Một bảng lương đủ dùng cho tiệm nhỏ có năm cột chính: lương theo hợp đồng, phụ cấp, tiền làm thêm giờ, các khoản khấu trừ theo luật (bảo hiểm phần người lao động, thuế thu nhập cá nhân nếu có), và số thực nhận. Làm thêm giờ phải trả cao hơn giờ thường theo mức luật định. Trừ lương chỉ được làm trong những trường hợp luật cho phép, không được dùng để phạt.
Tiệm nhỏ thường trả lương bằng một con số tròn qua chuyển khoản, không giải thích gì. Nhân viên làm lâu thì quen, nhưng hễ có tháng thiếu vài trăm nghìn là bắt đầu so bì. Bảng lương rõ ràng không phải để đối phó kiểm tra, mà để mỗi kỳ trả lương không thành một cuộc tranh luận.
Vì sao tách các khoản lại quan trọng?
Tách lương chính với phụ cấp không chỉ để nhìn cho gọn. Tiền lương làm căn cứ đóng bảo hiểm gồm mức lương và một số phụ cấp, khoản bổ sung nhất định; có những khoản khác không tính vào. Gộp tất cả thành một con số thì kế toán khó xác định đúng căn cứ đóng, dễ đóng thiếu hoặc đóng thừa.
Tách tiền làm thêm giờ cũng vậy. Khi tranh chấp, người lao động thường đòi tiền làm thêm mấy tháng gần nhất. Nếu bảng lương có cột tăng ca kèm số giờ, chủ tiệm chứng minh được mình đã trả; nếu chỉ có một con số tổng, rất khó nói phần nào là tăng ca.
Với thuế thu nhập cá nhân, một số khoản phụ cấp, trợ cấp được miễn hoặc không tính vào thu nhập chịu thuế theo quy định, còn phần lớn khoản khác thì có. Tách rõ thì khấu trừ và quyết toán đúng hơn. Danh sách khoản nào được miễn thay đổi theo văn bản, nên đây là việc của kế toán.
Cuối cùng, mỗi lần trả lương chủ sử dụng lao động phải gửi cho người lao động bảng kê các khoản: tiền lương, tiền làm thêm giờ, các khoản khấu trừ. Có bảng lương tách cột thì bảng kê chỉ là một dòng trích ra cho từng người.
Mẫu cột bảng lương tối thiểu cho tiệm dưới mười người
Có thể làm trên bảng tính, mỗi tháng một trang:
| Cột | Ghi gì | Ghi chú thực tế |
|---|---|---|
| Ngày công thực tế | Số ngày, số ca đã làm | Lấy từ bảng chấm công, có chữ ký hoặc xác nhận của nhân viên |
| Lương theo hợp đồng | Mức đã ghi trong hợp đồng, quy ra theo ngày công | Thay đổi thì phải có phụ lục |
| Phụ cấp | Trách nhiệm, ăn ca, xăng xe, điện thoại | Ghi từng khoản riêng để kế toán xét căn cứ đóng và thuế |
| Làm thêm giờ | Số giờ ngày thường, ngày nghỉ, ngày lễ | Mỗi loại ngày một hệ số trả khác nhau |
| Thưởng | Doanh số, chuyên cần | Cách tính phải khớp quy chế hoặc hợp đồng |
| Khấu trừ bảo hiểm | Phần người lao động đóng | Chỉ khi người đó thuộc diện và đã đăng ký |
| Khấu trừ thuế | Thuế thu nhập cá nhân nếu đến mức | Kế toán tính theo biểu thuế và giảm trừ |
| Khấu trừ khác | Bồi thường thiệt hại theo thủ tục luật định | Có quyết định hoặc biên bản kèm theo |
| Thực nhận | Tổng các khoản trừ đi khấu trừ | Khớp với số chuyển khoản |
Đừng thêm cột “phạt đi trễ” hay “phạt làm vỡ ly”. Hai cột đó là sai luật ngay từ cái tên.
Làm thêm giờ: những điều tiệm ăn, quán cà phê hay vướng
Làm thêm phải có sự đồng ý của người lao động. Chủ quán không được bắt ở lại; cần hỏi và người lao động đồng ý. Tin nhắn “tối nay em ở lại thêm hai tiếng được không” và câu trả lời là đủ ghi nhận.
Tiền làm thêm cao hơn giờ thường. Luật quy định hệ số tối thiểu khác nhau cho ngày thường, ngày nghỉ hằng tuần và ngày lễ, Tết; hệ số ngày lễ cao nhất. Tra đúng hệ số trong Bộ luật Lao động hiện hành trước khi lập công thức.
Làm ban đêm có thêm khoản riêng. Ca khuya sau giờ quy định là làm việc ban đêm, có phụ trội riêng; nếu vừa làm đêm vừa làm thêm giờ thì cộng dồn theo cách luật hướng dẫn.
Có trần số giờ làm thêm. Luật giới hạn số giờ làm thêm theo ngày, tháng và năm. Mùa cao điểm Tết hay bị vượt; tra trần đang áp dụng và xếp ca bù hoặc thuê thêm người thời vụ.
Ngày lễ, Tết làm việc là ngày đặc biệt. Quán mở cửa mùng một Tết thì người làm ca hôm đó hưởng mức trả cao nhất theo luật, chưa kể lương ngày lễ được nghỉ mà vẫn được trả.
Nghỉ bù thay tiền là thoả thuận, không phải mặc định. Có thể thoả thuận nghỉ bù cho một số trường hợp, nhưng phải rõ và người lao động đồng ý.
Chấm giờ ra vào thật. Ghi giờ đóng quán thật chứ không ghi giờ “theo lịch”. Lệch giữa lịch và thực tế là chỗ tranh chấp hay nổ ra.
Nhân viên lương tháng vẫn có làm thêm giờ. Trả lương tháng không có nghĩa là đã bao gồm mọi giờ làm thêm, trừ khi hợp đồng thoả thuận rõ và hợp luật.
Khi nào được trừ lương, khi nào không?
Được: khấu trừ phần bảo hiểm của người lao động. Khi người đó thuộc diện bắt buộc và tiệm đã đăng ký đóng.
Được: khấu trừ thuế thu nhập cá nhân. Khi thu nhập đến mức phải khấu trừ theo quy định.
Được, có điều kiện: bồi thường thiệt hại tài sản. Người lao động làm hư hỏng dụng cụ, thiết bị, tài sản thì có thể phải bồi thường theo thủ tục luật định; khấu trừ hằng tháng có trần tính theo phần trăm tiền lương thực trả, không được trừ hết một lần.
Được: khoản người lao động đồng ý trừ. Ví dụ khoản tạm ứng trước đó, có giấy tạm ứng ký tên.
Không được: phạt tiền vì vi phạm nội quy. Luật cấm xử lý kỷ luật bằng hình thức phạt tiền, cắt lương. Đi trễ, quên đeo tạp dề không phải lý do để trừ tiền.
Không được: trừ lương vì doanh thu thấp. Doanh số không đạt thì có thể không có thưởng, nhưng không trừ vào lương đã thoả thuận.
Không được: trừ tiền vì khách bùng đơn. Rủi ro kinh doanh là của chủ, trừ khi có lỗi rõ ràng của người lao động và đã làm đúng thủ tục bồi thường.
Không được: giữ lương tháng cuối để ép làm tiếp. Khi nghỉ việc, các khoản phải được thanh toán trong thời hạn luật định.
Trả lương trễ, trả lương bằng tiền mặt và chuyện “ứng trước”
Ngày trả lương phải đúng như hợp đồng. Luật cho phép trả chậm trong trường hợp bất khả kháng nhưng có giới hạn, và nếu trễ quá một số ngày thì phải trả thêm khoản đền bù tương ứng tiền lãi. Tiệm đang khó dòng tiền nên nói thẳng với nhân viên trước ngày trả, hẹn rõ ngày và giữ đúng lời, còn hơn để người ta tự phát hiện.
Trả bằng tiền mặt không sai, nhưng cần phiếu chi hoặc sổ ký nhận. Chuyển khoản thì nội dung chuyển nên ghi “lương tháng mười”, đừng chỉ ghi tên người nhận. Với hộ kinh doanh, chứng từ trả lương còn liên quan tới việc chứng minh chi phí khi cần, nên hỏi kế toán cách giữ phù hợp với phương pháp nộp thuế đang áp dụng.
Chuyện ứng lương ở quán nhỏ rất thường: nhân viên ứng giữa tháng, cuối tháng trừ lại. Cách làm an toàn là mỗi lần ứng có giấy ký tên hoặc tin nhắn xác nhận số tiền, và trên bảng kê cuối tháng ghi rõ dòng “đã ứng”. Nhiều vụ cãi nhau lúc nghỉ việc bắt đầu từ chỗ hai bên nhớ số tiền ứng khác nhau.
Nếu tiệm muốn thay đổi cách trả lương, ví dụ từ lương cố định sang lương cứng cộng doanh số, đó là thay đổi nội dung hợp đồng. Cần thoả thuận và làm phụ lục, không thông báo một chiều trong nhóm chat rồi áp dụng từ tháng sau.
Thang lương, bảng lương và công bố tại nơi làm việc
Thang lương là khung chung của tiệm. Mỗi vị trí có mấy bậc, mức nào; giúp trả lương nhất quán giữa người cũ và người mới.
Chủ sử dụng lao động tự xây dựng. Theo luật hiện hành, người sử dụng lao động xây dựng thang lương, bảng lương và định mức lao động làm cơ sở tuyển dụng, trả lương.
Có tham khảo ý kiến người lao động. Nơi có tổ chức đại diện người lao động thì phải tham khảo tổ chức này; tiệm nhỏ thì ít nhất nên nói chuyện với nhân viên.
Công bố công khai tại nơi làm việc. Dán ở phòng nghỉ nhân viên hoặc gửi bản điện tử; không cần dán trước mặt khách.
Mức lương không thấp hơn lương tối thiểu vùng. Mức này đổi theo từng thời kỳ và theo địa bàn; tra văn bản đang hiệu lực cho đúng vùng của tiệm.
Cập nhật khi lương tối thiểu thay đổi. Mỗi lần nhà nước điều chỉnh, rà lại các mức thấp nhất trong bảng.
Dùng bảng lương khi thương lượng tăng lương. Có khung rõ thì nói chuyện tăng bậc dễ hơn nói chuyện cảm tính.
Nhờ kế toán xem lần đầu. Đặc biệt phần nào tính vào căn cứ đóng bảo hiểm, phần nào không; đây là chỗ kiểm tra hay xem nhất.
Câu hỏi thường gặp
Nhân viên đi trễ có được trừ lương không?
Không được trừ lương như một hình thức phạt. Chủ tiệm chỉ trả lương cho thời gian thực làm theo thoả thuận, và xử lý đi trễ bằng các hình thức kỷ luật luật cho phép nếu có nội quy. Phạt tiền, cắt lương để kỷ luật là trái luật.
Nhân viên làm vỡ đồ có bắt đền được không?
Có thể yêu cầu bồi thường theo thủ tục luật định, có biên bản và xem xét lỗi, mức thiệt hại, hoàn cảnh. Khấu trừ vào lương hằng tháng bị giới hạn ở một tỷ lệ nhất định của lương thực trả, không được trừ hết trong một lần.
Phụ cấp ăn trưa có phải đóng bảo hiểm không?
Còn tuỳ khoản đó được trả thế nào và quy định hiện hành về tiền lương làm căn cứ đóng. Một số khoản hỗ trợ không tính vào căn cứ đóng, một số thì có; nên hỏi kế toán hoặc cơ quan bảo hiểm xã hội với đúng cách trả của tiệm.
Mở cửa ngày Tết thì trả lương nhân viên thế nào?
Người làm việc vào ngày lễ, Tết được trả theo mức làm thêm cao nhất trong các loại ngày, cộng với tiền lương của ngày lễ mà họ vẫn được hưởng. Hệ số cụ thể nên tra trong Bộ luật Lao động hiện hành trước khi chốt ca Tết.
Có bắt buộc gửi phiếu lương cho từng nhân viên không?
Có. Mỗi lần trả lương, người sử dụng lao động phải thông báo bảng kê trả lương gồm tiền lương, tiền làm thêm giờ, làm việc ban đêm, nội dung và số tiền bị khấu trừ. Gửi qua tin nhắn hoặc email vẫn được, miễn người lao động nhận và xem được.
Tiệm khó khăn có được giảm lương nhân viên không?
Không được tự ý giảm. Muốn điều chỉnh phải thoả thuận với từng người và làm phụ lục hợp đồng; nếu không đạt thoả thuận thì phải tính đến các phương án khác theo luật, nên hỏi luật sư trước khi làm.
