Nếu bán lẻ cho người tiêu dùng, quy mô gia đình, ít giao dịch với doanh nghiệp, thì hộ kinh doanh thường là đủ: đăng ký đơn giản, sổ sách nhẹ, chi phí duy trì thấp. Nếu cần tách tài sản riêng khỏi rủi ro kinh doanh, có nhiều người cùng góp vốn, hoặc bán cho khách doanh nghiệp cần hoá đơn để khấu trừ thuế, thì nên lập công ty, thường là công ty TNHH.
Câu hỏi này đến tay người làm kế toán nhiều nhất, và thường đến sai thời điểm: khi người hỏi đã ký hợp đồng thuê mặt bằng, đã đặt bảng hiệu, đã hứa với khách sẽ xuất hoá đơn. Chọn loại hình là việc nên làm đầu tiên, vì nó quyết định cách tính thuế, cách xuất hoá đơn, cách giữ sổ sách và cả việc nhà cửa của mình có bị kéo vào nợ của tiệm hay không.
Bài này so sánh các loại hình hay gặp với người làm ăn nhỏ, đi qua ba tình huống cụ thể, rồi chỉ ra những chỗ người ta hay chọn sai. Con số cụ thể về thuế, lệ phí thay đổi thường xuyên nên không nêu ở đây; phần đó cần tra văn bản hiện hành hoặc hỏi kế toán.
Trả lời ngắn: ba câu hỏi để tự xếp mình
Câu hỏi thứ nhất: khách của mình là ai? Nếu phần lớn là người tiêu dùng trả tiền mặt hoặc chuyển khoản, không đòi hoá đơn để khấu trừ, thì hộ kinh doanh không bất lợi gì. Nếu khách là công ty, cửa hàng, chuỗi bán lẻ, họ thường cần hoá đơn giá trị gia tăng để khấu trừ thuế đầu vào, và hộ kinh doanh tính thuế theo cách thông thường không đáp ứng được điều này.
Câu hỏi thứ hai: rủi ro nợ lớn tới đâu? Một sạp trái cây khó nợ ai nhiều. Một xưởng nhận gia công, ứng trước nguyên liệu, ký hợp đồng có phạt vi phạm thì khác. Hộ kinh doanh không tách tài sản kinh doanh khỏi tài sản cá nhân; công ty TNHH thì tách.
Câu hỏi thứ ba: có bao nhiêu người góp tiền, góp sức? Một người hoặc một gia đình thì hộ kinh doanh xử lý được. Ba người bạn góp vốn thì nên có công ty để tỷ lệ sở hữu, quyền biểu quyết, chuyện rút vốn được ghi bằng giấy tờ có giá trị pháp lý.
Trả lời xong ba câu, phần lớn người hỏi đã tự biết mình nghiêng về đâu. Các mục sau đi sâu vào từng chỗ để chắc chắn hơn.
So sánh hộ kinh doanh, công ty TNHH và doanh nghiệp tư nhân
Bảng chỉ nêu cơ chế, không nêu mức thuế hay lệ phí cụ thể vì những con số này đổi theo văn bản.
| Tiêu chí | Hộ kinh doanh | Công ty TNHH | Doanh nghiệp tư nhân |
|---|---|---|---|
| Ai đứng tên | Một cá nhân hoặc các thành viên hộ gia đình | Một hoặc nhiều thành viên (cá nhân, tổ chức) | Một cá nhân duy nhất |
| Tư cách pháp nhân | Không | Có | Không |
| Trách nhiệm về nợ | Toàn bộ tài sản của chủ hộ | Trong phạm vi vốn đã cam kết góp | Toàn bộ tài sản của chủ |
| Nơi đăng ký | Cơ quan đăng ký hộ kinh doanh ở địa phương | Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh | Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh |
| Sổ sách kế toán | Đơn giản hơn, theo chế độ cho hộ | Đầy đủ, có báo cáo tài chính năm | Đầy đủ, có báo cáo tài chính năm |
| Hoá đơn cho khách doanh nghiệp | Thường không dùng được để khách khấu trừ thuế GTGT | Dùng được nếu khai theo phương pháp khấu trừ | Dùng được nếu khai theo phương pháp khấu trừ |
| Gọi thêm người góp vốn | Khó, không có cơ chế phần vốn góp | Dễ, có quy định về thành viên và chuyển nhượng | Không, chỉ một chủ |
| Chi phí duy trì | Thấp | Cao hơn: kế toán, báo cáo, chữ ký số | Tương tự công ty |
Công ty cổ phần cũng là một lựa chọn, nhưng với người làm ăn nhỏ, cấu trúc cổ phần, đại hội đồng cổ đông, hội đồng quản trị thường nặng hơn mức cần thiết. Nếu chưa định gọi vốn rộng, công ty TNHH đủ dùng.
Trách nhiệm tài sản: thứ ít ai nghĩ tới khi mở tiệm
Hộ kinh doanh và doanh nghiệp tư nhân không có tư cách pháp nhân, nên tiền của tiệm và tiền của nhà là một. Nếu tiệm nợ nhà cung cấp, nợ tiền thuê, bị buộc bồi thường, thì chủ phải trả bằng toàn bộ tài sản của mình, không giới hạn ở số vốn đã bỏ vào tiệm.
Ví dụ một xưởng may nhỏ đăng ký hộ kinh doanh, nhận đơn gia công lớn từ một đối tác, ký hợp đồng có điều khoản phạt khi giao trễ. Một đợt mưa ngập làm hỏng nửa lô vải, giao trễ, đối tác đòi bồi thường và phạt. Khoản này vượt xa số vốn của xưởng. Vì là hộ kinh doanh, căn nhà của gia đình chủ hộ có thể bị đem ra để thi hành nghĩa vụ.
Công ty TNHH tách bạch hơn: thành viên chịu trách nhiệm trong phạm vi vốn đã cam kết góp. Tuy vậy không nên hiểu đó là tấm khiên tuyệt đối. Ngân hàng cho công ty nhỏ vay thường đòi chủ bảo lãnh cá nhân hoặc thế chấp tài sản riêng; ký bảo lãnh rồi thì phần trách nhiệm hữu hạn không còn che được khoản vay đó. Người quản lý làm sai luật cũng có thể chịu trách nhiệm cá nhân.
Với sạp chợ, quán cà phê nhỏ, rủi ro nợ lớn khá thấp, nên điểm này không phải lý do để vội lập công ty. Với mô hình nhận đặt hàng, gia công, thi công, nhập hàng lớn, nó đáng cân nhắc nghiêm túc.
Hộ kinh doanh hợp với ai?
Bán lẻ trực tiếp cho người tiêu dùng. Quán ăn, quán cà phê, sạp chợ, tiệm tạp hoá, tiệm cắt tóc, khách là người dân trả tiền ngay.
Một người hoặc một gia đình làm. Không có người ngoài góp vốn, không cần chia tỷ lệ sở hữu phức tạp.
Muốn sổ sách đơn giản. Chế độ kế toán cho hộ nhẹ hơn doanh nghiệp, chủ tiệm có thể tự ghi chép nếu chịu khó.
Đang thử thị trường. Mở một quầy nhỏ xem có khách không, chưa chắc làm lâu dài.
Rủi ro nợ thấp. Không nhận đặt hàng lớn, không ứng trước nguyên liệu nhiều, không ký hợp đồng có phạt nặng.
Một địa điểm hoặc vài điểm nhỏ. Quy định về số địa điểm của hộ có thay đổi qua các văn bản gần đây, nên hỏi nơi đăng ký nếu định mở nhiều điểm.
Ngành không bắt buộc phải là doanh nghiệp. Một số ngành chỉ doanh nghiệp mới được làm; kiểm trước khi đăng ký hộ.
Chấp nhận khách doanh nghiệp bị hạn chế. Nếu sau này khách doanh nghiệp nhiều lên, có đường chuyển lên công ty.
Công ty TNHH hợp với ai?
Bán cho doanh nghiệp, cần hoá đơn để khách khấu trừ. Đây là lý do phổ biến nhất khiến shop online, xưởng nhỏ, người làm dịch vụ phải lập công ty.
Có nhiều người góp vốn. Công ty TNHH có cơ chế thành viên, phần vốn góp, chuyển nhượng, rút lui được luật quy định rõ.
Rủi ro nợ đáng kể. Nhận gia công, thi công, nhập hàng số lượng lớn, ký hợp đồng có phạt.
Cần uy tín khi đi đấu thầu, ký hợp đồng khung. Nhiều đối tác lớn chỉ làm việc với pháp nhân.
Muốn tách bạch tiền nhà và tiền làm ăn. Tài khoản công ty, sổ sách công ty buộc mình kỷ luật hơn với dòng tiền.
Định mở rộng, mở chi nhánh, gọi thêm người. Cấu trúc công ty linh hoạt hơn cho các bước sau.
Làm dịch vụ cho khách nước ngoài với hợp đồng lớn. Có những đối tác chỉ ký với công ty; trường hợp này nên hỏi kỹ kế toán về nghĩa vụ thuế cụ thể.
Sẵn sàng trả chi phí duy trì. Kế toán, báo cáo tài chính, quyết toán thuế, chữ ký số là những khoản cố định mỗi năm, kể cả năm làm ăn thua lỗ.
Thuế và hoá đơn: chỗ quyết định thật sự
Nhiều người chọn loại hình theo cảm giác "công ty nghe chuyên nghiệp hơn". Thực tế điều quyết định thường là hoá đơn. Hộ kinh doanh tính thuế theo phương pháp dành cho hộ, xuất hoá đơn bán hàng; khách doanh nghiệp nhận hoá đơn này vẫn tính được chi phí, nhưng thường không được khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào. Với khách là công ty, điều đó làm giá thực của mình đắt hơn đối thủ là công ty khai thuế theo phương pháp khấu trừ.
Chính sách thuế với hộ kinh doanh cũng đang được điều chỉnh theo hướng hộ tự kê khai doanh thu, dùng hoá đơn điện tử, trong đó nhiều hộ dùng hoá đơn khởi tạo từ máy tính tiền. Cách tính, ngưỡng doanh thu, tỷ lệ áp dụng nên tra văn bản hiện hành hoặc hỏi cơ quan thuế quản lý, vì đây là những phần thay đổi thường xuyên.
Công ty thì nộp thuế thu nhập doanh nghiệp trên lợi nhuận, khai thuế giá trị gia tăng theo tháng hoặc quý tuỳ quy mô, lập báo cáo tài chính và quyết toán cuối năm. Khối lượng giấy tờ nhiều hơn rõ rệt, và gần như cần một kế toán, thuê ngoài hoặc tự làm nếu có chuyên môn.
Đừng chọn công ty chỉ vì nghe nói "công ty được trừ chi phí nên nộp thuế ít hơn". Muốn được trừ chi phí thì chi phí phải có chứng từ hợp lệ, thanh toán đúng cách, gắn với hoạt động kinh doanh. Tiệm nhỏ mua hàng ở chợ không có hoá đơn thì lợi thế này gần như không có, còn chi phí kế toán thì có thật.
Ba tình huống cụ thể
Quán cà phê một chủ, khách đi bộ, khách văn phòng gần đó. Khách trả tiền từng ly, không ai đòi hoá đơn để khấu trừ. Chủ quán làm cùng em gái. Hộ kinh doanh là lựa chọn hợp lý. Nếu sau này có công ty quanh đó đặt cà phê cho họp hằng tuần và đòi hoá đơn, chủ quán vẫn xuất hoá đơn của hộ được; chỉ khi khách doanh nghiệp chiếm phần lớn mới cần tính lại.
Shop online bán đồ gia dụng, hai người bạn góp vốn, bắt đầu nhận đơn sỉ cho cửa hàng. Có hai người góp vốn, có khách là cửa hàng cần hoá đơn, có hàng nhập số lượng lớn. Công ty TNHH hai thành viên hợp hơn. Hai người nên viết thoả thuận góp vốn rõ ràng trước khi nộp hồ sơ, và chọn mức vốn điều lệ vừa với số tiền thật sự góp được thay vì ghi cao cho oai.
Người viết code tự do, làm cho vài khách trong và ngoài nước. Nếu chỉ nhận việc theo hợp đồng dịch vụ cá nhân, thu nhập có thể được khai theo diện cá nhân, chưa chắc cần đăng ký kinh doanh. Khi bắt đầu thuê thêm người, nhận dự án lớn đòi hoá đơn, hoặc khách yêu cầu ký với pháp nhân, lúc đó công ty TNHH một thành viên hợp lý. Cách khai thuế cho thu nhập từ nước ngoài cần hỏi kế toán riêng.
Ba tình huống cho thấy cùng một người có thể đi qua hai loại hình theo thời gian. Không có lựa chọn nào là vĩnh viễn; điều quan trọng là chọn đúng cho giai đoạn hiện tại và biết lúc nào nên chuyển.
Các bước từ lúc chọn loại hình tới lúc có giấy
Dù chọn loại nào, trình tự dưới đây giúp tránh phải làm lại hồ sơ.
- Trả lời ba câu hỏi ở đầu bài và chốt loại hình. Ghi lý do ra giấy, để khi tình hình thay đổi còn biết lúc nào nên chuyển.
- Chọn tên và tra trùng. Chuẩn bị vài phương án, tra trước trên cổng đăng ký; chi tiết ở bài đặt tên công ty, hộ kinh doanh không bị trả hồ sơ.
- Chọn mã ngành. Chọn đúng việc đang làm và sẽ làm, kiểm ngành có điều kiện; xem thêm cách chọn mã ngành nghề khi đăng ký kinh doanh.
- Chốt địa chỉ. Hộ kinh doanh đăng ký tại nơi bán hàng thật; công ty cần trụ sở hợp lệ, không dùng căn hộ chung cư để ở.
- Chuẩn bị giấy tờ cá nhân và văn bản nội bộ. Giấy tờ tuỳ thân của chủ, thành viên; điều lệ công ty; danh sách thành viên nếu có.
- Nộp hồ sơ. Công ty nộp trực tuyến qua cổng đăng ký doanh nghiệp; hộ kinh doanh nộp tại nơi đăng ký ở địa phương hoặc qua dịch vụ công trực tuyến nếu có.
- Sau khi có giấy: việc với thuế và ngân hàng. Mở tài khoản, đăng ký chữ ký số, đăng ký hoá đơn điện tử, nộp các tờ khai ban đầu theo hướng dẫn của cơ quan thuế.
- Rà giấy phép con trước khi mở cửa. Ngành ăn uống, ngành có điều kiện cần thêm giấy tờ riêng trước ngày bán đầu tiên.
Chuyển từ hộ kinh doanh lên công ty: khi nào và cần nhớ gì
Dấu hiệu nên chuyển. Khách doanh nghiệp chiếm phần lớn, cần gọi thêm người góp vốn, rủi ro nợ tăng, hay bị đối tác yêu cầu ký với pháp nhân.
Có thủ tục riêng cho chuyển đổi. Pháp luật có cơ chế đăng ký doanh nghiệp trên cơ sở chuyển đổi từ hộ kinh doanh, không nhất thiết phải đóng hộ rồi mở công ty từ đầu.
Có chính sách hỗ trợ cho doanh nghiệp chuyển đổi. Nội dung hỗ trợ thay đổi theo thời kỳ; hỏi cơ quan đăng ký hoặc kế toán để biết mình được hưởng gì.
Chốt thuế của hộ. Nghĩa vụ thuế của hộ phải được giải quyết, kế toán sẽ hướng dẫn thứ tự làm với cơ quan thuế.
Tài sản của hộ chuyển sang công ty. Hàng tồn, thiết bị, hợp đồng thuê phải được chuyển giao có giấy tờ, không mặc định thuộc về công ty.
Hợp đồng với khách và nhà cung cấp. Ký lại hoặc phụ lục chuyển bên ký từ hộ sang công ty.
Thời điểm. Nên chọn đầu kỳ tính thuế để sổ sách hai bên cắt gọn.
Sai lầm thường gặp khi chọn loại hình
Lập công ty vì sĩ diện. Rồi trả chi phí kế toán, báo cáo cho một quán nhỏ không có khách doanh nghiệp nào. Sửa: nếu chưa có lý do thật, hộ kinh doanh đủ dùng.
Đăng ký hộ nhưng ký hợp đồng lớn có phạt. Sửa: hoặc lập công ty, hoặc đọc kỹ điều khoản phạt và giới hạn trách nhiệm trước khi ký.
Nhờ người khác đứng tên. Đứng tên hộ hay công ty cho người khác là chịu trách nhiệm pháp lý thay họ. Sửa: ai làm thì người đó đứng tên.
Mở công ty rồi để chủ tự làm kế toán không biết gì. Sửa: thuê kế toán dịch vụ ít nhất cho năm đầu, để học cách làm cho đúng.
Tưởng doanh nghiệp tư nhân giống công ty TNHH. Doanh nghiệp tư nhân vẫn chịu trách nhiệm vô hạn. Sửa: đọc kỹ bảng so sánh ở trên.
Không thoả thuận giữa các thành viên. Sửa: viết thoả thuận góp vốn và quyền rút vốn trước khi nộp hồ sơ.
Đăng ký sai ngành rồi phải đổi loại hình. Một số ngành chỉ doanh nghiệp mới làm được. Sửa: tra ngành trước khi chọn hộ.
Nghe chiêu "lập công ty để giảm thuế bằng chi phí khống". Hoá đơn khống là vi phạm nghiêm trọng, hậu quả nặng hơn mọi khoản thuế tiết kiệm được.
Khi nào nên hỏi kế toán, luật sư hoặc cơ quan có thẩm quyền?
Có thành viên là người nước ngoài. Phát sinh thủ tục về đầu tư và điều kiện tiếp cận thị trường, không tự làm theo mẫu được.
Ngành có điều kiện về vốn hoặc chứng chỉ. Hỏi luật sư hoặc cơ quan quản lý ngành trước khi chốt loại hình.
Thu nhập từ nước ngoài. Cách khai thuế, chứng từ, hợp đồng nên có kế toán quen việc này.
Nhiều người góp vốn bằng tài sản khác nhau. Đất, xe, máy móc, công sức: cần luật sư soạn thoả thuận.
Đang có hộ kinh doanh muốn chuyển đổi. Hỏi kế toán về thứ tự chốt thuế và chuyển tài sản.
Không chắc ngành mình có được làm dưới dạng hộ. Hỏi cơ quan đăng ký kinh doanh nơi mình.
Đã ký hợp đồng lớn trước khi đăng ký. Cần người chuyên môn xem cách chuyển hợp đồng sang pháp nhân mới.
Câu hỏi thường gặp
Hộ kinh doanh có xuất được hoá đơn cho công ty không?
Được, hộ kinh doanh xuất hoá đơn bán hàng cho khách là công ty. Khách vẫn dùng được làm chứng từ chi phí, nhưng thường không được khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào. Điều này quan trọng khi khách doanh nghiệp chiếm phần lớn doanh thu.
Một người có được vừa làm chủ hộ kinh doanh vừa góp vốn vào công ty không?
Cá nhân góp vốn vào công ty TNHH, cổ phần thường không bị cấm vì đang là chủ hộ. Riêng chủ doanh nghiệp tư nhân thì không được đồng thời là chủ hộ kinh doanh. Trường hợp cụ thể nên hỏi cơ quan đăng ký.
Mở công ty TNHH một thành viên tốn những chi phí gì mỗi năm?
Thường gồm chi phí kế toán, chữ ký số, hoá đơn điện tử, các khoản nộp theo quy định và chi phí duy trì tài khoản ngân hàng. Mức cụ thể tuỳ nhà cung cấp và văn bản hiện hành, nên hỏi báo giá vài nơi và hỏi kế toán về các khoản bắt buộc.
Người làm tự do có bắt buộc đăng ký kinh doanh không?
Không phải mọi người làm tự do đều phải đăng ký. Người nhận việc theo hợp đồng dịch vụ cá nhân thường khai thuế theo diện cá nhân. Khi hoạt động thành cơ sở kinh doanh thường xuyên, có thuê người, có cửa hàng, thì nên hỏi cơ quan thuế hoặc kế toán.
Đăng ký hộ kinh doanh rồi có đổi sang công ty được không?
Được, có thủ tục đăng ký doanh nghiệp trên cơ sở chuyển đổi từ hộ kinh doanh. Trước khi làm nên chốt nghĩa vụ thuế của hộ và lên danh sách hợp đồng, tài sản cần chuyển.
Doanh nghiệp tư nhân có lợi gì so với hộ kinh doanh?
Doanh nghiệp tư nhân có thể dùng hoá đơn theo phương pháp khấu trừ và có cấu trúc doanh nghiệp, nhưng chủ vẫn chịu trách nhiệm vô hạn. Phần lớn người làm ăn nhỏ cân nhắc giữa hộ kinh doanh và công ty TNHH thay vì loại hình này.
