Phát hiện tờ khai thuế đã nộp bị sai thì nộp tờ khai bổ sung cho đúng kỳ có sai sót. Nếu sai làm thiếu thuế, người nộp nộp thêm phần chênh lệch kèm tiền chậm nộp tính theo số ngày; nếu sai làm thừa thuế thì được điều chỉnh giảm hoặc bù trừ. Tự phát hiện và tự sửa trước khi cơ quan thuế kiểm tra luôn nhẹ hơn nhiều so với để bị phát hiện.
Chủ tiệm sửa xe hay kể một chuyện: lục ngăn kéo tìm giấy bảo hành thì gặp xấp hoá đơn mua phụ tùng của ba tháng trước, chưa đưa kế toán. Hoặc kế toán chốt quý xong mới thấy một hoá đơn bán hàng bị bỏ sót. Những chuyện này rất thường, và luật có sẵn đường để sửa.
Tỷ lệ tiền chậm nộp, mức phạt cho từng hành vi thay đổi theo văn bản; bài này nói cơ chế để hiểu vì sao sửa sớm có lợi, phần con số xem quy định hiện hành hoặc hỏi kế toán.
Tiền chậm nộp là gì và khác tiền phạt ở đâu?
Tiền chậm nộp là khoản tính trên số thuế nộp muộn, theo một tỷ lệ cho mỗi ngày chậm. Nó giống tiền lãi hơn là hình phạt: chậm bao nhiêu ngày thì tính bấy nhiêu ngày, số thuế thiếu càng lớn thì tiền chậm nộp càng lớn. Khoản này phát sinh tự động, không cần ai ra quyết định.
Tiền phạt là chuyện khác: nó gắn với hành vi vi phạm, như nộp tờ khai quá hạn, khai sai dẫn đến thiếu thuế, hay nghiêm trọng hơn là trốn thuế. Phạt phải có biên bản, quyết định xử phạt của người có thẩm quyền, và mức phạt tuỳ hành vi, tình tiết.
Khi người nộp thuế tự phát hiện sai sót và khai bổ sung trước khi cơ quan thuế công bố quyết định thanh tra, kiểm tra, thì thường chỉ phải nộp tiền thuế thiếu và tiền chậm nộp, không bị phạt về hành vi khai sai. Đây là điểm quan trọng nhất của cả bài: tự sửa sớm là con đường rẻ nhất.
Ngược lại, nếu để cơ quan thuế phát hiện trong lúc kiểm tra, ngoài tiền thuế và tiền chậm nộp còn có thể có tiền phạt khai sai. Thời gian chậm càng dài thì tiền chậm nộp càng lớn, nên một sai sót nhỏ để ba năm có thể thành một khoản đáng kể.
Những sai sót hay dẫn đến khai bổ sung
Sót hoá đơn bán ra. Hoá đơn xuất cuối tháng, cuối quý chưa kịp đưa vào tờ khai. Đây là loại làm thiếu thuế, nên sửa ngay.
Sót hoá đơn đầu vào. Hoá đơn mua vào phát hiện muộn. Thuế giá trị gia tăng đầu vào bị sót thường được kê khai bổ sung theo quy định, trước khi cơ quan thuế kiểm tra.
Ghi nhầm thuế suất. Hàng chịu mức thuế suất này mà ghi mức khác, hay gặp ở cửa hàng bán nhiều loại hàng.
Kê hoá đơn đã bị điều chỉnh, thay thế mà chưa sửa tờ khai. Hoá đơn sai đã được xử lý bằng hoá đơn điều chỉnh, nhưng tờ khai kỳ trước vẫn theo số cũ.
Khai doanh thu theo tiền thu thay vì theo thời điểm xuất hoá đơn. Doanh nghiệp quen tính theo tiền về tài khoản dễ lệch kỳ.
Nhầm kỳ giữa hai tháng, hai quý. Hoá đơn ngày cuối tháng bị đưa vào tháng sau.
Sai ở tờ khai thuế thu nhập cá nhân khấu trừ. Sót một cộng tác viên, tính nhầm giảm trừ gia cảnh của nhân viên.
Sai ở hộ kinh doanh do ghi sổ doanh thu thiếu. Cộng sổ sai, quên ngày, ghi thiếu tiền chuyển khoản.
Sai do áp nhầm hướng dẫn cũ. Quy định thay đổi mà vẫn khai theo thói quen năm trước.
Các bước khai bổ sung khi phát hiện sai
Nguyên tắc chung; cách nộp cụ thể theo hướng dẫn của cơ quan thuế và hệ thống thuế điện tử hiện hành.
- Xác định đúng kỳ có sai sót. Sai ở tháng nào, quý nào thì khai bổ sung cho kỳ đó, không dồn sang kỳ hiện tại, trừ các trường hợp quy định cho phép kê vào kỳ phát hiện.
- Tập hợp chứng từ liên quan. Hoá đơn bị sót, hoá đơn điều chỉnh, bảng tính lại, để chứng minh vì sao số liệu thay đổi.
- Lập tờ khai bổ sung trên hệ thống. Chọn loại tờ khai bổ sung cho kỳ đó, ghi số liệu đúng; hệ thống thường kèm bản giải trình chênh lệch.
- Tính tiền chậm nộp nếu khai tăng số thuế. Tính từ ngày tiếp theo hạn nộp của kỳ sai đến ngày nộp phần chênh. Có thể tự tính và nộp, hoặc chờ thông báo của cơ quan thuế.
- Nộp tiền thuế chênh lệch và tiền chậm nộp. Nộp đúng tiểu mục, đúng kỳ; tiền chậm nộp có tiểu mục riêng, đừng gộp vào tiền thuế.
- Kiểm tra lại các tờ khai liên quan. Sai ở tờ khai tháng, quý có thể kéo theo phải điều chỉnh quyết toán năm nếu đã nộp quyết toán. Hỏi kế toán nếu không chắc.
- Lưu hồ sơ theo kỳ. Kẹp tờ khai bổ sung, bản giải trình, chứng từ nộp tiền với hồ sơ của kỳ gốc.
Ví dụ đơn giản: một công ty nhỏ kê quý, đến giữa quý sau mới phát hiện sót một hoá đơn bán ra của quý trước. Họ khai bổ sung quý trước, nộp thêm phần thuế thiếu và tiền chậm nộp tính trên khoảng một tháng rưỡi. Nếu để đến khi cơ quan thuế kiểm tra sau hai năm, tiền chậm nộp tính trên hai năm, cộng thêm khả năng bị phạt khai sai.
Khai bổ sung khi đang bị kiểm tra, thanh tra
Sau khi cơ quan thuế đã công bố quyết định thanh tra, kiểm tra tại trụ sở, việc khai bổ sung cho những kỳ, những nội dung đang bị kiểm tra bị hạn chế hơn, và hậu quả của sai sót được xử lý theo kết luận kiểm tra. Đây là lý do nhiều kế toán có thói quen rà soát lại các kỳ cũ ngay khi nhận được dấu hiệu sắp bị kiểm tra.
Rà soát không có nghĩa là giấu giếm hay sửa số cho đẹp. Mục đích là tự phát hiện sai sót thật và sửa đúng, để không bị tính thêm phần phạt cho những lỗi mình hoàn toàn có thể tự sửa.
Khi đoàn kiểm tra đã làm việc, hãy trung thực trình bày những sai sót mình biết. Cố che một lỗi nhỏ để rồi bị phát hiện thường làm tình hình xấu hơn, vì thái độ hợp tác cũng là một yếu tố khi xử lý.
Trường hợp này nên có kế toán hoặc tư vấn thuế đi cùng, vì cách khai bổ sung, thời điểm khai và cách giải trình có ảnh hưởng thật đến kết quả.
Sai lầm khi xử lý tờ khai sai
Dồn số sai vào kỳ hiện tại cho tiện. Trừ trường hợp quy định cho phép, đưa doanh thu kỳ trước vào kỳ này làm sai cả hai kỳ và vẫn phát sinh chậm nộp.
Chờ đến cuối năm mới sửa một lần. Mỗi ngày chờ là một ngày tiền chậm nộp. Sai phát hiện hôm nay thì sửa trong tháng.
Khai bổ sung mà không nộp tiền. Tờ khai bổ sung tạo khoản phải nộp; không nộp thì nợ vẫn đứng và tiếp tục tính chậm nộp.
Gộp tiền chậm nộp vào tiền thuế. Hai khoản có tiểu mục khác nhau; gộp là phải đi điều chỉnh thêm lần nữa.
Xoá hoá đơn đã gửi khách để "khỏi phải khai". Hoá đơn đã gửi người mua không xoá được tuỳ ý; xử lý bằng hoá đơn điều chỉnh hoặc thay thế, rồi khai đúng.
Không giải trình chênh lệch. Tờ khai bổ sung không kèm lý do rõ ràng dễ dẫn đến bị hỏi lại.
Tự ý khai giảm để được hoàn. Khai bổ sung giảm số thuế lớn có thể kéo theo kiểm tra trước khi hoàn; chuẩn bị chứng từ đầy đủ.
Không báo cho người sẽ làm quyết toán. Kế toán làm quyết toán năm phải biết các kỳ đã khai bổ sung để số liệu khớp.
Câu hỏi thường gặp
Tờ khai thuế đã nộp có sửa được không?
Không sửa trực tiếp, mà nộp tờ khai bổ sung cho kỳ có sai sót. Hệ thống sẽ ghi nhận số liệu mới và tạo khoản phải nộp hoặc điều chỉnh giảm tương ứng.
Tiền chậm nộp được tính từ ngày nào?
Tính từ ngày tiếp theo hạn nộp thuế của kỳ có sai sót đến ngày nộp đủ số tiền thuế thiếu. Tỷ lệ tính theo quy định hiện hành.
Tự khai bổ sung có bị phạt không?
Nếu tự phát hiện và khai bổ sung trước khi cơ quan thuế công bố quyết định thanh tra, kiểm tra, thường chỉ phải nộp tiền thuế thiếu và tiền chậm nộp. Trường hợp cụ thể nên hỏi kế toán hoặc cơ quan thuế.
Nộp tờ khai trễ hạn có bị phạt không?
Nộp tờ khai quá hạn là một hành vi vi phạm riêng, có thể bị phạt tuỳ số ngày trễ và tình tiết. Ngoài ra nếu có số thuế phải nộp thì còn tiền chậm nộp.
Sót hoá đơn đầu vào thì có khai bổ sung được không?
Hoá đơn đầu vào bị sót thường được kê khai bổ sung theo quy định trước khi cơ quan thuế kiểm tra. Cách kê cụ thể nên hỏi kế toán vì quy định về kỳ kê khai đầu vào có thể thay đổi.
Đã nộp quyết toán năm mà phát hiện sai ở một quý thì sao?
Thường phải khai bổ sung cả tờ khai liên quan và tờ khai quyết toán năm để số liệu thống nhất. Nhờ kế toán rà lại để không sót tờ nào.
