Thuế khoán đối với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh đã bị bãi bỏ. Hộ kinh doanh giờ tự ghi doanh thu, tự kê khai theo kỳ và tự nộp thuế, thay vì chờ cơ quan thuế ấn định một mức cố định cho cả năm. Việc cần làm ngay là có một cách ghi doanh thu đều đặn mỗi ngày, giữ hoá đơn chứng từ, và hỏi rõ cơ quan thuế quản lý kỳ khai, mẫu khai áp dụng cho quy mô của mình.
Với chủ tiệm bánh mì, sạp vải ở chợ hay quán cà phê vỉa hè, thay đổi lớn nhất không nằm ở tiền thuế mà ở thói quen: trước đây một năm làm việc với thuế một lần, giờ mỗi kỳ phải có con số doanh thu của chính mình. Ai quen ghi sổ thì nhẹ nhàng, ai bán xong là thôi thì sẽ thấy khó trong vài kỳ đầu.
Hướng dẫn chi tiết cho từng nhóm quy mô doanh thu, ngưỡng không phải nộp thuế và tỷ lệ tính thuế theo ngành nằm trong văn bản hiện hành và có thể còn được điều chỉnh. Bài này nói cách tổ chức việc để kê khai đúng, phần con số hãy hỏi cơ quan thuế hoặc kế toán.
Bỏ thuế khoán thay đổi gì trong việc hằng ngày của hộ kinh doanh?
Thuế khoán vận hành theo kiểu ước: cơ quan thuế và hội đồng tư vấn thuế xem xét quy mô, ấn định doanh thu khoán và số thuế cho cả năm, hộ nộp theo thông báo. Doanh thu thật cao hay thấp hơn mức khoán một chút cũng ít ai tính lại. Phương pháp kê khai thì ngược: con số xuất phát từ chính sổ sách và hoá đơn của hộ.
Kèm theo đó là trách nhiệm chứng minh. Khi hộ khai doanh thu một quý, con số đó phải khớp với tiền vào tài khoản, hoá đơn đã xuất, dữ liệu máy tính tiền nếu có, và mức độ buôn bán mà người ngoài nhìn vào cũng thấy được. Ngành thuế ngày càng có nhiều dữ liệu đối chiếu, nhất là giao dịch chuyển khoản và dữ liệu từ sàn thương mại điện tử.
Việc này không có nghĩa là phải thuê kế toán. Một sạp chợ, một tiệm sửa xe nhỏ có thể tự ghi sổ doanh thu và tự khai qua ứng dụng thuế điện tử. Hộ có quy mô lớn hơn thì có thể phải ghi thêm chi phí, theo dõi hàng tồn và dùng hoá đơn điện tử theo yêu cầu riêng.
Chỗ cần nói thẳng: những hộ trước đây được khoán thấp hơn thực tế sẽ thấy số thuế tăng khi khai đúng. Đó không phải do thuế suất đổi mà do doanh thu được tính đúng. Chuẩn bị tinh thần và dòng tiền cho chuyện này tốt hơn là cố giảm doanh thu trên giấy.
Thiết lập việc kê khai cho hộ kinh doanh trong tháng đầu
Làm một lần cho đâu ra đó, các kỳ sau chỉ việc lặp lại.
- Kiểm tra thông tin đăng ký thuế của hộ. Số định danh của chủ hộ, địa chỉ kinh doanh, ngành nghề trên hồ sơ thuế có khớp thực tế không. Lệch thì sửa trước.
- Hỏi cơ quan thuế quản lý về kỳ khai và mẫu khai. Hộ của mình khai theo tháng, quý hay theo lần phát sinh; có phải dùng hoá đơn điện tử hay máy tính tiền không. Ghi lại câu trả lời và tên bộ phận đã hỏi.
- Mở tài khoản thuế điện tử. Đăng ký tài khoản trên kênh thuế điện tử chính thức để nộp tờ khai, nộp tiền và tra cứu nghĩa vụ, đỡ phải đi lại.
- Chọn cách ghi doanh thu. Sổ giấy, bảng tính hoặc phần mềm bán hàng đều được, miễn là ghi mỗi ngày và giữ được lâu. Quan trọng là đều, không phải đẹp.
- Tách tài khoản ngân hàng kinh doanh và cá nhân. Một tài khoản chỉ nhận tiền bán hàng giúp đối chiếu doanh thu dễ, và tránh việc tiền nhà bị hiểu thành tiền bán.
- Đặt lịch nhắc hạn khai và nộp. Hạn rơi vào tháng kế tiếp kỳ khai; đặt nhắc trước vài ngày, nhất là kỳ trùng Tết.
- Giữ hoá đơn mua vào và chứng từ chi. Dù cách tính thuế dựa trên doanh thu, chứng từ vẫn cần cho việc đối chiếu và cho các trường hợp phải ghi chi phí.
Ghi doanh thu nên làm ngay lúc đóng cửa, không để dồn. Chủ tiệm bánh mì nào cũng nhớ hôm nay bán bao nhiêu ổ; một tuần sau thì không ai nhớ.
Ghi doanh thu thế nào để khai đúng và đỡ mệt
Ghi tổng tiền thu mỗi ngày, tách tiền mặt và chuyển khoản. Hai dòng này khi cộng lại phải bằng tổng doanh thu ngày. Tách ra để đối chiếu với sao kê ngân hàng.
Ghi cả những ngày bán ít. Ngày mưa bán được vài chục ly cũng ghi. Sổ có khoảng trống thường bị hỏi nhiều hơn sổ ghi đều.
Không tính tiền chuyển khoản không phải tiền bán vào doanh thu. Tiền người nhà gửi, tiền vay, tiền hoàn lại không phải doanh thu. Ghi chú ngay bên cạnh giao dịch để sau giải thích được.
Bán qua sàn thì đối chiếu với báo cáo của sàn. Sàn có thể đã khấu trừ, nộp thay một phần thuế; doanh thu qua sàn ghi riêng để khỏi khai trùng.
Giữ hoá đơn đã xuất theo thứ tự. Nếu hộ dùng hoá đơn điện tử, doanh thu trên hoá đơn là căn cứ đối chiếu trực tiếp.
Ghi hàng trả lại, giảm giá. Khách trả hàng, giảm giá sau khi bán thì ghi rõ để doanh thu phản ánh đúng.
Chụp lưu sổ giấy định kỳ. Sổ giấy ướt, mất là mất căn cứ. Cuối tuần chụp lại các trang đã ghi.
Nhiều người đứng quầy thì một người tổng hợp. Mỗi ca ghi riêng, cuối ngày một người cộng lại và ký tên để biết ai chịu trách nhiệm.
Cuối kỳ cộng sổ trước khi khai. Đừng khai theo cảm giác "chắc cũng chừng đó". Con số trên tờ khai phải đi ra từ sổ.
Những chỗ hộ kinh doanh hay hiểu sai trong giai đoạn chuyển đổi
Hiểu sai thứ nhất là "doanh thu dưới ngưỡng thì khỏi làm gì". Thực tế, hộ có doanh thu dưới ngưỡng chịu thuế không phải nộp thuế giá trị gia tăng và thuế thu nhập cá nhân, nhưng vẫn có thể phải thông báo hoặc khai doanh thu theo hướng dẫn. Nên hỏi rõ thay vì đoán.
Hiểu sai thứ hai là "bán chủ yếu tiền mặt thì không ai biết". Chi tiêu của hộ, lượng hàng nhập, mặt bằng, số nhân viên đều là dữ liệu mà cơ quan thuế có thể dùng để đánh giá. Doanh thu khai thấp bất thường so với quy mô là dấu hiệu rủi ro, dẫn tới kiểm tra và ấn định thuế.
Hiểu sai thứ ba là chia doanh thu cho người nhà đứng tên nhiều hộ để từng hộ dưới ngưỡng. Nếu thực chất là một cơ sở kinh doanh, việc chia nhỏ này dễ bị xem là khai không trung thực, và hậu quả nặng hơn nhiều so với số thuế định tiết kiệm.
Hiểu sai thứ tư là nghĩ bỏ thuế khoán nghĩa là phải thành lập công ty. Hộ kinh doanh vẫn tồn tại; chuyển lên công ty là lựa chọn khi quy mô, khách hàng hay nhu cầu hợp tác đòi hỏi, không phải nghĩa vụ đi kèm việc bỏ khoán.
Khi nào hộ kinh doanh nên tìm kế toán hoặc hỏi cơ quan thuế
Doanh thu sát ngưỡng chịu thuế. Cách tính ngưỡng theo năm, theo tháng hoạt động thực tế có quy định riêng; tính nhầm là sai cả năm.
Kinh doanh nhiều ngành có tỷ lệ khác nhau. Quán vừa bán đồ uống vừa bán hàng đóng gói, sửa xe vừa bán phụ tùng phải tách doanh thu theo nhóm.
Có nhiều địa điểm. Mỗi địa điểm có thể khai riêng hoặc gộp tuỳ hướng dẫn; hỏi trước kỳ khai đầu tiên.
Thuộc diện phải dùng hoá đơn khởi tạo từ máy tính tiền. Cần chọn thiết bị, kết nối, đăng ký sử dụng đúng cách.
Cho thuê tài sản kèm kinh doanh. Thu nhập cho thuê nhà, mặt bằng có cách khai riêng, không gộp vào doanh thu bán hàng.
Nhận thông báo, quyết định từ cơ quan thuế. Đọc kỹ thời hạn, hỏi lại chỗ không hiểu, đừng để quá hạn mới tìm người giúp.
Muốn chuyển lên doanh nghiệp. Cần tính cả thuế, kế toán, bảo hiểm cho nhân viên; nhờ người có chuyên môn so hai phương án.
Phát hiện mình đã khai thiếu. Tự khai bổ sung sớm luôn tốt hơn chờ bị phát hiện; nhờ kế toán xem cách làm cho đúng.
Câu hỏi thường gặp
Bỏ thuế khoán thì hộ kinh doanh có phải nộp thuế nhiều hơn không?
Không nhất thiết. Số thuế đi theo doanh thu thực tế; hộ trước đây khoán sát thực tế thì gần như không đổi, hộ khoán thấp hơn thực tế thì sẽ thấy tăng.
Hộ kinh doanh có cần thuê kế toán khi tự kê khai không?
Hộ nhỏ, một ngành nghề, một địa điểm thường tự làm được nếu ghi sổ doanh thu đều đặn. Hộ quy mô lớn, nhiều ngành hay phải ghi chi phí thì nên có kế toán, ít nhất là thuê làm theo kỳ.
Doanh thu dưới ngưỡng chịu thuế có phải khai gì không?
Không phải nộp thuế giá trị gia tăng và thuế thu nhập cá nhân, nhưng có thể vẫn phải thông báo hoặc khai doanh thu theo hướng dẫn. Hỏi cơ quan thuế quản lý để biết chính xác nghĩa vụ của hộ mình.
Tiền chuyển khoản vào tài khoản cá nhân có bị tính là doanh thu không?
Chỉ tiền bán hàng, cung cấp dịch vụ mới là doanh thu. Nhưng khi tiền nhà lẫn tiền bán trong một tài khoản, mình phải tự giải thích được từng khoản, nên tách tài khoản là cách đỡ rắc rối nhất.
Hộ kinh doanh khai thuế qua điện thoại được không?
Được, ngành thuế có ứng dụng và cổng thuế điện tử để khai, nộp và tra cứu. Nên tự đăng ký tài khoản, không đưa mật khẩu cho người lạ làm hộ.
Khai sai doanh thu một kỳ thì sửa thế nào?
Nộp tờ khai bổ sung cho kỳ đó và nộp phần chênh lệch kèm tiền chậm nộp nếu khai thiếu. Làm trước khi cơ quan thuế kiểm tra thì nhẹ hơn nhiều.
