Chủ tiệm được xử lý kỷ luật nhân viên, nhưng chỉ bằng những hình thức luật cho phép (khiển trách, kéo dài thời hạn nâng lương, cách chức, sa thải), theo trình tự luật định và phải chứng minh được lỗi. Phạt tiền, cắt lương thay cho kỷ luật là hành vi bị cấm, dù nhân viên đã ký đồng ý. Nội quy bằng văn bản là bắt buộc khi tiệm sử dụng từ một số lượng người nhất định trở lên; tiệm ít người hơn vẫn nên có.
Quán nào cũng từng có bảng “đi trễ phạt năm mươi nghìn, làm vỡ ly đền gấp đôi”. Cách đó quen tay vì nhanh và dễ hiểu. Bài này giải thích vì sao nó sai, và thay bằng cách gì để vẫn giữ được kỷ luật trong quán mà không tự đưa mình vào thế yếu.
Vì sao luật cấm phạt tiền nhân viên?
Lý do gốc nằm ở thế mạnh yếu giữa hai bên. Chủ tiệm vừa là người trả lương vừa là người quyết định ai vi phạm. Nếu được phạt tiền, chủ có thể lấy lại một phần lương đã thoả thuận chỉ bằng một quyết định một chiều. Luật chặn đường đó bằng cách cấm phạt tiền, cắt lương thay việc xử lý kỷ luật, và chỉ cho phép khấu trừ lương trong những trường hợp cụ thể như bồi thường thiệt hại tài sản theo thủ tục riêng.
Nhiều chủ quán cãi rằng nhân viên đã ký vào bảng phạt khi nhận việc. Chữ ký đó không cứu được, vì thoả thuận trái với điều cấm của luật thì không có giá trị. Ngược lại, chính bảng phạt có chữ ký trở thành bằng chứng cho thấy tiệm đã áp dụng hình thức bị cấm.
Thực tế cũng cho thấy phạt tiền ít hiệu quả hơn người ta nghĩ. Người hay đi trễ coi khoản phạt như phí, còn người làm tốt thì thấy bị đối xử như kẻ đáng ngờ. Quán mất người tốt trước, giữ lại người quen chịu phạt.
Thay vì phạt, thứ giữ kỷ luật bền hơn là một nội quy ngắn, rõ, được nói lại thường xuyên, cộng với chuyện thưởng chuyên cần làm đúng thì có. Thưởng là khoản thêm, không đạt thì không có, khác hẳn với việc trừ vào lương đã hứa.
Nội quy của tiệm nhỏ nên có những gì?
Giờ làm, giờ nghỉ, cách đổi ca. Ca bắt đầu mấy giờ, đổi ca phải báo ai, trước bao lâu. Đây là nguồn mâu thuẫn số một ở quán ăn.
Cách xin nghỉ và báo ốm. Báo cho ai, bằng kênh nào, nghỉ đột xuất thì sao. Viết rõ để người ta không phải đoán.
Trật tự tại nơi làm việc. Điện thoại cá nhân trong ca, ăn uống tại quầy, khách quen của nhân viên đến chơi.
An toàn và vệ sinh. Dùng bếp ga, dao, máy xay; đồ bảo hộ; quy trình vệ sinh cuối ca.
Bảo vệ tài sản và tiền két. Quy trình giao nhận ca, đếm két, ai được giữ chìa khoá, mật khẩu máy bán hàng.
Bí mật kinh doanh. Công thức món, danh sách khách, giá nhập. Muốn xử lý được hành vi tiết lộ thì nội quy phải nêu rõ cái gì là bí mật.
Phòng chống quấy rối tình dục tại nơi làm việc. Luật yêu cầu nội quy có nội dung này; viết rõ cách báo và cách xử lý.
Các hành vi vi phạm và hình thức kỷ luật tương ứng. Chỉ dùng những hình thức luật cho phép. Nên nêu rõ các hành vi có thể dẫn tới sa thải; riêng một số hành vi như quấy rối tình dục chỉ xử lý sa thải được khi nội quy có quy định.
Trách nhiệm vật chất. Trường hợp làm hư hỏng, mất tài sản thì bồi thường theo thủ tục nào.
Khi nào nội quy phải bằng văn bản và đăng ký?
Luật lao động hiện hành bắt buộc nội quy bằng văn bản với người sử dụng lao động có từ một số lượng người lao động nhất định trở lên, và nội quy đó phải đăng ký với cơ quan chuyên môn về lao động cấp tỉnh. Hiện ngưỡng này là mười người; dưới mức đó không bắt buộc văn bản, nhưng nội dung kỷ luật phải được thoả thuận trong hợp đồng lao động.
Tiệm dưới mười người hay hiểu nhầm là “không cần nội quy”. Thật ra luật chỉ miễn hình thức văn bản và đăng ký. Nếu không có nội quy và hợp đồng cũng không nói gì về kỷ luật, thì khi nhân viên vi phạm, chủ tiệm gần như không có căn cứ xử lý ngoài nhắc nhở.
Cách thực tế cho tiệm nhỏ là soạn một bản nội quy hai trang, đưa vào làm phụ lục của hợp đồng lao động, nhân viên ký nhận khi vào làm. Khi tiệm lớn lên tới ngưỡng phải đăng ký, chỉ cần chỉnh lại và nộp hồ sơ.
Trước khi ban hành hoặc sửa nội quy, nơi có tổ chức đại diện người lao động phải tham khảo ý kiến tổ chức đó. Sau khi ban hành phải thông báo và niêm yết những nội dung chính ở nơi cần thiết tại chỗ làm việc. Hồ sơ đăng ký gồm những gì, nộp qua kênh nào, nên hỏi trực tiếp cơ quan lao động cấp tỉnh vì từ khi bỏ cấp huyện, cách tiếp nhận ở mỗi nơi có thể khác nhau.
Trình tự xử lý kỷ luật đúng luật
Bỏ qua bước nào cũng có thể khiến quyết định kỷ luật bị huỷ nếu nhân viên khiếu nại hay kiện:
- Lập biên bản ngay khi phát hiện vi phạm. Ghi thời gian, sự việc, người chứng kiến, chữ ký của người vi phạm nếu họ đồng ý ký. Kèm hình camera, tin nhắn nếu có.
- Xác định lỗi của người lao động. Chủ sử dụng lao động phải chứng minh được lỗi. Thiếu chứng cứ thì dừng ở nhắc nhở.
- Thông báo họp xử lý kỷ luật. Gửi trước cho người vi phạm và cho tổ chức đại diện người lao động nếu họ là thành viên, nêu rõ thời gian, địa điểm.
- Tổ chức cuộc họp. Người lao động có mặt, được tự bào chữa hoặc nhờ người khác bào chữa. Cuộc họp có biên bản, các thành phần tham dự ký.
- Ra quyết định kỷ luật. Đúng hình thức luật cho phép, đúng người có thẩm quyền ký, trong thời hiệu xử lý kỷ luật.
- Gửi quyết định cho người lao động. Giữ bằng chứng đã gửi. Lưu toàn bộ hồ sơ ít nhất cho tới khi hết thời hạn khiếu nại, khởi kiện.
Thời hiệu xử lý kỷ luật và các trường hợp kéo dài thời hiệu được quy định cụ thể trong luật; vi phạm phát hiện quá lâu có thể không còn xử lý được. Nếu không chắc, hỏi luật sư trước khi họp.
Những trường hợp không được xử lý kỷ luật hoặc phải tạm hoãn
Người lao động đang nghỉ ốm, điều dưỡng. Phải đợi hết thời gian nghỉ.
Đang nghỉ phép hoặc nghỉ việc riêng được đồng ý. Không triệu tập họp kỷ luật trong những ngày đó.
Đang bị tạm giữ, tạm giam. Chờ kết quả điều tra, xác minh.
Lao động nữ mang thai, nghỉ thai sản, nuôi con nhỏ theo độ tuổi luật quy định. Đây là nhóm được bảo vệ đặc biệt; hỏi luật sư trước khi làm bất cứ điều gì.
Người lao động mắc bệnh làm mất khả năng nhận thức. Hành vi khi mất khả năng nhận thức, điều khiển hành vi không bị xử lý kỷ luật.
Một hành vi đã bị xử lý. Không xử lý kỷ luật hai lần cho cùng một vi phạm.
Hành vi không có trong nội quy hoặc hợp đồng. Không có căn cứ thì không được tự đặt ra hình thức xử lý.
Xâm phạm danh dự, nhân phẩm. Bêu tên lên nhóm chat chung, bắt đứng xin lỗi trước khách là cách làm vừa sai luật vừa gây phản tác dụng.
Câu hỏi thường gặp
Nhân viên đã ký đồng ý bảng phạt tiền thì có áp dụng được không?
Không. Phạt tiền, cắt lương thay cho xử lý kỷ luật là hành vi bị cấm, nên thoả thuận đó không có giá trị dù có chữ ký. Bảng phạt còn có thể trở thành chứng cứ bất lợi cho chủ tiệm khi bị kiểm tra.
Tiệm có năm nhân viên có cần nội quy không?
Luật chưa bắt buộc nội quy bằng văn bản và đăng ký với tiệm dưới ngưỡng quy định, nhưng nội dung kỷ luật cần được thoả thuận trong hợp đồng lao động. Một bản nội quy ngắn làm phụ lục hợp đồng là cách gọn nhất.
Nhân viên lấy tiền két thì có sa thải ngay được không?
Trộm cắp tại nơi làm việc thuộc nhóm hành vi có thể bị sa thải, nhưng vẫn phải làm đúng trình tự: lập biên bản, chứng minh lỗi, họp xử lý kỷ luật có mặt người lao động. Nếu số tiền lớn hoặc có dấu hiệu tội phạm, có thể báo công an và nên hỏi luật sư.
Đi làm trễ nhiều lần thì xử lý thế nào?
Nhắc nhở và lập biên bản từng lần, áp dụng hình thức khiển trách hoặc hình thức khác theo nội quy. Có thể dùng thưởng chuyên cần như động lực tích cực, nhưng không trừ lương để phạt.
Họp kỷ luật mà nhân viên không đến thì sao?
Nếu đã thông báo đúng cách mà người lao động vắng mặt không có lý do chính đáng, luật có cơ chế cho tiến hành xử lý. Điều kiện cụ thể và số lần thông báo nên kiểm tra kỹ, vì đây là chỗ hay bị khiếu nại.
Có được công khai vi phạm của nhân viên trong nhóm chat chung không?
Không nên. Bêu tên, làm nhục có thể bị coi là xâm phạm danh dự, nhân phẩm. Quyết định kỷ luật nên gửi riêng; với cả tiệm chỉ cần nhắc lại quy định chung.
