Muốn nghỉ kinh doanh một thời gian thì gửi thông báo tạm ngừng tới cơ quan đăng ký kinh doanh trước ngày bắt đầu nghỉ, đúng thời hạn báo trước theo quy định. Trong thời gian tạm ngừng, mình không phải nộp tờ khai cho những kỳ nghỉ trọn vẹn, nhưng vẫn phải nộp nốt thuế còn nợ, xử lý các hợp đồng đang chạy, và báo lại nếu mở cửa sớm hơn dự định.
Thực tế người viết gặp rất nhiều tiệm nhỏ nghỉ theo kiểu "đóng cửa về quê một thời gian rồi tính". Không báo gì cả. Ba bốn tháng sau, thư nhắc nộp tờ khai và tiền chậm nộp chất lên, có nơi bị ghi nhận không hoạt động tại địa chỉ đăng ký. Lúc quay lại mở cửa, việc đầu tiên không phải là pha cà phê mà là đi gỡ rối hồ sơ.
Tạm ngừng khác gì với nghỉ không báo và giải thể?
Tạm ngừng là trạng thái chính thức: cơ quan đăng ký ghi nhận mình đang nghỉ, từ ngày nào đến ngày nào. Với doanh nghiệp, thông tin này được chuyển sang cơ quan thuế, nên trong những kỳ nghỉ trọn vẹn mình không phải nộp tờ khai. Đó là cái lợi lớn nhất.
Nghỉ không báo thì trên giấy tờ mình vẫn đang kinh doanh. Không bán được đồng nào cũng vẫn phải nộp tờ khai đúng hạn, dù là tờ khai không phát sinh. Chậm nộp hoặc không nộp là vi phạm về khai thuế, mỗi kỳ một lần, cộng dồn theo thời gian. Nhiều chủ tiệm bất ngờ khi thấy số tiền phạt cho một quán đã đóng cửa còn lớn hơn số thuế họ từng nộp khi đang bán.
Giải thể hay chấm dứt hoạt động thì khác hẳn: là đóng hẳn, đóng mã số thuế, không quay lại. Nếu còn phân vân sẽ mở lại, tạm ngừng hợp lý hơn. Nếu chắc chắn không quay lại, đừng tạm ngừng mãi cho đỡ thủ tục; giải thể sớm khi sổ sách còn đơn giản thì nhẹ hơn nhiều.
Mỗi lần thông báo tạm ngừng có giới hạn thời gian theo quy định. Hết hạn mà vẫn chưa mở lại thì gửi thông báo tạm ngừng tiếp, đừng để trạng thái tự trôi về "đang hoạt động" mà không có ai nộp tờ khai.
Các bước tạm ngừng cho doanh nghiệp
Thứ tự dưới đây là thứ tự an toàn; việc của kế toán và việc của chủ nên làm song song.
- Chốt ngày bắt đầu và ngày kết thúc dự kiến. Nên chọn trùng đầu một kỳ khai thuế, để kỳ nghỉ trọn vẹn và tránh kỳ khai nửa vời.
- Họp, ra quyết định tạm ngừng. Công ty TNHH, cổ phần cần quyết định của chủ sở hữu, hội đồng thành viên hoặc hội đồng quản trị tuỳ loại hình.
- Gửi thông báo tới cơ quan đăng ký kinh doanh trước ngày tạm ngừng. Làm trực tuyến qua cổng đăng ký doanh nghiệp được. Báo trễ là không được tính tạm ngừng từ ngày mình muốn.
- Nộp tờ khai và thuế của kỳ cuối cùng có hoạt động. Kỳ trước ngày tạm ngừng vẫn phải khai đủ, kể cả kỳ có một phần thời gian hoạt động.
- Xử lý hoá đơn. Trong thời gian tạm ngừng không được xuất hoá đơn. Nếu cần xuất cho hợp đồng còn dở, phải hỏi cơ quan thuế về trường hợp được phép.
- Thoả thuận với người lao động và báo cơ quan BHXH. Nghỉ việc, nghỉ không lương hay tạm hoãn hợp đồng đều phải theo luật lao động, không được tự cho nghỉ là xong.
- Báo đối tác, chủ nhà, nhà cung cấp. Hợp đồng đã ký vẫn phải thực hiện, trừ khi các bên thoả thuận khác.
Hộ kinh doanh làm đơn giản hơn: gửi thông báo tạm ngừng tới nơi đã đăng ký hộ kinh doanh. Nếu hộ đang nộp thuế theo mức do cơ quan thuế ấn định, nên báo cả cơ quan thuế quản lý để được điều chỉnh, vì cách xử lý với hộ có thể khác doanh nghiệp.
Trong thời gian tạm ngừng, nghĩa vụ nào vẫn còn?
Nộp đủ thuế còn nợ. Tạm ngừng không xoá nợ thuế, cũng không dừng việc tính tiền chậm nộp nếu còn nợ.
Thực hiện hợp đồng đã ký. Khách đã trả trước, nhà cung cấp đã giao hàng thì vẫn phải xử lý cho xong.
Báo cáo tài chính và quyết toán năm. Nếu năm đó có thời gian hoạt động, vẫn phải lập và nộp. Hỏi kế toán để biết năm của mình rơi vào trường hợp nào.
Khoản nộp theo năm. Với những khoản nộp tính theo năm, thời điểm gửi thông báo tạm ngừng có thể quyết định mình có phải nộp cho năm đó không. Kế toán sẽ tính giúp ngày gửi hợp lý.
Giữ địa chỉ liên lạc. Thư của cơ quan nhà nước vẫn gửi về trụ sở. Nhà thuê đã trả thì phải tính chuyện chuyển trụ sở trước.
Giữ chữ ký số và tài khoản thuế điện tử. Để khi mở lại hoặc có thông báo cần trả lời, mình vẫn đăng nhập được.
Không được kinh doanh "lén". Đang tạm ngừng mà vẫn bán, vẫn nhận tiền là vi phạm, và rất dễ lộ qua tài khoản ngân hàng hay sàn thương mại điện tử.
Báo khi mở cửa sớm. Muốn quay lại trước hạn thì gửi thông báo tiếp tục kinh doanh trước ngày mở cửa.
Kiểm tra trạng thái của mình và của đối tác
Sau khi gửi thông báo, hãy kiểm tra lại xem trạng thái đã được cập nhật chưa, vì thỉnh thoảng hồ sơ trực tuyến bị trả về mà mình không để ý thư báo. Trạng thái của doanh nghiệp, như đang hoạt động, tạm ngừng hay ngừng hoạt động, hiện ra khi tra theo mã số thuế. Có thể tra trạng thái theo mã số thuế để chắc thông tin đã khớp với ý mình.
Chiều ngược lại cũng quan trọng: trước khi ký hợp đồng hay nhận hoá đơn từ một nhà cung cấp mới, xem họ có đang tạm ngừng không. Hoá đơn do doanh nghiệp đang tạm ngừng lập có thể không được chấp nhận khi khấu trừ, tính chi phí, và người chịu thiệt là bên nhận.
Một tình huống hay gặp ở chuỗi cung ứng nhỏ: nhà cung cấp tạm ngừng nhưng nhân viên bán hàng của họ vẫn nhận đơn, rồi xuất hoá đơn bằng một công ty khác "cùng nhà". Hàng hoá, hợp đồng và hoá đơn lệch nhau là nguồn rắc rối khi bị kiểm tra.
Kiểm định kỳ những đối tác lớn, nhất là trước các đợt thanh toán lớn, mất vài phút nhưng đỡ được những khoản chi phí bị loại.
Sai lầm hay gặp khi tạm ngừng
Báo sau khi đã nghỉ. Thời gian tạm ngừng tính từ ngày ghi trong thông báo hợp lệ, không tính lùi. Sửa: gửi trước, chọn ngày bắt đầu ở tương lai.
Chọn ngày tạm ngừng giữa kỳ khai thuế. Kỳ đó vẫn phải khai. Sửa: chọn ngày đầu tháng hoặc đầu quý tuỳ cách mình đang khai.
Quên hoá đơn đã xuất chưa thu tiền. Sửa: chốt công nợ, đòi tiền trước khi nghỉ.
Tự cho nhân viên nghỉ không giấy tờ. Sửa: thoả thuận bằng văn bản, báo cơ quan BHXH, hỏi người có chuyên môn về lao động nếu có tranh chấp.
Trả nhà thuê nhưng giữ địa chỉ trụ sở cũ. Sửa: chuyển trụ sở về địa chỉ khác (ví dụ nhà riêng hợp lệ) trước khi trả nhà.
Hết hạn tạm ngừng mà quên. Sửa: ghi lịch nhắc vài tuần trước ngày hết hạn để chọn: mở lại, tạm ngừng tiếp hay giải thể.
Tạm ngừng nhiều năm thay vì giải thể. Sửa: nếu không định quay lại, giải thể khi còn ít phát sinh, đỡ hồ sơ tồn đọng.
Câu hỏi thường gặp
Tạm ngừng kinh doanh phải báo trước bao lâu?
Quy định yêu cầu báo trước ngày bắt đầu tạm ngừng một khoảng thời gian tính bằng ngày làm việc. Số ngày cụ thể nên tra văn bản hiện hành hoặc hỏi cơ quan đăng ký, và an toàn nhất là gửi sớm hơn hạn tối thiểu.
Đang tạm ngừng có phải nộp tờ khai thuế không?
Với những kỳ tạm ngừng trọn vẹn đã được ghi nhận, doanh nghiệp thường không phải nộp tờ khai. Kỳ có một phần thời gian hoạt động thì vẫn phải khai. Hộ kinh doanh nên hỏi cơ quan thuế quản lý vì cách xử lý có thể khác.
Hộ kinh doanh tạm ngừng nộp ở đâu?
Nộp thông báo tại nơi đã đăng ký hộ kinh doanh, thường là bộ phận tiếp nhận ở UBND xã, phường hoặc qua cổng dịch vụ công nếu địa phương hỗ trợ. Nên mang theo giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh.
Đang tạm ngừng có xuất hoá đơn được không?
Về nguyên tắc là không được. Trường hợp đặc biệt cần xuất hoá đơn để hoàn thành hợp đồng đã ký trước đó thì phải hỏi cơ quan thuế về cách xử lý.
Muốn mở lại sớm hơn dự định thì làm gì?
Gửi thông báo tiếp tục kinh doanh trước thời hạn tới cơ quan đăng ký, trước ngày mở cửa. Sau đó kiểm lại trạng thái mã số thuế và tình trạng hoá đơn trước khi bán.
Tạm ngừng rồi có bị kiểm tra không?
Tạm ngừng không phải lý do để bị kiểm tra, nhưng nếu có dấu hiệu vẫn kinh doanh trong thời gian tạm ngừng thì có thể bị xác minh. Muốn bán lại thì báo mở lại trước.
