Với cá nhân, hộ gia đình và hộ kinh doanh, số định danh cá nhân — chính là dãy 12 số trên thẻ căn cước — hiện được dùng thay cho mã số thuế. Phần lớn người đã có mã số thuế cũ không phải làm thủ tục đăng ký lại; việc thật sự cần làm là kiểm tra thông tin trên hệ thống thuế đã khớp với dữ liệu căn cước chưa, rồi báo cho người mua, nơi trả thu nhập dùng đúng số mới.
Chuyện nghe đơn giản nhưng hay vấp ở những chỗ rất đời: chị bán trái cây có mã số thuế từ mười năm trước, ghi nơi ở theo hộ khẩu cũ; anh lập trình viên tự do có hai mã số thuế vì hồi xưa hai công ty mỗi nơi đăng ký một lần; tiệm cà phê đổi chủ hộ kinh doanh nhưng không ai báo cơ quan thuế. Khi dữ liệu hai bên lệch nhau, tra số định danh có thể không ra, hoá đơn ghi số mới bị báo lỗi, chứng từ khấu trừ thuế của công ty trả thu nhập không ghép được vào đúng người.
Bài này đi theo thứ tự một người làm ăn nhỏ nên làm: tra xem hệ thống đang ghi gì, so với căn cước, sửa chỗ lệch, rồi mới tính chuyện hoá đơn và hợp đồng.
Số định danh thay mã số thuế nghĩa là gì với người làm ăn nhỏ?
Trước đây mỗi cá nhân được cấp một mã số thuế mười số, hộ kinh doanh có thể có mã riêng, thêm mã của các địa điểm kinh doanh. Nay ngành thuế ghép dữ liệu với cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, nên số định danh cá nhân được dùng làm mã số thuế cho cá nhân, người phụ thuộc, hộ gia đình và hộ kinh doanh. Doanh nghiệp, tổ chức vẫn giữ mã số thuế của doanh nghiệp như cũ, không đổi.
Điều quan trọng là mã số thuế cũ không biến mất khỏi lịch sử. Các tờ khai, chứng từ, số thuế đã nộp dưới mã cũ vẫn nằm đó và được hệ thống liên kết sang số định danh khi thông tin khớp. Chữ "khi thông tin khớp" là mấu chốt: họ tên, ngày sinh, số giấy tờ trên hồ sơ thuế phải trùng với dữ liệu dân cư thì việc nối mới tự động.
Với hộ kinh doanh, cách xử lý mã của hộ và mã của từng địa điểm kinh doanh có hướng dẫn riêng; hộ nhiều cửa hàng ở nhiều nơi nên hỏi cơ quan thuế đang quản lý xem từng địa điểm sẽ được nhận diện thế nào trên tờ khai và hoá đơn. Đây là chỗ không nên đoán, vì sai một địa điểm là tờ khai của cả kỳ có thể bị ghi nhận lệch.
Người làm tự do thì dễ hơn: thu nhập từ các công ty trả cho mình được khấu trừ và kê dưới số định danh. Nhưng nếu một nơi trả thu nhập vẫn dùng mã cũ, nơi khác dùng số mới, đến lúc quyết toán sẽ phải ngồi ghép tay. Báo sớm cho phòng kế toán bên trả tiền là cách rẻ nhất.
Kiểm tra thông tin đăng ký thuế đã khớp với căn cước chưa
Nên làm một lần cho chắc, mất khoảng một buổi tối, và làm cho cả người phụ thuộc nếu đang đăng ký giảm trừ gia cảnh.
- Chuẩn bị thẻ căn cước và mọi mã số thuế cũ mình nhớ. Lục lại tờ khai, chứng từ khấu trừ, giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh để biết trước đây mình được cấp những mã nào.
- Tra trên kênh chính thức của ngành thuế bằng số định danh. Xem họ tên, ngày sinh, trạng thái và cơ quan thuế quản lý hiện ra có đúng không. Muốn tra nhanh cả mã của mình lẫn của đối tác, có thể dùng thêm trang tra cứu mã số thuế để đối chiếu, nhưng thông tin gốc vẫn là của cơ quan thuế.
- Tra tiếp bằng mã số thuế cũ. Nếu mã cũ và số định danh ra cùng một người, nghĩa là dữ liệu đã nối. Nếu mã cũ ra tên khác chính tả, ngày sinh khác, hay báo trạng thái lạ, ghi lại để đi sửa.
- Kiểm tra có bị trùng hai mã số thuế không. Người từng đăng ký ở hai nơi làm việc khác nhau hay gặp. Mã trùng phải được xử lý để chỉ còn một hồ sơ, không thì chứng từ khấu trừ bị chia làm hai.
- Kiểm tra mã của người phụ thuộc. Con nhỏ, cha mẹ được đăng ký giảm trừ gia cảnh cũng cần thông tin khớp với dữ liệu dân cư; trẻ đã có số định danh thì dùng số đó.
- Ghi lại kết quả và ngày tra. Chụp màn hình hoặc ghi chú, để khi làm việc với cơ quan thuế hay kế toán mình nói được cụ thể chỗ nào lệch.
Nếu mọi thứ khớp, phần lớn việc đã xong. Nếu có chỗ lệch, đọc mục kế tiếp trước khi làm hồ sơ thay đổi.
Những ca lệch thông tin hay gặp và hướng xử lý
Tên trên hồ sơ thuế không dấu hoặc sai một chữ. Hồ sơ cũ nhập tay hay gặp lỗi này. Cần làm thủ tục thay đổi thông tin đăng ký thuế để cập nhật đúng theo căn cước; hỏi cơ quan thuế quản lý xem nộp điện tử được không hay phải mang giấy tờ đến.
Ngày sinh lệch do giấy tờ cũ ghi khác. Dữ liệu dân cư là chuẩn để đối chiếu. Mang căn cước đến cơ quan thuế để được hướng dẫn sửa, đừng tự kê theo ngày sinh cũ cho "khớp với giấy tờ cũ".
Nơi ở ghi theo địa giới trước khi sắp xếp. Sau sắp xếp đơn vị hành chính, nhiều địa chỉ trên hồ sơ còn mang tên quận, huyện cũ. Việc cập nhật địa chỉ có thể được ngành thuế tự đồng bộ hoặc cần người nộp thuế báo; hỏi cơ quan thuế trước khi tự làm hồ sơ.
Có hai mã số thuế cá nhân. Đây là vi phạm về đăng ký thuế dù thường xuất phát từ việc hai nơi làm việc cùng đăng ký thay. Báo cơ quan thuế để xử lý mã thừa, giữ lại hồ sơ khấu trừ của cả hai để khỏi mất số thuế đã nộp.
Hộ kinh doanh đã đổi chủ hộ nhưng hồ sơ thuế vẫn tên người cũ. Thay đổi đăng ký hộ kinh doanh ở cơ quan đăng ký kinh doanh chưa chắc đã kéo theo hồ sơ thuế cập nhật đúng người. Kiểm tra cả hai nơi.
Hộ có nhiều địa điểm kinh doanh. Mỗi địa điểm có thể đang được quản lý riêng. Hỏi cơ quan thuế cách ghi mã cho từng địa điểm trên tờ khai và hoá đơn hiện nay.
Mã số thuế cũ báo trạng thái ngừng hoạt động. Thường do từng đóng mã, hoặc hộ kinh doanh cũ đã chấm dứt. Không phải lỗi của số định danh, nhưng cần làm rõ trước khi kinh doanh lại dưới cùng tên.
Người phụ thuộc chưa có số định danh. Trẻ mới sinh chưa làm khai sinh, chưa có số định danh thì chưa đăng ký được; làm giấy tờ cho bé trước rồi mới đăng ký giảm trừ.
Tra số định danh không ra gì. Có thể dữ liệu chưa nối, hoặc người đó chưa từng đăng ký thuế. Không có nghĩa là bị phạt; hỏi cơ quan thuế để biết cần đăng ký mới hay chỉ chờ đồng bộ.
Ghi số định danh trên hoá đơn, hợp đồng và chứng từ khấu trừ
Hộ kinh doanh có dùng hoá đơn điện tử thì mã của người bán trên hoá đơn đi theo dữ liệu đăng ký với hệ thống hoá đơn. Khi chuyển sang số định danh, đơn vị cung cấp dịch vụ hoá đơn thường phải cập nhật thông tin người bán; nếu hoá đơn bị cơ quan thuế từ chối cấp mã vì lệch mã số, đó là dấu hiệu cần cập nhật đăng ký sử dụng hoá đơn.
Khi mình là người mua và lấy hoá đơn của công ty khác, ghi số định danh của mình vào phần mã số thuế người mua nếu mình mua với tư cách hộ kinh doanh có mã. Mua để dùng cá nhân thì không bắt buộc ghi, nhưng muốn hoá đơn đứng tên mình cho sạch thì vẫn ghi đúng số.
Hợp đồng dịch vụ của người làm tự do nên ghi số định danh ở phần thông tin bên nhận tiền. Kế toán bên trả tiền cần số này để kê khai khấu trừ; nếu họ còn dùng mã cũ, chứng từ khấu trừ cuối năm sẽ nằm ở hồ sơ mã cũ, đến khi tự quyết toán phải xin xác nhận lại.
Một thói quen đáng giữ: cuối mỗi năm, xin các nơi trả thu nhập chứng từ khấu trừ thuế và nhìn xem họ ghi số gì. Phát hiện sớm thì sửa trong vài email; để đến mùa quyết toán thì phải chờ họ khai bổ sung, mất cả tháng.
Sai lầm hay gặp quanh chuyện mã số thuế
Tưởng phải đăng ký mã số thuế mới. Đa số không phải. Người đã có mã cũ chỉ cần thông tin khớp; đi đăng ký mới là tạo thêm hồ sơ trùng.
Nghe ai đó nhắn tin "cập nhật mã số thuế kẻo bị khoá". Cơ quan thuế không nhắn tin kèm đường link lạ để bắt cài ứng dụng hay nhập mật khẩu. Gặp tin kiểu này thì bỏ qua, tự vào kênh chính thức để kiểm tra.
Đưa ảnh căn cước cho người lạ "làm hộ". Ảnh hai mặt căn cước đủ để người khác mở tài khoản, đăng ký dịch vụ đứng tên mình. Làm hộ thì chỉ nhờ người quen biết rõ và có giấy uỷ quyền.
Không báo kế toán bên trả thu nhập. Họ vẫn kê theo mã cũ; số thuế đã khấu trừ của mình không nằm đúng chỗ khi quyết toán.
Đổi chủ hộ kinh doanh mà không báo thuế. Người cũ vẫn đứng tên nghĩa vụ thuế, người mới làm ăn dưới tên người khác. Hai bên đều mệt khi có kiểm tra.
Ghi số định danh của vợ hoặc chồng lên hoá đơn của hộ. Hộ đăng ký tên ai thì hoá đơn, tờ khai ghi đúng người đó; ghi lẫn là hoá đơn không khớp người bán.
Để thông tin lệch cả năm vì "chưa thấy ai hỏi". Lệch sẽ lộ ra đúng lúc cần: lúc quyết toán, lúc xin hoàn thuế, lúc vay vốn cần xác nhận nghĩa vụ thuế.
Quên kiểm tra cho người phụ thuộc. Giảm trừ gia cảnh không được tính nếu thông tin người phụ thuộc không khớp, và thường chỉ phát hiện khi quyết toán.
Câu hỏi thường gặp
Mã số thuế mười số cũ còn dùng được không?
Mã cũ vẫn gắn với lịch sử nộp thuế của mình và được liên kết sang số định danh khi thông tin khớp. Trên giấy tờ mới nên dùng số định danh. Nếu đối tác chỉ có mã cũ, hãy báo họ cập nhật để chứng từ không bị lệch.
Hộ kinh doanh có phải làm thủ tục gì để chuyển sang số định danh không?
Thông thường không phải nộp hồ sơ mới nếu dữ liệu đăng ký thuế đã khớp dữ liệu dân cư. Hộ có nhiều địa điểm kinh doanh hoặc có thông tin lệch thì nên hỏi cơ quan thuế quản lý để được hướng dẫn cụ thể.
Doanh nghiệp có bị đổi mã số thuế không?
Không. Việc dùng số định danh áp cho cá nhân, người phụ thuộc, hộ gia đình và hộ kinh doanh. Mã số thuế của công ty, chi nhánh vẫn giữ nguyên.
Tra số căn cước mà không ra mã số thuế là sao?
Có thể dữ liệu chưa được liên kết do lệch thông tin, hoặc người đó chưa từng đăng ký thuế. Kiểm tra lại bằng mã cũ; nếu vẫn không rõ thì liên hệ cơ quan thuế, đừng vội đăng ký mới.
Có hai mã số thuế cá nhân thì có bị phạt không?
Có hai mã là sai quy định về đăng ký thuế, và mức xử lý tuỳ tình huống. Cách đúng là chủ động báo cơ quan thuế để xử lý mã thừa; mang theo chứng từ khấu trừ của cả hai mã để không mất số thuế đã nộp.
Người làm tự do có cần báo số định danh cho công ty trả tiền không?
Nên báo, ghi luôn vào hợp đồng dịch vụ. Công ty cần số này để kê khai khấu trừ và cấp chứng từ, nhờ đó cuối năm mình quyết toán hay xin hoàn thuế không phải ghép tay.
