Người làm tự do giữ được sổ sách thuế gọn gàng nhờ một cái lịch bốn nhịp: hằng tháng ghi chép và để dành tiền thuế, theo kỳ thì tạm khai nếu mình thuộc diện phải khai, cuối năm gom chứng từ, đầu năm sau quyết toán. Làm đều tay thì mỗi tháng chỉ mất khoảng nửa giờ, không phải chạy vạy vào phút chót.
Người đi làm công ty có phòng kế toán lo phần lớn. Người làm tự do thì tự là phòng kế toán của chính mình, trong khi thu nhập lại thất thường: tháng ba dự án, tháng không đồng nào. Không có lịch, việc thuế sẽ bị đẩy tới lúc rảnh, mà người làm tự do thì hiếm khi rảnh đúng lúc cần.
Bài này gom lại toàn bộ nhịp việc trong một năm. Mức thuế, hạn nộp chính xác theo ngày và các ngưỡng thay đổi theo văn bản, nên lịch chỉ nêu theo nguyên tắc tháng, quý, năm; ngày cụ thể xem thông báo của cơ quan thuế hoặc hỏi kế toán.
Vì sao người làm tự do hay trễ việc thuế?
Không phải vì lười, mà vì không có ai nhắc. Ở công ty, cuối tháng có bảng lương, cuối năm có tờ uỷ quyền chuyền tay. Làm tự do thì không có ai gửi gì, và việc thuế là thứ duy nhất không có khách hàng thúc giục. Nó lặng lẽ bị đẩy xuống cuối danh sách.
Lý do thứ hai là dòng tiền. Thu nhập dồn theo dự án khiến người ta tiêu theo dự án. Khoản tiền về tháng bảy được dùng cho tháng tám, tháng chín, rồi tới lúc quyết toán phải nộp thêm thì không còn tiền. Số thuế không lớn tới mức phá sản, nhưng đủ làm một tháng đầu năm căng thẳng.
Lý do thứ ba là chứng từ nằm rải rác: email khách, báo cáo của sàn, sao kê hai ba ngân hàng, chứng từ khấu trừ của từng công ty. Một năm không gom thì tới lúc cần phải lục lại mười hai tháng, và luôn có vài thứ không tìm được.
Lịch dưới đây xử lý cả ba: biến việc thuế thành thói quen nhỏ có giờ cố định, tách tiền thuế ngay khi nhận, và gom chứng từ theo tháng.
Lịch bốn nhịp trong một năm
Bảng tổng hợp để in ra hoặc chép vào lịch điện thoại. Cột "Áp dụng cho" giúp biết dòng nào liên quan tới mình.
| Nhịp | Việc cần làm | Áp dụng cho | Thời gian ước chừng |
|---|---|---|---|
| Mỗi lần nhận tiền | Ghi vào bảng tổng hợp, chuyển phần dự phòng thuế sang tài khoản riêng | Mọi người làm tự do | Vài phút |
| Hằng tháng | Tải sao kê, báo cáo sàn; lưu hợp đồng, invoice; nhắc khách gửi chứng từ khấu trừ | Mọi người làm tự do | Khoảng nửa giờ |
| Theo kỳ khai (thường theo quý) | Tạm khai, nộp thuế cho thu nhập chưa ai khấu trừ nếu thuộc diện | Người nhận tiền nước ngoài, cá nhân kinh doanh tự khai | Một đến hai giờ |
| Cuối năm | Đối chiếu tổng thu nhập, xin chứng từ khấu trừ, kiểm người phụ thuộc, quyết định tự quyết toán hay uỷ quyền | Mọi người có thu nhập chịu thuế | Một buổi |
| Đầu năm sau | Lập tờ khai quyết toán, nộp thêm hoặc đề nghị hoàn | Người thuộc diện quyết toán hoặc muốn hoàn | Một buổi |
| Khi có thay đổi | Cập nhật người phụ thuộc, đổi tài khoản nhận tiền, ký hợp đồng mới có điều khoản thuế | Tuỳ trường hợp | Tuỳ việc |
Nếu chỉ có thu nhập đã bị khấu trừ ở vài nơi, dòng thứ ba gần như không áp dụng; việc chính dồn về cuối năm và đầu năm sau.
Việc hằng tháng: nửa giờ cứu cả mùa quyết toán
Chọn một ngày cố định. Ví dụ ngày đầu tiên của mỗi tháng. Đặt nhắc lặp lại trên điện thoại.
Tải sao kê mọi tài khoản nhận tiền. Lưu dạng PDF vào thư mục theo năm và tháng. Đặt tên file theo cùng một kiểu để sau này tìm nhanh.
Tải báo cáo giao dịch của sàn hoặc ví quốc tế. Ba con số cần giữ: khách trả, phí sàn, số rút về.
Cập nhật bảng tổng hợp. Ngày, khách, nội dung, số tiền gốc, tỷ giá nếu là ngoại tệ, số đồng Việt Nam, đã bị khấu trừ chưa.
Đánh dấu khoản nào đã bị khấu trừ. Khoản chưa ai khấu trừ là khoản mình phải tự lo, cần nhìn thấy rõ.
Chuyển phần dự phòng thuế. Tự đặt một tỷ lệ để dành từ mỗi khoản chưa bị khấu trừ, cao hơn một chút cho an toàn. Tỷ lệ cụ thể nên hỏi kế toán dựa trên thu nhập của mình.
Lưu hợp đồng, email chốt việc, invoice. Gắn với từng khoản trong bảng.
Nhắc khách gửi chứng từ khấu trừ. Với khách đã kết thúc dự án; một email ngắn là đủ.
Ghi lại các khoản chi lớn cho nghề. Máy móc, phần mềm, thuê chỗ ngồi. Có thể không trừ được khi tính thuế tiền công, nhưng hữu ích nếu thu nhập được xếp là kinh doanh.
Việc theo kỳ khai: ai phải làm, làm thế nào
Người chỉ có thu nhập đã bị các công ty trong nước khấu trừ thường không phải tạm khai trong năm. Người nhận tiền từ khách nước ngoài, hoặc được xác định là cá nhân kinh doanh tự khai, thì có nghĩa vụ khai theo kỳ, thường là theo quý hoặc theo lần phát sinh tuỳ loại thu nhập. Cách xác định và nộp cho khoản tiền từ nước ngoài đã nói kỹ trong bài tự khai thuế khi nhận tiền từ nước ngoài.
Nhịp làm khá đơn giản khi bảng tổng hợp đã đủ: lọc các khoản chưa bị khấu trừ trong kỳ, cộng lại theo đồng Việt Nam, mở tờ khai trên cổng thuế điện tử, điền, nộp, rồi nộp tiền từ tài khoản dự phòng. Giấy nộp tiền điện tử lưu vào cùng thư mục kỳ đó.
Kỳ không có thu nhập thì sao? Tuỳ loại nghĩa vụ đã đăng ký, có trường hợp vẫn phải nộp tờ khai không phát sinh, có trường hợp không. Đây là câu nên hỏi ngay lần đầu đăng ký khai, ghi lại câu trả lời để khỏi phân vân mỗi quý.
Một mẹo của người làm lâu: khai ngay trong tuần đầu tiên sau khi kết thúc kỳ, đừng đợi tới sát hạn. Lúc đó số liệu còn nóng, có gì lệch thì nhớ ra ngay khoản nào.
Chuẩn bị cuối năm: làm trong tháng mười một và mười hai
Hai tháng cuối năm là lúc dễ xin chứng từ nhất, vì kế toán các công ty đang chốt sổ. Làm theo thứ tự này.
- Cộng tổng thu nhập từ đầu năm. Từ bảng tổng hợp, tách ba nhóm: lương, thu nhập đã bị khấu trừ, thu nhập chưa ai khấu trừ.
- Ước lượng số thuế cả năm. Không cần chính xác tới đồng, chỉ để biết khả năng phải nộp thêm hay được hoàn, có đủ tiền dự phòng không.
- Gửi yêu cầu chứng từ khấu trừ. Gửi cho mọi công ty đã trả tiền trong năm, ghi rõ tên, mã số thuế của mình.
- Kiểm tra người phụ thuộc. Con mới sinh, cha mẹ vừa hết tuổi lao động, hay người phụ thuộc đã có thu nhập riêng thì cập nhật hồ sơ.
- Kiểm tra giảm trừ bản thân. Chỉ được tính ở một nơi. Nếu đi làm thêm ở công ty có tính giảm trừ, báo họ.
- Quyết định tự quyết toán hay uỷ quyền. Có thu nhập ngoài đáng kể thì thường phải tự quyết toán; cách xét chi tiết ở bài quyết toán khi vừa đi làm vừa làm tự do.
- Dồn tiền dự phòng. Nếu ước lượng phải nộp thêm, giữ đủ khoản đó tới khi quyết toán xong.
Một buổi chiều cuối tuần là đủ cho cả bảy bước nếu các tháng trước đã ghi chép đều.
Đầu năm sau: quyết toán và lấy lại tiền thừa
Tới mùa quyết toán, việc còn lại chủ yếu là nhập số. Mở tờ khai quyết toán trên cổng thuế điện tử, đối chiếu phần dữ liệu đã được điền sẵn với chứng từ trong tay. Phần thu nhập chưa ai khấu trừ thường không có sẵn, phải tự thêm vào.
Người chỉ có thu nhập vãng lai đã bị khấu trừ, cả năm chưa tới mức chịu thuế, thường là người được hoàn. Đây là khoản nhiều cộng tác viên bỏ quên năm này qua năm khác; cách lấy lại được nói trong bài cộng tác viên bị khấu trừ thuế và cách lấy lại.
Ngược lại, người có lương cao cộng thêm thu nhập ngoài thường phải nộp thêm. Nộp trong hạn quyết toán là nghĩa vụ bình thường, không phải bị phạt. Chỉ chậm khai, chậm nộp mới phát sinh xử phạt và tiền chậm nộp.
Nộp xong, lưu toàn bộ: tờ khai, thông báo chấp nhận, giấy nộp tiền hoặc quyết định hoàn. Đóng thư mục năm đó lại. Năm mới bắt đầu bằng một bảng tổng hợp trống.
Bộ hồ sơ nên giữ và giữ bao lâu
Hợp đồng và phụ lục. Bản ký, hoặc email chốt phạm vi và giá.
Invoice và biên bản bàn giao, nghiệm thu. Chứng minh dịch vụ đã thực hiện.
Sao kê ngân hàng và báo cáo sàn. Theo tháng, đủ mười hai tháng.
Chứng từ khấu trừ thuế. Bản điện tử từ mỗi nơi trả tiền.
Tờ khai và giấy nộp tiền. Của từng kỳ và của quyết toán năm.
Hồ sơ người phụ thuộc. Giấy tờ chứng minh quan hệ, bản đăng ký đã nộp.
Thư từ với cơ quan thuế. Câu hỏi đã gửi, câu trả lời, thông báo nhận được.
Thời gian lưu. Giữ nhiều năm, ít nhất bằng khoảng thời gian cơ quan thuế còn có thể kiểm tra lại nghĩa vụ của năm đó. Lưu bản điện tử ở hai nơi, ví dụ máy tính và một kho lưu trữ đám mây.
Một năm của người dịch thuật tự do: ví dụ cụ thể
Hãy hình dung một người dịch thuật làm tự do hoàn toàn. Khách có ba nhóm: hai công ty trong nước thuê dịch tài liệu theo đợt, có khấu trừ thuế; một văn phòng ở nước ngoài trả qua chuyển khoản quốc tế, không khấu trừ; vài khách lẻ trả thẳng vào tài khoản. Thu nhập dồn mạnh vào quý hai và quý bốn, quý một gần như trống.
Theo lịch, ngày đầu mỗi tháng chị tải sao kê, cập nhật bảng, chuyển phần dự phòng từ các khoản chưa khấu trừ sang một tài khoản tiết kiệm riêng. Sau mỗi quý có tiền từ nước ngoài, chị tạm khai theo hướng dẫn đã hỏi được từ cơ quan thuế năm đầu. Quý trống thì làm theo đúng câu trả lời đã ghi lại về tờ khai không phát sinh.
Tháng mười một, chị gửi email cho hai công ty trong nước xin chứng từ khấu trừ, kiểm lại hồ sơ người phụ thuộc vì năm đó con lớn của chị đã học xong và đi làm, có thu nhập riêng, nhiều khả năng không còn đủ điều kiện là người phụ thuộc như năm trước. Chi tiết này nếu để tới lúc quyết toán mới phát hiện thì dễ khai sai.
Đầu năm sau, tờ quyết toán chỉ còn là việc nhập số. Kết quả phải nộp thêm một khoản nhỏ, đã có sẵn trong tài khoản dự phòng. Cả năm, tổng thời gian cho việc thuế có lẽ chưa tới hai ngày làm việc, và không có buổi tối nào phải thức lục email.
Sai lầm thường gặp khi tự quản lý thuế
Chỉ ghi chép khi nhớ ra. Ghi chép thất thường còn tệ hơn không ghi, vì tạo cảm giác đã có số liệu trong khi thiếu một nửa.
Để tiền thuế chung với tiền tiêu. Khoản dự phòng không tách riêng thì gần như chắc chắn bị tiêu mất.
Dùng một tài khoản cho cả việc nhà lẫn việc nghề. Lúc đối chiếu không phân biệt nổi khoản nào là thu nhập, khoản nào là tiền người nhà chuyển.
Tin số liệu điền sẵn trên tờ khai là đủ. Thu nhập chưa ai khấu trừ không tự xuất hiện ở đó.
Quên cập nhật người phụ thuộc. Người phụ thuộc có thu nhập vượt mức hoặc không còn đủ điều kiện mà vẫn tính là khai sai.
Đổi số điện thoại, email mà không cập nhật với cơ quan thuế. Thông báo gửi tới địa chỉ cũ, mình không biết mình đang được hỏi.
Nhờ người không rõ nguồn gốc "khai hộ". Đưa tài khoản thuế điện tử cho người lạ là đưa toàn bộ dữ liệu thu nhập và quyền khai thay mình.
Bỏ qua năm có thu nhập thấp. Năm thấp có khi lại là năm được hoàn tiền, bỏ qua là mất.
Khi nào nên hỏi kế toán hoặc cơ quan thuế
Năm đầu tiên làm tự do. Một buổi ngồi với kế toán để xác định loại thu nhập, kỳ khai và cách giữ chứng từ đáng giá hơn nhiều năm tự mò.
Không rõ thu nhập là tiền công hay kinh doanh. Hỏi cơ quan thuế quản lý nơi cư trú, ghi lại câu trả lời.
Có thu nhập từ nhiều nước, đã bị giữ thuế ở nước ngoài. Thủ tục trừ thuế đã nộp ở nước ngoài cần làm đúng cách.
Nhận thông báo giải trình hoặc yêu cầu bổ sung. Trả lời đúng hạn; nếu nội dung phức tạp, nhờ người có chuyên môn soạn cùng.
Phát hiện các năm trước khai thiếu. Hỏi cách khai bổ sung và tính tiền chậm nộp trước khi tự làm.
Bắt đầu thuê người làm cùng. Mình trở thành bên trả thu nhập, có nghĩa vụ mới.
Định lập hộ kinh doanh hoặc công ty. Cách tính thuế và nghĩa vụ thay đổi hẳn, cần tính trước.
Câu hỏi thường gặp
Người làm tự do có phải khai thuế hằng tháng không?
Phần lớn không. Nhịp khai thường theo quý hoặc theo lần phát sinh với thu nhập chưa ai khấu trừ, và quyết toán theo năm. Người chỉ có thu nhập đã bị khấu trừ thì việc chính dồn về quyết toán.
Nên để dành bao nhiêu phần trăm thu nhập cho thuế?
Không có con số chung, vì tuỳ loại thu nhập, tổng thu nhập và người phụ thuộc. Nên nhờ kế toán ước tính một lần dựa trên năm trước, rồi để dành cao hơn một chút cho an toàn.
Giữ chứng từ bằng ảnh chụp điện thoại có được không?
Được để tra cứu nhanh, nhưng nên giữ bản gốc điện tử như PDF sao kê, chứng từ khấu trừ điện tử. Ảnh chụp mờ, thiếu trang thì khó dùng khi bị yêu cầu bổ sung.
Thu nhập năm nay thấp thì có cần quyết toán không?
Nếu không có số phải nộp thêm thì nhiều trường hợp không bắt buộc. Nhưng nếu đã bị khấu trừ ở vài nơi, quyết toán thường giúp lấy lại tiền, nên vẫn đáng làm.
Quên một kỳ khai thì làm gì?
Khai và nộp ngay khi phát hiện, càng sớm thì tiền chậm nộp và mức xử lý càng nhẹ. Ghi lại để các kỳ sau đặt nhắc sớm hơn.
Có phần mềm nào giúp ghi chép thu nhập không?
Một bảng tính đơn giản là đủ cho đa số người làm tự do. Quan trọng là ghi đều và giữ chứng từ đi kèm, không phải công cụ đắt tiền.
