Một doanh nghiệp nhỏ có bốn nhịp việc thuế trong năm: hằng tháng hoặc hằng quý nộp tờ khai thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập cá nhân khấu trừ và nộp tiền; hằng quý tạm nộp thuế thu nhập doanh nghiệp; mỗi năm một mùa quyết toán; và những việc phát sinh khi có thay đổi. Cách đỡ quên nhất là ngồi một buổi đầu năm, lập lịch riêng cho doanh nghiệp mình, ghi rõ việc gì, hạn rơi vào tháng nào, ai làm.
Nhiều chủ doanh nghiệp nhỏ giao hết cho kế toán dịch vụ và chỉ biết "cuối quý đóng thuế". Đến lúc kế toán nghỉ việc, đổi người, hoặc doanh nghiệp vượt ngưỡng phải chuyển sang kê tháng mà không ai để ý, mấy tờ khai trễ hạn xếp hàng nối nhau. Biết lịch của chính mình không phải để tự làm kế toán, mà để biết hỏi đúng lúc.
Bài này viết cho công ty nhỏ, siêu nhỏ hạch toán đơn giản. Ngày hạn cụ thể nêu theo nguyên tắc; ngày chính xác của từng năm, quy tắc khi hạn trùng ngày nghỉ, và các thay đổi gần đây hãy đối chiếu lịch thuế do cơ quan thuế công bố hoặc hỏi kế toán.
Vì sao mỗi doanh nghiệp cần lịch thuế của riêng mình?
Lịch thuế in sẵn trên mạng liệt kê mọi hạn có thể có, cho mọi loại doanh nghiệp. Một quán cà phê có hai nhân viên nhìn vào sẽ thấy hàng chục mục không liên quan, rồi bỏ qua luôn cả mục liên quan. Lịch riêng chỉ có những việc của mình, nên nhìn là làm.
Ba thứ quyết định lịch của một doanh nghiệp: kỳ kê khai thuế giá trị gia tăng là tháng hay quý, có trả thu nhập phải khấu trừ thuế thu nhập cá nhân hay không, và có những nghĩa vụ đặc thù nào (hoạt động ở nơi khác trụ sở, xuất khẩu, ngành có thuế riêng). Xác định ba thứ này xong, lịch gần như tự hiện ra.
Kỳ kê khai không cố định mãi. Doanh nghiệp mới thường kê quý; vài năm sau doanh thu vượt ngưỡng thì phải chuyển sang tháng. Cách xác định chi tiết có ở bài kê khai thuế GTGT theo tháng hay theo quý; ở đây chỉ cần nhớ: đầu mỗi năm xem lại kỳ, rồi mới lập lịch.
Lịch cũng giúp chủ doanh nghiệp giữ dòng tiền. Biết tháng nào có khoản tạm nộp thuế thu nhập doanh nghiệp, tháng nào là mùa quyết toán, mình để dành tiền từ trước, không phải chạy vạy đúng tuần hạn.
Bảng lịch việc thuế theo nhịp
Bảng tóm theo nguyên tắc chung cho doanh nghiệp nhỏ. Hạn nộp ghi theo dạng "rơi vào tháng nào"; ngày cụ thể xem lịch thuế hiện hành.
| Nhịp | Việc phải làm | Hạn theo nguyên tắc | Ghi chú |
|---|---|---|---|
| Hằng tháng (nếu kê tháng) | Tờ khai thuế GTGT, nộp tiền thuế GTGT | Trong tháng kế tiếp | Vẫn nộp tờ khai dù không phát sinh |
| Hằng tháng (nếu kê tháng) | Tờ khai thuế TNCN khấu trừ, nộp tiền | Trong tháng kế tiếp | Không khấu trừ thì không nộp tờ khai TNCN kỳ đó |
| Hằng quý (nếu kê quý) | Tờ khai GTGT, TNCN khấu trừ, nộp tiền | Trong tháng đầu của quý kế tiếp | Doanh nghiệp mới thường ở nhóm này |
| Hằng quý | Tạm nộp thuế thu nhập doanh nghiệp | Trong tháng đầu của quý kế tiếp | Không nộp tờ khai tạm tính, chỉ nộp tiền |
| Đầu năm | Xác định kỳ kê khai, rà thông tin đăng ký | Trước kỳ khai đầu tiên của năm | Đổi kỳ thì đổi từ đầu năm |
| Mùa quyết toán | Quyết toán thuế TNDN, TNCN, nộp báo cáo tài chính | Trong tháng thứ ba sau khi kết thúc năm | Hạn của cá nhân tự quyết toán muộn hơn |
| Khi phát sinh | Thay đổi đăng ký, khai bổ sung, đề nghị hoàn, bù trừ | Trong thời hạn quy định từ ngày phát sinh | Đặt nhắc ngay khi có thay đổi |
Một vài loại thuế, phí riêng của từng ngành, hoặc nghĩa vụ ở địa bàn khác trụ sở không có trong bảng. Nếu doanh nghiệp có, thêm dòng vào lịch riêng.
Việc hằng tháng: kể cả khi kê khai theo quý
Đối chiếu hoá đơn đầu ra với tiền thu. Mỗi tháng một lần, so danh sách hoá đơn đã xuất với tiền khách trả. Hoá đơn xuất mà chưa thu, tiền thu mà chưa xuất hoá đơn đều cần lý do.
Tải và kiểm hoá đơn đầu vào. Hoá đơn nhà cung cấp gửi qua thư điện tử dễ trôi. Gom về một thư mục theo tháng, kiểm thông tin người mua có đúng tên, mã số thuế công ty mình không.
Ghi nhận chi phí có chứng từ. Lương, thuê mặt bằng, điện nước, mua hàng: mỗi khoản có chứng từ đi kèm, xếp theo tháng.
Tính và giữ lại thuế thu nhập cá nhân khi trả thu nhập. Trả lương, trả cộng tác viên thì khấu trừ ngay lúc trả, đừng để cuối quý mới tính bù.
Kiểm tra tài khoản thuế điện tử. Xem có thông báo mới, có khoản nợ lạ, tờ khai đã được chấp nhận chưa.
Nộp tờ khai và tiền nếu kê tháng. Nộp sớm vài ngày để còn thời gian sửa nếu lỗi.
Ghi chép bất thường. Khách trả hàng, hoá đơn bị sai, nhà cung cấp ngừng hoạt động: ghi lại ngay trong tháng, đừng chờ.
Để riêng tiền thuế. Một tài khoản hoặc một khoản giữ riêng cho thuế phải nộp. Đến hạn không phải lấy từ tiền nhập hàng.
Việc hằng quý: tạm nộp và rà soát
Nộp tờ khai GTGT và TNCN quý nếu kê quý. Ba tháng gộp một lần; kiểm kỹ hoá đơn tháng đầu quý vì đó là tháng hay bị sót nhất.
Ước tính lợi nhuận quý để tạm nộp thuế TNDN. Không có tờ khai tạm tính, nhưng vẫn phải nộp tiền tạm nộp. Ước quá thấp so với kết quả quyết toán thì phần chênh vượt mức cho phép bị tính tiền chậm nộp.
Xem lại tỷ lệ tạm nộp so với cả năm. Quy định yêu cầu tổng tạm nộp các quý không thấp hơn một tỷ lệ nhất định so với số quyết toán. Đến quý cuối nên ước lại cả năm để điều chỉnh.
Rà công nợ phải thu. Khách nợ lâu, hoá đơn đã xuất mà chưa thu được tiền vẫn đã tính doanh thu. Biết sớm để chuẩn bị.
Rà nhà cung cấp. Kiểm tra trạng thái hoạt động của các nhà cung cấp lớn, phòng hoá đơn đầu vào có vấn đề.
Đối chiếu sổ sách với số đã khai. Doanh thu, thuế đầu vào trên sổ phải khớp số trên tờ khai; lệch thì tìm nguyên nhân trong quý.
Họp ngắn với kế toán. Mười lăm phút mỗi quý để hỏi: có gì bất thường, có thông báo nào từ cơ quan thuế, quý sau có thay đổi gì.
Đầu năm và mùa quyết toán: hai thời điểm dễ bỏ sót nhất
Đầu năm là lúc xác định lại kỳ kê khai thuế giá trị gia tăng theo doanh thu năm trước, kiểm tra thông tin đăng ký thuế còn đúng không, và rà danh sách người lao động, cộng tác viên để biết năm nay khấu trừ thế nào. Khoản lệ phí môn bài mà doanh nghiệp, hộ kinh doanh từng phải nộp đầu năm đã được bãi bỏ theo nghị quyết của Quốc hội; nếu hệ thống vẫn hiện khoản nợ môn bài của những năm trước thì hỏi cơ quan thuế xem cần xử lý ra sao.
Mùa quyết toán bắt đầu thật ra từ tháng mười hai: kiểm kê hàng tồn, chốt công nợ, gom chứng từ chi phí còn thiếu, xin hoá đơn cho những khoản đã chi. Hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp và báo cáo tài chính thường rơi vào tháng thứ ba sau khi kết thúc năm, nhưng việc dồn vào tháng ba thì luôn bị gấp.
Thuế thu nhập cá nhân của người lao động cũng được quyết toán trong mùa này. Doanh nghiệp trả thu nhập phải quyết toán thay cho người lao động có uỷ quyền và đủ điều kiện, đồng thời cấp chứng từ khấu trừ cho người cần tự quyết toán. Người lao động tự quyết toán có hạn muộn hơn, nhưng họ cần chứng từ từ doanh nghiệp sớm.
Một mốc phụ hay bị quên: sau khi nộp quyết toán, nếu số thuế thu nhập doanh nghiệp quyết toán cao hơn số đã tạm nộp, phần chênh phải nộp trong hạn nộp hồ sơ. Để dành tiền từ quý bốn.
Lập lịch thuế cho doanh nghiệp mình trong một buổi
Làm vào tuần đầu tháng một, có kế toán ngồi cùng càng tốt.
- Liệt kê loại thuế mình đang có nghĩa vụ. Mở tài khoản thuế điện tử, xem danh sách nghĩa vụ đã đăng ký; đối chiếu với thực tế kinh doanh.
- Xác định kỳ của từng loại. GTGT tháng hay quý, TNCN khấu trừ tháng hay quý, những khoản khai theo lần phát sinh.
- Ghi hạn theo nguyên tắc vào lịch điện tử. Mỗi hạn một sự kiện, đặt nhắc trước một tuần và trước ba ngày.
- Tra lịch nghỉ lễ, Tết của năm. Hạn trùng ngày nghỉ thì được lùi theo quy tắc chung, nhưng đặt nhắc theo ngày sớm hơn cho an toàn.
- Gán người chịu trách nhiệm. Kế toán chuẩn bị, chủ doanh nghiệp duyệt và ký, ai nộp tiền. Ghi tên vào từng mục.
- Thêm mốc chuẩn bị quyết toán. Tháng mười hai kiểm kê, tháng một chốt công nợ, tháng hai hoàn thiện số liệu.
- Chia sẻ lịch cho người liên quan. Chủ doanh nghiệp, kế toán, người giữ tài khoản ngân hàng cùng nhìn một lịch.
- Ghi chú căn cứ. Bên cạnh lịch, ghi một dòng: năm nay kê quý vì doanh thu năm trước dưới ngưỡng; người sau đọc là hiểu.
Lịch này nên được xem lại giữa năm, nhất là khi doanh nghiệp tuyển thêm người, mở thêm địa điểm hay ký hợp đồng có yếu tố nước ngoài.
Ví dụ: một năm thuế của công ty nhỏ bán thiết bị pha chế
Một công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên chuyên bán máy xay, máy pha cà phê cho quán, có ba nhân viên và vài cộng tác viên lắp đặt. Doanh thu năm trước dưới ngưỡng nên năm nay vẫn kê thuế giá trị gia tăng theo quý, thuế thu nhập cá nhân khấu trừ cũng theo quý.
Lịch của họ vì vậy khá gọn: tháng một nộp tờ khai quý bốn năm trước, tạm nộp thuế thu nhập doanh nghiệp quý bốn và bắt đầu chuẩn bị quyết toán; tháng ba nộp hồ sơ quyết toán năm cũ; tháng tư, tháng bảy, tháng mười nộp tờ khai và tạm nộp của quý một, hai, ba. Các tháng còn lại là đối chiếu hoá đơn và giữ chứng từ.
Năm đó họ có hai việc phát sinh: chuyển văn phòng sang địa chỉ mới và nhận thêm một cộng tác viên ở tỉnh khác. Việc đổi địa chỉ phải làm thủ tục thay đổi đăng ký và có thể kéo theo đổi cơ quan thuế quản lý; nếu nộp tiền nhầm cơ quan cũ thì phải đi điều chỉnh, như bài nộp thuế điện tử bị sai đã kể. Cộng tác viên thì phải khấu trừ thuế khi trả tiền từ một mức theo quy định.
Quý ba, kế toán phát hiện quý một sót một hoá đơn bán máy cho một quán mới mở. Họ khai bổ sung quý một, nộp thêm thuế và tiền chậm nộp vài tháng, theo đúng cách trong bài khai bổ sung tờ khai thuế. Nhờ phát hiện trong năm, phần chậm nộp nhỏ và không phải phạt khai sai.
Sai lầm hay gặp với lịch thuế
Chỉ nhớ "cuối quý đóng thuế". Hạn của tờ khai quý rơi vào tháng sau quý, không phải tháng cuối quý. Nhớ nhầm thì không trễ, nhưng làm vội và dễ sai.
Quên tạm nộp thuế thu nhập doanh nghiệp vì không có tờ khai. Không có tờ khai nhắc nên nhiều doanh nghiệp bỏ qua, đến quyết toán mới bị tính chậm nộp cả năm.
Không nộp tờ khai GTGT kỳ không phát sinh. Quý không bán được gì vẫn phải nộp tờ khai ghi không.
Không cập nhật khi chuyển sang kê tháng. Doanh thu năm trước vượt ngưỡng mà vẫn kê quý, ba tờ khai tháng đầu năm bị tính là trễ.
Dồn quyết toán vào tuần cuối. Chứng từ thiếu không kịp xin, chi phí không đủ hồ sơ bị loại.
Đặt nhắc theo đúng ngày hạn. Nhắc đúng ngày hạn là quá trễ; cần nhắc trước để còn thời gian sửa lỗi.
Lịch nằm trong đầu kế toán. Người nghỉ việc mang theo cả lịch. Ghi ra, chia sẻ cho chủ doanh nghiệp.
Quên nghĩa vụ ở địa bàn khác. Công trình, chi nhánh ở nơi khác có thể phát sinh tờ khai riêng.
Không để riêng tiền thuế. Đến hạn có số liệu nhưng không có tiền, vẫn bị tính chậm nộp.
Khi nào nên hỏi kế toán, tư vấn thuế hoặc cơ quan thuế
Năm đầu tiên hoạt động. Cách xác định kỳ kê khai, tạm nộp và quyết toán năm đầu có điểm riêng.
Doanh thu thay đổi mạnh, sát ngưỡng chuyển kỳ. Cần xác định đúng kỳ của năm sau.
Mở chi nhánh, địa điểm, nhận công trình ở nơi khác. Nghĩa vụ có thể phải khai, nộp theo nơi phát sinh.
Có giao dịch với nước ngoài. Trả tiền cho nhà cung cấp nước ngoài, nhận tiền xuất khẩu dịch vụ có nghĩa vụ riêng.
Nhận thông báo từ cơ quan thuế. Thông báo về khoản nợ, yêu cầu giải trình, lịch kiểm tra đều có thời hạn phản hồi.
Tạm ngừng, chuyển đổi, giải thể. Lịch thuế thay đổi theo từng giai đoạn; có những tờ khai phải nộp ngay khi có quyết định.
Văn bản thuế mới ban hành. Hạn, mẫu biểu, ngưỡng có thể đổi; hỏi kế toán xem lịch của mình có cần sửa không.
Chủ doanh nghiệp tự làm kế toán và không chắc. Một buổi tư vấn đầu năm rẻ hơn nhiều so với một năm sai kỳ.
Câu hỏi thường gặp
Doanh nghiệp nhỏ một năm phải nộp bao nhiêu tờ khai thuế?
Tuỳ kỳ kê khai và nghĩa vụ. Doanh nghiệp kê quý thường có bốn tờ khai GTGT, các tờ khai TNCN cho quý có khấu trừ, cộng hồ sơ quyết toán năm. Doanh nghiệp kê tháng thì số tờ khai GTGT là mười hai.
Thuế thu nhập doanh nghiệp có phải nộp hằng quý không?
Có tạm nộp theo quý nhưng không nộp tờ khai tạm tính. Cuối năm quyết toán, nếu số tạm nộp thấp hơn quá mức cho phép so với số quyết toán thì phần chênh bị tính tiền chậm nộp.
Hạn nộp thuế trùng ngày nghỉ thì sao?
Theo nguyên tắc chung, hạn trùng ngày nghỉ được tính vào ngày làm việc tiếp theo. Dù vậy nên nộp sớm, không dựa vào việc lùi hạn.
Hạn quyết toán thuế năm của doanh nghiệp là khi nào?
Theo nguyên tắc hiện hành, hồ sơ quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp và báo cáo tài chính nộp trong tháng thứ ba sau khi kết thúc năm. Ngày cụ thể nên xem lịch thuế của năm đó.
Doanh nghiệp còn phải nộp lệ phí môn bài không?
Lệ phí môn bài đã được bãi bỏ theo nghị quyết của Quốc hội. Nếu tài khoản thuế vẫn hiện khoản nợ môn bài của các năm trước, hãy hỏi cơ quan thuế quản lý để biết cách xử lý.
Không có kế toán thì chủ doanh nghiệp tự theo dõi lịch thuế được không?
Được, nếu doanh nghiệp đơn giản và có lịch rõ ràng. Nhưng nên có kế toán, ít nhất là thuê theo kỳ, cho các việc đòi chuyên môn như quyết toán năm và báo cáo tài chính.
