Khi nhân viên nghỉ việc, chủ tiệm có ba việc chính: xem người đó có báo trước đúng thời hạn luật định không; thanh toán đủ lương, tiền phép năm chưa nghỉ và các khoản khác trong thời hạn luật cho phép; và hoàn tất thủ tục xác nhận thời gian đóng bảo hiểm, trả lại giấy tờ của họ. Ngay cả khi người đó nghỉ ngang, tiệm vẫn không được giữ lương hay giấy tờ để “phạt”.
Nghỉ việc là lúc quan hệ lao động dễ thành tranh chấp nhất, vì hai bên không còn cần giữ ý nhau. Một ca nghỉ êm và một ca nghỉ ầm ĩ thường khác nhau ở chỗ: tiệm có giấy tờ rõ ràng, có làm đúng thứ tự hay không.
Thời hạn báo trước khi người lao động muốn nghỉ
Người lao động có quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng mà không cần nêu lý do, miễn báo trước đủ thời hạn. Theo Bộ luật Lao động hiện hành (nên đối chiếu khi áp dụng, một số ngành nghề đặc thù có thời hạn riêng):
| Loại hợp đồng | Thời hạn báo trước tối thiểu | Ghi chú |
|---|---|---|
| Không xác định thời hạn | 45 ngày | Phổ biến với nhân viên làm lâu năm |
| Xác định thời hạn từ 12 đến 36 tháng | 30 ngày | Hợp đồng một năm, hai năm |
| Xác định thời hạn dưới 12 tháng | 3 ngày làm việc | Hợp đồng thời vụ, hợp đồng vài tháng |
| Trường hợp đặc biệt luật liệt kê | Không cần báo trước | Không được trả lương đủ, đúng hạn; bị ngược đãi, quấy rối; không được bố trí đúng công việc đã thoả thuận… |
Điều nhiều chủ tiệm không biết: người lao động không cần lý do, cũng không cần chủ “duyệt đơn”. Báo đủ ngày là đủ. Chủ tiệm có thể thương lượng để người đó ở lại bàn giao thêm, nhưng không có quyền bắt.
Nhân viên nghỉ ngang không báo trước thì sao?
Người nghỉ không báo trước đủ hạn mà không thuộc trường hợp được miễn là đơn phương chấm dứt hợp đồng trái luật. Hệ quả cho họ là không được trợ cấp thôi việc, phải bồi thường cho người sử dụng lao động một khoản theo luật định và một khoản tương ứng với số ngày không báo trước.
Nhưng “phải bồi thường” không có nghĩa chủ tiệm được tự giữ lương để trừ. Lương những ngày đã làm vẫn phải trả. Nếu muốn yêu cầu bồi thường, chủ tiệm tính ra con số, thông báo bằng văn bản cho người lao động; người đó không trả thì giải quyết như một tranh chấp lao động. Thực tế ở tiệm nhỏ, khoản bồi thường thường không đáng để theo đuổi, nhưng việc ghi nhận đúng giúp đóng hồ sơ cho sạch.
Một tình huống hay gặp ở quán cà phê: bạn pha chế nhắn tin tối chủ nhật “mai em nghỉ luôn ạ”, rồi chặn liên lạc. Chủ quán bực, tuyên bố không trả nửa tháng lương còn lại. Hai tháng sau người đó gửi đơn lên cơ quan lao động, kèm ảnh chụp bảng chấm công. Kết quả là tiệm vẫn phải trả, còn mất thêm thời gian giải trình.
Cách xử lý gọn: lập một biên bản nội bộ ghi ngày người đó ngừng đến làm, nhắn tin hoặc gửi thư đề nghị đến bàn giao và nhận lương, giữ bằng chứng đã gửi. Thanh toán đúng hạn bằng chuyển khoản vào tài khoản đã dùng trước đó. Nếu có tài sản chưa trả, ghi rõ trong thư.
Thứ tự việc cần làm khi một nhân viên nghỉ
Áp dụng cho cả nghỉ đúng hạn, hết hợp đồng hay thoả thuận nghỉ:
- Nhận đơn hoặc thông báo bằng văn bản. Tin nhắn cũng được, nhưng nên có một tờ đơn ký tên ghi rõ ngày làm cuối. Thoả thuận nghỉ sớm hơn thời hạn báo trước thì ghi luôn vào đó.
- Chốt công và các khoản. Ngày công đến ngày cuối, giờ làm thêm, phép năm chưa nghỉ, thưởng nếu đủ điều kiện, khoản đã tạm ứng.
- Bàn giao tài sản và tài khoản. Chìa khoá, đồng phục, máy móc, quyền quản trị trang bán hàng, mật khẩu. Đổi mật khẩu ngay khi bàn giao xong.
- Thanh toán trong thời hạn luật định. Luật hiện hành cho thời hạn thanh toán đầy đủ là 14 ngày làm việc kể từ ngày chấm dứt, được kéo dài trong một số trường hợp đặc biệt nhưng có giới hạn. Kiểm tra lại văn bản đang hiệu lực.
- Báo giảm lao động và xác nhận thời gian đóng bảo hiểm. Làm thủ tục với cơ quan bảo hiểm xã hội để chốt quá trình đóng, giúp người lao động hưởng bảo hiểm thất nghiệp hoặc chuyển sang chỗ làm mới.
- Trả lại giấy tờ và cung cấp tài liệu. Trả bản chính giấy tờ nếu lỡ giữ, cung cấp bản sao tài liệu về quá trình làm việc nếu người lao động yêu cầu.
- Cấp chứng từ khấu trừ thuế nếu có. Để người đó tự quyết toán hoặc chuyển sang nơi làm mới.
Bước báo giảm và chốt bảo hiểm hay bị chậm nhất, vì chủ tiệm nghĩ người đã nghỉ thì xong. Chậm bước này, người lao động không làm được hồ sơ hưởng trợ cấp thất nghiệp, và đó là lý do phổ biến khiến họ quay lại khiếu nại.
Các khoản phải thanh toán khi nhân viên nghỉ
Lương những ngày đã làm. Tính đến ngày làm việc cuối cùng, kể cả khi người đó nghỉ không đúng luật.
Tiền làm thêm giờ, làm đêm chưa trả. Theo bảng chấm công.
Tiền phép năm chưa nghỉ. Người lao động nghỉ việc mà chưa nghỉ hết phép năm thì được thanh toán tiền lương cho những ngày chưa nghỉ.
Trợ cấp thôi việc nếu đủ điều kiện. Áp dụng cho người làm việc thường xuyên từ một thời gian nhất định trở lên khi chấm dứt hợp đồng theo một số căn cứ; thời gian đã tham gia bảo hiểm thất nghiệp không tính. Nhờ kế toán tính, vì cách cộng thời gian khá dễ nhầm.
Thưởng đã cam kết. Thưởng có điều kiện rõ trong hợp đồng hay quy chế mà người lao động đã đạt thì phải trả.
Hoàn trả khoản giữ lại. Nếu tiệm lỡ thu tiền đặt cọc, giữ một phần lương “bảo đảm”, phải hoàn lại; khoản đó vốn đã sai từ đầu.
Trừ đi các khoản hợp lệ. Tạm ứng có giấy ký, bảo hiểm phần người lao động, thuế; bồi thường thiệt hại chỉ khi đã làm đúng thủ tục.
Kèm bảng kê. Một bảng kê cuối cùng liệt kê từng khoản, người lao động ký nhận hoặc xác nhận qua tin nhắn.
Hết hạn hợp đồng có tự động nghỉ không?
Hợp đồng xác định thời hạn hết hạn thì có thể chấm dứt, và chủ tiệm phải thông báo bằng văn bản cho người lao động về việc chấm dứt; báo sớm vài tuần giúp cả hai bên chủ động, người lao động có thời gian tìm việc, tiệm có thời gian tìm người thay. Nếu hết hạn mà người đó vẫn đi làm và không ai nói gì, luật có cơ chế coi như hai bên đã chuyển sang hợp đồng mới sau một khoảng thời gian nhất định; nhiều trường hợp thành hợp đồng không xác định thời hạn.
Luật cũng giới hạn số lần ký hợp đồng xác định thời hạn liên tiếp với cùng một người: hiện chỉ được ký thêm một lần, sau đó nếu tiếp tục làm thì phải ký hợp đồng không xác định thời hạn, trừ một số trường hợp đặc biệt. Ký nối tiếp hợp đồng sáu tháng mãi để “giữ thế” là cách làm không còn hợp lệ.
Với người sắp hết hợp đồng mà tiệm không muốn giữ, việc nên làm là báo sớm, rõ lý do nếu được hỏi, và vẫn làm đầy đủ các bước thanh toán, chốt bảo hiểm như khi người đó tự nghỉ. Không cần biến chuyện hết hạn thành chuyện kỷ luật.
Trường hợp tiệm chủ động cho nhân viên nghỉ khi hợp đồng còn hạn là chuyện khác hẳn: chủ sử dụng lao động chỉ được đơn phương chấm dứt khi có căn cứ luật định và phải báo trước. Đây là chỗ nên hỏi luật sư hoặc cơ quan lao động trước khi làm.
Câu hỏi thường gặp
Nhân viên nộp đơn nghỉ việc, chủ tiệm không ký thì có nghỉ được không?
Được. Người lao động có quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng nếu báo trước đủ thời hạn, không cần chủ đồng ý. Đơn chỉ cần được gửi và có bằng chứng đã gửi.
Nhân viên nghỉ ngang có được giữ lại lương tháng cuối không?
Không được giữ lương những ngày đã làm. Nếu người đó nghỉ trái luật, chủ tiệm có quyền yêu cầu bồi thường theo luật định nhưng phải làm như một yêu cầu riêng, không tự khấu trừ hết vào lương.
Bao lâu sau khi nghỉ phải trả hết tiền cho nhân viên?
Theo luật hiện hành là trong 14 ngày làm việc kể từ ngày chấm dứt hợp đồng, có thể kéo dài trong một số trường hợp đặc biệt nhưng không quá giới hạn luật cho phép. Nên đối chiếu văn bản đang hiệu lực.
Ai làm thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội khi nhân viên nghỉ?
Người sử dụng lao động có trách nhiệm báo giảm và phối hợp với cơ quan bảo hiểm xã hội xác nhận quá trình đóng. Làm chậm sẽ ảnh hưởng tới việc người lao động hưởng trợ cấp thất nghiệp hoặc tham gia tiếp ở chỗ mới.
Nhân viên nghỉ việc có được trả tiền phép năm chưa nghỉ không?
Có. Người lao động thôi việc, bị mất việc mà chưa nghỉ hết số ngày phép năm thì được thanh toán tiền lương cho những ngày chưa nghỉ. Ghi rõ khoản này trên bảng kê cuối cùng.
Có được yêu cầu nhân viên nghỉ việc ở lại đào tạo người thay thế?
Có thể đề nghị và thoả thuận, nhưng không được ép buộc quá thời hạn báo trước. Nếu người đó đồng ý ở lại thêm, nên ghi rõ thời gian và trả lương đủ cho những ngày đó.
