Ba công cụ này khác nhau: phạt vi phạm là khoản tiền phải trả khi vi phạm, chỉ áp dụng nếu hai bên đã thoả thuận trước và có trần theo luật thương mại; bồi thường thiệt hại là bù cho tổn thất thực tế, phải chứng minh được thiệt hại; đặt cọc là khoản tiền bảo đảm việc giao kết, thực hiện hợp đồng, có cơ chế mất cọc hoặc phạt cọc. Viết lẫn lộn ba thứ này là lý do nhiều điều khoản “phạt gấp đôi” đến lúc cần lại không dùng được.
Hợp đồng của tiệm nhỏ hay có một câu chung chung: “Bên nào vi phạm phải bồi thường mọi thiệt hại”. Câu đó đúng nhưng gần như vô dụng, vì khi có chuyện, “mọi thiệt hại” phải được chứng minh từng đồng.
Phân biệt nhanh ba công cụ
Cơ chế chung theo luật dân sự và luật thương mại; mức cụ thể cần tra văn bản đang hiệu lực:
| Phạt vi phạm | Bồi thường thiệt hại | Đặt cọc | |
|---|---|---|---|
| Khi nào phát sinh | Chỉ khi hợp đồng có thoả thuận phạt | Khi có vi phạm gây thiệt hại thực tế, kể cả không thoả thuận trước | Khi giao tiền hoặc tài sản đặt cọc |
| Có cần chứng minh thiệt hại | Không, chỉ cần chứng minh vi phạm | Có, kèm quan hệ nhân quả | Không |
| Giới hạn | Luật thương mại có trần tính trên phần nghĩa vụ bị vi phạm; một số lĩnh vực có trần riêng | Bằng thiệt hại thực tế, trực tiếp, và khoản lợi lẽ ra được hưởng nếu chứng minh được | Theo số tiền cọc và thoả thuận |
| Áp dụng cùng nhau | Tuỳ luật áp dụng và thoả thuận | Có thể cùng phạt vi phạm nếu luật và thoả thuận cho phép | Có cơ chế riêng; nên ghi rõ quan hệ với phạt vi phạm |
Điểm hay nhầm: theo luật dân sự, nếu hai bên chỉ thoả thuận phạt vi phạm mà không thoả thuận việc vừa phạt vừa bồi thường, thì bên vi phạm chỉ phải chịu phạt. Luật thương mại thì mặc định ngược lại, bên bị vi phạm có thể áp dụng cả hai trừ khi có thoả thuận khác. Hợp đồng giữa hai bên kinh doanh thường thuộc luật thương mại, nhưng cách tốt nhất là ghi thẳng ra.
Phạt vi phạm: viết sao cho có hiệu lực
Điều khoản phạt cần trả lời ba câu: vi phạm nghĩa vụ nào thì bị phạt, mức phạt tính thế nào, và có kèm bồi thường không. “Bên nào vi phạm hợp đồng phải chịu phạt” mà không nói mức thì không áp dụng được.
Mức phạt nên tính trên giá trị phần nghĩa vụ bị vi phạm, không tính trên toàn bộ hợp đồng. Ví dụ, giao trễ một lô hàng trong hợp đồng cả năm thì phạt trên giá trị lô đó. Với hợp đồng giữa các bên kinh doanh, luật thương mại có mức trần phạt vi phạm; ghi cao hơn trần thì phần vượt dễ bị coi là không có hiệu lực. Tra mức trần trong luật thương mại hiện hành hoặc hỏi luật sư trước khi chốt con số.
Phạt nên áp dụng cho cả hai chiều. Hợp đồng nhập hàng thường có phạt giao trễ cho bên bán; bên bán soạn thì thường chỉ có phạt chậm thanh toán cho bên mua. Đề nghị cân bằng là đề nghị hợp lý, ít bên nào từ chối được.
Một chiêu cần nhận ra: điều khoản phạt rất nặng nhưng mơ hồ, ví dụ “vi phạm bất kỳ điều khoản nào” đều bị phạt cùng một mức. Gửi trễ một báo cáo cũng bị phạt như không giao hàng. Đây là điều khoản nên đề nghị sửa cho tương xứng.
Bồi thường thiệt hại: những gì phải chứng minh
Có hành vi vi phạm hợp đồng. Giao sai, giao trễ, không thanh toán, làm sai phạm vi.
Có thiệt hại thực tế. Tiền phải bỏ ra thêm, hàng hư, doanh thu bị mất có căn cứ.
Quan hệ nhân quả. Thiệt hại xảy ra là do chính vi phạm đó.
Giá trị thiệt hại cụ thể. Hoá đơn, chứng từ, bảng tính có căn cứ. “Mất uy tín với khách” rất khó lượng hoá.
Đã hạn chế tổn thất. Bên bị vi phạm phải áp dụng biện pháp hợp lý để hạn chế thiệt hại; để thiệt hại lan rộng thì phần đó có thể không được bù.
Khoản lợi lẽ ra được hưởng. Có thể được tính nếu chứng minh được, ví dụ hợp đồng bán lại đã ký với khách thứ ba bị huỷ vì hàng giao trễ.
Không thuộc trường hợp miễn trách. Bất khả kháng, lỗi hoàn toàn của bên bị vi phạm, hoặc trường hợp hai bên đã thoả thuận miễn trách.
Thông báo kịp thời. Gửi văn bản thông báo vi phạm và yêu cầu bồi thường sớm, có bằng chứng đã gửi.
Đặt cọc: cơ chế mất cọc và phạt cọc
Theo luật dân sự, khi hợp đồng được giao kết và thực hiện, tiền cọc được trả lại cho bên đặt cọc hoặc trừ vào nghĩa vụ trả tiền. Nếu bên đặt cọc từ chối giao kết hoặc thực hiện, họ mất cọc. Nếu bên nhận cọc từ chối, họ phải trả lại cọc và một khoản tiền tương đương giá trị cọc, trừ khi hai bên có thoả thuận khác. Đây là cơ chế mà người ta hay gọi là “phạt cọc”.
Vì có câu “trừ khi có thoả thuận khác”, hai bên có thể thoả thuận mức phạt cọc khác, ví dụ gấp nhiều lần. Nhưng mức quá cao so với giá trị giao dịch có thể dẫn tới tranh cãi, nên viết hợp lý và rõ ràng.
Tiền đặt cọc khác tiền trả trước. Tiền trả trước là một phần thanh toán; khi hợp đồng không thực hiện được, về nguyên tắc tiền trả trước được hoàn lại, không có cơ chế mất hay phạt như đặt cọc. Chuyển khoản ghi nội dung “đặt cọc” hay “thanh toán đợt một” vì vậy có ý nghĩa pháp lý khác nhau. Viết hợp đồng nên gọi đúng tên khoản tiền.
Với tiệm làm hàng đặt riêng như bánh, đồ in, đồ may, thu cọc là cách bảo vệ hợp lý. Ghi rõ trong tin nhắn hoặc phiếu đặt hàng: đây là tiền cọc, khách huỷ sau thời điểm nào thì mất cọc, tiệm không làm được thì hoàn cọc và chịu phạt thế nào.
Lãi chậm thanh toán và bất khả kháng
Chậm thanh toán phát sinh tiền lãi. Luật cho phép bên bị chậm trả yêu cầu trả lãi trên số tiền chậm trả; mức lãi theo thoả thuận trong giới hạn luật hoặc theo mức luật quy định nếu không thoả thuận.
Ghi rõ mức lãi chậm trả. Đỡ phải tranh luận áp dụng lãi suất nào khi có chuyện.
Lãi chậm trả khác phạt vi phạm. Có thể cùng áp dụng nếu thoả thuận rõ.
Bất khả kháng được miễn trách. Sự kiện xảy ra khách quan, không lường trước được và không khắc phục được dù đã áp dụng mọi biện pháp cần thiết.
Phải thông báo khi gặp bất khả kháng. Bên gặp sự kiện cần thông báo kịp thời cho bên kia, kèm bằng chứng.
Liệt kê ví dụ trong hợp đồng. Thiên tai, hoả hoạn, dịch bệnh, quyết định của cơ quan nhà nước; ghi rõ giúp đỡ tranh cãi.
Giá nguyên liệu tăng không phải bất khả kháng. Biến động giá thường được coi là rủi ro kinh doanh; nếu lo, thêm điều khoản điều chỉnh giá.
Thời gian bất khả kháng kéo dài. Ghi quyền chấm dứt hợp đồng nếu sự kiện kéo dài quá một khoảng thời gian.
Khi nào nên hỏi luật sư về điều khoản chế tài?
Với đơn hàng nhỏ, điều khoản cọc và phạt đơn giản là đủ. Nhưng khi hợp đồng có giá trị lớn, kéo dài, hoặc mình là bên chịu rủi ro chính, như bên nhận làm công trình, bên nhận đại lý có cam kết doanh số, thì chế tài là phần đáng bỏ tiền cho luật sư xem nhất.
Những câu cần hỏi: hợp đồng này áp dụng luật dân sự hay luật thương mại; mức phạt đã ghi có vượt trần không; điều khoản phạt và bồi thường quan hệ thế nào; cơ chế cọc đã rõ chưa; điều khoản bất khả kháng có quá rộng hoặc quá hẹp không.
Khi đã có vi phạm, cũng nên hỏi trước khi gửi văn bản đòi phạt, vì một văn bản viết vội có thể vô tình thừa nhận điều bất lợi, hoặc yêu cầu khoản không có căn cứ khiến bên kia cứng rắn hơn.
Về thuế, khoản tiền phạt, bồi thường nhận được hoặc phải trả có thể liên quan đến hoá đơn và chi phí được trừ. Hỏi kế toán cách hạch toán trước khi ký biên bản thanh lý có khoản phạt.
Câu hỏi thường gặp
Hợp đồng không ghi điều khoản phạt thì có phạt được không?
Không. Phạt vi phạm chỉ áp dụng khi hai bên đã thoả thuận trong hợp đồng. Nếu không có thoả thuận phạt, bên bị vi phạm vẫn có thể yêu cầu bồi thường thiệt hại thực tế nếu chứng minh được.
Mức phạt vi phạm hợp đồng tối đa là bao nhiêu?
Với hợp đồng thương mại, luật thương mại có mức trần tính trên giá trị phần nghĩa vụ bị vi phạm, một số lĩnh vực có trần riêng. Nên tra văn bản đang hiệu lực hoặc hỏi luật sư trước khi chốt con số trong hợp đồng.
Khách huỷ đơn bánh đặt riêng thì có giữ tiền cọc được không?
Nếu khoản tiền được thoả thuận rõ là tiền cọc và khách từ chối thực hiện, thì theo cơ chế đặt cọc của luật dân sự, khách có thể mất cọc, trừ khi hai bên có thoả thuận khác. Nên ghi rõ điều kiện mất cọc khi nhận đơn.
Vừa đòi phạt vừa đòi bồi thường có được không?
Còn tuỳ luật áp dụng và thoả thuận. Luật thương mại cho phép áp dụng cả hai trừ khi có thoả thuận khác, còn luật dân sự yêu cầu phải có thoả thuận về việc vừa phạt vừa bồi thường. Cách chắc nhất là ghi rõ trong hợp đồng.
Giá nguyên liệu tăng mạnh có được coi là bất khả kháng không?
Thường là không, vì biến động giá được coi là rủi ro kinh doanh có thể lường trước. Nếu lo ngại, nên thoả thuận điều khoản điều chỉnh giá theo điều kiện cụ thể ngay khi ký.
Tiền đặt cọc và tiền trả trước khác nhau thế nào?
Tiền đặt cọc có cơ chế mất cọc hoặc phạt cọc khi một bên từ chối thực hiện; tiền trả trước là một phần thanh toán, về nguyên tắc được hoàn lại nếu hợp đồng không thực hiện. Ghi đúng tên khoản tiền trong hợp đồng và nội dung chuyển khoản.
