Tối thiểu, một quán cà phê hay quán ăn cần: đăng ký kinh doanh (hộ kinh doanh hoặc công ty), đăng ký thuế và hoá đơn theo hướng dẫn của cơ quan thuế, đáp ứng an toàn thực phẩm (có giấy chứng nhận hoặc ký cam kết tuỳ quy mô), đáp ứng phòng cháy, và có biển hiệu đúng quy định. Nếu bán rượu, bán thuốc lá, phát nhạc, bày bàn ra vỉa hè hay thuê nhân viên, mỗi việc có thêm thủ tục riêng.
Danh sách này nghe dài, nhưng phần lớn quán nhỏ làm xong trong vài tuần nếu làm đúng thứ tự. Cái khó không nằm ở từng thủ tục, mà ở chỗ người mở quán thường làm ngược: ký thuê nhà, sửa sang, đặt bảng hiệu, ấn định ngày khai trương, rồi mới đi hỏi giấy tờ. Bài này sắp lại thứ tự, đặt các giấy tờ cạnh nhau trong một bảng, và chỉ ra những chỗ quán mới hay vấp.
Mức thuế, lệ phí, mức phạt không nêu ở đây vì thay đổi theo văn bản; khi làm thật, hãy tra văn bản hiện hành hoặc hỏi kế toán, cơ quan có thẩm quyền.
Bắt đầu từ mặt bằng, không phải từ thực đơn
Gần như mọi giấy tờ của quán đều gắn với địa điểm: đăng ký kinh doanh ghi địa chỉ, an toàn thực phẩm thẩm định bếp tại chỗ, phòng cháy xem lối thoát của chính ngôi nhà, biển hiệu treo trên mặt tiền đó. Vì vậy câu hỏi đầu tiên không phải là "bán món gì" mà là "mặt bằng này có làm quán được không".
Khi đi xem nhà, mang theo một danh sách ngắn. Bếp có đặt được theo kiểu một chiều không, hay nhà vệ sinh nằm sát bếp? Có lối thoát thứ hai không, ban công có bị khung sắt bịt kín không? Có chỗ cho bẫy mỡ, hố thu nước không? Mặt tiền đủ rộng để treo biển đúng quy định không? Khu phố có quy định riêng về giờ giấc, tiếng ồn, vỉa hè không?
Nếu chủ nhà là người cho thuê lâu năm, hỏi luôn quán trước đó đóng vì sao. Câu trả lời đôi khi rất hữu ích: hàng xóm phản ánh tiếng ồn, mặt bằng bị yêu cầu tháo dỡ phần lấn chiếm, hay đơn giản là không đủ khách.
Khi chưa chắc, thương lượng một điều khoản cho phép huỷ hợp đồng và hoàn cọc nếu không xin được giấy tờ cần thiết trong một thời gian hợp lý. Đây là cách giữ chỗ mà không đặt cược toàn bộ tiền cọc.
Bảng giấy tờ cho quán cà phê, quán ăn
Bảng gom những thủ tục hay gặp; cột cuối là thời điểm nên làm so với ngày khai trương.
| Việc | Áp dụng khi | Hỏi hoặc nộp ở đâu | Nên làm lúc nào |
|---|---|---|---|
| Đăng ký kinh doanh | Mọi quán | Hộ: nơi đăng ký hộ ở địa phương. Công ty: cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh | Ngay sau khi chốt mặt bằng |
| Đăng ký thuế, hoá đơn điện tử | Mọi quán, cách làm tuỳ loại hình và quy mô | Cơ quan thuế quản lý | Ngay sau khi có giấy đăng ký |
| An toàn thực phẩm | Mọi quán; giấy chứng nhận hay cam kết tuỳ quy mô | Cơ quan quản lý ATTP ở địa phương | Sau khi bếp hoàn thiện, trước khi bán |
| Phòng cháy | Mọi quán; hồ sơ quản lý nếu thuộc danh mục | Công an xã, phường hoặc cơ quan cảnh sát PCCC | Trong lúc sửa sang |
| Biển hiệu | Mọi quán | Hỏi cơ quan văn hoá địa phương nếu có chữ nước ngoài, biển lớn | Sau khi có giấy đăng ký |
| Bán rượu | Quán có bán rượu | Cơ quan quản lý công thương ở địa phương | Trước khi nhập rượu về bán |
| Bán thuốc lá | Quán có bán thuốc lá | Cơ quan quản lý công thương ở địa phương | Trước khi bày bán |
| Bản quyền âm nhạc | Quán phát nhạc cho khách nghe | Chủ sở hữu quyền hoặc tổ chức đại diện quản lý tập thể | Trước khi mở nhạc |
| Sử dụng vỉa hè | Bày bàn ghế, để xe ra vỉa hè | UBND phường, xã | Trước khi bày ra |
| Hợp đồng lao động, BHXH | Thuê nhân viên | Theo luật lao động; cơ quan BHXH khi thuộc diện tham gia | Ngày đầu nhân viên đi làm |
Thứ tự làm việc từ lúc thuê nhà tới ngày khai trương
Đây là trình tự an toàn cho một quán nhỏ; nhiều bước làm song song được.
- Chọn mặt bằng theo danh sách điều kiện. Kiểm bếp, lối thoát, mặt tiền, quy định khu phố trước khi đặt cọc.
- Chọn loại hình và đăng ký kinh doanh. Quán bán lẻ cho khách đi bộ thường đăng ký hộ kinh doanh; có khách doanh nghiệp đòi hoá đơn nhiều thì tính chuyện công ty.
- Làm việc với cơ quan thuế. Đăng ký phương pháp tính thuế, hoá đơn điện tử theo diện của mình; nhiều quán dùng hoá đơn khởi tạo từ máy tính tiền.
- Thiết kế và sửa sang theo điều kiện. Bếp một chiều, ngăn khu vực, lối thoát, điện an toàn, bẫy mỡ, chỗ để bình chữa cháy.
- Làm thủ tục an toàn thực phẩm. Giấy chứng nhận hoặc cam kết; chi tiết ở bài quán ăn nhỏ cần giấy chứng nhận ATTP hay cam kết.
- Rà phòng cháy. Hỏi công an xã, phường xem quán có thuộc danh mục quản lý không; dù không thuộc vẫn làm các việc tối thiểu như trong bài PCCC cho cửa hàng nhà phố vừa ở vừa bán.
- Làm biển hiệu. Đối chiếu tên trên giấy đăng ký từng chữ; xem cách trình bày ở bài biển hiệu cửa hàng ghi gì cho đúng quy định.
- Thủ tục riêng: rượu, thuốc lá, nhạc, vỉa hè. Chỉ làm những gì quán thật sự có.
- Tuyển và ký hợp đồng với nhân viên. Kèm giấy tờ sức khoẻ cho người pha chế, chế biến.
- Chuẩn bị bìa hồ sơ tại quầy. Bản sao các giấy tờ để xuất trình khi có kiểm tra.
Đặt ngày khai trương sau khi đã có đủ các giấy cần trước khi bán, không đặt ngày rồi chạy giấy theo.
Rượu, bia và thuốc lá: những thứ hay bị coi nhẹ
Nhiều quán ăn, quán nhậu nghĩ bán rượu, bia là chuyện đương nhiên. Thực tế rượu là mặt hàng kinh doanh có điều kiện với cơ chế quản lý riêng, và bán rượu cho khách uống tại quán khác với bán rượu mang về. Quán nào định bán rượu nên hỏi cơ quan quản lý công thương ở địa phương trước khi nhập hàng, và chỉ nhập rượu có nguồn gốc, nhãn mác rõ ràng.
Bia không theo cùng cơ chế giấy phép như rượu, nhưng mọi đồ uống có cồn đều chịu quy định về phòng chống tác hại của rượu, bia, trong đó có việc không bán cho người chưa đủ tuổi. Quán gần trường học, quán có nhiều khách trẻ nên dặn nhân viên hỏi tuổi khi nghi ngờ.
Bán lẻ thuốc lá cũng cần giấy phép riêng. Thuốc lá điện tử, thuốc lá nung nóng đã bị cấm kinh doanh theo quyết định của Quốc hội; quán không nên bày bán hay để khách gửi bán dưới bất kỳ hình thức nào. Về hút thuốc, có quy định về khu vực cấm hút thuốc trong nhà và việc bố trí nơi hút riêng ở một số loại hình; hỏi để làm đúng.
Lời khuyên thực tế: nếu doanh thu từ rượu và thuốc lá chỉ là phần nhỏ, cân nhắc không bán. Bớt một mặt hàng là bớt một loại giấy phép, một loại hàng tồn và một rủi ro khi kiểm tra.
Nhạc, vỉa hè, nhân viên: ba thứ dễ va chạm
Phát nhạc cho khách nghe là sử dụng tác phẩm vì mục đích kinh doanh. Quán phải trả tiền bản quyền cho chủ sở hữu quyền hoặc tổ chức đại diện quản lý tập thể, kể cả khi phát qua ứng dụng nghe nhạc cá nhân.
Tài khoản nghe nhạc cá nhân thường không bao gồm quyền phát nơi kinh doanh. Đọc điều khoản; có dịch vụ nhạc dành riêng cho cửa hàng.
Âm lượng. Nhạc to ảnh hưởng hàng xóm là nguồn phản ánh lớn ở khu dân cư.
Vỉa hè không mặc nhiên dùng được. Một số địa phương cho phép sử dụng tạm thời một phần vỉa hè có điều kiện, có nơi thu phí; nơi không cho thì bày ra là vi phạm.
Chừa lối đi cho người đi bộ. Dù được phép, phần dành cho người đi bộ phải giữ theo quy định.
Nhân viên phải có hợp đồng. Kể cả làm bán thời gian, thời vụ; nội dung và loại hợp đồng theo luật lao động.
BHXH khi thuộc diện. Nhân viên thuộc diện tham gia bảo hiểm bắt buộc thì quán phải đăng ký và đóng; hỏi kế toán hoặc cơ quan BHXH về diện của mình.
Giấy tờ sức khoẻ của người pha chế. Người trực tiếp chế biến phải đáp ứng yêu cầu về sức khoẻ và kiến thức an toàn thực phẩm.
Ví dụ: quán cà phê ba mươi chỗ trong nhà phố thuê
Một người mở quán cà phê ở tầng trệt và lầu một của một căn nhà phố thuê, khoảng ba mươi chỗ ngồi, bốn nhân viên, bán cà phê, trà, vài loại bánh nhập từ một tiệm bánh có hồ sơ công bố, và bia lon. Chủ quán không ở trong nhà.
Chủ quán đăng ký hộ kinh doanh, vì khách là người đi bộ và nhân viên văn phòng mua lẻ. Làm việc với cơ quan thuế để dùng hoá đơn theo diện của hộ. Sửa sang: tách quầy pha chế khỏi khu rửa, thêm bẫy mỡ dưới bồn, lắp đầu báo khói, đặt bình chữa cháy ở chân cầu thang và cạnh quầy, bỏ khung sắt kín ở ban công lầu một, thay bằng loại có ô mở. Hỏi công an phường xem quán có thuộc danh mục quản lý về PCCC không.
Về an toàn thực phẩm, chủ quán hỏi cơ quan quản lý ở địa phương và được hướng dẫn thủ tục phù hợp với quy mô. Bánh nhập về giữ hoá đơn và hồ sơ công bố của tiệm bánh. Bia lon bán kèm, nhân viên được dặn không bán cho người chưa đủ tuổi. Quán không bán thuốc lá. Nhạc dùng một dịch vụ có bản quyền cho cửa hàng. Bàn ghế không bày ra vỉa hè vì phường không cho phép đoạn đó.
Bốn nhân viên ký hợp đồng lao động, người pha chế có giấy tờ sức khoẻ. Một bìa hồ sơ đặt dưới quầy gồm bản sao giấy đăng ký, giấy tờ an toàn thực phẩm, hoá đơn nhập bánh, hợp đồng nhạc. Tổng thời gian từ ký thuê nhà tới khai trương khoảng một tháng rưỡi, phần lớn là sửa sang.
Sai lầm thường gặp khi mở quán
Ấn định ngày khai trương trước khi có giấy. Sửa: đặt ngày sau khi có đủ những giấy phải có trước khi bán.
Sửa sang xong mới hỏi điều kiện. Sửa: mang danh sách điều kiện đi làm việc với thợ ngay từ bản vẽ.
Mua bánh, nguyên liệu không rõ nguồn. Sửa: chỉ nhập hàng có hoá đơn, nhãn, hồ sơ.
Mở nhạc bằng tài khoản cá nhân. Sửa: dùng dịch vụ có bản quyền cho nơi kinh doanh.
Bày bàn ra vỉa hè vì quán bên cạnh cũng bày. Sửa: hỏi phường; quán bên cạnh có thể đã được phép hoặc đang vi phạm.
Nhân viên thử việc không có giấy tờ gì. Sửa: thoả thuận thử việc bằng văn bản ngay từ đầu.
Đổ dầu mỡ, bã cà phê xuống cống. Sửa: bẫy mỡ, thu gom bã riêng; chi tiết xử lý chất thải ở bài tiệm nhỏ có phải đăng ký môi trường không.
Tin "dịch vụ lo trọn gói" mà không xem mình nhận được gì. Sửa: đòi danh sách giấy tờ cụ thể, bản gốc đứng tên mình.
Những việc làm sau khi mở cửa, đừng quên
Khai và nộp thuế đúng kỳ. Theo tháng, quý hay năm tuỳ diện, theo hướng dẫn của cơ quan thuế.
Xuất hoá đơn đúng lúc. Theo cách thức áp dụng với quán mình, kể cả khi khách không đòi.
Ghi lịch hết hạn giấy tờ. Giấy an toàn thực phẩm, giấy phép rượu, thuốc lá có thời hạn.
Kiểm tra bình chữa cháy định kỳ. Theo hướng dẫn trên bình.
Cập nhật khi thay đổi. Đổi tên, đổi chủ, thêm mặt hàng có điều kiện thì làm thủ tục tương ứng.
Giữ sổ nguyên liệu. Đơn giản thôi, nhưng đều đặn.
Huấn luyện nhân viên mới. Vệ sinh, phòng cháy, cách đón kiểm tra.
Khi nào nên hỏi kế toán, luật sư hoặc cơ quan có thẩm quyền?
Không chắc quán thuộc diện cấp giấy hay cam kết ATTP. Hỏi cơ quan quản lý an toàn thực phẩm ở địa phương.
Nhà có cải tạo lớn, nâng tầng, gác lửng. Hỏi cơ quan PCCC và cơ quan quản lý xây dựng trước khi làm.
Định bán rượu hoặc thuốc lá. Hỏi cơ quan quản lý công thương về loại giấy phép.
Có nhiều khách doanh nghiệp đòi hoá đơn. Hỏi kế toán về việc chọn loại hình và phương pháp thuế.
Nhân viên đông, có ca đêm, có người dưới mười tám tuổi. Hỏi người có chuyên môn về lao động.
Hợp đồng thuê nhà có điều khoản lạ. Nhờ luật sư đọc trước khi ký, nhất là điều khoản chấm dứt, cọc, sửa chữa.
Nhận nấu suất ăn cho công ty, trường học. Yêu cầu an toàn thực phẩm cao hơn, hỏi kỹ trước khi nhận hợp đồng.
Câu hỏi thường gặp
Mở quán cà phê take away nhỏ có cần giấy ATTP không?
Pha chế đồ uống là chế biến thực phẩm nên phải đáp ứng điều kiện an toàn thực phẩm. Quán thuộc diện cấp giấy chứng nhận hay ký cam kết tuỳ quy mô và hướng dẫn địa phương; hỏi cơ quan quản lý ở xã, phường hoặc tỉnh.
Mở quán ăn mất bao lâu để đủ giấy tờ?
Tuỳ quy mô và địa phương. Quán nhỏ làm đúng thứ tự thường mất vài tuần, phần lâu nhất là sửa sang mặt bằng cho đạt điều kiện và chờ thẩm định nếu có.
Quán nhỏ có cần hợp đồng lao động với nhân viên bán thời gian không?
Có. Quan hệ lao động phát sinh khi có việc làm, trả lương, có quản lý; hợp đồng bằng văn bản giúp cả hai bên rõ quyền lợi. Việc tham gia bảo hiểm tuỳ diện, nên hỏi kế toán hoặc cơ quan BHXH.
Phát nhạc từ tài khoản nghe nhạc cá nhân trong quán có sao không?
Phát nhạc cho khách ở nơi kinh doanh là sử dụng tác phẩm vì mục đích thương mại và cần trả tiền bản quyền. Tài khoản cá nhân thường không bao gồm quyền này; dùng dịch vụ dành cho cửa hàng hoặc làm việc với tổ chức đại diện quản lý tập thể.
Quán có cần máy tính tiền không?
Nhiều quán thuộc diện dùng hoá đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền theo hướng dẫn của cơ quan thuế. Có thuộc diện hay không tuỳ loại hình và quy mô; hỏi cơ quan thuế quản lý hoặc kế toán.
Thuê lại quán đang hoạt động thì giấy tờ có chuyển sang được không?
Phần lớn giấy tờ gắn với chủ cơ sở nên không tự chuyển sang người mới. Người thuê lại thường phải đăng ký kinh doanh mới và làm lại các thủ tục an toàn thực phẩm, rượu, thuốc lá; hỏi từng nơi cấp.
