Phần lớn thoả thuận chốt qua tin nhắn, email hay ứng dụng chat vẫn có giá trị như một hợp đồng. Luật dân sự công nhận hợp đồng bằng lời nói, bằng văn bản và bằng hành vi; luật giao dịch điện tử công nhận thông điệp dữ liệu có giá trị như văn bản trong nhiều trường hợp. Trừ những loại hợp đồng luật bắt buộc phải lập văn bản, công chứng hay đăng ký, câu hỏi thực tế không phải “có giá trị không” mà là “có chứng minh được không”.
Shop online và tiệm nhỏ làm ăn qua tin nhắn mỗi ngày: khách đặt bánh sinh nhật, đại lý đặt hai chục thùng hàng, chủ tiệm thuê thợ sơn lại bảng hiệu. Đến khi có chuyện, người ta lục lại đoạn chat thì thấy mỗi bên hiểu “giá đó” theo một kiểu.
Khi nào một đoạn tin nhắn trở thành hợp đồng?
Hợp đồng hình thành khi một bên đưa ra đề nghị đủ rõ và bên kia chấp nhận. Tin nhắn “Em lấy hai mươi thùng nước suối loại chai nhỏ, giá như lần trước, giao thứ bảy” là một đề nghị khá đầy đủ. Bên kia trả lời “Ok em, thứ bảy anh giao” là chấp nhận. Từ đó hai bên đã có nghĩa vụ với nhau.
Ngược lại, câu “Bên chị còn hàng không, giá sao?” chỉ là hỏi thông tin. Báo giá “hai trăm nghìn một thùng” cũng chưa chắc là đề nghị giao kết nếu không có số lượng, thời gian. Ranh giới giữa hỏi giá và đặt hàng là chỗ hay bị cãi nhau nhất.
Im lặng thường không được coi là chấp nhận. Shop gửi báo giá, khách không trả lời, shop tự giao hàng rồi đòi tiền thì khó đứng được, trừ khi hai bên đã có thoả thuận hoặc thói quen giao dịch từ trước theo kiểu “không phản hồi là đồng ý”.
Hành vi cũng có thể là chấp nhận. Khách chuyển khoản đặt cọc đúng số tiền shop báo, shop nhận tiền và bắt đầu làm, thì hai bên đã thể hiện sự đồng ý bằng việc làm, dù chưa ai gõ chữ “đồng ý”.
Những loại thoả thuận không nên chỉ dựa vào tin nhắn
Hợp đồng mà luật bắt buộc hình thức riêng. Một số giao dịch phải lập văn bản, phải công chứng, chứng thực hoặc đăng ký mới có hiệu lực. Với loại này, tin nhắn không thay thế được.
Hợp đồng giá trị lớn so với tiệm. Một đơn chiếm cả tháng doanh thu nên có văn bản đầy đủ, kể cả khi đã thống nhất qua tin nhắn.
Hợp đồng dài hạn. Cung cấp hàng định kỳ cả năm, thuê dịch vụ duy trì; có quá nhiều chi tiết để rải rác trong các đoạn chat.
Thoả thuận có độc quyền, cấm cạnh tranh. Điều khoản hạn chế quyền cần viết rõ, có chữ ký.
Thoả thuận có bảo đảm. Đặt cọc lớn, thế chấp, bảo lãnh: hình thức và nội dung cần chặt chẽ.
Hợp đồng với đối tác nước ngoài. Ngôn ngữ, luật áp dụng, nơi giải quyết tranh chấp cần văn bản.
Hợp đồng lao động. Luật lao động yêu cầu văn bản trong phần lớn trường hợp; một số trường hợp được giao kết qua phương tiện điện tử dưới dạng thông điệp dữ liệu.
Khi bên kia là người mới, chưa có lịch sử giao dịch. Lần đầu làm ăn thì làm kỹ hơn bình thường.
Chứng minh nội dung thoả thuận: giữ bằng chứng thế nào
Ảnh chụp màn hình là thứ ai cũng làm, nhưng nó dễ bị chỉnh sửa và dễ bị bên kia phủ nhận. Bằng chứng mạnh hơn là chính dữ liệu gốc: đoạn chat còn trong tài khoản, email còn trong hộp thư với đầy đủ thông tin người gửi, thời gian. Đừng xoá đoạn chat sau khi chụp màn hình.
Nên chụp cả thông tin tài khoản của bên kia: tên hiển thị, số điện thoại gắn với tài khoản, trang cá nhân. Một đoạn chat không xác định được người đứng sau tài khoản là ai thì giá trị chứng minh giảm đi nhiều.
Khi số tiền lớn và có nguy cơ tranh chấp, có thể nhờ thừa phát lại lập vi bằng ghi nhận nội dung tin nhắn, email trên thiết bị. Vi bằng là một nguồn chứng cứ để toà án xem xét. Chi phí và thủ tục nên hỏi trực tiếp văn phòng thừa phát lại.
Thói quen đơn giản nhất mà hiệu quả nhất: sau khi chốt qua chat, gửi một tin tóm tắt “Xác nhận đơn: hai mươi thùng loại chai nhỏ, đơn giá…, tổng…, giao thứ bảy tại…, thanh toán khi nhận”. Bên kia trả lời “đúng rồi” là có một bản tóm tắt rõ ràng, khỏi phải ghép mười tin rời rạc.
Quy trình chốt đơn qua tin nhắn cho shop nhỏ
Làm thành mẫu tin nhắn sẵn, mỗi đơn chỉ điền vào:
- Báo giá đầy đủ. Tên hàng, quy cách, đơn giá, giá đã gồm phí giao chưa, thời hạn báo giá còn hiệu lực.
- Nhận yêu cầu đặt hàng. Khách nêu số lượng, thời gian, địa điểm.
- Gửi tin xác nhận đơn. Tóm tắt toàn bộ: hàng, số lượng, tổng tiền, giao khi nào, thanh toán thế nào, đổi trả ra sao.
- Chờ khách xác nhận lại. Một chữ “đồng ý” hay “ok” là đủ.
- Nhận cọc nếu cần. Ghi nội dung chuyển khoản theo mã đơn.
- Giao hàng có xác nhận. Ảnh lúc giao, chữ ký hoặc tin nhắn xác nhận đã nhận.
- Lưu đoạn chat theo đơn. Gắn nhãn, lưu trữ, không xoá cho đến khi hết thời hạn đổi trả và thanh toán xong.
Với khách doanh nghiệp, có thể dùng email thay tin nhắn và đính kèm một đơn đặt hàng theo mẫu. Email công ty có tên miền riêng thường dễ xác định người gửi hơn tài khoản chat cá nhân.
Những chi tiết hay bị bỏ sót khi chốt qua chat
Giá đã gồm thuế, phí giao chưa. Khách doanh nghiệp cần hoá đơn thì giá có thể khác.
Hàng đặt làm riêng có được huỷ không. Bánh in tên, áo in logo: huỷ sát ngày thì shop mất trắng nguyên liệu.
Đơn vị tính. Thùng hay lốc, ký hay lạng, bộ hay chiếc.
Thời điểm chuyển rủi ro. Hàng hư trên đường giao thì ai chịu.
Ai nhận hàng. Giao cho bảo vệ toà nhà có phải là đã giao không.
Thời hạn khiếu nại. Khách phát hiện lỗi sau bao lâu thì vẫn được đổi.
Thông tin xuất hoá đơn. Tên, mã số thuế, địa chỉ chính xác của bên mua nếu cần hoá đơn.
Thanh toán cho ai. Số tài khoản đứng tên ai; tránh chuyển vào tài khoản lạ do “nhân viên” gửi.
Câu hỏi thường gặp
Đặt hàng qua ứng dụng chat rồi khách bùng thì có đòi được không?
Về nguyên tắc, thoả thuận qua chat có giá trị nếu đủ nội dung chính và hai bên đã đồng ý. Đòi được hay không còn phụ thuộc vào bằng chứng và chi phí theo đuổi; với đơn nhỏ, cách thực tế hơn là thu cọc với hàng đặt làm riêng.
Email có được coi là văn bản không?
Luật giao dịch điện tử công nhận thông điệp dữ liệu có giá trị như văn bản trong nhiều trường hợp, nếu thông tin truy cập và sử dụng được để tham chiếu. Email từ hộp thư công ty, có đủ nội dung chào hàng và chấp nhận, thường đủ để chứng minh thoả thuận.
Ảnh chụp màn hình tin nhắn có làm bằng chứng được không?
Có thể được xem xét, nhưng dễ bị phản bác vì có thể chỉnh sửa. Nên giữ dữ liệu gốc trên thiết bị và tài khoản, và với tranh chấp lớn có thể nhờ thừa phát lại lập vi bằng.
Khách không trả lời báo giá nhưng shop đã giao hàng, có đòi tiền được không?
Khó. Im lặng thường không được coi là chấp nhận, trừ khi hai bên đã thoả thuận hoặc có thói quen giao dịch như vậy. Trước khi giao, nên có một tin xác nhận rõ từ khách.
Hợp đồng ký bằng chữ ký điện tử có giá trị không?
Có, khi chữ ký điện tử đáp ứng điều kiện luật định, ví dụ chữ ký số do tổ chức được cấp phép cung cấp. Hai bên cũng có thể thoả thuận hình thức xác thực khác, nhưng mức tin cậy khi tranh chấp sẽ khác nhau.
