn bán lẻ) xuống tới cấp năm. Khi đăng ký doanh nghiệp, ngành nghề được ghi theo mã cấp bốn. Người đăng ký có thể ghi chi tiết thêm bên dưới mã đó để mô tả rõ việc mình làm, miễn phần chi tiết nằm trong phạm vi của mã.
Ví dụ tiệm cà phê thường dùng mã thuộc nhóm dịch vụ phục vụ đồ uống; shop quần áo bán online thuộc nhóm bán lẻ, trong đó có mã riêng cho bán lẻ qua internet và qua đặt hàng; người viết phần mềm tự do thuộc nhóm lập trình máy vi tính. Mỗi mã có phần giải thích nội dung bao gồm và không bao gồm gì, đọc kỹ phần này mới chọn trúng.
Kể từ khi giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp không còn in ngành nghề, danh sách ngành của công ty nằm trên hệ thống thông tin đăng ký. Đối tác, ngân hàng hay cơ quan thuế xem trên đó. Vì thế ngành ghi sai hay thiếu vẫn lộ ra khi làm việc, chứ không phải giấy không in là không quan trọng.
Với hộ kinh doanh, ngành nghề vẫn được ghi trên giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh. Cách chọn tương tự, nhưng hộ kinh doanh không được đăng ký những ngành mà quy định chỉ cho doanh nghiệp làm.
Chọn ngành chính thế nào cho khớp với thuế?
Ngành chính là việc mang lại phần lớn doanh thu. Đừng chọn ngành chính theo cảm tính hay theo ngành nghe "sang". Tiệm cà phê có bán thêm bánh thì ngành chính vẫn là đồ uống.
Ngành chính ảnh hưởng cách cơ quan thuế nhìn mình. Một số chính sách thuế và cách phân loại người nộp thuế dựa vào ngành nghề. Chọn lệch ngành chính dễ dẫn tới áp sai tỷ lệ, sai biểu mẫu.
Hộ kinh doanh càng cần khớp. Cách tính thuế của hộ phụ thuộc nhóm ngành (phân phối hàng hoá, dịch vụ, sản xuất, ăn uống...). Ghi ngành không khớp thực tế là mầm của truy thu sau này.
Có thể đổi ngành chính. Khi mảng phụ lớn dần thành mảng chính thì làm thủ tục thay đổi, không cần giữ ngành chính cũ cho đẹp hồ sơ.
Ngành chính không giới hạn việc khác. Ngoài ngành chính, mình vẫn hoạt động các ngành đã đăng ký khác, miễn đáp ứng điều kiện của từng ngành.
Hỏi kế toán khi phân vân giữa hai mã. Ví dụ vừa bán hàng vừa lắp đặt, hay vừa dạy vừa bán giáo trình. Kế toán quen ngành sẽ biết mã nào khớp với cách xuất hoá đơn.
Đừng copy ngành chính của đối thủ. Mô hình giống nhau chưa chắc cơ cấu doanh thu giống nhau. Ghi theo con số của chính mình.
Ví dụ chọn ngành cho vài mô hình nhỏ
Bảng dưới chỉ mô tả hướng chọn theo nhóm ngành; mã số cụ thể nên tra trực tiếp trên hệ thống ngành kinh tế vì có thể được cập nhật.
| Mô hình | Nhóm ngành chính nên xem | Ngành phụ hay cần thêm |
|---|---|---|
| Quán cà phê, trà sữa | Dịch vụ phục vụ đồ uống | Bán lẻ thực phẩm (bánh đóng gói), dịch vụ ăn uống khác nếu bán đồ ăn |
| Quán cơm, bún, phở | Nhà hàng và dịch vụ ăn uống phục vụ lưu động | Cung cấp suất ăn theo hợp đồng nếu nhận nấu cho công ty |
| Shop quần áo online | Bán lẻ qua internet, đặt hàng qua bưu điện | Bán lẻ hàng may mặc tại cửa hàng nếu có sạp |
| Tiệm sửa xe máy | Bảo dưỡng, sửa chữa mô tô, xe máy | Bán phụ tùng, chi tiết của xe máy |
| Người viết code tự do lập công ty | Lập trình máy vi tính | Tư vấn máy vi tính, cổng thông tin nếu làm sản phẩm số |
| Lớp dạy vẽ, dạy đàn cho trẻ | Giáo dục văn hoá nghệ thuật | Bán lẻ dụng cụ học tập nếu bán kèm |
Riêng mảng giáo dục, nhiều loại hình cần cấp phép riêng ngoài đăng ký kinh doanh. Ghi mã ngành xong chưa phải là được mở lớp.
Ngành có điều kiện: ghi vào không có nghĩa là được làm
Đăng ký ngành chỉ là khai báo. Cơ quan đăng ký ghi nhận ngành, không thẩm định mình đủ điều kiện hay chưa. Ngành có điều kiện phải đáp ứng điều kiện riêng trước khi hoạt động.
Điều kiện có nhiều dạng. Có ngành cần giấy phép, có ngành cần giấy chứng nhận đủ điều kiện, có ngành cần chứng chỉ của người phụ trách, có ngành chỉ cần tự đáp ứng và có thể bị kiểm tra sau.
Ghi thừa ngành có điều kiện kéo theo câu hỏi. Ngân hàng, đối tác, đoàn kiểm tra thấy mình có ngành đó có thể hỏi giấy tờ tương ứng.
Một số ngành chỉ doanh nghiệp mới làm được. Hộ kinh doanh ghi những ngành này sẽ bị từ chối.
Có ngành yêu cầu vốn tối thiểu. Gọi là vốn pháp định. Chọn những ngành này thì vốn điều lệ phải đáp ứng, nên hỏi kỹ trước khi ghi.
Có ngành hạn chế với nhà đầu tư nước ngoài. Công ty có thành viên là người nước ngoài phải xét thêm điều kiện tiếp cận thị trường, không chỉ mã ngành.
Tra danh mục ngành có điều kiện trước. Danh mục ngành nghề đầu tư kinh doanh có điều kiện nằm trong luật về đầu tư và được sửa đổi theo thời gian, tra bản hiện hành.
Tự kinh doanh ngành không cấm là quyền của doanh nghiệp. Nhưng vẫn phải thông báo ngành với cơ quan đăng ký, không phải cứ làm rồi mới tính.
Khi nào bổ sung ngành, và chuyện xuất hoá đơn khác ngành
Tình huống rất hay gặp: một shop online bán đồ gia dụng nhận thêm một hợp đồng lắp đặt cho một quán ăn. Ngành lắp đặt chưa có trong danh sách. Thực tế việc xuất hoá đơn không bị chặn theo mã ngành, nhưng khi bị kiểm tra, việc thường xuyên phát sinh doanh thu ở ngành chưa đăng ký có thể bị xem là vi phạm về đăng ký kinh doanh và gây khó khăn khi giải trình.
Nguyên tắc dễ nhớ: một lần lẻ tẻ thì hỏi kế toán cách xử lý; nếu thấy sẽ còn lặp lại thì làm thủ tục bổ sung ngành ngay. Bổ sung ngành là thủ tục thông báo, làm trực tuyến được, không mất nhiều thời gian.
Đừng ghi ngay từ đầu những ngành mình chỉ "biết đâu sau này làm". Danh sách ngành dài không giúp gì, nhưng mỗi ngành có điều kiện nằm trong đó là một câu hỏi tiềm tàng. Hãy ghi những gì làm thật trong vòng một hai năm, phần còn lại để khi cần thì bổ sung.
Với hộ kinh doanh, bổ sung ngành cũng là thủ tục thay đổi nội dung đăng ký, nộp ở nơi đã đăng ký. Đồng thời nên báo kế toán hoặc tự kiểm lại cách tính thuế, vì ngành mới có thể nằm ở nhóm có tỷ lệ khác.
Câu hỏi thường gặp
Đăng ký công ty nên ghi bao nhiêu ngành nghề?
Không có con số chuẩn. Hợp lý là ghi đủ những việc đang làm và sẽ làm trong một hai năm, thường chỉ vài đến vài chục mã. Ghi thừa không có lợi, ghi thiếu thì bổ sung sau được.
Bán hàng trên mạng xã hội có cần ngành bán lẻ qua internet không?
Nếu kênh bán chủ yếu là online thì nên có mã bán lẻ qua internet bên cạnh mã bán lẻ theo mặt hàng. Cách ghi cụ thể nên hỏi người làm hồ sơ, vì còn tuỳ mình có sạp hay kho riêng.
Hộ kinh doanh có được đăng ký nhiều ngành không?
Được. Hộ kinh doanh có thể đăng ký nhiều ngành, trừ những ngành mà quy định chỉ cho doanh nghiệp hoạt động. Mỗi ngành vẫn phải đáp ứng điều kiện nếu là ngành có điều kiện.
Ghi ngành có điều kiện rồi có bị kiểm tra ngay không?
Không nhất thiết, vì việc đăng ký chỉ ghi nhận. Nhưng nếu thực sự hoạt động ngành đó mà chưa đủ điều kiện thì rủi ro bị xử phạt khi kiểm tra là có thật.
Ngành chính ghi sai có phải sửa không?
Nên sửa. Ngành chính lệch thực tế có thể khiến việc phân loại thuế và các báo cáo không khớp. Thủ tục thay đổi ngành chính làm như thay đổi nội dung đăng ký thông thường.
Mã ngành tra ở đâu cho chuẩn?
Tra theo văn bản ban hành hệ thống ngành kinh tế Việt Nam hiện hành, phần có giải thích nội dung từng mã. Cổng thông tin đăng ký doanh nghiệp cũng có công cụ tìm mã ngành khi điền hồ sơ.
