Một hợp đồng thuê mặt bằng mở tiệm đủ chắc cần bảy điều: người cho thuê đúng là người có quyền cho thuê; thời hạn và quyền ưu tiên gia hạn; cách và mức trần tăng giá; tiền cọc và điều kiện hoàn cọc; ai cải tạo, sửa chữa gì và có phải trả lại nguyên trạng không; ai kê khai nộp thuế cho thuê; và cách chấm dứt sớm khi một bên có lý do. Thêm một việc nằm ngoài hợp đồng nhưng không kém quan trọng: kiểm tra mặt bằng có đủ điều kiện cho ngành mình định kinh doanh.
Tiền thuê mặt bằng thường là khoản cố định lớn nhất của một quán nhỏ, và tiền cải tạo là khoản chìm khó lấy lại nhất. Một hợp đồng hai năm mà bỏ vào cải tạo bằng cả năm tiền thuê, rồi đến năm thứ ba chủ nhà tăng giá gấp rưỡi, là chuyện người mở quán nghe nhiều tới mức thành quen.
Kiểm tra trước: người cho thuê có quyền cho thuê không?
Người ký với mình phải là chủ sở hữu, người được chủ sở hữu uỷ quyền hợp lệ, hoặc người đang thuê mà được chủ sở hữu đồng ý cho thuê lại. Nhà đồng sở hữu của vợ chồng, của nhiều anh em thì cần sự đồng ý của các đồng sở hữu theo quy định. Hỏi xem giấy tờ chứng minh quyền sở hữu và đối chiếu tên.
Trường hợp hay gặp ở phố buôn bán là “sang mặt bằng”: người đang thuê muốn nghỉ, nhượng lại cho người mới kèm một khoản tiền sang nhượng và đồ đạc. Người nhận sang cần hiểu rằng mình không mua quyền thuê từ chủ nhà, chỉ mua lại đồ đạc và vị trí. Hợp đồng thuê mới phải được chủ nhà ký trực tiếp, hoặc chủ nhà đồng ý bằng văn bản cho chuyển giao. Trả tiền sang nhượng rồi mới biết chủ nhà không đồng ý là mất trắng.
Với mặt bằng trong chung cư, trung tâm thương mại, nhà xưởng, cần kiểm tra thêm quy định của ban quản lý, công năng được phép sử dụng của khu đó. Phần pháp lý về nhà đất nằm ngoài phạm vi sổ tay này; nếu mặt bằng có điều gì bất thường về giấy tờ, hỏi luật sư hoặc cơ quan quản lý đất đai trước khi đặt cọc.
Nên kiểm tra thêm mặt bằng có đang bị tranh chấp, thế chấp hay có kế hoạch giải toả không. Câu hỏi này hỏi hàng xóm xung quanh đôi khi ra nhiều thông tin hơn hỏi chủ nhà.
Điều khoản phải có trong hợp đồng thuê mặt bằng
Mô tả mặt bằng. Địa chỉ, diện tích sử dụng, tầng, phần chung được dùng như vỉa hè trước nhà, chỗ để xe, nhà vệ sinh.
Mục đích sử dụng. Ghi đúng ngành: quán ăn, cửa hàng thời trang, tiệm làm tóc. Mục đích ghi trong hợp đồng ảnh hưởng tới việc đăng ký kinh doanh và quyền cải tạo.
Thời hạn thuê và quyền ưu tiên gia hạn. Thời hạn đủ dài để thu hồi tiền cải tạo; quyền được ưu tiên gia hạn với điều kiện báo trước cụ thể.
Giá thuê và lộ trình điều chỉnh. Giá cố định trong bao lâu, sau đó tăng theo cách nào, tối đa bao nhiêu phần trăm mỗi lần. Không có trần tăng giá là điểm yếu lớn nhất.
Kỳ thanh toán. Trả theo tháng, quý hay năm; trả trước ngày nào; chậm trả thì xử lý thế nào.
Tiền cọc. Số tiền, mục đích bảo đảm cho nghĩa vụ gì, khi nào hoàn, được khấu trừ những gì.
Chi phí điện nước, phí quản lý. Đồng hồ riêng hay chung, giá điện tính theo cách nào, phí rác, phí vệ sinh.
Sửa chữa và cải tạo. Hư hỏng kết cấu, mái, đường ống chính thì chủ nhà sửa; hư hỏng trong quá trình sử dụng thì người thuê sửa. Cải tạo phải xin phép không, khi trả có phải khôi phục nguyên trạng không.
Thuế cho thuê tài sản. Ai kê khai, ai nộp. Giá thuê đã gồm thuế chưa.
Chấm dứt trước hạn. Bên nào được chấm dứt, báo trước bao lâu, hậu quả với tiền cọc và tiền cải tạo.
Thuế cho thuê và giấy tờ phục vụ đăng ký kinh doanh
Chủ nhà là cá nhân cho thuê mặt bằng có nghĩa vụ kê khai, nộp thuế đối với thu nhập cho thuê tài sản. Trên thực tế, nhiều hợp đồng thoả thuận bên thuê kê khai, nộp thay. Cả hai cách đều được, miễn ghi rõ trong hợp đồng và giá thuê tính có gồm khoản thuế đó hay chưa. Thoả thuận không rõ là nguồn cãi nhau mỗi kỳ nộp. Cách kê khai và mức thuế cụ thể nên hỏi cơ quan thuế hoặc kế toán.
Với tiệm muốn hạch toán tiền thuê vào chi phí, ví dụ công ty hoặc hộ kinh doanh nộp thuế theo cách có tính chi phí, cần chứng từ hợp lệ cho khoản tiền thuê. Đây là một lý do để nói chuyện thuế cho thuê rõ từ đầu, không để “tiền mặt, không giấy tờ”.
Khi đăng ký hộ kinh doanh hoặc địa điểm kinh doanh, cơ quan đăng ký có thể cần thông tin về địa điểm và quyền sử dụng địa điểm đó. Một số ngành như ăn uống, làm đẹp còn cần đáp ứng điều kiện về an toàn thực phẩm, phòng cháy chữa cháy, vệ sinh môi trường tại chính mặt bằng. Trước khi ký, nên hỏi trước cơ quan có thẩm quyền xem mặt bằng đó có đáp ứng được không, đặc biệt với quán có bếp lửa, có tầng lửng, có lối thoát hiểm hẹp.
Nhiều quán bỏ tiền cải tạo xong mới phát hiện không đủ điều kiện phòng cháy cho mô hình đã định, phải sửa lại hoặc đổi mô hình. Một buổi hỏi trước rẻ hơn rất nhiều.
Tiền cọc: các tình huống và cách nên thoả thuận
Cọc thuê mặt bằng thường là vài tháng tiền thuê. Cách xử lý tiền cọc nên viết thành từng tình huống:
| Tình huống | Nên thoả thuận | Lý do |
|---|---|---|
| Hết hạn, trả mặt bằng đúng hạn | Hoàn đủ cọc trong một số ngày sau bàn giao, trừ khoản nợ có chứng từ | Tránh tình trạng chủ nhà giữ cọc lâu chờ “kiểm tra” |
| Người thuê chấm dứt sớm có báo trước đủ | Hoàn cọc một phần hoặc toàn bộ theo thoả thuận | Có lối ra cho tiệm khi kinh doanh không được |
| Người thuê chấm dứt sớm không báo trước | Có thể mất cọc theo thoả thuận | Bảo vệ chủ nhà, hợp lý nếu viết rõ |
| Chủ nhà đòi lại mặt bằng trước hạn | Hoàn cọc và bồi thường, có tính phần cải tạo chưa khấu hao | Đây là rủi ro lớn nhất của người thuê |
| Chủ nhà bán hoặc chuyển nhượng nhà | Hợp đồng thuê tiếp tục đến hết hạn, chủ mới kế thừa nghĩa vụ hoàn cọc | Nên ghi rõ thay vì chỉ dựa vào quy định chung |
| Hư hỏng khi trả mặt bằng | Lập biên bản hiện trạng lúc nhận và lúc trả, có ảnh | Không có biên bản lúc nhận thì khó cãi về hư hỏng |
Biên bản hiện trạng lúc nhận mặt bằng, kèm ảnh chụp từng góc, là tài liệu nhiều người bỏ qua nhất mà lại hữu dụng nhất khi đòi lại cọc.
Sai lầm hay gặp khi thuê mặt bằng mở quán
Thuê ngắn, cải tạo nhiều. Hợp đồng một năm mà đầu tư cải tạo lớn thì gần như chắc lỗ nếu không được gia hạn.
Chỉ thoả thuận miệng chuyện gia hạn. Lời hứa “cứ thuê lâu dài” không có giá trị khi chủ nhà đổi ý hoặc bán nhà.
Không có trần tăng giá. Đến kỳ gia hạn, chủ nhà biết quán đang đông khách và đã đầu tư, nên thế thương lượng nghiêng hẳn về một phía.
Đặt cọc trước khi xem giấy tờ. Cọc giữ chỗ cho người không có quyền cho thuê là rủi ro mất tiền.
Không kiểm tra điều kiện ngành. Quán ăn cần bếp và thoát khói, tiệm làm đẹp có thể cần điều kiện riêng.
Không ghi ai chịu thuế cho thuê. Mỗi kỳ nộp lại cãi nhau.
Không lập biên bản hiện trạng. Lúc trả bị trừ cọc cho những hư hỏng có từ trước.
Ký với người sang nhượng thay vì chủ nhà. Không có quan hệ hợp đồng trực tiếp với chủ nhà thì quyền của mình rất mong manh.
Câu hỏi thường gặp
Hợp đồng thuê mặt bằng có bắt buộc công chứng không?
Còn tuỳ loại tài sản và chủ thể. Nhiều trường hợp luật không bắt buộc công chứng, nhưng hai bên vẫn có thể công chứng hoặc chứng thực để tăng tính chắc chắn. Nên hỏi công chứng viên hoặc luật sư với đúng loại mặt bằng mình thuê.
Chủ nhà đòi tăng giá giữa hợp đồng có được không?
Nếu hợp đồng đã chốt giá cho thời hạn thuê thì chủ nhà không được đơn phương tăng, trừ khi hợp đồng có điều khoản cho phép điều chỉnh. Vì vậy nên ghi rõ lộ trình và mức trần điều chỉnh ngay khi ký.
Ai phải nộp thuế cho thuê mặt bằng?
Nghĩa vụ thuế thuộc về người có thu nhập cho thuê, tức chủ nhà. Hai bên có thể thoả thuận để người thuê kê khai, nộp thay, nhưng phải ghi rõ trong hợp đồng và thống nhất giá thuê đã gồm thuế hay chưa.
Nhận sang nhượng mặt bằng có an toàn không?
Chỉ an toàn khi chủ nhà ký hợp đồng thuê mới với mình hoặc đồng ý bằng văn bản cho chuyển giao. Tiền sang nhượng là trả cho đồ đạc và vị trí, không phải trả cho quyền thuê; nên làm biên bản liệt kê tài sản sang nhượng.
Chủ nhà bán nhà thì hợp đồng thuê còn không?
Nên ghi rõ trong hợp đồng rằng khi chuyển nhượng, hợp đồng thuê tiếp tục đến hết hạn và chủ mới kế thừa nghĩa vụ, kể cả hoàn cọc. Luật cũng có nguyên tắc bảo vệ bên thuê trong một số trường hợp, nhưng ghi rõ vẫn chắc hơn và đỡ phải tranh luận.
Hết hạn thuê có phải trả lại mặt bằng như lúc đầu không?
Tuỳ thoả thuận. Nếu hợp đồng yêu cầu khôi phục nguyên trạng thì chi phí tháo dỡ phần cải tạo có thể khá lớn. Nên thoả thuận trước những hạng mục được giữ lại, như hệ thống điện, nhà vệ sinh mới làm.
