Chủ tiệm có ba con đường hợp pháp để chấm dứt với một nhân viên đang trong hợp đồng: thoả thuận chấm dứt bằng văn bản, đơn phương chấm dứt khi có căn cứ luật định và báo trước đúng hạn, hoặc sa thải bằng thủ tục kỷ luật khi người đó có hành vi thuộc diện bị sa thải. Ngoài ba đường đó, “cho nghỉ vì không hợp” là chấm dứt trái luật. Khi đã thành tranh chấp, đa số trường hợp phải qua hoà giải viên lao động trước, một số loại tranh chấp được đi thẳng ra toà án.
Ở tiệm nhỏ, chuyện cho người nghỉ thường diễn ra rất nhanh: một cuộc cãi nhau, một câu “mai em khỏi đi làm”. Hậu quả thì chậm hơn nhiều, có khi một năm sau mới đến dưới dạng đơn khởi kiện. Bài này giúp chủ tiệm biết mình đang đứng ở đâu trước khi nói câu đó, và làm gì khi mâu thuẫn đã nổ ra.
Ba con đường chấm dứt hợp pháp và một con đường hay đi nhầm
Con đường êm nhất là thoả thuận. Hai bên ngồi lại, đồng ý ngày nghỉ, các khoản thanh toán, có thể kèm một khoản hỗ trợ thêm, rồi ký biên bản. Luật cho phép chấm dứt hợp đồng khi hai bên thoả thuận, không cần căn cứ nào khác. Đây là cách phần lớn tiệm nhỏ nên ưu tiên.
Con đường thứ hai là đơn phương chấm dứt khi có căn cứ: người lao động thường xuyên không hoàn thành công việc theo tiêu chí đã quy định, ốm đau điều trị dài mà chưa hồi phục, thiên tai, hoả hoạn buộc thu hẹp, tự ý bỏ việc, và một số trường hợp khác luật liệt kê. Kèm theo đó là nghĩa vụ báo trước, trừ vài trường hợp được miễn.
Con đường thứ ba là sa thải, vốn là một hình thức kỷ luật, chỉ áp dụng với những hành vi luật cho phép và phải đi đủ trình tự kỷ luật. Cách xây nội quy và trình tự kỷ luật đã có trong bài nội quy và kỷ luật nhân viên.
Con đường hay đi nhầm là cho nghỉ “vì thử việc không đạt” khi người đó đã qua thử việc từ lâu, hoặc cho nghỉ “vì tái cơ cấu” trong khi tiệm vẫn tuyển người mới cùng vị trí. Hai cách này đều dễ bị coi là đơn phương chấm dứt trái luật. Riêng chuyện thử việc, ranh giới khi nào còn được cho nghỉ tự do có trong bài thử việc đúng luật.
Căn cứ đơn phương chấm dứt từ phía chủ tiệm
Tóm tắt các nhóm căn cứ chính theo luật lao động hiện hành; điều kiện chi tiết và thời hạn cụ thể cần đối chiếu văn bản:
| Căn cứ | Có phải báo trước không | Điều cần chuẩn bị |
|---|---|---|
| Thường xuyên không hoàn thành công việc theo hợp đồng | Có | Tiêu chí đánh giá do tiệm ban hành từ trước, có tham khảo ý kiến tổ chức đại diện người lao động nếu có; hồ sơ đánh giá từng kỳ |
| Ốm đau, tai nạn đã điều trị dài theo mốc luật định mà chưa hồi phục | Có | Giấy tờ y tế, tính đúng thời gian điều trị theo loại hợp đồng |
| Thiên tai, hoả hoạn, dịch bệnh, di dời theo yêu cầu cơ quan nhà nước mà đã tìm mọi cách khắc phục vẫn phải giảm chỗ làm | Có | Chứng minh nguyên nhân và nỗ lực khắc phục |
| Người lao động không có mặt tại nơi làm việc sau một số ngày luật định kể từ khi hết thời gian tạm hoãn hợp đồng | Không | Văn bản tạm hoãn, thông báo yêu cầu quay lại, chấm công |
| Đủ tuổi nghỉ hưu | Có | Trừ khi hai bên có thoả thuận khác |
| Tự ý bỏ việc không có lý do chính đáng trong số ngày liên tục luật định | Không | Chấm công, thông báo yêu cầu đi làm, bằng chứng đã liên lạc |
| Cung cấp thông tin không trung thực khi giao kết, làm ảnh hưởng việc tuyển dụng | Có | Chứng cứ cụ thể về thông tin sai |
Thời hạn báo trước khi chủ tiệm đơn phương chấm dứt tương tự thời hạn của người lao động, phụ thuộc loại hợp đồng. Không báo trước đủ ngày là một lỗi riêng, phải trả tiền lương cho những ngày không báo trước, kể cả khi căn cứ là đúng.
Những người tiệm không được đơn phương cho nghỉ
Người đang ốm đau, điều trị theo chỉ định của cơ sở khám chữa bệnh. Trừ trường hợp đã điều trị quá mốc luật định thuộc căn cứ chấm dứt.
Người đang nghỉ hằng năm, nghỉ việc riêng có sự đồng ý. Chờ người đó quay lại.
Lao động nữ mang thai. Được bảo vệ đặc biệt; có quy định riêng về quyền tạm hoãn hoặc chấm dứt do chính người lao động chọn.
Người đang nghỉ thai sản. Không được chấm dứt hay cho thôi việc với lý do liên quan.
Người lao động nuôi con nhỏ dưới độ tuổi luật quy định. Tra mốc tuổi trong văn bản; nhóm này được bảo vệ.
Người vừa khiếu nại hoặc tố cáo tiệm. Cho nghỉ ngay sau đó rất dễ bị coi là trù dập, kể cả khi có lý do khác.
Người đang là cán bộ công đoàn cơ sở. Có thủ tục thoả thuận riêng với tổ chức công đoàn.
Người chưa có hồ sơ đánh giá. Không thuộc nhóm luật bảo vệ, nhưng không có hồ sơ thì căn cứ “không hoàn thành công việc” gần như không đứng được.
Thoả thuận chấm dứt: viết thế nào để khỏi bị lật lại
Thoả thuận chấm dứt là con đường an toàn, nhưng chỉ an toàn khi đúng là thoả thuận. Nếu người lao động bị ép ký trong cuộc nói chuyện căng thẳng, không được đọc kỹ, không được mang về suy nghĩ, thì sau đó họ có thể cho rằng mình bị ép buộc. Cho người ta một hai ngày để đọc là cách đơn giản để thoả thuận có sức nặng.
Biên bản nên ghi: hai bên đồng ý chấm dứt hợp đồng từ ngày nào; các khoản tiệm thanh toán, gồm lương còn lại, phép năm chưa nghỉ, trợ cấp nếu có, khoản hỗ trợ thêm nếu có; thời hạn và cách thanh toán; trách nhiệm chốt bảo hiểm; việc bàn giao tài sản; và câu xác nhận hai bên không còn khiếu nại nào khác liên quan đến hợp đồng sau khi thực hiện đủ các khoản trên.
Câu “không còn khiếu nại” không xoá được những quyền mà luật không cho từ bỏ. Nếu tiệm còn nợ đóng bảo hiểm, câu đó không giúp gì. Vì vậy thoả thuận chỉ chắc chắn khi trước đó tiệm đã làm đúng các nghĩa vụ chính.
Khoản hỗ trợ thêm không bắt buộc, nhưng ở tiệm nhỏ, một khoản vừa phải thường rẻ hơn rất nhiều so với chi phí thời gian, tâm lý khi kéo nhau ra hoà giải. Chủ tiệm cân nhắc tuỳ hoàn cảnh, không có mức “chuẩn”.
Khi mâu thuẫn đã nổ ra: các bước giải quyết
Trình tự dưới đây đi từ nhẹ đến nặng; phần lớn vụ việc ở tiệm nhỏ dừng được ở hai bước đầu:
- Hạ nhiệt và ghi lại sự việc. Không quyết định gì trong lúc căng. Ghi lại thời gian, nội dung, người chứng kiến, lưu tin nhắn.
- Gặp riêng, thương lượng trực tiếp. Nói rõ điều mỗi bên muốn. Nhiều tranh chấp chỉ là hiểu khác nhau về một khoản tiền hay một ngày nghỉ.
- Lập biên bản kết quả thương lượng. Đạt được gì thì ghi lại, hai bên ký.
- Hoà giải viên lao động. Với tranh chấp lao động cá nhân, phần lớn trường hợp phải qua hoà giải viên lao động trước khi yêu cầu hội đồng trọng tài lao động hoặc toà án. Hỏi cơ quan lao động cấp tỉnh hoặc UBND xã, phường để biết cách liên hệ.
- Hội đồng trọng tài lao động hoặc toà án. Nếu hoà giải không thành hoặc không được tiến hành đúng hạn, các bên có thể yêu cầu trọng tài lao động hoặc khởi kiện ra toà.
- Thực hiện kết quả. Biên bản hoà giải thành, phán quyết, bản án đều có hiệu lực theo cách riêng; làm theo đúng hạn để không phát sinh thêm nghĩa vụ.
Một số tranh chấp không bắt buộc qua hoà giải, ví dụ tranh chấp về sa thải, về đơn phương chấm dứt hợp đồng, về bồi thường, trợ cấp khi chấm dứt, về bảo hiểm. Mỗi bước đều có thời hiệu yêu cầu; để quá lâu có thể mất quyền. Khi đã sang bước trọng tài hay toà, nên có luật sư.
Ví dụ: shop mỹ phẩm online muốn cho người livestream nghỉ
Một shop mỹ phẩm bán online, công ty nhỏ, thuê một bạn livestream theo hợp đồng lao động một năm. Sau năm tháng, doanh số các buổi live thấp, chủ shop muốn cho nghỉ. Hợp đồng không có tiêu chí doanh số, shop cũng chưa có quy chế đánh giá nào.
Nếu chủ shop nhắn “từ tuần sau em nghỉ nhé vì doanh số không đạt”, đó gần như chắc chắn là đơn phương chấm dứt trái luật: không có tiêu chí ban hành trước để nói “thường xuyên không hoàn thành công việc”, không báo trước, không có hồ sơ đánh giá. Nếu người đó khởi kiện, shop có thể phải nhận lại người lao động, trả lương và đóng bảo hiểm cho những ngày họ không được làm việc, cộng thêm khoản bồi thường theo luật.
Cách làm đúng có hai hướng. Hướng dài hơn: ban hành tiêu chí đánh giá công việc cho vị trí livestream có tham khảo ý kiến theo quy định, đánh giá theo kỳ, góp ý, ghi nhận; nếu sau đó người lao động vẫn thường xuyên không đạt thì mới xem xét căn cứ chấm dứt. Hướng nhanh hơn và thường hợp lý hơn: nói chuyện thẳng, đề xuất thoả thuận chấm dứt kèm thanh toán đủ và một khoản hỗ trợ.
Điều chủ shop cần nhớ: doanh số thấp có thể do sản phẩm, giờ live, ngân sách quảng cáo, không chỉ do người đứng live. Nếu bị kiện, đó là những câu hỏi toà án sẽ đặt ra.
Hậu quả khi cho nghỉ trái luật
Phải nhận người lao động trở lại làm việc. Theo hợp đồng đã ký, trừ khi người đó không muốn quay lại hoặc hai bên thoả thuận khác.
Trả lương cho những ngày không được làm việc. Tính từ ngày bị cho nghỉ đến ngày được nhận lại.
Đóng bảo hiểm cho khoảng thời gian đó. Kể cả phần bảo hiểm y tế, thất nghiệp.
Trả thêm khoản bồi thường theo luật. Mức tối thiểu tính theo số tháng lương, tra trong văn bản đang hiệu lực.
Trả tiền cho những ngày không báo trước. Nếu vi phạm thời hạn báo trước.
Trợ cấp thôi việc nếu người đó không quay lại. Cùng các khoản bồi thường thêm khi hai bên thoả thuận không nhận lại.
Có thể bị xử phạt hành chính. Ngoài nghĩa vụ dân sự với người lao động.
Chi phí thời gian và uy tín. Ở tiệm nhỏ, chủ phải tự đi hoà giải, tự đến toà; nhân viên còn lại cũng theo dõi chuyện này.
Sai lầm thường gặp khi cho người nghỉ
Nói miệng “mai khỏi đi làm”. Không có văn bản, không căn cứ, không báo trước: đủ ba lỗi trong một câu.
Khoá tài khoản, đổi khoá cửa trước khi chốt xong. Có thể cần thu hồi quyền truy cập, nhưng làm cùng lúc với văn bản chấm dứt và lịch thanh toán, không làm thay văn bản.
Ép ký đơn xin nghỉ. Đơn do bị ép ký có thể bị coi là không tự nguyện; có tin nhắn, ghi âm là lộ.
Dùng tiêu chí đánh giá viết sau. Tiêu chí phải có trước kỳ đánh giá, không viết ra để hợp thức hoá quyết định đã có.
Cho nghỉ người đang mang thai “vì lý do khác”. Rủi ro rất cao; hỏi luật sư trước khi làm bất cứ điều gì.
Giữ lương, giữ giấy tờ để ép ký thoả thuận. Biến một vụ có thể thoả thuận thành vụ có lỗi rõ của tiệm.
Đăng bài nói xấu người cũ trên mạng. Rủi ro bị kiện về danh dự, uy tín, tách riêng khỏi tranh chấp lao động.
Bỏ qua việc chốt bảo hiểm. Người nghỉ không hưởng được thất nghiệp sẽ có thêm lý do để khiếu nại.
Khi nào cần luật sư hoặc cơ quan có thẩm quyền?
Trước khi đơn phương chấm dứt. Một buổi tư vấn để kiểm tra căn cứ và thủ tục rẻ hơn nhiều so với một vụ kiện.
Khi người lao động thuộc nhóm được bảo vệ đặc biệt. Mang thai, nuôi con nhỏ, đang ốm, cán bộ công đoàn.
Khi định cắt giảm nhiều người vì lý do kinh tế. Có thủ tục riêng về phương án sử dụng lao động và trợ cấp mất việc làm.
Khi nhận giấy mời hoà giải hoặc thông báo thụ lý. Đọc kỹ thời hạn trả lời, chuẩn bị hồ sơ.
Khi nghi nhân viên có hành vi phạm tội. Trộm cắp, tham ô số tiền lớn: báo công an, hỏi luật sư về phần lao động song song.
Khi thanh tra lao động đến kiểm tra. Hỏi kế toán, luật sư về hồ sơ cần chuẩn bị; hợp tác và giữ bản sao mọi biên bản.
Khi muốn soạn mẫu thoả thuận chấm dứt dùng lâu dài. Một mẫu được luật sư rà một lần dùng được cho nhiều trường hợp.
Khi không chắc tranh chấp thuộc loại nào. Hoà giải viên lao động và cơ quan lao động cấp tỉnh có thể hướng dẫn bước đi đúng.
Chuẩn bị hồ sơ ngay từ hôm nay để không sợ tranh chấp
Phần lớn tranh chấp lao động ở tiệm nhỏ không thua vì chủ sai về bản chất, mà vì không chứng minh được mình đúng. Hợp đồng ký thiếu, bảng chấm công không có xác nhận, lương trả tiền mặt không phiếu chi, kỷ luật chỉ nói miệng. Đến khi ngồi trước hoà giải viên, chủ tiệm chỉ có lời kể.
Bộ hồ sơ tối thiểu cho mỗi nhân viên gồm: hợp đồng và các phụ lục, nội quy có chữ ký nhận, bảng chấm công hằng tháng, bảng kê trả lương và chứng từ trả, hồ sơ bảo hiểm, biên bản vi phạm nếu có, và văn bản chấm dứt. Lưu theo từng người, theo thứ tự thời gian.
Chuyện thời điểm nghỉ việc, thanh toán và chốt bảo hiểm có hướng dẫn chi tiết trong bài nhân viên nghỉ việc. Làm đều đặn mỗi tháng chỉ mất vài phút, nhưng đến ngày cần thì nó quyết định kết quả.
Cuối cùng là thái độ. Tiệm đối xử công bằng, trả lương đúng hẹn, góp ý thẳng nhưng tôn trọng thì ít khi bị kiện, kể cả khi giấy tờ chưa hoàn hảo. Người lao động thường chỉ đi kiện khi cảm thấy bị đối xử bất công.
Câu hỏi thường gặp
Chủ tiệm có được cho nhân viên nghỉ vì không hợp tính không?
Không. “Không hợp” không phải căn cứ đơn phương chấm dứt hợp đồng theo luật. Nếu muốn chấm dứt, cách phù hợp là thoả thuận với người lao động, ghi rõ các khoản thanh toán bằng văn bản.
Nhân viên không đạt doanh số có được cho nghỉ không?
Chỉ khi tiệm đã có tiêu chí đánh giá mức độ hoàn thành công việc ban hành từ trước theo đúng thủ tục, và người lao động thường xuyên không đạt theo tiêu chí đó. Kèm theo là nghĩa vụ báo trước. Không có tiêu chí thì rất dễ thành chấm dứt trái luật.
Tranh chấp với nhân viên có bắt buộc phải hoà giải trước không?
Đa số tranh chấp lao động cá nhân phải qua hoà giải viên lao động trước khi yêu cầu trọng tài lao động hoặc toà án. Một số loại như tranh chấp về sa thải, đơn phương chấm dứt hợp đồng, bảo hiểm thì không bắt buộc qua bước này.
Nếu toà xác định tiệm cho nghỉ trái luật thì phải trả gì?
Về nguyên tắc tiệm phải nhận người lao động trở lại, trả lương và đóng bảo hiểm cho những ngày họ không được làm việc, cộng thêm khoản bồi thường theo luật. Nếu không báo trước còn phải trả tiền cho những ngày không báo trước.
Nhân viên bỏ việc nhiều ngày không báo thì xử lý sao?
Tự ý bỏ việc không có lý do chính đáng trong số ngày luật định là căn cứ chấm dứt mà không cần báo trước, hoặc có thể bị xử lý kỷ luật nếu nội quy quy định. Tiệm nên gửi thông báo yêu cầu đi làm và giữ bằng chứng trước khi ra quyết định.
Có nên thuê luật sư cho một vụ tranh chấp nhỏ với nhân viên?
Ở bước thương lượng thì thường chưa cần. Nhưng nên có một buổi tư vấn trước khi đơn phương chấm dứt, và nên có luật sư khi vụ việc đã sang trọng tài lao động hoặc toà án.
