Hễ có người làm việc theo hợp đồng lao động thuộc diện bắt buộc, chủ tiệm (dù là hộ kinh doanh hay công ty) phải đăng ký và đóng đủ ba loại bảo hiểm: bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và bảo hiểm thất nghiệp. Mức đóng tính trên tiền lương làm căn cứ đóng theo luật, gồm phần chủ đóng và phần trích từ lương người lao động, nộp hằng tháng. Mỗi khi có người vào, người nghỉ, tăng lương, nghỉ thai sản thì phải báo cho cơ quan bảo hiểm xã hội.
Bảo hiểm là khoản chi mà nhiều chủ tiệm nhỏ ngại nhất, vì nó cộng thêm vào quỹ lương mỗi tháng. Nhưng cũng là khoản mà lách thì rủi ro lớn nhất: truy đóng không có thời hạn dễ chịu, cộng thêm tiền lãi, và có lúc là chuyện hình sự. Bài này đi qua toàn bộ vòng đời: ai phải đóng, đóng trên lương nào, đăng ký ra sao, hằng tháng làm gì, khi có biến động thì xử lý thế nào.
Các tỷ lệ đóng, mức lương tối thiểu làm căn cứ và mức trần đều thay đổi theo từng thời kỳ, nên bài không ghi con số. Khi tính tiền cụ thể, hãy lấy số trên cổng thông tin của cơ quan bảo hiểm xã hội hoặc nhờ kế toán.
Ai là người phải tham gia bảo hiểm bắt buộc?
Nhóm lớn nhất là người làm việc theo hợp đồng lao động từ một khoảng thời gian tối thiểu trở lên, kể cả hợp đồng ngắn. Luật bảo hiểm xã hội mới đã mở rộng diện này so với trước, bao gồm cả một số người làm không trọn thời gian có tiền lương tháng từ một mức nhất định trở lên. Tên gọi của hợp đồng không quan trọng: nếu nội dung là quan hệ lao động thì vẫn tính, chuyện này đã phân tích kỹ trong bài khi nào cộng tác viên thực chất là hợp đồng lao động.
Một số nhóm có quy định riêng: người lao động nước ngoài có giấy phép lao động, người đã hưởng lương hưu vẫn đi làm, người làm việc dưới một tháng, học sinh sinh viên làm thêm. Với những người này, đừng áp mặc định, hãy hỏi cơ quan bảo hiểm xã hội nơi tiệm đăng ký trước khi lập hồ sơ.
Còn chính chủ tiệm thì sao? Chủ công ty nhận lương từ công ty theo hợp đồng thì có thể thuộc diện như người lao động, tuỳ cách bố trí. Với hộ kinh doanh, luật bảo hiểm xã hội mới đã đưa chủ hộ kinh doanh có đăng ký kinh doanh vào diện tham gia bắt buộc, áp dụng theo hướng dẫn và lộ trình của Chính phủ. Cách áp dụng, mức đóng và thời điểm bắt đầu nên hỏi trực tiếp cơ quan bảo hiểm xã hội, vì đây là phần mới và còn đang được hướng dẫn dần.
Bảo hiểm thất nghiệp có điều kiện tham gia riêng, nhìn chung đi cùng bảo hiểm xã hội bắt buộc nhưng không hoàn toàn trùng; bảo hiểm y tế thì người đã có thẻ theo diện khác vẫn có quy tắc ưu tiên riêng. Đây là lý do khi đăng ký lần đầu, nên để cơ quan bảo hiểm hoặc kế toán rà lại từng người.
Ba loại bảo hiểm: được gì và ai đóng
Bảng dưới tóm tắt cơ chế, không ghi tỷ lệ vì tỷ lệ thay đổi theo thời kỳ:
| Loại | Người lao động được gì | Ai đóng |
|---|---|---|
| Bảo hiểm xã hội: ốm đau, thai sản | Tiền thay lương khi nghỉ ốm, nghỉ sinh, khám thai, chăm con ốm | Chủ sử dụng lao động đóng |
| Bảo hiểm xã hội: tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp | Chi trả khi bị tai nạn lao động hoặc mắc bệnh nghề nghiệp | Chủ sử dụng lao động đóng |
| Bảo hiểm xã hội: hưu trí, tử tuất | Lương hưu, trợ cấp một lần, chế độ tử tuất cho thân nhân | Cả chủ và người lao động cùng đóng |
| Bảo hiểm y tế | Khám chữa bệnh theo thẻ, theo phạm vi quyền lợi | Cả chủ và người lao động cùng đóng |
| Bảo hiểm thất nghiệp | Trợ cấp thất nghiệp, hỗ trợ học nghề, tư vấn giới thiệu việc làm | Cả chủ và người lao động cùng đóng; nhà nước có phần hỗ trợ quỹ |
Phần người lao động đóng do chủ tiệm trích từ lương mỗi tháng rồi nộp cùng phần của mình. Nghĩa là trách nhiệm nộp đủ, nộp đúng hạn nằm ở chủ tiệm, kể cả phần của người lao động.
Đóng trên lương nào? Chỗ hay bị làm sai nhất
Tiền lương làm căn cứ đóng gồm mức lương theo công việc hoặc chức danh, phụ cấp lương và một số khoản bổ sung được xác định cụ thể và trả thường xuyên cùng kỳ lương. Có những khoản không tính, như một số khoản hỗ trợ, phúc lợi không gắn với kết quả làm việc. Ranh giới giữa hai nhóm này do văn bản hướng dẫn quy định và đã thay đổi vài lần, nên cách gọi tên khoản tiền trên bảng lương không quyết định; cái quyết định là bản chất khoản đó.
Căn cứ đóng không được thấp hơn mức tối thiểu theo quy định và có mức trần cao nhất. Mức thấp nhất gắn với lương tối thiểu vùng hoặc một mức tham chiếu khác do nhà nước công bố, đổi theo thời kỳ.
Sai lầm phổ biến nhất là ghi trên hợp đồng một mức lương thấp, chỉ bằng mức tối thiểu, còn thực trả cao hơn nhiều qua “phụ cấp” hay chuyển khoản riêng. Cách này giảm tiền đóng trước mắt, nhưng khi kiểm tra, cơ quan có thẩm quyền đối chiếu sao kê, bảng lương thực tế và có thể yêu cầu truy đóng phần chênh. Người chịu thiệt nữa là chính nhân viên: khi nghỉ sinh hay thất nghiệp, tiền hưởng tính trên mức đóng thấp nên thấp hẳn.
Nếu tiệm thật sự gặp khó, hãy nói chuyện với kế toán để thiết kế bảng lương hợp lý và đúng luật ngay từ đầu, thay vì làm hai sổ. Cách tách các cột lương sao cho kế toán xét đúng căn cứ đóng có trong bài lập bảng lương tiệm nhỏ.
Đăng ký tham gia lần đầu: các bước
Với tiệm lần đầu có nhân viên thuộc diện bắt buộc, thứ tự thường như sau (tên biểu mẫu và kênh nộp nên kiểm tra trên cổng của cơ quan bảo hiểm xã hội tại thời điểm làm):
- Chuẩn bị thông tin đơn vị. Tên, mã số thuế, địa chỉ, người đại diện theo giấy chứng nhận đăng ký. Hộ kinh doanh dùng thông tin hộ.
- Chọn cách giao dịch. Phần lớn đơn vị nộp hồ sơ điện tử qua cổng dịch vụ công hoặc qua tổ chức cung cấp dịch vụ giao dịch điện tử bảo hiểm xã hội; cần chữ ký số của đơn vị.
- Kê khai danh sách người lao động. Họ tên, số định danh cá nhân, mã số bảo hiểm xã hội nếu đã có, mức lương làm căn cứ đóng, ngày bắt đầu.
- Nộp hồ sơ trong thời hạn luật định. Thời hạn tính từ ngày hợp đồng lao động có hiệu lực. Đừng để quá hạn rồi mới làm.
- Nhận mã đơn vị và thông báo kết quả. Cơ quan bảo hiểm xã hội cấp mã đơn vị, thông báo số phải đóng.
- Đóng tiền. Chuyển khoản vào tài khoản chuyên thu của cơ quan bảo hiểm xã hội, ghi đúng mã đơn vị và kỳ đóng.
- Kiểm tra quyền lợi của người lao động. Thẻ bảo hiểm y tế, quá trình đóng có thể tra trên ứng dụng chính thức. Đề nghị nhân viên tự kiểm tra một lần cho chắc.
Bước dễ vướng là chữ ký số và tài khoản giao dịch điện tử. Nếu tiệm chưa từng có, cần thời gian chuẩn bị, nên bắt đầu ngay khi quyết định thuê người, không đợi đến khi người đó đã đi làm.
Việc phải làm hằng tháng và khi có biến động
Trích phần người lao động khi trả lương. Ghi dòng khấu trừ trên bảng kê trả lương để nhân viên thấy.
Nộp đủ, nộp đúng kỳ. Phần lớn đơn vị đóng hằng tháng; một số loại hình được đóng theo kỳ dài hơn theo quy định. Đóng trễ phát sinh tiền lãi chậm đóng.
Báo tăng khi có người mới. Mỗi người mới thuộc diện bắt buộc phải báo tăng trong thời hạn quy định.
Báo giảm khi có người nghỉ. Báo giảm kịp thời để không phải đóng tiếp cho người đã nghỉ và để người đó chốt được quá trình đóng.
Điều chỉnh khi tăng lương. Lương tăng thì căn cứ đóng tăng; báo điều chỉnh để tránh đóng thiếu.
Báo khi người lao động nghỉ không lương dài ngày. Nghỉ không lương từ một số ngày trở lên trong tháng thì tháng đó có thể không đóng; quy tắc cụ thể cần tra.
Làm hồ sơ chế độ khi có ốm đau, thai sản. Chủ tiệm là đầu mối tiếp nhận giấy tờ và lập hồ sơ đề nghị cho người lao động trong nhiều trường hợp.
Đối chiếu số liệu định kỳ. So sánh số đã nộp với thông báo của cơ quan bảo hiểm; lệch thì xử lý sớm.
Lưu chứng từ. Uỷ nhiệm chi, thông báo kết quả, hồ sơ báo tăng giảm; khi kiểm tra đây là thứ người ta xem đầu tiên.
Ví dụ: quán bún bốn nhân viên lần đầu làm bảo hiểm
Một quán bún ở khu chợ, hộ kinh doanh, có bốn người làm: hai phụ bếp làm cả ngày đã gần một năm, một bạn chạy bàn làm ca trưa, một chị rửa chén làm theo giờ vài buổi một tuần. Đến nay chủ quán chưa đóng bảo hiểm cho ai, trả lương tiền mặt hằng tháng.
Việc đầu tiên là ngồi lại phân loại. Hai phụ bếp rõ ràng là quan hệ lao động, làm đều, thuộc diện bắt buộc. Bạn chạy bàn ca trưa làm không trọn thời gian, phải xem tiền lương tháng có tới ngưỡng thuộc diện bắt buộc theo luật mới hay chưa. Chị rửa chén làm vài buổi mỗi tuần, lương thấp, nhiều khả năng chưa thuộc diện, nhưng vẫn cần hợp đồng ghi rõ.
Việc thứ hai là ký lại hợp đồng lao động có ghi mức lương thật cho hai phụ bếp, chuẩn bị chữ ký số, đăng ký tham gia. Câu hỏi khó là thời gian gần một năm đã qua: về nguyên tắc, nghĩa vụ đóng phát sinh từ khi quan hệ lao động bắt đầu. Có truy đóng lại hay không, tính từ khi nào và tiền lãi ra sao là chuyện chủ quán nên hỏi thẳng cơ quan bảo hiểm xã hội và kế toán, không nên tự quyết “từ tháng này làm lại từ đầu”.
Việc thứ ba là nói chuyện với nhân viên. Phần bị trích lương làm người ta lo, nhất là khi thu nhập không cao. Giải thích bằng ví dụ cụ thể như nghỉ sinh có tiền, mất việc có trợ cấp, khám bệnh có thẻ thì dễ được đồng ý hơn là đọc điều luật.
Sai lầm hay gặp khi đóng bảo hiểm cho nhân viên
Thoả thuận “không đóng, trả thêm tiền”. Không làm mất nghĩa vụ của chủ tiệm. Khi bị phát hiện, tiệm phải truy đóng cả hai phần.
Đóng trên mức lương thấp hơn thực trả. Rủi ro truy đóng phần chênh và thiệt quyền lợi của chính nhân viên.
Chờ hết thử việc rồi mới đăng ký. Cách tính bảo hiểm trong thời gian thử việc tuỳ hình thức thoả thuận; đừng mặc định là không đóng.
Báo giảm chậm khi người nghỉ. Đóng thừa tiền cho người đã nghỉ, và người đó không chốt được sổ để hưởng thất nghiệp.
Không trích đúng phần người lao động. Có tiệm trích lương nhưng không nộp, hoặc nộp thiếu. Đây là hành vi bị xử lý nặng.
Tự ghi ngày bắt đầu muộn hơn thực tế. Bảng chấm công, tin nhắn giao ca sẽ cho thấy ngày thật.
Không cập nhật khi tăng lương. Đóng thiếu dần mà không biết, đến khi đối chiếu mới lộ ra.
Bỏ quên người làm bán thời gian lương cao. Luật mới mở rộng diện bắt buộc; một người làm “part time” lương khá có thể đã vào diện.
Chậm đóng, trốn đóng: hậu quả theo cơ chế nào?
Chậm đóng là đã đăng ký nhưng nộp trễ hoặc nộp thiếu so với số phải đóng. Hậu quả trực tiếp là tiền lãi chậm đóng tính trên số tiền và số ngày chậm. Nếu kéo dài, cơ quan có thẩm quyền có thể áp dụng các biện pháp như xử phạt hành chính, yêu cầu nộp đủ số còn thiếu, và trong một số trường hợp là trích tiền từ tài khoản của đơn vị.
Trốn đóng nặng hơn: không đăng ký cho người thuộc diện bắt buộc, đăng ký thiếu người, đăng ký mức lương thấp hơn thực tế, hoặc trích lương người lao động mà không nộp. Ngoài truy đóng và tiền lãi, mức xử phạt hành chính với hành vi trốn đóng thường cao hơn hẳn chậm đóng. Với số tiền lớn hoặc số người bị ảnh hưởng nhiều, Bộ luật Hình sự có tội danh riêng về trốn đóng bảo hiểm cho người lao động.
Điều nhiều chủ tiệm không ngờ là nguồn phát hiện. Không phải lúc nào cũng là đoàn kiểm tra. Thường hơn là chính nhân viên: một người nghỉ việc đi làm hồ sơ hưởng thất nghiệp, phát hiện thời gian làm ở quán không có trong quá trình đóng, rồi gửi đơn. Hoặc một người nhập viện, mới biết thẻ bảo hiểm y tế không còn giá trị vì tiệm ngưng đóng mà không báo.
Nếu tiệm đang nợ đóng, cách khôn ngoan là chủ động liên hệ cơ quan bảo hiểm xã hội để biết số nợ và lộ trình nộp, thay vì chờ bị phát hiện. Mức phạt cụ thể, cách tính lãi tra trong văn bản đang hiệu lực hoặc hỏi kế toán.
Khi nhân viên nghỉ việc: phần bảo hiểm đừng bỏ dở
Lúc nhân viên nghỉ, tiệm phải báo giảm và phối hợp xác nhận quá trình đóng. Người lao động cần thông tin này để nộp hồ sơ hưởng trợ cấp thất nghiệp trong thời hạn luật cho phép, hoặc để chỗ làm mới tiếp tục đóng nối. Chậm một vài tuần có thể khiến họ trễ hạn nộp hồ sơ thất nghiệp.
Nếu tiệm còn nợ đóng cho người nghỉ, quá trình đóng không chốt được tới thời điểm nghỉ. Đây là một trong những lý do nghỉ việc dễ biến thành khiếu nại. Phần còn lại của thủ tục nghỉ việc, gồm thời hạn báo trước, thanh toán lương cuối và phép năm, có trong bài nhân viên nghỉ việc: trả lương cuối và chốt sổ.
Một mẹo nhỏ: khi người nghỉ còn liên lạc tốt, nhắn họ kiểm tra quá trình đóng trên ứng dụng chính thức sau khi tiệm báo giảm. Nếu có tháng nào thiếu, xử lý ngay lúc hai bên còn nhớ, đỡ hơn nhiều so với một năm sau.
Với tiệm mới thuê người lần đầu, nên đọc thêm phần chuẩn bị giấy tờ trong bài thuê nhân viên đầu tiên để nối các bước bảo hiểm với hợp đồng và khai trình cho liền mạch.
Khi nào nên hỏi kế toán, luật sư hoặc cơ quan bảo hiểm xã hội?
Khi tiệm đã dùng người lâu mà chưa đóng. Hỏi cách xác định thời gian phải truy đóng, cách nộp và tiền lãi. Đừng tự chọn mốc.
Khi có người nước ngoài, người đã hưởng lương hưu. Quy định riêng, dễ áp sai.
Khi trả lương có nhiều khoản phụ cấp, thưởng. Để xác định khoản nào tính vào căn cứ đóng.
Khi chủ hộ kinh doanh muốn biết nghĩa vụ của chính mình. Phần quy định mới cho chủ hộ cần hỏi cơ quan bảo hiểm xã hội nơi đăng ký.
Khi có tai nạn lao động. Thủ tục khai báo, điều tra, chi trả có thời hạn ngắn; hỏi ngay.
Khi bị kiểm tra hoặc nhận thông báo nợ đóng. Kế toán đối chiếu số liệu, luật sư hỗ trợ nếu có tranh chấp về mức phạt.
Khi nhân viên khiếu nại về bảo hiểm. Tranh chấp về bảo hiểm có thể đưa thẳng ra cơ quan giải quyết mà không qua hoà giải; chuẩn bị hồ sơ kỹ.
Khi chuyển từ hộ kinh doanh sang công ty. Đơn vị tham gia thay đổi; cần làm thủ tục chuyển cho người lao động để không đứt quá trình đóng.
Câu hỏi thường gặp
Hộ kinh doanh chỉ có hai nhân viên có phải đóng bảo hiểm không?
Có, nếu hai người đó làm theo hợp đồng lao động thuộc diện bắt buộc. Luật không miễn nghĩa vụ vì quy mô nhỏ; hộ kinh doanh thuê người là người sử dụng lao động như công ty.
Nhân viên tự nguyện không muốn đóng bảo hiểm thì sao?
Bảo hiểm bắt buộc không phụ thuộc vào ý muốn của người lao động hay chủ tiệm. Thoả thuận không đóng không có giá trị, và khi bị phát hiện, chủ tiệm vẫn phải truy đóng cả phần của mình lẫn phần lẽ ra trích từ lương.
Đóng bảo hiểm trên lương tối thiểu có được không?
Chỉ đúng nếu tiền lương thực trả, tính theo các khoản luật quy định, đúng bằng mức đó. Ghi lương thấp trên hợp đồng trong khi trả cao hơn là đóng thiếu và có thể bị truy đóng phần chênh.
Tiệm khó khăn, tạm thời chưa đóng được thì làm gì?
Nên chủ động liên hệ cơ quan bảo hiểm xã hội để biết các phương án theo quy định, thay vì ngưng đóng im lặng. Ngưng đóng có thể khiến thẻ bảo hiểm y tế của nhân viên bị gián đoạn, gây hậu quả lớn khi họ ốm.
Làm sao để nhân viên tự kiểm tra tiệm đã đóng bảo hiểm cho mình?
Người lao động có thể tra quá trình đóng trên ứng dụng hoặc cổng thông tin chính thức của cơ quan bảo hiểm xã hội bằng tài khoản cá nhân. Tiệm nên khuyến khích việc này, vì phát hiện sai sót sớm thì sửa dễ.
Chủ hộ kinh doanh có phải tự đóng bảo hiểm xã hội cho mình không?
Luật bảo hiểm xã hội mới đã đưa chủ hộ kinh doanh có đăng ký kinh doanh vào diện tham gia bắt buộc, áp dụng theo hướng dẫn và lộ trình của Chính phủ. Thời điểm và cách đóng cụ thể nên hỏi cơ quan bảo hiểm xã hội nơi hộ đăng ký.
