Khi thuê người làm đầu tiên, dù là hộ kinh doanh hay công ty, chủ tiệm đã trở thành người sử dụng lao động và có bốn việc phải làm: ký hợp đồng lao động bằng văn bản, đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp cho người thuộc diện bắt buộc, khai trình việc sử dụng lao động với cơ quan quản lý lao động, và lập hồ sơ nhân sự tối thiểu. Còn lại như nội quy, thang bảng lương chi tiết có thể làm dần.
Cái khó của tháng đầu không nằm ở thủ tục mà ở tâm lý. Tiệm đang bận, người mới cần đi làm ngay, hai bên nói miệng với nhau “cứ làm thử đi rồi tính”. Ba tháng sau có chuyện thì không ai nhớ đã hứa lương bao nhiêu, nghỉ phép ra sao, ai chịu tiền vỡ ly. Bài này đi theo thứ tự thời gian, việc nào làm trước ngày người đó tới, việc nào trong vài tuần đầu, việc nào để tới khi tiệm đông người hơn.
Từ lúc nào chủ tiệm bị coi là người sử dụng lao động?
Nhiều chủ hộ kinh doanh nghĩ luật lao động chỉ áp cho công ty có phòng nhân sự. Không phải vậy. Hễ thuê một người làm việc, trả lương, và người đó làm theo sự sắp xếp, giờ giấc, chỉ đạo của mình, thì quan hệ đó là quan hệ lao động. Tên gọi trên giấy không quyết định; nội dung công việc quyết định.
Ví dụ dễ thấy nhất là quán cà phê thuê thêm một bạn pha chế ca chiều. Bạn ấy đến đúng giờ chủ hẹn, mặc đồng phục của quán, pha theo công thức của quán, cuối tháng nhận lương. Dù hai bên chỉ thoả thuận qua tin nhắn, đó vẫn là quan hệ lao động với đủ quyền và nghĩa vụ của nó.
Ngược lại, thuê thợ sửa máy lạnh đến làm một buổi, thợ tự mang đồ nghề, tự quyết cách làm, xong việc lấy tiền, thì đó là thuê dịch vụ. Ranh giới giữa hai loại này có khi mờ, nhất là với cộng tác viên bán hàng online hay người làm theo giờ, và đó là chỗ nhiều tiệm vướng khi bị kiểm tra.
Người thân trong nhà phụ bán cũng là một vùng xám. Con cái, vợ chồng phụ quán không lương thì thường không phát sinh quan hệ lao động. Nhưng nếu trả lương cố định hằng tháng cho em họ, cháu ruột đứng quầy theo giờ giấc, thì về mặt pháp lý người đó cũng là nhân viên. Nên tách bạch ngay từ đầu, đừng để tới lúc có mâu thuẫn trong nhà mới tính.
Thứ tự việc cần làm trước và trong tháng đầu
Sắp theo mức gấp, việc trên làm trước:
- Trước ngày đi làm: chốt nội dung hợp đồng. Ghi rõ công việc, nơi làm, giờ làm, mức lương, ngày trả lương, phụ cấp nếu có, thời hạn hợp đồng và có thử việc hay không. Hai bên cùng ký, mỗi bên giữ một bản.
- Ngày đầu: lấy giấy tờ tuỳ thân và thông tin cần cho bảo hiểm. Bản chụp căn cước, số điện thoại, nơi cư trú, mã số bảo hiểm xã hội nếu người đó đã từng đi làm, và mã số thuế cá nhân (nay thường dùng chính số định danh cá nhân).
- Tuần đầu: hướng dẫn nội quy bằng lời và bằng văn bản ngắn. Giờ vào ca, cách xin nghỉ, chuyện ăn uống tại quán, giữ tiền két. Tiệm nhỏ chưa bắt buộc nội quy đăng ký nhưng có một trang giấy chung vẫn đỡ cãi nhau.
- Trong thời hạn luật định: đăng ký tham gia bảo hiểm bắt buộc. Nếu hợp đồng thuộc diện phải đóng, chủ tiệm lập hồ sơ với cơ quan bảo hiểm xã hội, phần lớn làm qua cổng dịch vụ công hoặc qua tổ chức cung cấp dịch vụ giao dịch điện tử.
- Trong thời hạn luật định: khai trình sử dụng lao động. Báo với cơ quan quản lý lao động là tiệm bắt đầu dùng người. Việc này có thể làm trực tuyến; hỏi UBND xã, phường hoặc cơ quan lao động cấp tỉnh nơi tiệm đặt nếu không rõ cổng nào.
- Cuối tháng đầu: trả lương kèm bảng kê. Mỗi lần trả lương, gửi cho người lao động một bảng kê các khoản: lương, phụ cấp, tăng ca, khoản khấu trừ. Chuyển khoản thì giữ lại sao kê.
- Sau đó: lập sổ theo dõi. Một bảng tính đơn giản ghi ngày vào làm, ngày ký hợp đồng, ngày đăng ký bảo hiểm, mức lương qua từng lần điều chỉnh. Hai năm sau có người hỏi thì mở ra là thấy.
Các thời hạn đăng ký bảo hiểm và khai trình tính bằng ngày kể từ khi hợp đồng có hiệu lực hoặc kể từ khi bắt đầu hoạt động. Con số cụ thể nên tra trên cổng thông tin của cơ quan bảo hiểm xã hội và cơ quan lao động tại thời điểm làm, vì quy định hướng dẫn thay đổi khá thường.
Hợp đồng lao động đầu tiên nên có những gì?
Tên và thông tin hai bên. Bên thuê ghi đúng tên hộ kinh doanh hoặc tên công ty như trên giấy chứng nhận đăng ký, kèm người đại diện ký. Hộ kinh doanh thì chủ hộ đứng tên.
Công việc cụ thể. “Nhân viên phục vụ” còn quá chung. Viết “pha chế, phục vụ bàn, dọn dẹp khu quầy” thì sau này điều chuyển việc khác hai bên biết đâu là ngoài thoả thuận.
Địa điểm làm việc. Tiệm có hai chi nhánh thì ghi rõ có thể điều chuyển giữa hai nơi hay không. Ghi một nơi rồi bắt làm nơi khác là mầm mâu thuẫn.
Thời giờ làm việc và nghỉ ngơi. Ca mấy giờ, nghỉ mấy ngày mỗi tuần, làm lễ Tết thì tính thế nào. Chủ quán ăn hay ghi “theo sắp xếp” rồi mỗi tuần đổi một kiểu, nhân viên khó chịu mà không có gì để dựa.
Mức lương, hình thức và kỳ hạn trả. Lương theo tháng hay theo giờ, trả ngày nào, tiền mặt hay chuyển khoản. Thưởng doanh số nếu có thì nêu cách tính, đừng chỉ ghi “thưởng tuỳ kết quả”.
Loại và thời hạn hợp đồng. Hiện luật chia hợp đồng lao động thành loại xác định thời hạn và không xác định thời hạn. Hợp đồng có thời hạn thì ghi rõ ngày bắt đầu, ngày kết thúc.
Bảo hiểm và các chế độ. Ghi rõ hai bên tham gia bảo hiểm bắt buộc theo luật; không ghi kiểu “lương đã gồm bảo hiểm” để né đóng, vì cách đó không làm mất nghĩa vụ của chủ tiệm.
Đào tạo, bảo mật, tài sản giao giữ. Ai giữ chìa khoá, giữ két, mật khẩu trang bán hàng; khi nghỉ thì bàn giao lại thế nào. Đây là phần tiệm nhỏ hay quên nhất.
Những chỗ chủ tiệm hay sai trong tháng đầu
Sai phổ biến nhất là để người mới “làm thử” vài tuần không giấy tờ rồi mới ký. Trong khoảng đó quan hệ lao động đã phát sinh, nhưng chủ tiệm không có gì chứng minh hai bên đã thoả thuận những gì. Nếu muốn thử việc, hãy ghi thử việc vào hợp đồng hoặc ký một hợp đồng thử việc riêng ngay từ ngày đầu.
Sai thứ hai là thoả thuận miệng “anh trả cao hơn, em khỏi đóng bảo hiểm”. Người lao động có thể đồng ý lúc đầu vì cần tiền mặt, nhưng nghĩa vụ đóng là của cả hai và không đổi được bằng thoả thuận riêng. Đến khi người đó ốm dài ngày, sinh con hay mất việc, câu chuyện quay lại tiệm, kèm theo khoản truy đóng và tiền lãi chậm đóng.
Sai thứ ba là giữ bản gốc giấy tờ tuỳ thân hoặc bằng cấp của nhân viên để “giữ chân”. Chủ tiệm không được giữ bản chính giấy tờ tuỳ thân, văn bằng, chứng chỉ của người lao động, cũng không được bắt nộp tiền đặt cọc để bảo đảm thực hiện hợp đồng. Muốn quản lý rủi ro tiền két thì dùng quy trình bàn giao ca và camera đặt đúng chỗ, không dùng giấy tờ của người ta làm con tin.
Sai thứ tư nhẹ hơn nhưng gây phiền: ghi sai tên chủ thể trên hợp đồng. Hộ kinh doanh mang tên thương hiệu quen gọi, còn trên giấy chứng nhận lại là tên khác. Hợp đồng nên ghi đúng tên đã đăng ký; tên thương hiệu nếu muốn thì để trong ngoặc.
Hồ sơ nhân sự tối thiểu cho tiệm vài người
Hợp đồng lao động hoặc hợp đồng thử việc đã ký. Bản có đủ chữ ký hai bên, lưu theo thứ tự ngày.
Bản chụp giấy tờ tuỳ thân. Chỉ giữ bản chụp, cất ở chỗ khoá được, không dán lên bảng hay gửi lung tung trong nhóm chat của quán.
Thông tin bảo hiểm và mã số thuế cá nhân. Cần cho hồ sơ bảo hiểm và cho việc khấu trừ, quyết toán thuế thu nhập cá nhân sau này.
Bảng chấm công hằng tháng. Ghi cả ngày nghỉ, giờ tăng ca. Tranh chấp tiền lương gần như luôn quay về bảng chấm công.
Bảng lương và chứng từ trả lương. Sao kê chuyển khoản hoặc phiếu chi có chữ ký người nhận.
Biên bản bàn giao tài sản. Đồng phục, chìa khoá, máy bán hàng, tài khoản trang mạng xã hội của tiệm.
Các phụ lục điều chỉnh. Mỗi lần tăng lương hay đổi ca cố định nên có một phụ lục ngắn, thay vì sửa tay lên hợp đồng cũ.
Đơn xin nghỉ và quyết định liên quan. Cả khi nghỉ êm đẹp, một tờ đơn có chữ ký giúp đóng hồ sơ gọn và chốt sổ bảo hiểm suôn sẻ.
Mã số thuế của nhân viên và chuyện khấu trừ thuế
Người lao động có thu nhập từ tiền lương thì tiệm là nơi trả thu nhập, có trách nhiệm khấu trừ thuế thu nhập cá nhân nếu đến mức phải nộp, và cuối năm có thể phải quyết toán thay hoặc cấp chứng từ khấu trừ cho người đó. Với tiệm vài người lương chưa cao, nhiều tháng không phát sinh số thuế phải khấu trừ, nhưng thông tin vẫn cần có để làm đúng khi đến mức.
Hiện mã số thuế cá nhân đã gắn với số định danh cá nhân, nên phần lớn trường hợp chỉ cần số căn cước đúng. Muốn chắc người mới đã có mã hay chưa, thông tin có khớp hay không, có thể tra mã số thuế cá nhân trên công cụ tra cứu trước khi lập hồ sơ, đỡ phải sửa đi sửa lại.
Chỗ cần hỏi kế toán là cách tính giảm trừ gia cảnh, người phụ thuộc, và trường hợp nhân viên làm nhiều nơi. Mỗi người một hoàn cảnh, đoán thì dễ sai, mà sai thì người chịu phiền là chính nhân viên khi đi quyết toán.
Hộ kinh doanh nộp thuế theo cách nào thì cách đó ảnh hưởng đến việc tiền lương có được tính vào chi phí hay không. Đây là câu hỏi cho kế toán hoặc cơ quan thuế quản lý trực tiếp, không nên tự suy.
Việc nào gấp, việc nào để sau được?
Gấp: hợp đồng bằng văn bản. Không có hợp đồng thì mọi thứ còn lại đều lỏng. Một mẫu ngắn đủ nội dung vẫn hơn một mẫu dài chưa kịp ký.
Gấp: đăng ký bảo hiểm đúng hạn. Chậm đăng ký là chậm đóng, kéo theo tiền lãi và rủi ro bị xử lý khi kiểm tra.
Gấp: trả lương đúng hẹn kèm bảng kê. Trả trễ vài lần là mất người tốt, còn trả không có bảng kê thì đến lúc cãi nhau không ai chứng minh được gì.
Làm trong tháng: khai trình sử dụng lao động. Không khó, nhưng hay bị quên vì không ai nhắc.
Làm dần: nội quy văn bản. Khi tiệm còn ít người, luật chưa bắt buộc đăng ký nội quy; nhưng nên viết sớm một bản ngắn để mọi người cùng biết.
Làm dần: thang lương, bảng lương. Khi có nhiều vị trí và nhiều mức, cần một khung chung để trả lương nhất quán và công bố tại nơi làm việc.
Để sau: chính sách thưởng, phúc lợi riêng. Có thì tốt, nhưng đừng hứa miệng điều chưa chắc làm được; lời hứa thưởng Tết là nguồn tranh cãi rất hay gặp.
Hỏi chuyên môn: khi có trường hợp đặc biệt. Người nước ngoài, người chưa đủ tuổi thành niên, người đang hưởng lương hưu: mỗi nhóm có điều kiện riêng, hỏi luật sư hoặc cơ quan lao động trước khi nhận.
Câu hỏi thường gặp
Hộ kinh doanh thuê một người thì có phải ký hợp đồng lao động không?
Có. Luật không phân biệt hộ kinh doanh hay công ty khi đã thuê người làm có trả lương và có quản lý, điều hành. Hợp đồng dưới một tháng trong một số trường hợp được thoả thuận bằng lời nói, nhưng thực tế nên làm văn bản để tự bảo vệ cả hai bên.
Nhân viên mới xin không đóng bảo hiểm để nhận thêm tiền, chủ tiệm có nên đồng ý?
Không nên. Nghĩa vụ đóng bảo hiểm bắt buộc không bị xoá bởi thoả thuận riêng; khi bị kiểm tra hoặc khi người lao động đổi ý, chủ tiệm vẫn phải truy đóng cả phần của mình. Cách an toàn là giải thích quyền lợi ốm đau, thai sản, thất nghiệp mà người đó được hưởng.
Có được giữ căn cước bản gốc của nhân viên để tránh họ bỏ ngang không?
Không được. Chủ sử dụng lao động bị cấm giữ bản chính giấy tờ tuỳ thân, văn bằng, chứng chỉ của người lao động và cấm bắt đặt cọc. Muốn giảm rủi ro thì làm biên bản bàn giao tài sản và quy trình kiểm két cuối ca.
Khai trình sử dụng lao động là gì và nộp ở đâu?
Đó là việc báo với cơ quan quản lý nhà nước về lao động rằng đơn vị bắt đầu sử dụng người lao động, sau đó báo cáo định kỳ khi có thay đổi. Phần lớn nơi đã cho làm trực tuyến; nếu chưa rõ thì hỏi UBND xã, phường hoặc cơ quan lao động cấp tỉnh.
Nhân viên chưa có mã số thuế cá nhân thì sao?
Hiện số định danh cá nhân được dùng làm mã số thuế, nên phần lớn trường hợp đã có sẵn. Nếu thông tin chưa khớp, người lao động hoặc tiệm cần cập nhật với cơ quan thuế trước khi khấu trừ hay quyết toán.
Có mẫu hợp đồng lao động chuẩn cho quán ăn nhỏ không?
Có nhiều mẫu tham khảo, nhưng nên sửa theo đúng công việc, ca làm và cách trả lương của quán mình. Với điều khoản đặc biệt như bảo mật công thức, làm ở nhiều chi nhánh hay lương theo doanh số, nên nhờ luật sư hoặc kế toán đọc lại một lần.
