Quyết toán thuế cuối năm của một doanh nghiệp nhỏ gồm ba phần: quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp, quyết toán thuế thu nhập cá nhân đã khấu trừ của người lao động, và lập, nộp báo cáo tài chính năm. Hạn nộp theo nguyên tắc rơi vào tháng thứ ba sau khi kết thúc năm, nhưng việc chuẩn bị nên bắt đầu từ tháng mười hai: kiểm kê, chốt công nợ, gom chứng từ chi phí, xin hoá đơn cho những khoản còn thiếu.
Quyết toán là lúc mọi thói quen của cả năm hiện ra: hoá đơn mua hàng thanh toán tiền mặt, khoản chi không có hợp đồng, lương trả cho người nhà không có bảng chấm công. Những thứ trong năm "để sau tính" thì đến đây phải tính. Không ít doanh nghiệp nhỏ thấy số thuế thu nhập doanh nghiệp cao hơn dự kiến chỉ vì một loạt chi phí bị loại.
Bài này đi theo trình tự công việc thật, kèm ví dụ một studio thiết kế nhỏ. Mẫu biểu, mức thuế suất, tỷ lệ tạm nộp tối thiểu và các điều kiện chi tiết hãy xem văn bản hiện hành hoặc hỏi kế toán, tư vấn thuế.
Quyết toán năm thực chất là làm gì?
Trong năm, doanh nghiệp đã tạm nộp thuế thu nhập doanh nghiệp theo quý dựa trên ước tính. Quyết toán là lúc tính lại cho đúng: lấy doanh thu thật, trừ chi phí được trừ, ra thu nhập chịu thuế, nhân thuế suất, ra số thuế phải nộp cả năm. So với số đã tạm nộp, thiếu thì nộp thêm, thừa thì được bù trừ hoặc đề nghị hoàn.
Với thuế thu nhập cá nhân, doanh nghiệp là người trả thu nhập nên phải tổng hợp toàn bộ thu nhập đã trả, số thuế đã khấu trừ cho từng người trong năm, rồi quyết toán. Người lao động có uỷ quyền và đủ điều kiện được doanh nghiệp quyết toán thay; người không đủ điều kiện thì tự quyết toán và cần chứng từ khấu trừ từ doanh nghiệp.
Báo cáo tài chính là bức tranh kế toán của cả năm: tài sản, nợ, vốn, kết quả kinh doanh. Doanh nghiệp nhỏ và siêu nhỏ có chế độ kế toán được đơn giản hoá, nhưng vẫn phải lập và nộp. Số liệu trên báo cáo tài chính và tờ khai quyết toán phải khớp, phần khác nhau giữa kế toán và thuế phải giải thích được.
Phương pháp tính thuế giá trị gia tăng mà doanh nghiệp đã chọn, khấu trừ hay trực tiếp, cũng ảnh hưởng đến cách ghi nhận doanh thu, chi phí; nếu đầu năm chọn chưa kỹ, bài chọn phương pháp khấu trừ hay trực tiếp có các câu hỏi nên tự trả lời trước khi bước sang năm mới.
Hồ sơ quyết toán năm gồm những gì
Bảng liệt kê theo nhóm, không theo số hiệu mẫu biểu. Mẫu cụ thể theo quy định hiện hành.
| Hồ sơ | Nội dung chính | Người chuẩn bị | Lưu ý |
|---|---|---|---|
| Tờ khai quyết toán thuế TNDN | Doanh thu, chi phí được trừ, thu nhập chịu thuế, số thuế | Kế toán | Kèm phụ lục theo trường hợp (chuyển lỗ, ưu đãi, giao dịch liên kết) |
| Báo cáo tài chính năm | Tình hình tài chính, kết quả kinh doanh, thuyết minh | Kế toán, chủ doanh nghiệp ký | Doanh nghiệp nhỏ dùng chế độ kế toán phù hợp quy mô |
| Tờ khai quyết toán thuế TNCN của tổ chức trả thu nhập | Thu nhập đã trả, thuế đã khấu trừ của từng người | Kế toán | Phải nộp kể cả khi trong năm không khấu trừ |
| Giấy uỷ quyền quyết toán của người lao động | Đồng ý để doanh nghiệp quyết toán thay | Người lao động ký | Chỉ áp dụng cho người đủ điều kiện |
| Chứng từ khấu trừ thuế TNCN | Cấp cho người lao động, cộng tác viên | Kế toán | Người tự quyết toán cần sớm |
| Bảng kiểm kê hàng tồn, tài sản | Số lượng, giá trị cuối năm | Thủ kho, kế toán | Làm vào cuối tháng mười hai |
| Biên bản đối chiếu công nợ | Số phải thu, phải trả với từng đối tác | Kế toán, đối tác xác nhận | Giúp phát hiện hoá đơn lệch |
Không phải tất cả hồ sơ trong bảng đều nộp cho cơ quan thuế; bảng kiểm kê, biên bản đối chiếu là hồ sơ lưu, dùng để chứng minh khi bị hỏi. Thiếu chúng thì số liệu trên báo cáo khó đứng vững.
Trình tự chuẩn bị từ tháng mười hai đến hạn nộp
Mốc thời gian là gợi ý cho doanh nghiệp có năm tài chính theo năm dương lịch.
- Giữa tháng mười hai: rà chứng từ chi phí còn thiếu. Liệt kê các khoản đã chi mà chưa có hoá đơn, hợp đồng, chứng từ thanh toán; liên hệ đối tác xin bổ sung khi còn trong năm.
- Cuối tháng mười hai: kiểm kê hàng tồn, tài sản. Đếm thật, không chép số từ sổ. Hàng hỏng, hết hạn cần biên bản xử lý.
- Đầu tháng một: chốt và đối chiếu công nợ. Gửi biên bản đối chiếu cho khách hàng, nhà cung cấp lớn; phát hiện hoá đơn sót, hoá đơn lệch.
- Tháng một: tạm nộp quý bốn và ước số cả năm. Nếu tổng tạm nộp thấp hơn mức tối thiểu so với dự kiến quyết toán, nộp bổ sung sớm để giảm tiền chậm nộp.
- Tháng một: thu giấy uỷ quyền quyết toán TNCN. Gửi mẫu cho nhân viên đủ điều kiện, giải thích ngắn gọn; người không đủ điều kiện thì cấp chứng từ khấu trừ.
- Tháng hai: hoàn thiện sổ sách và báo cáo tài chính. Khoá sổ, tính khấu hao, phân bổ chi phí, lập báo cáo.
- Tháng hai: lập tờ khai quyết toán TNDN và TNCN. Tách rõ chi phí kế toán và chi phí được trừ khi tính thuế; lập phụ lục nếu có chuyển lỗ, ưu đãi.
- Đầu tháng ba: chủ doanh nghiệp đọc và ký. Đọc kết quả kinh doanh, số thuế phải nộp, hỏi kế toán những chỗ chưa hiểu.
- Trước hạn: nộp hồ sơ và nộp tiền thuế còn thiếu. Nộp điện tử, kiểm tra tờ khai được chấp nhận, nộp tiền đúng tiểu mục, lưu chứng từ.
Doanh nghiệp có năm tài chính khác năm dương lịch thì dịch các mốc tương ứng theo ngày kết thúc năm tài chính của mình.
Chi phí được trừ: cơ chế, không phải danh sách
Khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp, một khoản chi được trừ khi đáp ứng cùng lúc mấy điều kiện cơ bản: thực tế phát sinh và liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh, có hoá đơn chứng từ hợp pháp theo quy định, và với khoản thanh toán từ một mức giá trị trở lên thì phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt. Thiếu một điều kiện là có thể bị loại.
Ngoài ra luật có danh sách các khoản không được trừ dù có hoá đơn: tiền phạt vi phạm hành chính, chi vượt mức khống chế với một số loại chi, chi không phục vụ kinh doanh, và nhiều trường hợp khác. Danh sách này thay đổi qua các lần sửa luật, nên kế toán cần cập nhật theo văn bản hiện hành.
Chỗ hay bị chủ doanh nghiệp nhỏ hiểu nhầm: "chi phí kế toán" và "chi phí được trừ khi tính thuế" không phải một. Một khoản chi thật, ghi sổ đầy đủ, vẫn có thể không được trừ khi tính thuế. Doanh nghiệp không phải xoá khoản đó khỏi sổ, mà điều chỉnh khi lập tờ khai quyết toán.
Với doanh nghiệp nhỏ, phần lớn chi phí bị loại không phải do cố ý, mà do chứng từ thiếu: hợp đồng thuê nhà không có, lương trả tiền mặt không có bảng lương ký nhận, mua hàng trả tiền mặt vượt mức. Rà soát từ tháng mười hai chính là để cứu những khoản này khi còn kịp.
Những khoản chi hay bị loại khi quyết toán
Hoá đơn đầu vào giá trị lớn trả bằng tiền mặt. Vượt mức theo quy định mà không có chứng từ thanh toán qua ngân hàng thì có thể không được trừ, dù hàng có thật.
Lương không có hợp đồng, bảng lương, chứng từ chi trả. Đặc biệt lương trả cho người nhà làm trong doanh nghiệp; có làm thật thì phải có hồ sơ như mọi người khác.
Chi phí thuê nhà của cá nhân không có hợp đồng. Thuê nhà của cá nhân cần hợp đồng, chứng từ trả tiền và chứng từ nộp thuế thay nếu có thoả thuận.
Chi cho cá nhân chủ doanh nghiệp. Xe, điện thoại, du lịch gia đình đứng tên công ty nhưng dùng riêng không phải chi phí kinh doanh.
Hoá đơn của nhà cung cấp ngừng hoạt động, bỏ địa chỉ. Có thể bị xem xét lại tính hợp pháp của hoá đơn, kéo theo loại chi phí và thuế đầu vào.
Mua hàng của người không kinh doanh mà không lập bảng kê. Nông sản, đồ cũ mua của cá nhân cần bảng kê theo mẫu và chứng từ thanh toán.
Tiền phạt vi phạm hành chính, tiền chậm nộp thuế. Không được tính vào chi phí được trừ.
Khấu hao tài sản không phục vụ kinh doanh hoặc không đủ hồ sơ. Tài sản cần chứng từ mua, quyết định đưa vào sử dụng, và được dùng cho kinh doanh.
Chi phí không đúng kỳ. Chi của năm trước hạch toán sang năm nay, hoặc trích trước không có căn cứ.
Quyết toán thuế thu nhập cá nhân thay cho nhân viên
Doanh nghiệp trả thu nhập từ tiền lương, tiền công phải nộp tờ khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân của tổ chức trả thu nhập, kể cả năm không khấu trừ đồng nào. Đây là nghĩa vụ của doanh nghiệp, khác với việc quyết toán thay cho từng người.
Người lao động được doanh nghiệp quyết toán thay khi họ uỷ quyền và đáp ứng điều kiện về hợp đồng lao động, nguồn thu nhập trong năm theo quy định hiện hành. Người có thêm thu nhập từ nơi khác, hoặc làm việc ngắn hạn, thường phải tự quyết toán nếu có thuế phải nộp thêm hoặc muốn được hoàn.
Cộng tác viên, người làm theo hợp đồng dịch vụ thì doanh nghiệp khấu trừ khi trả tiền từ một mức theo quy định và cấp chứng từ khấu trừ. Họ không uỷ quyền quyết toán cho doanh nghiệp theo cách của người lao động có hợp đồng dài hạn.
Chỗ hay gây phiền là giảm trừ gia cảnh: nhân viên đăng ký người phụ thuộc ở doanh nghiệp, nhưng thông tin không khớp hoặc đăng ký trùng ở nơi khác. Kiểm tra từ đầu năm sau giúp mùa quyết toán đỡ phải sửa.
Ví dụ: studio thiết kế sáu người quyết toán năm đầu tiên có lãi
Một studio thiết kế nội thất là công ty nhỏ, bốn nhân viên chính thức, hai cộng tác viên dựng hình. Năm thứ hai hoạt động, họ có lãi lần đầu sau một năm lỗ. Trong năm họ tạm nộp thuế thu nhập doanh nghiệp theo ước tính khá thấp, vì nghĩ năm trước lỗ thì năm nay cũng chẳng lãi bao nhiêu.
Khi kế toán chốt số, ba chuyện hiện ra. Một là khoản lỗ năm trước được chuyển sang trừ vào thu nhập năm nay theo quy định, làm số thuế giảm đáng kể. Hai là tiền thuê văn phòng của một cá nhân không có chứng từ chứng minh việc nộp thuế cho thuê theo thoả thuận, phải bổ sung giấy tờ. Ba là một máy tính đồ hoạ mua bằng tiền mặt có giá trị vượt mức, không đủ điều kiện là chi phí được trừ.
Họ kịp xử lý chuyện thứ hai trong tháng một bằng cách làm việc với chủ nhà. Chuyện thứ ba thì không cứu được, phần khấu hao của máy bị loại khi tính thuế. Tổng tạm nộp các quý thấp hơn mức tối thiểu so với số quyết toán, nên phần chênh lệch bị tính tiền chậm nộp từ hạn tạm nộp quý cuối.
Bài học họ ghi lại: năm sau mua tài sản lớn thì luôn chuyển khoản, ước tạm nộp quý ba, quý bốn kỹ hơn, và rà hợp đồng thuê từ đầu năm. Một quý sau, kế toán phát hiện quyết toán sót một khoản doanh thu nhỏ, họ làm theo cách trong bài khai bổ sung tờ khai và tiền chậm nộp.
Sai lầm thường gặp trong mùa quyết toán
Bắt đầu chuẩn bị vào tháng ba. Chứng từ thiếu không kịp xin, kiểm kê không làm được nữa vì hàng đã bán.
Chép số tồn kho từ sổ thay vì đếm. Số sổ và số thật lệch là chuyện thường; báo cáo dựa trên số sổ sẽ không đứng vững khi kiểm tra.
Ước tạm nộp quá thấp để giữ tiền. Giữ tiền được vài tháng nhưng trả tiền chậm nộp cho phần chênh.
Không nộp quyết toán TNCN vì "không ai phải nộp thuế". Tổ chức trả thu nhập vẫn phải nộp tờ khai quyết toán dù không khấu trừ.
Chủ doanh nghiệp ký mà không đọc. Người ký báo cáo tài chính chịu trách nhiệm về số liệu. Hỏi kế toán cho đến khi hiểu các con số chính.
Tìm hoá đơn "cho đủ chi phí". Mua hoá đơn không có giao dịch thật là vi phạm nghiêm trọng, có thể bị xử lý hình sự; mọi lợi ích về thuế đều không đáng.
Không lưu hồ sơ quyết toán đầy đủ. Cơ quan thuế có thể kiểm tra lại các năm trước; thiếu hồ sơ là không chứng minh được.
Quên phần chênh lệch phải nộp. Nộp hồ sơ đúng hạn nhưng quên nộp tiền thuế còn thiếu, vẫn phát sinh chậm nộp.
Khi nào nên hỏi người có chuyên môn hoặc cơ quan thuế
Năm có lỗ hoặc có lỗ chuyển sang. Cách chuyển lỗ, thời gian được chuyển có quy định riêng.
Có ưu đãi thuế. Ưu đãi theo ngành, địa bàn, quy mô cần phụ lục và điều kiện; áp sai dễ bị truy thu.
Có giao dịch với bên liên kết. Mua bán với công ty của người thân, công ty có cùng chủ sở hữu có quy định riêng về hồ sơ.
Có khoản chi lớn bất thường. Chi sửa chữa lớn, mua tài sản lớn, chi cho nước ngoài cần xem cách ghi nhận.
Đề nghị hoàn thuế nộp thừa. Hồ sơ hoàn có thể dẫn tới kiểm tra; chuẩn bị đủ chứng từ trước.
Doanh nghiệp sắp giải thể, chuyển đổi, sáp nhập. Quyết toán khi có sự kiện này có hạn và trình tự riêng.
Kế toán vừa thay người giữa năm. Người mới cần rà lại số liệu người cũ để lại trước khi chốt.
Chủ doanh nghiệp không hiểu một số liệu trên báo cáo. Hỏi cho đến khi hiểu; nếu kế toán không giải thích được thì nên có người thứ hai xem lại.
Câu hỏi thường gặp
Doanh nghiệp không phát sinh doanh thu có phải quyết toán thuế không?
Có. Doanh nghiệp vẫn phải nộp hồ sơ quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp và báo cáo tài chính năm, kể cả khi không có doanh thu, trừ trường hợp đặc biệt theo quy định như đang tạm ngừng kinh doanh cả năm.
Tạm nộp thuế thu nhập doanh nghiệp thấp hơn quyết toán thì sao?
Nếu tổng tạm nộp các quý thấp hơn mức tối thiểu so với số quyết toán, phần chênh lệch bị tính tiền chậm nộp. Phần còn thiếu nộp cùng hạn nộp hồ sơ quyết toán.
Nhân viên nghỉ việc giữa năm có được doanh nghiệp quyết toán thay không?
Thường là không, vì không đáp ứng điều kiện uỷ quyền. Doanh nghiệp cấp chứng từ khấu trừ để người đó tự quyết toán nếu cần.
Công ty mới thành lập năm đầu có quyết toán không?
Có. Năm đầu hoạt động vẫn phải quyết toán; nếu thời gian hoạt động năm đầu ngắn, có thể được gộp với năm sau theo quy định, nên hỏi kế toán để xác định đúng.
Báo cáo tài chính của doanh nghiệp nhỏ có phải kiểm toán không?
Phần lớn doanh nghiệp nhỏ, siêu nhỏ không bắt buộc kiểm toán, trừ một số loại hình và trường hợp theo quy định. Hỏi kế toán nếu doanh nghiệp có vốn nước ngoài hoặc thuộc ngành đặc thù.
Nộp quyết toán rồi phát hiện sai thì làm sao?
Nộp hồ sơ khai bổ sung cho tờ khai quyết toán, nộp thêm thuế và tiền chậm nộp nếu khai thiếu. Tự sửa trước khi cơ quan thuế kiểm tra thường nhẹ hơn nhiều.
