Trước khi ký bất kỳ hợp đồng nào, chủ tiệm nên dừng lại ở năm chỗ: ai thực sự là bên ký và người ký có đủ thẩm quyền không; mình mua hay thuê đúng cái gì, nghiệm thu thế nào; giá, cách thanh toán và chuyện tăng giá; phạt, bồi thường và cách chấm dứt; giải quyết tranh chấp ở đâu. Năm chỗ đó chiếm gần hết rắc rối mà tiệm nhỏ gặp sau khi ký.
Tiệm nhỏ thường ký hợp đồng của bên kia soạn sẵn: hợp đồng thuê máy bán hàng, hợp đồng nhập hàng của nhà cung cấp, hợp đồng thuê đơn vị làm quảng cáo. Mẫu in sẵn tạo cảm giác “ai cũng ký vậy”, nên người ta lật nhanh tới trang chữ ký. Bài này đi qua những dòng hay bị lật qua.
Vì sao hợp đồng soạn sẵn cần đọc kỹ hơn, không phải ít hơn
Hợp đồng soạn sẵn do bên bán, bên cho thuê hay bên cung cấp dịch vụ viết, và người viết tự nhiên bảo vệ mình trước. Không phải ai cũng gài bẫy, nhưng mọi chỗ mơ hồ đều được viết theo hướng có lợi cho bên soạn. Ví dụ quen thuộc: “Bên A có quyền điều chỉnh giá khi có biến động thị trường” mà không nói biến động bao nhiêu, báo trước bao lâu.
Luật dân sự có quy định riêng cho hợp đồng theo mẫu và điều kiện giao dịch chung: điều khoản không rõ ràng thì được giải thích theo hướng bất lợi cho bên soạn, và một số điều khoản miễn trách nhiệm hay hạn chế quyền bên kia có thể không có hiệu lực. Nhưng đó là cứu cánh khi đã ra tranh chấp. Đọc kỹ trước khi ký thì khỏi phải dựa vào nó.
Một thói quen tốt: hỏi xin bản hợp đồng trước một ngày, đọc ở nhà, đánh dấu chỗ không hiểu. Bên nào không cho mang về đọc, giục ký ngay “vì khuyến mại hết hôm nay”, thì càng nên chậm lại. Chiêu giục quyết nhanh là dấu hiệu đầu tiên của một hợp đồng có vấn đề.
Bên soạn sẵn thường vẫn sửa được nếu mình đề nghị cụ thể. Không ai sửa khi nghe “anh xem lại giúp em”, nhưng sẽ cân nhắc khi nghe “điều bảy xin thêm câu báo trước ba mươi ngày khi tăng giá”.
Năm chỗ phải đọc chậm
Tên bên ký và người ký. Tên công ty, mã số thuế, địa chỉ phải khớp giấy chứng nhận đăng ký. Người ký là người đại diện theo pháp luật hoặc có giấy uỷ quyền. Nhân viên kinh doanh ký thay mà không có uỷ quyền là rủi ro.
Đối tượng hợp đồng. Hàng gì, quy cách, chất lượng, số lượng; dịch vụ gì, phạm vi đến đâu. “Cung cấp giải pháp marketing tổng thể” là câu không nghiệm thu được.
Nghiệm thu và bàn giao. Giao ở đâu, ai nhận, kiểm tra trong bao lâu, phát hiện lỗi thì báo thế nào. Không có điều khoản này thì nhận hàng xong là coi như chấp nhận.
Giá và thanh toán. Giá đã gồm thuế chưa, gồm vận chuyển, lắp đặt chưa; đặt trước bao nhiêu phần, trả nốt khi nào; chậm trả thì chịu lãi thế nào.
Thời hạn, gia hạn và chấm dứt. Hợp đồng dịch vụ hay có câu “tự động gia hạn nếu không thông báo trước” kèm thời hạn thông báo rất dài. Ghi lịch nhắc ngay khi ký.
Phạt vi phạm và bồi thường. Phạt một chiều chỉ áp cho bên mình là dấu hiệu mất cân bằng. Đề nghị điều khoản phạt áp cho cả hai bên.
Giới hạn trách nhiệm. Câu kiểu “trách nhiệm tối đa của bên B không vượt quá phí một tháng” nghĩa là máy hỏng làm mất cả tuần doanh thu cũng chỉ được đền bằng phí một tháng.
Giải quyết tranh chấp. Toà án nơi nào, hay trọng tài thương mại nào. Chọn trọng tài ở thành phố khác nghĩa là muốn đòi quyền lợi phải đi xa và tốn phí.
Kiểm tra đối tác trước khi đặt bút
Đọc hợp đồng mà không kiểm tra người ký với mình là đọc một nửa. Việc đầu tiên rất đơn giản: tra mã số thuế của bên kia xem tên, địa chỉ có khớp với hợp đồng không, và doanh nghiệp đang hoạt động hay đã tạm ngừng, ngừng hoạt động. Có thể tra mã số thuế và trạng thái hoạt động của đối tác trong vài phút trước buổi ký.
Một tình huống thật hay gặp ở mảng thiết bị: nhân viên bán hàng đưa hợp đồng đóng dấu một công ty, nhưng yêu cầu chuyển tiền cọc vào tài khoản cá nhân “cho nhanh”. Tên trên hợp đồng và chủ tài khoản nhận tiền khác nhau là lý do đủ để dừng lại. Tiền nên chuyển vào tài khoản đứng tên chính bên ký hợp đồng.
Với hộ kinh doanh làm đối tác, cần nhớ hộ không có tư cách pháp nhân; chủ hộ chịu trách nhiệm bằng toàn bộ tài sản của mình. Hợp đồng nên ghi tên hộ kèm tên chủ hộ, và người ký là chủ hộ hoặc người được chủ hộ uỷ quyền.
Nếu đối tác là công ty mới thành lập, không có gì sai. Nhưng với hợp đồng giá trị lớn, nên hỏi thêm: đã làm cho ai, có thể xem sản phẩm thật ở đâu. Đối tác làm ăn thật thường sẵn lòng trả lời.
Những câu chữ hay khiến bên ký thiệt
“Theo báo giá đính kèm” nhưng không đính kèm. Phụ lục, báo giá, bản vẽ được nhắc tới phải có mặt và có chữ ký khi ký hợp đồng.
“Bên B có quyền thay đổi điều khoản dịch vụ”. Thay đổi một chiều mà không cần đồng ý của mình là điều khoản nên đề nghị bỏ hoặc thêm quyền chấm dứt không phạt.
“Tiền đặt cọc không hoàn lại trong mọi trường hợp”. Kể cả khi bên kia vi phạm? Cần ghi rõ cọc được xử lý thế nào khi bên nào vi phạm.
“Hàng đã bán không đổi trả”. Với hàng có lỗi từ nhà sản xuất, câu này không thay được nghĩa vụ bảo hành, nhưng nên ghi rõ quy trình bảo hành.
“Thanh toán trong vòng ba ngày kể từ ngày nhận hoá đơn”. Kiểm tra mình có kịp xoay tiền không; nếu không, thương lượng lại trước khi ký.
“Mọi sửa đổi phải được lập thành văn bản”. Câu này bảo vệ cả hai bên, nhưng nhớ là thoả thuận qua điện thoại sau đó sẽ không có giá trị nếu không ghi lại.
Ngôn ngữ ưu tiên là tiếng nước ngoài. Hợp đồng song ngữ có câu “bản tiếng Anh được ưu tiên” mà mình không đọc kỹ bản tiếng Anh là rủi ro.
Ngày hiệu lực khác ngày ký. Hiệu lực lùi về trước có thể khiến mình chịu nghĩa vụ cho khoảng thời gian chưa nhận dịch vụ.
Một quy trình ký gọn cho tiệm nhỏ
Không cần phòng pháp chế, chỉ cần làm đều tay:
- Xin bản nháp trước. Đọc ở nhà, gạch chân chỗ chưa hiểu.
- Kiểm tra bên kia. Tra mã số thuế, trạng thái hoạt động, người đại diện, giấy uỷ quyền của người ký.
- Ghi đề nghị sửa cụ thể. Điều mấy, sửa thành gì. Gửi bằng email hoặc tin nhắn để có dấu vết.
- Kiểm tra phụ lục đầy đủ. Báo giá, danh mục hàng, bản vẽ, tiến độ: có mặt và có chữ ký.
- Ký nháy từng trang hoặc đóng dấu giáp lai. Tránh việc thay trang sau khi ký.
- Giữ một bản gốc. Bản chụp gửi qua tin nhắn là chưa đủ cho hợp đồng giá trị lớn.
- Ghi lịch các mốc. Ngày giao, ngày thanh toán, hạn thông báo không gia hạn.
Bước ghi lịch nghe đơn giản nhưng là bước tiệm nhỏ bỏ nhiều nhất. Hợp đồng thuê phần mềm tự gia hạn thêm một năm chỉ vì quên báo trước là chuyện rất thường gặp.
Khi nào nên dừng lại hỏi luật sư hoặc kế toán?
Không phải hợp đồng nào cũng cần luật sư. Đơn mua vật tư vài triệu theo mẫu quen thì tự đọc là đủ. Nhưng có vài dấu hiệu cho thấy nên bỏ chút tiền hỏi trước: giá trị hợp đồng lớn so với doanh thu của tiệm; thời hạn dài nhiều năm; có điều khoản độc quyền, cấm cạnh tranh, cam kết doanh số tối thiểu; có bảo lãnh, thế chấp tài sản; hoặc đối tác là bên nước ngoài.
Kế toán thì nên hỏi khi hợp đồng ảnh hưởng tới hoá đơn, thuế: giá đã gồm thuế giá trị gia tăng chưa, hoá đơn xuất cho ai, thanh toán qua ngân hàng hay tiền mặt, khoản phạt có phải xuất hoá đơn không. Những câu này sai thì chi phí có thể không được tính, hoặc phải điều chỉnh rất phiền.
Một mẹo tiết kiệm: nhờ luật sư rà một lần các mẫu hợp đồng mà tiệm dùng thường xuyên, như hợp đồng nhập hàng, hợp đồng thuê dịch vụ. Sau đó chỉ cần hỏi lại khi có điều khoản lạ.
Còn khi đã ký rồi mới thấy bất lợi, đừng vội tự ý ngưng thực hiện. Hỏi luật sư cách đàm phán sửa đổi hoặc chấm dứt đúng điều khoản, vì tự ý ngưng có thể biến mình thành bên vi phạm.
Câu hỏi thường gặp
Hợp đồng không đóng dấu có giá trị không?
Với doanh nghiệp, luật hiện hành để doanh nghiệp tự quyết việc dùng con dấu, nên hợp đồng có chữ ký của người có thẩm quyền vẫn có giá trị trong nhiều trường hợp. Tuy vậy, nếu điều lệ hoặc thoả thuận giữa hai bên yêu cầu đóng dấu thì nên làm theo để tránh tranh cãi.
Nhân viên kinh doanh của đối tác ký hợp đồng có được không?
Chỉ khi người đó có giấy uỷ quyền hợp lệ của người đại diện theo pháp luật, phạm vi uỷ quyền bao gồm việc ký loại hợp đồng này. Nên yêu cầu xem và lưu bản sao giấy uỷ quyền.
Có nên ký hợp đồng mẫu mà bên kia không cho sửa?
Tuỳ mức rủi ro. Với dịch vụ phổ thông giá trị nhỏ, chấp nhận mẫu là bình thường. Với hợp đồng lớn hoặc dài hạn, nếu bên kia không chịu sửa điều khoản bất lợi rõ ràng, nên cân nhắc tìm nhà cung cấp khác.
Ký nháy từng trang có bắt buộc không?
Không bắt buộc theo luật, nhưng là cách đơn giản để tránh thay trang sau khi ký. Với hợp đồng nhiều trang có phụ lục, ký nháy hoặc đóng dấu giáp lai nên thành thói quen.
Đã ký rồi mới phát hiện điều khoản bất lợi thì làm gì?
Đọc lại điều khoản sửa đổi và chấm dứt trong chính hợp đồng, rồi đề nghị bên kia ký phụ lục sửa đổi. Không nên tự ý ngừng thực hiện; nếu giá trị lớn, hỏi luật sư trước khi gửi bất kỳ văn bản nào.
