Hợp đồng thuê làm web, thiết kế, quảng cáo: nghiệm thu và bản quyền

Hợp đồng thuê làm website, thiết kế hay chạy quảng cáo cần năm phần rõ ràng: sản phẩm cụ thể sẽ bàn giao, tiêu chí và thời hạn nghiệm thu, thanh toán theo từng mốc gắn với nghiệm thu, ai sở hữu sản phẩm cùng các tài khoản liên quan, và cách chấm dứt khi bên làm không đạt. Thiếu một trong năm phần đó, chủ tiệm dễ rơi vào cảnh trả tiền rồi mà không thật sự nắm trong tay thứ mình đã trả.

Chuyện quen thuộc: tiệm thuê một bạn làm website, hai năm sau muốn đổi người làm thì phát hiện tên miền đứng tên bạn cũ, tài khoản quản trị bạn cũ giữ, mã nguồn không có trong tay. Hợp đồng ban đầu chỉ có một dòng “thiết kế website trọn gói”.

Dịch vụ “vô hình” nên càng phải viết cụ thể

Mua một cái tủ lạnh thì dễ: giao đúng mẫu, chạy được là xong. Mua dịch vụ thì khác, vì sản phẩm thường không cầm nắm được và chất lượng có phần cảm tính. “Đẹp”, “chuyên nghiệp”, “hiệu quả” là ba chữ hay xuất hiện trong hợp đồng dịch vụ và cũng là ba chữ không nghiệm thu được.

Cách khắc phục là chuyển mô tả sang thứ đếm được hoặc kiểm tra được. Website: bao nhiêu trang, gồm những chức năng gì, chạy được trên điện thoại, có trang quản trị cho tiệm tự đăng sản phẩm. Thiết kế logo: bao nhiêu phương án ban đầu, bao nhiêu vòng chỉnh sửa, bàn giao những định dạng tệp nào. Quảng cáo: chạy trên kênh nào, ngân sách quảng cáo ai trả, báo cáo bao lâu một lần gồm chỉ số gì.

Với quảng cáo, đừng để hợp đồng hứa kết quả kinh doanh kiểu “cam kết tăng doanh số”. Bên làm dịch vụ không kiểm soát được giá bán, sản phẩm hay cách tiệm chốt đơn. Hứa như vậy hoặc là không thật, hoặc là đi kèm điều kiện mà đến lúc đó mới đọc thấy. Thứ nên cam kết là việc làm và báo cáo minh bạch.

Viết cụ thể không làm hợp đồng dài thêm bao nhiêu. Thường chỉ cần một phụ lục “phạm vi công việc” một trang, đánh số từng hạng mục.

Nghiệm thu: phần quyết định có trả tiền hay không

Nghiệm thu theo từng giai đoạn. Bản phác, bản hoàn thiện, bản chạy thật. Mỗi giai đoạn có một mốc xác nhận.

Tiêu chí viết từ trước. Danh sách hạng mục đã thoả thuận chính là tiêu chí. Ngoài danh sách là phát sinh.

Thời hạn phản hồi của bên thuê. Ghi rõ trong bao nhiêu ngày tiệm phải góp ý hoặc chấp nhận. Không có mốc này, bên làm có lý khi than “chờ anh duyệt mãi”.

Số vòng chỉnh sửa. Ghi số vòng được tính trong giá; vượt thì tính thêm theo đơn giá nào.

Hình thức xác nhận. Email hoặc tin nhắn “đồng ý nghiệm thu giai đoạn hai” là đủ, miễn hợp đồng chấp nhận hình thức đó.

Lỗi phát hiện sau nghiệm thu. Website có thời hạn sửa lỗi miễn phí bao lâu; lỗi kỹ thuật khác với yêu cầu thay đổi tính năng.

Ai cung cấp nội dung. Ảnh, chữ, giá sản phẩm do tiệm đưa thì chậm đưa là lỗi của tiệm, không trách bên làm trễ.

Nghiệm thu ngầm. Một số hợp đồng ghi: quá hạn không phản hồi thì coi như đã nghiệm thu. Chấp nhận được, nhưng phải biết để không lỡ hạn.

Thanh toán theo mốc: một cách chia thường gặp

Tỷ lệ dưới đây chỉ là ví dụ cách chia, hai bên tự thoả thuận theo quy mô việc:

Mốc cuối cùng là mốc nhiều tiệm bỏ qua. Trả đủ tiền khi website chạy rồi, đến lúc xin mã nguồn và tài khoản thì bên làm bận, trả lời chậm, và tiệm không còn gì để thương lượng.

Ai sở hữu sản phẩm, tên miền và tài khoản?

Luật sở hữu trí tuệ có quy định về quyền tác giả đối với tác phẩm được tạo ra theo hợp đồng, trong đó quyền tài sản thường thuộc bên giao kết hợp đồng với tác giả, trừ khi có thoả thuận khác. Nhưng “trừ khi có thoả thuận khác” chính là chỗ cần chú ý: nhiều hợp đồng soạn sẵn của bên làm dịch vụ ghi rằng bên làm giữ quyền với mã nguồn hoặc thiết kế, bên thuê chỉ được quyền sử dụng. Đọc kỹ và đề nghị ghi rõ chuyển giao quyền tài sản sau khi thanh toán đủ.

Với logo và nhận diện thương hiệu, ngoài quyền tác giả còn chuyện đăng ký nhãn hiệu. Logo do người khác thiết kế cho mình, nếu muốn đăng ký bảo hộ nhãn hiệu thì cần bảo đảm quyền sử dụng hợp pháp từ phía tác giả. Hỏi luật sư sở hữu trí tuệ nếu tiệm có kế hoạch mở rộng thương hiệu.

Tên miền và tài khoản là phần hay lạc nhất. Tên miền phải đăng ký đứng tên tiệm hoặc chủ tiệm, không đứng tên bên làm web. Tài khoản quảng cáo, trang mạng xã hội, công cụ đo lường nên do tiệm tạo và sở hữu, rồi cấp quyền cho bên làm dịch vụ, chứ không phải ngược lại. Khi chấm dứt hợp đồng, tiệm chỉ việc thu hồi quyền.

Mã nguồn website, tệp thiết kế gốc có thể chỉnh sửa, tài khoản hosting: ghi thành danh sách bàn giao trong phụ lục, gắn với mốc thanh toán cuối cùng.

Những điều khoản nên có thêm trong hợp đồng dịch vụ

Bảo mật thông tin. Bên làm dịch vụ có thể tiếp cận danh sách khách, doanh số, mật khẩu. Ghi nghĩa vụ giữ bí mật và trả lại, xoá dữ liệu khi kết thúc.

Dữ liệu cá nhân của khách hàng. Nếu bên làm xử lý dữ liệu khách của tiệm, cần thoả thuận phạm vi xử lý và bảo vệ theo quy định về dữ liệu cá nhân.

Sử dụng hình ảnh, phông chữ có bản quyền. Bên làm cam kết tài nguyên dùng trong sản phẩm có giấy phép phù hợp; nếu bị khiếu nại bản quyền thì bên làm chịu trách nhiệm.

Thuê lại bên thứ ba. Bên làm có được giao lại một phần việc cho người khác không.

Ngân sách quảng cáo tách riêng. Tiền nạp vào nền tảng quảng cáo là của tiệm, phí dịch vụ là của bên làm. Trộn lại thì khó kiểm soát và khó hạch toán.

Báo cáo định kỳ. Chỉ số gì, bao lâu một lần, có quyền truy cập trực tiếp tài khoản để đối chiếu không.

Chấm dứt trước hạn. Bên nào được chấm dứt, báo trước bao lâu, thanh toán phần việc đã làm thế nào, bàn giao những gì.

Hoá đơn, chứng từ. Bên làm là công ty thì xuất hoá đơn; là cá nhân thì tiệm có thể phải khấu trừ thuế thu nhập cá nhân. Hỏi kế toán trước khi chốt giá “đã gồm thuế” hay chưa.

Khi bên làm dịch vụ không đạt hoặc biến mất

Trễ hạn là chuyện thường gặp nhất. Trước khi nổi nóng, xem lại chính mình đã gửi nội dung, phản hồi đúng hạn chưa; nhiều vụ trễ có phần lỗi của bên thuê. Nếu lỗi rõ ở bên làm, gửi thông báo bằng văn bản nêu hạng mục chưa đạt và hạn khắc phục cụ thể.

Khi bên làm im lặng, không bàn giao, điều quan trọng nhất là giữ được những gì thuộc về mình: đổi mật khẩu các tài khoản mà tiệm sở hữu, thu hồi quyền truy cập. Đây là lý do tài khoản nên đứng tên tiệm ngay từ đầu.

Với khoản tiền đã trả cho phần việc chưa làm, tiệm có thể yêu cầu hoàn lại theo điều khoản chấm dứt, rồi nếu cần thì đi theo con đường thương lượng, hoà giải, khởi kiện. Với người làm tự do giá trị nhỏ, thực tế việc đòi lại tiền khá tốn công; thanh toán theo mốc ngay từ đầu là cách phòng tốt hơn chữa.

Nếu hợp đồng giá trị lớn, bên làm là công ty, và có dấu hiệu lừa đảo như nhận tiền nhiều khách rồi biến mất, nên hỏi luật sư về việc trình báo cơ quan công an song song với yêu cầu dân sự.

Câu hỏi thường gặp

Thuê người làm logo xong, logo thuộc về ai?

Theo luật sở hữu trí tuệ, quyền tài sản với tác phẩm làm theo hợp đồng thường thuộc bên thuê, trừ khi hai bên thoả thuận khác. Vì vậy nên ghi rõ trong hợp đồng là quyền tài sản chuyển cho tiệm sau khi thanh toán đủ, kèm bàn giao tệp gốc.

Tên miền website nên đứng tên ai?

Nên đứng tên tiệm hoặc chủ tiệm, do tiệm giữ tài khoản quản lý. Bên làm web chỉ nên được cấp quyền kỹ thuật cần thiết. Tên miền đứng tên người khác là nguồn tranh chấp phổ biến khi đổi đơn vị làm web.

Có nên ký hợp đồng cam kết doanh số với bên chạy quảng cáo?

Không nên tin vào cam kết doanh số, vì doanh số phụ thuộc sản phẩm, giá và cách bán của chính tiệm. Hợp lý hơn là thoả thuận rõ công việc, ngân sách, chỉ số báo cáo và quyền xem trực tiếp tài khoản quảng cáo.

Thuê freelancer cá nhân có cần hợp đồng không?

Nên có, dù ngắn. Hợp đồng dịch vụ với cá nhân giúp rõ phạm vi việc, nghiệm thu, quyền với sản phẩm, và là chứng từ để kế toán khấu trừ thuế, tính chi phí khi cần.

Bên làm web đòi thêm tiền khi tiệm muốn sửa, có đúng không?

Tuỳ yêu cầu sửa có nằm trong phạm vi và số vòng chỉnh sửa đã thoả thuận hay không. Nếu là lỗi kỹ thuật trong thời hạn bảo hành thì bên làm phải sửa; nếu là tính năng mới thì là phát sinh, nên báo giá trước khi làm.

Kết thúc hợp đồng cần bàn giao những gì?

Thường gồm mã nguồn, tệp thiết kế gốc, quyền quản trị website, tên miền, hosting, tài khoản quảng cáo và dữ liệu khách hàng nếu bên làm có giữ. Ghi thành danh sách trong phụ lục và gắn với mốc thanh toán cuối.