Ký hợp đồng mua bán với một đối tác mới, dù mình là bên mua hay bên bán, nên làm theo hai phần. Phần kiểm tra: đối tác có tồn tại và đang hoạt động không, người ký có thẩm quyền không, tài khoản nhận tiền có đúng tên không. Phần viết: hợp đồng khung cho quan hệ lâu dài kèm đơn đặt hàng cho từng lần, ghi rõ hàng hoá, chất lượng, giao nhận và chuyển rủi ro, thanh toán, hoá đơn, bảo hành, cách giải quyết tranh chấp. Thêm một nguyên tắc: bắt đầu bằng đơn nhỏ, mở rộng dần.
Tiệm nhỏ ký với đối tác mới nhiều hơn mình nghĩ: nhà cung cấp nguyên liệu mới vì nơi cũ tăng giá, một chuỗi cửa hàng muốn đặt hàng số lượng lớn, một xưởng ở tỉnh khác nhận gia công. Cơ hội thì hấp dẫn, nhưng nhiều vụ mất tiền bắt đầu đúng ở lần đầu làm ăn, khi hai bên chưa hiểu nhau mà đã chuyển tiền lớn.
Bước đầu tiên: kiểm tra đối tác có thật và đang hoạt động
Với doanh nghiệp, thông tin đăng ký được công khai: tên, mã số thuế, địa chỉ trụ sở, người đại diện theo pháp luật, ngành nghề. Đối chiếu những thông tin đó với hợp đồng, danh thiếp, báo giá. Kiểm tra thêm trạng thái hoạt động với cơ quan thuế; có thể tra mã số thuế và trạng thái hoạt động của đối tác trước buổi ký để biết họ đang hoạt động bình thường, tạm ngừng hay đã ngừng.
Dấu hiệu cần dừng lại: địa chỉ trên hợp đồng khác địa chỉ đăng ký mà không giải thích được; người ký không phải người đại diện và không có giấy uỷ quyền; đề nghị chuyển tiền vào tài khoản cá nhân; giá thấp bất thường kèm yêu cầu chuyển trước toàn bộ; giục ký trong ngày.
Với hộ kinh doanh, kiểm tra giấy chứng nhận đăng ký hộ, tên chủ hộ, địa điểm kinh doanh. Với cá nhân bán hàng, xác định rõ họ tên, giấy tờ tuỳ thân, nơi cư trú. Mỗi loại đối tác có mức rủi ro và cách bảo vệ khác nhau.
Ngoài giấy tờ, hỏi thêm câu đời thường: đã cung cấp cho ai, có thể ghé xưởng hoặc kho không. Đối tác làm ăn thật thường sẵn lòng cho xem nơi làm việc; ghé tận nơi một lần cho biết nhiều hơn mười trang hồ sơ năng lực.
Kiểm tra theo từng loại đối tác
Tóm tắt những điểm cần xem trước khi ký:
| Loại đối tác | Cần kiểm tra | Lưu ý khi ký |
|---|---|---|
| Công ty trách nhiệm hữu hạn, cổ phần | Mã số thuế, trạng thái hoạt động, người đại diện, địa chỉ trụ sở | Người ký là người đại diện hoặc có uỷ quyền; công ty chịu trách nhiệm bằng tài sản của công ty |
| Hộ kinh doanh | Giấy chứng nhận đăng ký hộ, tên chủ hộ, địa điểm | Hộ không có tư cách pháp nhân; ghi tên hộ kèm chủ hộ, chủ hộ ký |
| Cá nhân không đăng ký kinh doanh | Giấy tờ tuỳ thân, nơi cư trú, lịch sử giao dịch | Hợp đồng ghi rõ thông tin cá nhân; hỏi kế toán về chứng từ khi không có hoá đơn |
| Chi nhánh của công ty | Thông tin chi nhánh và công ty mẹ | Chi nhánh không có tư cách pháp nhân; người đứng đầu chi nhánh ký theo uỷ quyền |
| Đối tác nước ngoài | Thông tin đăng ký ở nước sở tại, người ký | Ngôn ngữ, luật áp dụng, đồng tiền thanh toán, nơi giải quyết tranh chấp; nên có luật sư |
Chuyện “ai chịu trách nhiệm bằng tài sản gì” nghe xa, nhưng quyết định khả năng đòi được tiền khi có chuyện. Một công ty vốn nhỏ đóng cửa thì chủ nợ chỉ đòi được trong phạm vi tài sản của công ty, không đòi sang tài sản riêng của chủ công ty trừ trường hợp luật quy định khác.
Từ báo giá đến hợp đồng: trình tự an toàn với đối tác mới
Không cần vội ký hợp đồng lớn ngay lần đầu:
- Nhận báo giá bằng văn bản. Email hoặc văn bản có tên, mã số thuế, thời hạn hiệu lực của báo giá.
- Xin mẫu hoặc làm đơn thử. Một lô nhỏ để kiểm tra chất lượng, thời gian giao, cách xử lý khi có lỗi.
- Đánh giá sau đơn thử. Hàng đạt không, giao đúng hẹn không, hoá đơn chứng từ có đầy đủ không.
- Ký hợp đồng khung. Quy định chung cho quan hệ lâu dài: giá hoặc cách xác định giá, chất lượng, giao nhận, thanh toán, bảo hành, tranh chấp.
- Đặt hàng từng lần bằng đơn đặt hàng. Mỗi đơn ghi số lượng, quy cách, ngày giao, dẫn chiếu hợp đồng khung; bên kia xác nhận.
- Đối chiếu định kỳ. Mỗi tháng hoặc quý đối chiếu số lượng, công nợ, chất lượng.
- Mở rộng dần công nợ. Sau vài lần suôn sẻ mới chuyển sang thanh toán chậm, và có hạn mức.
Trình tự này hợp với cả hai chiều: tiệm mua từ nhà cung cấp mới, hoặc tiệm bán cho khách mới. Bên làm ăn nghiêm túc sẽ không phật ý khi được đề nghị bắt đầu từ đơn nhỏ.
Hợp đồng mua bán hàng hoá nên có những điều khoản nào?
Hàng hoá. Tên, quy cách, mã hàng, xuất xứ, đơn vị tính; nếu theo mẫu thì mẫu được niêm phong, mỗi bên giữ một.
Chất lượng. Tiêu chuẩn áp dụng, giấy tờ đi kèm như giấy chứng nhận, công bố chất lượng nếu là hàng phải có.
Số lượng và dung sai. Thiếu hoặc thừa trong mức nào thì vẫn được chấp nhận.
Giá. Đơn giá, đã gồm thuế, vận chuyển, bốc dỡ chưa; cách điều chỉnh giá cho các đơn sau.
Giao nhận. Địa điểm, thời gian, phương tiện, ai chịu chi phí vận chuyển, người được nhận hàng.
Kiểm tra hàng và khiếu nại. Kiểm tra khi nhận hay trong bao nhiêu ngày; khiếu nại bằng hình thức nào, kèm bằng chứng gì.
Chuyển rủi ro và quyền sở hữu. Hàng hư mất từ thời điểm nào thì bên mua chịu; quyền sở hữu chuyển khi giao hay khi trả đủ tiền.
Thanh toán. Phương thức, thời hạn, tài khoản nhận đứng tên ai, lãi chậm trả.
Hoá đơn, chứng từ. Ai xuất, khi nào, thông tin xuất hoá đơn.
Bảo hành, đổi trả. Thời hạn, điều kiện, cách xử lý hàng lỗi.
Chế tài và chấm dứt. Phạt vi phạm, bồi thường, quyền tạm ngưng, chấm dứt hợp đồng.
Giải quyết tranh chấp. Thương lượng, hoà giải, trọng tài hay toà án nơi nào.
Giao nhận và chuyển rủi ro: chỗ tranh chấp hay nổ ra nhất
Câu hỏi “hàng vỡ trên đường thì ai chịu” nghe đơn giản nhưng là nguồn tranh chấp phổ biến nhất trong mua bán giữa các tiệm. Luật thương mại có các quy tắc mặc định về thời điểm chuyển rủi ro tuỳ theo cách giao hàng, có người vận chuyển hay không. Nhưng chờ luật “mặc định” thì khi có chuyện hai bên phải tranh luận xem trường hợp của mình rơi vào quy tắc nào.
Cách gọn là ghi thẳng: rủi ro chuyển sang bên mua khi bên mua hoặc người được bên mua chỉ định ký nhận hàng tại địa điểm giao. Nếu bên bán thuê xe giao, hàng hư trên đường là bên bán chịu. Nếu bên mua tự cử xe đến lấy, rủi ro chuyển khi hàng lên xe bên mua.
Đi kèm là điều khoản kiểm tra hàng. Với hàng dễ kiểm như thùng nước, bao gạo, kiểm ngay khi nhận và ghi vào biên bản. Với hàng cần thời gian kiểm như thiết bị, hàng đóng kiện, cho một số ngày để kiểm và báo lỗi. Quá thời hạn mà không khiếu nại thì coi như hàng đạt.
Quyền sở hữu là chuyện khác với rủi ro. Bên bán giao hàng trước, cho trả chậm, có thể thoả thuận bảo lưu quyền sở hữu đến khi bên mua trả đủ tiền. Biện pháp này có điều kiện về hình thức và đăng ký để có hiệu lực đối với bên thứ ba, nên với giá trị lớn hãy để luật sư soạn.
Ví dụ: xưởng đồ gỗ nhận làm ghế cho một chuỗi quán cà phê mới
Một xưởng đồ gỗ nhỏ nhận được đề nghị từ một công ty vừa mở chuỗi quán cà phê: đặt hai trăm chiếc ghế theo mẫu riêng, giao trong sáu tuần, thanh toán sau khi giao đủ. Giá trị đơn hàng lớn gấp mấy lần doanh thu một tháng của xưởng.
Chủ xưởng làm ba việc trước khi ký. Một là tra mã số thuế, thấy công ty mới thành lập vài tháng, đang hoạt động, người liên hệ không phải người đại diện. Hai là yêu cầu người ký có giấy uỷ quyền, hoặc người đại diện ký. Ba là đề nghị đổi cách thanh toán: đặt cọc khi ký, trả một phần khi duyệt mẫu ghế đầu tiên, phần còn lại khi giao, với lý do ghế làm theo mẫu riêng, không bán được cho ai khác.
Phía chuỗi cà phê đồng ý cọc nhưng muốn giữ một phần tiền đến khi dùng thử một tháng. Hai bên chốt: phần giữ lại nhỏ, thời gian dùng thử ngắn, lỗi được định nghĩa rõ (nứt, lỏng mộng, sai kích thước), và quá thời hạn không khiếu nại thì phải thanh toán. Rủi ro hàng chuyển khi người của quán ký nhận tại từng cửa hàng.
Nhờ có cọc và mốc duyệt mẫu, khi chuỗi cà phê đổi ý về màu sơn giữa chừng, xưởng có căn cứ báo phát sinh chi phí thay vì phải làm lại miễn phí. Phần phạt, cọc và bồi thường được viết theo hướng dẫn trong bài phạt vi phạm, bồi thường và đặt cọc.
Hoá đơn, chứng từ và thuế khi mua bán với đối tác mới
Thông tin xuất hoá đơn chính xác. Tên, mã số thuế, địa chỉ của bên mua phải khớp thông tin đăng ký; sai một chữ là phải điều chỉnh.
Thời điểm xuất hoá đơn. Theo quy định về thời điểm lập hoá đơn cho bán hàng hoá; hỏi kế toán, đừng đợi đến khi thu tiền mới xuất nếu quy định không cho phép.
Thanh toán qua ngân hàng. Với bên mua là doanh nghiệp, điều kiện khấu trừ thuế và tính chi phí có thể yêu cầu thanh toán không dùng tiền mặt với khoản từ một mức trở lên.
Mua của cá nhân không có hoá đơn. Có cách lập chứng từ riêng; điều kiện tính chi phí cần hỏi kế toán.
Hàng có điều kiện. Thực phẩm, mỹ phẩm, thiết bị điện có thể cần giấy tờ chứng minh nguồn gốc, chất lượng; yêu cầu đối tác cung cấp kèm hàng.
Kiểm tra trạng thái đối tác trước khi nhận hoá đơn. Hoá đơn từ doanh nghiệp đã ngừng hoạt động có thể gây rắc rối khi khấu trừ thuế.
Lưu bộ chứng từ theo đơn. Hợp đồng, đơn đặt hàng, biên bản giao nhận, hoá đơn, chứng từ thanh toán đi cùng nhau.
Đối chiếu công nợ có chữ ký. Vừa phục vụ sổ sách, vừa là bằng chứng khi tranh chấp.
Sai lầm thường gặp khi ký với đối tác mới
Chuyển tiền trước toàn bộ cho đơn đầu tiên. Rủi ro mất trắng nếu đối tác không giao.
Ký với người không có thẩm quyền. Đối tác có thể chối hợp đồng do người không đủ thẩm quyền ký.
Chuyển tiền vào tài khoản cá nhân. Khó chứng minh đã thanh toán cho công ty.
Không giữ mẫu đối chứng. Lô hàng sau kém hơn mẫu thì không có gì để so.
Dùng hợp đồng tải trên mạng không chỉnh sửa. Mẫu chung không có điều khoản riêng cho ngành hàng của mình.
Không ghi luật áp dụng với đối tác nước ngoài. Có tranh chấp thì không biết theo luật nào, kiện ở đâu.
Mở công nợ lớn ngay lần đầu. Hạn mức nên tăng dần theo lịch sử thanh toán.
Ký hợp đồng độc quyền khi chưa thử. Ràng buộc mình với một nhà cung cấp chưa được kiểm chứng.
Khi nào nên hỏi luật sư, kế toán hoặc cơ quan có thẩm quyền?
Đơn hàng lớn so với quy mô tiệm. Một lần rà hợp đồng rẻ hơn nhiều so với rủi ro.
Đối tác nước ngoài. Luật áp dụng, trọng tài, ngoại tệ, thủ tục xuất nhập khẩu.
Có điều khoản độc quyền, cấm cạnh tranh, cam kết doanh số. Cần đánh giá ràng buộc dài hạn; với đại lý, tham khảo thêm bài phân biệt đại lý, ký gửi và mua đứt.
Muốn bảo lưu quyền sở hữu hoặc nhận bảo lãnh. Hình thức và đăng ký phải đúng mới có hiệu lực.
Hàng thuộc ngành có điều kiện. Hỏi cơ quan quản lý chuyên ngành về giấy tờ bắt buộc.
Không chắc cách xuất hoá đơn, tính thuế. Hỏi kế toán hoặc cơ quan thuế quản lý.
Đã có dấu hiệu vi phạm từ phía đối tác. Hỏi trước khi gửi văn bản để không vô tình thừa nhận điều bất lợi.
Mẫu hợp đồng khung dùng lâu dài. Nhờ luật sư rà một lần, dùng cho nhiều đối tác.
Câu hỏi thường gặp
Ký hợp đồng với công ty mới thành lập có rủi ro không?
Công ty mới không có nghĩa là xấu, nhưng chưa có lịch sử để đánh giá. Nên kiểm tra trạng thái hoạt động, người đại diện, bắt đầu bằng đơn nhỏ và thanh toán theo mốc trước khi cho công nợ lớn.
Hợp đồng khung là gì, có cần thiết không?
Hợp đồng khung quy định các điều khoản chung cho quan hệ mua bán lâu dài, còn từng lần đặt hàng chỉ cần đơn đặt hàng dẫn chiếu hợp đồng khung. Với nhà cung cấp mua thường xuyên, cách này gọn và ít sai hơn ký hợp đồng mới cho mỗi lô.
Hàng vỡ trên đường giao thì ai chịu?
Tuỳ thời điểm chuyển rủi ro theo hợp đồng; nếu hợp đồng không ghi, áp dụng quy tắc mặc định của luật thương mại theo cách giao hàng. Cách chắc nhất là ghi rõ rủi ro chuyển khi bên mua ký nhận tại địa điểm giao.
Đối tác yêu cầu chuyển tiền vào tài khoản cá nhân giám đốc có được không?
Không nên. Thanh toán nên vào tài khoản đứng tên chính bên ký hợp đồng để chứng minh nghĩa vụ đã thực hiện và phục vụ điều kiện chứng từ, thuế. Nếu đối tác khăng khăng, đó là dấu hiệu cần thận trọng.
Mua hàng của cá nhân không có hoá đơn thì sao?
Có thể lập hợp đồng và chứng từ theo quy định cho trường hợp mua của cá nhân không kinh doanh hoặc không xuất được hoá đơn. Điều kiện để tính chi phí khác nhau theo loại hình và phương pháp thuế, nên hỏi kế toán.
Có nên dùng mẫu hợp đồng mua bán trên mạng?
Mẫu trên mạng dùng làm khung tham khảo được, nhưng phải chỉnh theo ngành hàng, cách giao nhận và thanh toán của mình. Với hợp đồng giá trị lớn, nên nhờ luật sư rà lại một lần.
